Глава 3. Особенности исполнения отдельных тематических групп запросов социально-правового характера*(56)

Глава 3. Особенности исполнения отдельных тематических групп запросов социально-правового характера*(56)

Обращения граждан и организаций в государственные архивы с запросами о документальном подтверждении сведений, необходимых для получения государственных социальных льгот, охватывают в основном следующие вопросы: гражданское состояние, образование, трудовая деятельность, прохождение военной службы, награждение орденами и медалями, присвоение почетных знаков и почетных званий, присуждение государственных премий, участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и в других военных конфликтах, пребывание в детских учреждениях интернатного типа, имущественные права, уголовно-исполнительные действия и политические репрессии в отношении граждан.

Запрашиваемые сведения необходимы гражданам, поскольку виды и объем социального обеспечения и государственных социальных льгот определяются индивидуально с учетом общественно значимых заслуг и полезной деятельности лица, связанной с его трудовыми и иными отношениями с государственными, кооперативными, творческими и другими общественными организациями, а также обязательствами государства в отношении граждан, в том числе незаконно подвергшимся различного рода притеснениям.

Основными источниками сведений социально-правового характера являются документы в фондах учреждений, организаций и предприятий, в деятельности которых документировалась соответствующая информация о данном лице. В первую очередь это - места работы лица, его военной службы, различных видов регистрации, проживания, учебы, отбывания наказания.

Источниками необходимых сведений могут быть также фонды вышестоящих учреждений и организаций (по линии отраслевых и межотраслевых документационных связей), а также учреждений и организаций, выполняющих соответствующие социально-правовые функции.

3.1. Исполнение запросов о гражданском состоянии*(57)

Запросы граждан социально-правового характера о подтверждении юридических данных о гражданском состоянии связаны, как правило, с поиском сведений о дате и месте рождения лица, о родителях или родственниках, смерти, заключении или расторжении брака, усыновлении, установлении отцовства, перемене имени, отчества, фамилии.

Основными источниками запрашиваемых сведений по данной тематической группе являются документы, отложившиеся:

- в фондах отделов (бюро) записей актов гражданского состояния, коллекциях метрических книг: все виды актов гражданского состояния: рождение, брак, развод, смерть, усыновление, установление отцовства, перемена имени, отчества и фамилии, происхождение детей;

- в фондах исполнительных органов государственной власти и управления: установление отцовства, усыновление;

- в фондах судебных органов: расторжение брака, установление отцовства;

- в фондах учреждений, организаций и предприятий (по месту работы, учебы, службы): рождение, брак, развод, смерть;

- в фондах детских домов и других учреждений интернатного типа: рождение, установление родителей, усыновление, перемена фамилии, имени, отчества;

- в фондах церквей, костелов, мечетей, синагог и других религиозных организаций: рождение, брак, смерть.

Основанием для подтверждения даты рождения, бракосочетания, расторжения брака (развода), смерти, перемены фамилии, имени, отчества, усыновления (удочерения), установления отцовства служат:

за досоветский период - метрические книги*(58) (Приложение N 10).

за советский период:

- актовые книги (книги записей актов гражданского состояния) (Приложение N 11);

- решения местных органов государственной власти и управления об установлении отцовства, усыновлении (удочерении) (Приложение N 12);

- решения судебных органов о признании отцовства, о расторжении брака (Приложение N 13);

- документы детских домов, учреждений интернатного типа (учетные карточки, списки и книги воспитанников, личные дела, копии актов об усыновлении (удочерении)).

Сведения о датах рождения сельских жителей после 1917 г. могут содержаться в похозяйственных книгах сельских и поселковых советов (Приложение N 14).

Поиск сведений по метрическим книгам для исполнения запроса социально-правового характера возможен при условии, если заявитель точно указывает в запросе наименование церкви (костела, мечети, синагоги), ее местонахождение, время события (в пределах года).

При подготовке и оформлении архивной справки или архивной выписки необходимо учесть, что несовпадение отдельных данных, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах, оговариваются в архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".

При наличии в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, включаются сведения с учетом внесенных исправлений и изменений, а также с указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (Приложение N 15).

