Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений (утв. Федеральным государственным унитарным предприятием "Почта России" 23 марта 2011 г. N 3.2.2-05/8-нд)

Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений
(утв. Федеральным государственным унитарным предприятием "Почта России" 23 марта 2011 г. N 3.2.2-05/8-нд)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений (далее - Порядок), устанавливает правила оформления сопроводительных документов и адресных ярлыков при приеме партионных почтовых отправлений.

Порядок предназначен для отправителей (юридических и физических лиц), заключивших договор с ФГУП "Почта России" (филиалами) на оказание услуг почтовой связи и для работников ОПС, осуществляющих прием партионных почтовых отправлений.

1.2. В настоящем Порядке применяются следующие основные термины и определения:

- партионные почтовые отправления - почтовые отправления, сдаваемые отправителем, согласно условиям договора, в количестве 10 и более штук в один или несколько адресов;

- РПО - регистрируемые почтовые отправления;

- ШПИ - штриховой почтовый идентификатор внутреннего регистрируемого почтового отправления соответствующий РТМ 0001.01-99;

- ШИ - штриховой идентификатор отправления EMS, соответствующий техническому стандарту Всемирного почтового союза S10b-6;

- ОАСУ РПО - Общероссийская автоматизированная система учета и контроля за прохожденем регистрируемых почтовых отправлений;

- ПКТ - почтово-кассовый терминал;

- ПОУПС - Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221

- ОПС - отделение почтовой связи;

- КПШ - календарный почтовый штемпель;

- РТМ - руководящий технический материал;

- Электронный носитель информации - сменное устройство хранения данных, используемое для передачи в электронном виде данных об операциях с РПО;

- ППП "Партионная почта" - пакет прикладных программ "Партионная почта".

1.3. Прием партионных почтовых отправлений осуществляется в выделенных ОПС, список которых определяется филиалами ФГУП "Почта России" самостоятельно.

Порядок сдачи и приема партионных РПО регламентируется договором, заключенным между филиалом и отправителем, но не должен противоречить ПОУПС.

Работники ОПС, осуществляющего прием внутренних партионных почтовых отправлений, могут предоставлять отправителю по договору дополнительные услуги по формированию почтовых отправлений, оформлению сопроводительных документов и адресных ярлыков.

1.4. Отправители должны осуществлять нанесение адресов отправителя и адресата непосредственно на оболочку почтового отправления или на адресный ярлык с последующим нанесением ярлыка на почтовое отправление.

1.5. Внутренние партионные почтовые отправления работники ОПС принимают от отправителя (или его ответственного представителя) после установления факта оплаты услуги по пересылке внутренних партионных почтовых отправлений.

1.6. Запрещается прием партионных почтовых отправлений с нанесенными ШПИ и/или оттиском КПШ с реквизитами другого ОПС.

1.7. Допускается воспроизведение ярлыков и сопроводительных бланков с использованием программного обеспечения.

2. Нормативные ссылки

В настоящем Порядке приведены ссылки на следующие документы:

- Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221;

- Временный порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от 30.07.2004 N 305;

- Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от 24.01.2007 N 28-п;

- Порядок приема, обработки, перевозки, доставки и вручения почтовых отправлений "Отправления 1-го класса", утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от 26.03.2009 N 61-п;

- Порядок приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS, утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от 17.08.2009 N 305-п;

- Инструкция СМК.ФГУП.И.1.8.4/1 "Порядок работы с обращениями пользователей услугами ФГУП "Почта России" в отделениях почтовой связи, почтамтах и филиалах и составление отчетности по ним в структуре Предприятия", утвержденная 26.04.2008;

- Рабочая инструкция СМК.ФГУП.РИ.1.8.2/02 "О порядке осуществления входного контроля при приеме почтовых отправлений от корпоративных клиентов" (редакция N 5), утвержденная заместителем генерального директора ФГУП "Почта России" 22.04.2010;

- Рабочая инструкция СМК.ФГУП.РИ.7.2.2.2/2 "Предоставление услуг по доверенности" (редакция 3), утвержденная заместителем генерального директора ФГУП "Почта России" 12.11.2010;

- РТМ 0001.01-99 "Структура штрихкодовой идентификации почтовых отправлений", утвержденный приказом Минсвязи России от 11.02.2000 N 15;

- РТМ 0003.05-10 "Структура и формат файлов данных партионной почты", утвержденный 29.12.2010;