В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния"*(59) (Приложение N 16).

В сопроводительном письме к архивной справке целесообразно сообщить, что в церковных метрических книгах до 1918 года при регистрации рождения, брака, смерти, как правило, не указывались фамилии, что даты даются по старому стилю. Если документ был переведен, следует указать, с какого языка сделан перевод.

В случае отсутствия метрических книг за определенный период, заявителю может быть рекомендовано обратиться в архив по месту хранения консисторских экземпляров метрических книг.

В работе по исполнению запросов этой тематической группы следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 110 Кодекса о браке и семье РСФСР 1969 года*(60) "усыновление является охраняемой законом тайной. Воспрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти без согласия органов опеки и попечительства, сообщать какие-либо сведения об усыновлении, а также выдавать выписки из книг актов гражданского состояния, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного"*(61). В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации"*(62) это ограничение действует в течение 75 лет со дня усыновления.

Согласно письму Росархива от 11.10.2006 N 6 /1875-к) и п. 9 "Рекомендаций по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы", выдача справок и копий записей актов гражданского состояния осуществляется бесплатно для органов записи гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия.

3.2. Исполнение запросов об образовании

Запросы граждан об образовании охватывают вопросы школьного, профессионально-технического, среднего, среднего специального, высшего, военного, партийного, комсомольского образования, а также присуждения ученых степеней, присвоения ученых званий.

Основными источниками запрашиваемых сведений являются документы, отложившиеся в образовательных учреждениях всех типов по месту учебы гражданина*(63):

- в фондах школ, средних специальных учебных заведений (техникумы, училища), профессионально-технических учебных заведений (ремесленные, железнодорожные, фабрично-заводские, сельскохозяйственные училища, школы фабрично-заводского обучения, профессионально-технические училища (ПТУ), средние профессионально-технические училища (СПТУ)); рабфаков, негосударственных (частных) школ, лицеев, гимназий, иных учебных заведений: период учебы, получение образования, специальность;

- в фондах органов управления народным образованием: награждение учащихся по итогам учебного года, планы распределения молодых специалистов;

- в фондах Высшей аттестационной комиссии, высших учебных заведений (университеты, академии, институты, высшие училища, консерватории) и научно-исследовательских институтов: период обучения, получение образования, специальность, присуждение ученых степеней и присвоение ученых званий;

- в фондах военно-учебных заведений (суворовские и нахимовские военные училища, командно-технические, технические и специальные военные и военно-морские училища, средние военные училища, командные военные академии): период обучения, получение образования, специальность, присвоение звания;

- в фондах партийных органов и организаций, учебных заведений (Высшая партийная школа при ЦК КПСС, Академия общественных наук при ЦК КПСС, высшие партийные школы при обкомах и крайкомах партии, советско-партийные школы, университеты марксизма-ленинизма): период обучения, получение образования, специальность;

- в фондах комсомольских органов и организаций, учебных заведений (Центральная комсомольская школа при ЦК ВЛКСМ, Высшая комсомольская школа при ЦК ВЛКСМ, зональные и республиканские комсомольские школы): период обучения, получение образовании, специальность;

- в фондах вышестоящих организаций, имевших с подведомственными образовательными учреждениями устойчивые документационные связи (министерства, ведомства; органы управления народным образованием, ЦК КПСС, ЦК ВЛКСМ, партийные и комсомольские органы): период обучения, образование, присуждение ученых степеней, присвоение ученых званий.

Основанием для составления архивной справки о полученном образовании для любых учебных заведений служат личные дела (учащегося, студента, слушателя, курсанта, аспиранта), приказы, выписки из приказов о зачислении и об окончании учебного заведения, протоколы заседания учебного или педагогического совета, списки зачисленных в учебное заведение, списки выпускников; сведения о распределении молодых специалистов, карточки окончивших учебное заведение, книги (журналы) регистрации выданных аттестатов, дипломов, аттестаты, дипломы (невостребованные подлинники или копии).

Кроме того, для составления архивной справки привлекаются следующие документы:

- о среднем образовании - алфавитные книги записи учащихся, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок выпускников средних школ, решения педагогических советов; о профессионально-техническом образовании - опросные листы поступающих в профтехшколу;

- о среднем специальном образовании - опросные листы поступающих в училище, техникум, протоколы заседания Государственной квалификационной комиссии, протоколы заседания комиссии по распределению молодых специалистов средних специальных учебных заведений;

- о высшем образовании - анкеты студентов вуза, опросные листы поступающих в высшее учебное заведение, карточки окончивших вуз, протоколы заседания Государственной экзаменационной комиссии, протоколы заседания комиссии по распределению молодых специалистов, планы по распределению молодых специалистов, оканчивающих высшие учебные заведения;

- о партийном и комсомольском образовании - анкеты поступающих в высшую коммунистическую школу, опросные листы поступающих в советско-партийную школу, карточки слушателей высшей партийной школы, приказы о зачислении и отчислении в связи с окончанием учебного заведения, карточки лицевых счетов, ведомости на выдачу стипендии слушателям, решения партийного, комсомольского органа о распределении окончивших высшую партийную, комсомольскую школу.

- о военном образовании - анкетные сведения и анкетные листы курсанта/слушателя, аттестационные отзывы, учебные аттестации курсантов военного училища, карточки поощрений и взысканий курсантов военного училища, послужные списки, регистрационные листы, книги учета курсантов, протоколы Государственной экзаменационной комиссии, приказы РВС СССР - НКО СССР об окончании военных учебных заведений;

- о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания - личные аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени (ученом звании), протоколы Ученого (Научного) совета по обсуждению хода выполнения и итогов диссертационных исследований.

Следует иметь в виду, что характеристика учащегося, список учащихся, алфавитная регистрационная книга учащихся подтверждают процесс обучения, но не факт получения образования; решения партийного, комсомольского органа о направлении слушателя в высшую партийную, комсомольскую школу также не подтверждает факт получения образования, так как вышеуказанные органы могли направить на учебу, но по какой-то причине зачисление не произошло.

Отдельные сведения о деятельности образовательных структур можно найти в документах вышестоящих организаций (органов управления народным образованием, наркоматов-министерств и ведомств, партийных и комсомольских органов) - в нормативных документах и приложениях к ним (списках, планах и актах распределения специалистов с высшим, специальным средним образованием, данные о лицах, окончивших специальные ведомственные курсы (школы) повышения квалификации). Для уточнения срока обучения в техникумах, на курсах повышения квалификации используются положения конкретного учебного заведения, утверждаемого приказом наркомата-министерства. Аналогичные сведения могут быть в паспортах этих организаций и в отчетах управлений учебных заведений соответствующих наркоматов-министерств.

Наиболее информативными источниками для составления справок об образовании являются личные дела. В личном деле при хорошей сохранности документов можно найти сведения о сроке обучения, полученной квалификации, успеваемости и т.д. Полнота сведений личного дела зависит от количества находящихся в нем документов. Это могут быть выписки из приказов (или их копии) о начале и конце учебного процесса, переводе с курса на курс, справки об академических отпусках, акты о распределении на работу, личные документы (невостребованные диплом, аттестат, свидетельство об образовании, зачетная книжка, студенческий билет или их копии) и др.).

При составлении ответа на запрос об образовании, основанном на личном деле, следует указывать, какие именно документы дали ответ на данный запрос (Приложение N 17).

В случае отсутствия личного дела для составления справок по обучению используются приказы по личному составу или по основной деятельности учреждения (Приложения NN 18, 19), для партийных органах - в протоколах заседаний бюро партийного органа (Приложение N 20).

Информацию о поступлении в учебное заведение и о его окончании можно найти в протоколах и решениях экзаменационных комиссий, а также аттестационных и конкурсных комиссий.

Факт обучения в учебном заведении может упоминаться в справках-объективках, характеристиках и других личных документах запрашиваемого лица.

При обращении к документам вышестоящей организации следует иметь в виду, что сведения из этих документов могут дать лишь подтверждение факта наличия в данном ведомстве конкретной формы обучения и срока обучения в ней, что также бывает необходимо для подтверждения срока учебы в техникумах, ведомственных курсах повышения квалификации, или о направлении на учебу.