- РТМ 0004.01-00 "Порядок передачи в электронном виде данных о партионной почте", утвержденный 27.06.2000;

- Технические условия ТУ 0013.03-07 "Требования к использованию штриховых и матричных кодов для автоматизированного ввода данных (реквизитов почтовых переводов наложенного платежа в адрес федерального клиента)", утвержденные и.о. заместителя генерального директора ФГУП "Почта России" 07.05.2007;

- Технические условия ТУ 0097.03-09 "Требования к использованию штриховых и матричных кодов для автоматизированного ввода данных (реквизитов почтовых переводов наложенного платежа в адрес региональных клиентов)";

- Технические условия ТУ 0069.03-07 "Требования к использованию штриховых и матричных кодов для автоматизированного ввода данных (реквизитов почтовых переводов наложенного платежа в адрес отправителей EMS отправлений "EMS Почта России")", утвержденные и.о. заместителя генерального директора ФГУП "Почта России" 06.12.2007;

- Технический стандарт Всемирного почтового союза S10b-6.

3. Обязанности ОПС, осуществляющих прием партионных почтовых отправлений

Работники отделения почтовой связи, осуществляющего прием партионных почтовых отправлений, обязаны:

3.1. Контролировать уникальность штрихкодовых идентификаторов, присвоенных исходящим РПО (кроме ШИ отправлений EMS) в соответствии с требованиями РТМ 0001.01-99.

Для обеспечения уникальности ШПИ ответственный работник ОПС должен выделять отправителю диапазон номеров - с номера по номер на каждую отправку в течение месяца, в том случае, если ОПС обрабатывает и отправляет в месяц менее 99999 РПО.

В случае если ОПС принимает в месяц более 99999 РПО, то ОПС должно получать дополнительные индексы в необходимом количестве из расчета по 99999 номеров на каждый почтовый индекс в месяц. После чего ОПС должно выделять отправителю один или несколько дополнительных индексов, а также диапазон номеров для каждого почтового индекса на отправку РПО в течение месяца.

Предоставление дополнительных индексов осуществляет Дирекция технологий и информатизации Аппарата управления по запросу филиала ФГУП "Почта России".

3.2. Информировать отправителей о наличии эталонной базы почтовых индексов, размещенной на сайте "info.russianpost.ru", а также предоставлять иные информационные материалы, необходимые для правильного оформления почтовых отправлений и сопроводительной документации.

3.3. Сообщать отправителям партионных почтовых отправлений обо всех изменениях в нормативных документах, указанных в п. 2 Порядка.

3.4. Информировать отправителей об изменении тарифов на пересылку почтовых отправлений, а также тарифов на дополнительные услуги в порядке, предусмотренном договором об оказании услуг почтовой связи.

3.5. Информировать отправителей о наличии на сайте "info.russianpost.ru" списка объектов почтовой связи, в адрес которых периодически ограничивается прием посылок и бандеролей для пересылки наземным транспортом.

3.6. Обеспечивать прием информации о партионных РПО от отправителей в соответствии с требованиями РТМ 0003.05-10 и РТМ 0004.01-00.

4. Прием внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений

4.1. При приеме внутренних партионных РПО ответственный работник ОПС обязан:

- установить факт оплаты услуги;

- проверить данные доверенности и документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица - отправителя партионных почтовых отправлений, в соответствии с условиями Договора;

- получить от отправителя партионных РПО список ф. 103 (приложение N 1 к Порядку), утвержденный Приказом ФГУП "Почта России" от 06.09.2010 N 330-п, на электронном носителе информации и 2 экземпляра - на бумажном носителе;

- проверить правильность оформления регистрируемых почтовых отправлений и составления списка ф. 103 в соответствии с "Рабочей инструкцией о порядке осуществления входного контроля при приеме почтовых отправлений от корпоративных клиентов" (наличие дополнительных отметок и надписей на бланках сопроводительных адресов и адресных ярлыках, правильность наклеивания ярлыков на РПО, соответствие данных списка ф. 103, представленных на бумажном и электронном носителях информации, тождественность всех экземпляров списка ф. 103, правильность применения тарификации, соответствие ШПИ, ШИ, указанных в списке ф. 103 и нанесенных на бланки адресных ярлыков или оболочках РПО и итоговых данных сумм платы за пересылку РПО в списке ф. 103, последовательность написания адресных реквизитов, вес РПО, указанную в списке ф. 103 и на бланках адресных ярлыков);

- проверить наличие ШПИ, нанесенных отправителем на РПО в соответствии с требованиями РТМ 0001.01-99 "Структура штрихкодовой идентификации почтовых отправлений", или ШИ, нанесенных отправителем на бланк "Е1-в" отправлений EMS в соответствии с требованиями Порядка приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS.