В случае, когда кроме сведений о направлении на учебу никаких данных не найдено, в сопроводительном письме к архивной справке это необходимо оговорить (Приложение N 19).

Запросы о подтверждении срока обучения лица с сохранением ему заработной платы исполняются с привлечением финансовых документов учреждения, направившего данное лицо на учебу (расчетные ведомости, личные карточки (ф. Т-2) и др.) (Приложение N 21). Необходимую информацию могут содержать списки учащихся за конкретный учебный год. Наиболее информативными из них являются списки лиц, окончивших учебу.

Сведения о сроке обучения и наименовании присвоенной специальности могут содержаться в различных видах учетной документации и приказах руководителя учебного заведения.

Плохая сохранность фондов школ, особенно сельских, нередко требует для подтверждения обучения в них обращения к фондам местных органов государственной власти и управления, где могут находиться документы об учебе лица в сельской школе.

Сведения о существовании краткосрочных учебных структур (курсов) в случае отсутствия на хранении их фондов можно установить по распорядительным документам организации (приказы, решения, постановления и др.), при которой они функционировали (Приложение N 22).

3.3. Исполнение запросов о трудовой деятельности (трудовой стаж, льготный трудовой стаж, зарплата, несчастный случай на производстве)

Запросы граждан по вопросам служебно-трудовых и связанных с ними иных отношений составляют самую значительную по объему и разнообразную по тематике группу.

Основными источниками указанных сведений, являются документы, отложившиеся:

- в фондах учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности по месту трудовой деятельности гражданина; их вышестоящих организаций (отраслевых министерств и ведомств); органов государственной власти и управления, советских, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: о трудовом стаже лица в государственном, частном секторах; льготном стаже работы; особых условиях труда; трудовом стаже за рубежом; должностных перемещениях; заработной плате; получении пособий по беременности и родам; несчастном случае на производстве; регистрации на бирже труда, участии в студенческих трудовых отрядах и др. С трудовой деятельностью связаны запросы о переименовании и реорганизации организаций;

- в фондах Комиссии по выездам за границу ЦК ВКП (б) - КПСС, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: места работы, должностные перемещения, общественная работа, работа за рубежом;

- в фондах колхозов, артелей, товариществ: трудовой стаж, оплата труда.

3.3.1. Исполнение запросов о трудовом стаже

Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих государственных организаций служат личные дела, приказы, распоряжения по личному составу, записки о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, личные карточки по учету кадров (служебные, регистрационные, алфавитные), алфавитные книги по учету работников, списки сотрудников, штатные расстановки, послужные и трудовые списки, характеристики, рекомендации, лицевые счета, расчетно-платежные, расчетные (платежные) ведомости, невостребованные профсоюзные, партийные билеты образца 1973 г., комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии), карточки уплаты членских взносов, учетные карточки членов профсоюза, партии, комсомола, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях.

Кроме того, в соответствии с п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555*(64), основанием для подтверждения периодов работы могут служить письменные трудовые договора, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомости по начислению заработной платы.

Поиск соответствующих сведений, указанных в запросе, целесообразно начинать с изучения алфавитной картотеки по учету работников соответствующей организации, которая обычно передается в государственный архив после ликвидации организации*(65). При отсутствии такой картотеки в фонде сведения о работе заявителя следует искать в его личном деле*(66) (или по невостребованным трудовым книжкам, трудовым спискам, личным карточкам (ф. Т-2)). В личном деле, как правило, содержатся копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении с работы конкретного лица или заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки, договоры, заключенные с принятыми на работу, в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя.

При отсутствии личного дела поиск целесообразно начинать с приказов по личному составу (приказы по кадрам)*(67) в том случае, если у заявителя имеется трудовая книжка или ее копия, т.к. наиболее точная информация о приеме, перемещении, увольнении содержится именно в приказах, подписанных руководителем. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то в архивной справке так и пишется: "в приказе от... N... значится "....", "В приказе за ... период записи об увольнении нет" (или эти сведения отражаются в сопроводительном письме).