4.2. В случае, если проверка выявила нарушения в оформлении почтовых отправлений и/или в составлении списка ф. 103, работник ОПС должен вернуть отправителю РПО и сопроводительную документацию для переоформления.

4.3. В случае, если проверка не выявила нарушений в оформлении почтовых отправлений и в составлении списка ф. 103 работник ОПС вводит информацию о РПО, полученную на электронном носителе, в ППП "Партионная почта".

4.4. После проверки данных, указанных в п. 4.1 Порядка, работник ОПС осуществляет прием партионных РПО методом сканирования ШПИ (ШИ) в ППП "Партионная почта", затем осуществляет экспорт данных из ППП "Партионная почта" в ОАСУ РПО.

4.5. После окончания приема партионных РПО в ППП "Партионная почта" и экспорта данных в ОАСУ РПО работник ОПС оформляет квитанцию на ПКТ или выписывает квитанцию ф. 1-БН (приложение N 2 к Порядку) и передает отправителю.

5. Прием внутренних партионных простых почтовых отправлений

При приеме внутренних партионных простых почтовых отправлений ответственный работник ОПС обязан:

- установить факт оплаты услуги;

- проверить данные доверенности и документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица - отправителя партионных почтовых отправлений, в соответствии с условиями Договора;

- получить от отправителя партионных простых почтовых отправлений список ф. 103-ф (приложение N 3 к Порядку);

- проверить правильность оформления почтовых отправлений и составления списка ф. 103-ф в соответствии с "Рабочей инструкцией о порядке осуществления входного контроля при приеме почтовых отправлений от корпоративных клиентов" (правильность написания адреса и применения тарификации).

6. Обязанности отправителей внутренних партионных почтовых отправлений

Отправитель внутренних партионных почтовых отправлений обязан:

6.1. Соблюдать требования настоящего Порядка в соответствии с условием договора.

6.2. В случае сдачи РПО - получать от работников ОПС места приема внутренних партионных РПО индексный и номерной диапазоны для ШПИ исходящих РПО.

6.3. Обеспечивать оформление бланков адресных ярлыков, сопроводительных документов и упаковку почтовых отправлений в соответствии с ПОУПС и нормативными документами, указанными в п. 2 Порядка.

6.4. Указывать адреса отправителя и адресата на бланках адресных ярлыков или оболочках почтового отправления в соответствии с п. 22 и 23 ПОУПС.

6.5. Предоставлять списки ф. 103 на бумажном и электронном носителе информации (списки ф. 103-ф - на бумажном носителе), составленные в соответствии с требованиями данного Порядка.

6.6. Не допускать случаев сдачи почтовых отправлений с вложением, запрещенным к пересылке в пределах Российской Федерации.

7. Оформление ярлыков

7.1. Оформление адресных ярлыков осуществляется строго по установленным формам, утвержденным соответствующими нормативными документами, так:

- адресный ярлык ф. 7-б (приложение N 4 к Порядку) применяется при оформлении бандеролей;

- адресный ярлык ф. 7-п (приложение N 5 к Порядку) применяется при оформлении посылок;

- адресный ярлык ф. 7-а (приложение N 6 к Порядку) применяется при приеме почтовых отправлений "Отправлений 1-го класса", которые по своим габаритам не могут быть упакованы в специальные конверты или пакеты почтовые полиэтиленовые;

- бланк "Е1-в" (приложение N 7 к Порядку) применяется при оформлении внутренних отправлений EMS в соответствии с Порядком приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS.

7.2. Минимальный размер адресного ярлыка (для посылки, бандероли и отправления 1-го класса) составляет 105x148 мм. Адресный ярлык должен быть нанесен на большую лицевую сторону почтового отправления, параллельно ее двум большим противоположным сторонам.

7.3. На посылки дополнительно оформляется ярлык ф. 2.

8. Оформление сопроводительных документов

8.1. Оформление бланка ф. 116

Бланк сопроводительного адреса к посылке ф. 116 (приложение N 8 к Порядку) заполняется отправителем при пересылке посылок в соответствии с Порядком приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты.

При этом работник ОПС обязан:

- проверить правильность заполнения бланка сопроводительного адреса ф. 116, полноту дополнительных отметок и надписей;

- сличить соответствие адресных данных, указанных в бланке ф. 116 и на оболочке посылки (адресном ярлыке ф. 7-п);

- проверить наличие подписи отправителя или его представителя после текста "Запрещенных к пересылке вложений нет. С требованиями к упаковке ознакомлен".

8.2. Оформление бланка ф. 113эн

Бланк почтового перевода наложенного платежа ф. 113эн (приложение N 9 к Порядку) при пересылке РПО с наложенным платежом заполняется отправителем в соответствии с приказом ФГУП "Почта России" "Об утверждении бланков почтовых переводов денежных средств" от 13.03.2007 N 81-п, или с Техническими условиями ТУ 0097.03-09, ТУ 0013.03-07 и ТУ 0069.03-07 - для отправлений EMS.

При этом работник ОПС обязан:

- проверить правильность заполнения бланка почтового перевода наложенного платежа ф. 113эн;

- проверить наличие суммы наложенного платежа на оболочке почтового отправления (адресном ярлыке);

- убедиться в том, что сумма наложенного платежа не превышает сумму объявленной ценности РПО;

- проверить нанесение номера ШПИ РПО с объявленной ценностью или номера ШИ внутреннего отправления EMS с объявленной ценностью на бланк почтового перевода наложенного платежа.

8.3. Оформление бланка "Е1-в"

Бланк отправления EMS (приложение N 7 к Порядку) заполняется отправителем в соответствии с требованиями Порядка приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS.

При воспроизведении отправителем бланка "Е1-в" с помощью информационных систем следует учитывать, что указанный бланк состоит из 4-х частей и распечатывать необходимо каждую часть отдельно, затем подобрать все четыре части, вложить их в самоклеящийся конверт и прикрепить конверт на лицевую сторону отправления EMS.

При этом работник обязан:

- проверить правильность написания адресов получателя и отправителя (указание почтового индекса, номера телефона получателя и отправителя при их наличии);

- сличить тождественность заполнений всех 4-х частей адресного бланка "Е1-в";

- проверить отсутствие исправлений;

- проверить полноту дополнительных отметок и надписей.

9. Оформление списков ф. 103

9.1. Списки ф. 103 составляются отправителями РПО в соответствии с формой приложения N 1 к Порядку;

РПО различных видов, категорий и способов пересылки включаются в отдельные списки ф. 103.

В заголовке списка ф. 103 указывается:

- номер списка (в соответствии с РТМ 0003.05-10);

- дата сдачи почтовых отправлений к пересылке;

- вид и категория РПО, способ пересылки, а также отметка "С простым уведомлением", "С заказным уведомлением";

- наименование отправителя;

- наименование ОПС и почтовый индекс места приема РПО;

- общее количество РПО;

- общее количество листов списка ф. 103;

- номер листа списка.

Заголовок списка ф. 103 повторяется на каждой странице списка.

9.2. Все реквизиты списка ф. 103 заполняются отправителями согласно наименованиям граф, в которых указывается:

- в графе N 1 - порядковый номер;

- в графе N 2 - ФИО/наименование, почтовый адрес адресата РПО;

- в графе N 3 - ШПИ или ШИ РПО;

- в графе N 4 - вес РПО (в кг);

- в графе N 5 - сумма объявленной ценности в рублях;

- в графе N 6 - сумма наложенного платежа в рублях;

- в графе N 7 - сумма платы за пересылку без НДС в рублях;

- в графе N 8 - сумма платы за пересылку с НДС в рублях;

- в графе N 9 - дополнительные сведения, необходимые отправителю.

9.3. После заполнения всех граф списка необходимо указать цифрами и прописью:

- общее количество РПО;

- общую сумму объявленной ценности;

- общую сумму платы за пересылку;

- сумму НДС от общей суммы платы за пересылку;

- общую сумму платы за объявленную ценность с НДС;

- сумму НДС от общей суммы платы за объявленную ценность;

- итоговую сумму за пересылку РПО с НДС;

В случае оказания дополнительных услуг в списке ф. 103 следует отдельно указать:

- общую сумму платы за пересылку уведомлений о вручении РПО с НДС;

- сумму НДС от общей суммы платы за пересылку уведомлений о вручении РПО.

Затем указывается:

- общая сумма оплаты услуги (с НДС);

- сумма НДС от общей суммы оплаты услуги.

9.4. В заполненных отправителем списках ф. 103 не допускаются исправления и подчистки.

9.5. Списки ф. 103 подписываются отправителем и заверяются оттиском печати, в случае если отправитель является юридическим лицом.

В ОПС после приема и проверки РПО на каждом листе списка ф. 103 ставится оттиск КПШ и подпись работника, осуществляющего прием РПО, после чего списки ф. 103 распределяются в следующем порядке:

- один экземпляр передается отправителю (представителю юридического лица);

- второй экземпляр передается руководителю ОПС для последующего оформления.

10. Оформление списков ф. 103-ф

10.1. Списки ф. 103-ф составляются отправителями партионных простых почтовых отправлений в соответствии с формой, приведенной в приложении N 3 к Порядку.

В заголовке списка ф. 103-ф указывается:

- номер списка;

- дата сдачи почтовых отправлений к пересылке;

- наименование отправителя;

- наименование объекта почтовой связи с указанием почтового индекса места приема внутренних партионных простых почтовых отправлений.

Заголовок списка ф. 103-ф повторяется на каждой странице списка.

10.2. Все реквизиты списка ф. 103-ф заполняются отправителями согласно наименованиям граф, в которых указывается:

- в графе N 1 - порядковый номер;

- в графе N 2 - вид почтового отправления;

- в графе N 3 - вес одного почтового отправления в граммах;

- в графе N 4 - количество почтовых отправлений;

- в графе N 5 - тариф за единицу без НДС в рублях;

- в графе N 6 - общий тариф без НДС в рублях;

- в графе N 7 - сумма НДС в рублях.

Затем, по графам NN 4, 5, 6, 7 подводится итог.

10.3. После заполнения всех граф списка необходимо указать цифрами и прописью:

- общее количество простых почтовых отправлений;

- общую сумму платы за пересылку, включая НДС;

- сумму НДС от общей суммы платы за пересылку;

10.4. В заполненных отправителем списках ф. 103-ф не допускаются исправления и подчистки.

10.5. Списки ф. 103-ф подписываются отправителем (физическим или юридическим лицом).

В случае если отправитель является юридическим лицом список ф. 103-ф заверяется оттиском печати.

В ОПС после приема и проверки простых почтовых отправлений на каждом листе списка ф. 103-ф ставится оттиск календарного почтового штемпеля и подпись работника, осуществляющего прием простых почтовых отправлений, после чего списки ф. 103-ф распределяются в следующем порядке:

- один экземпляр передается отправителю (представителю юридического лица);

- второй экземпляр передается руководителю ОПС для последующего оформления.

11. Оформление справки об оказанных почтовых услугах по безналичному расчету ф. АНФ 14/12

На основании данных списков ф. 103 и ф. 103-ф начальник ОПС должен оформить в 2-х экземплярах Справку об оказанных почтовых услугах по безналичному расчету ф. АНФ 14/12 (приложение N 10 к Порядку).

В справке следует указать:

- наименование структурного подразделения;

- наименование подразделения;

- наименование организации (индивидуального предпринимателя) - отправителя почтовых отправлений, номер и дату Договора;

- отчетный период, в который осуществлялся прием почтовых отправлений.

В таблице "Прием почтовых отправлений" указать:

- вид почтового отправления;

- категорию почтового отправления;

- количество принятых отправлений в шт.;

- сумму платы за пересылку (без НДС) в рублях;

- сумму НДС в рублях;

- сумму платы за пересылку с НДС в рублях.

В конце таблицы указать прописью общую сумму, включая НДС. В случае оказания дополнительных услуг, в справке в отдельной таблице "Дополнительные услуги" следует указать:

- наименование дополнительной услуги;

- количество дополнительных услуг;

- сумму платы (без НДС) в рублях;

- сумму НДС в рублях;

- сумму платы с НДС в рублях.

В конце таблицы указать прописью:

- общую сумму, включая НДС.

На справке проставляется оттиск КПШ. Справка подписывается начальником ОПС. Первый экземпляр справки передается в бухгалтерию объекта почтовой связи, которому подчинено ОПС приема РПО, второй экземпляр справки подшивается к документам ОПС.

12. Срок ввода в действие

Настоящий Порядок вводится в действие по истечении 30 дней после его утверждения.

Руководитель Дирекции технологий и информатизации

М.В. Венедиктова