Следует учитывать, что в организациях негосударственной формы собственности, а также в общественных организациях с небольшим числом работающих приказы по личному составу издавались не всегда. Сведения о приеме и увольнении работников в этих случаях могут содержаться в протоколах общих собраний трудового коллектива и протоколах заседаний правления.

Если в архивных документах не указано, с какого числа работник принят (освобожден), не обнаружено соответствующее решение о приеме (освобождении) работника, или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы может быть установлен по сведениям о получении заработной платы в данной должности, содержащимся в расчетных (платежных) ведомостях и лицевых счетах.

Если для установления трудового стажа используются лицевые счета, то необходимо в архивную справку включать сведения о конкретном количестве отработанных лицом дней в соответствующий период времени. Например: указывается, что зарплата ему была начислена с июня (18 дней) 1970 по август (10 дней) 1971 гг. включительно. Если таких данных нет, то указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления).

В случае, когда заявителю требуется подтвердить трудовой стаж за несколько лет, но к заявлению не приложена копия трудовой книжки, необходимо просматривать документы за каждый год указанного в заявлении периода, так как заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу. В противном случае стаж заявителя может быть завышен. Например, в заявлении указано, что заявитель работал с июня 1960 по сентябрь 1962 гг. Если за основу принять даты поступления и увольнения, то его трудовой стаж составляет 2 года 3 месяца. А фактически в 1960 г. он работал 3 месяца, в 1961 г. - 4 месяца, в 1962 г. - 3 месяца. Таким образом, трудовой стаж заявителя составляет 10 мес. а не 2 года 3 месяца.

Если заявитель не помнит точное название организации, где он работал, годы поступления и увольнения с работы, целесообразно просматривать документы за несколько предыдущих и последующих лет, vказанных в запросе, а также обратиться к документам не только той организации, о которой помнит заявитель, но и к документам близких по названию организаций данной отрасли, а также документам вышестоящей организация.

В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа не включаются сведения об очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусках, отпусках без сохранения содержания.

Справка может содержать эти сведения, если другая информация о работе заявителя в архиве отсутствует или заявитель указывает в заявлении на их необходимость (либо для подтверждения льготного стажа). В таком случае, например, период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами об отпуске по уходу за ребенком, сведениями из личной карточки (ф. Т-2), личного дела.

Подтверждением трудового стажа для совместителей являются приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам.

Если трудовой стаж подтверждается по трудовым соглашениям, договорам найма и подряда, в архивную справку включаются сведения, указанные в актах о приеме работ, выполненных по трудовому соглашению; по лицевым счетам за указанный период - сведения: начислялась ли за этот период заработная плата.

Следует также учитывать, что в соответствии с требованиями пенсионного законодательства в общий трудовой стаж может быть зачтен период обучения лица на курсах в том случае, если подтверждаются сведения о начислении работнику (ученику) заработной платы, с которой были произведены отчисления на социальное страхование (уплата подоходного налога не приравнивалась к уплате страховых взносов).

Для подтверждения работы во время обучения на курсах по рабочим специальностям, например, ученик слесаря, необходимо указать в архивной справке, что в соответствии с приказом о приеме работник принят с оплатой согласно Положению об учениках, либо с определенной оплатой труда, например, "с оплатой 50 р. в месяц" (если эти сведения содержатся в приказе). При этом следует просмотреть лицевые счета (расчетные или платежные ведомости) и указать, что заработная плата за период обучения начислялась (Приложение N 23).

Период работы лица учеником в самой организации, который не относится к периоду обучения на курсах, при исчислении стажа приравнивается к рабочим специальностям, включается в стаж его работы и начислением заработной платы, как правило, не подтверждается.

Исключение составляет стаж работы ученика в школе-магазине, который подтверждается приказами о приеме и присвоении квалификации в связи с окончанием обучения и представлением сведений о начислении заработной платы в виде таблицы.

Особенностью запросов граждан о подтверждении сведений об их федеральной государственной службе, государственной службе субъекта Российской Федерации является необходимость выявления статуса организации, в которой работал заявитель. При исполнении таких запросов рассматривается целый комплекс документов: постановления СМ СССР (РСФСР), которые утверждали структуру министерства (ведомства), ее изменения за запрашиваемый период; приказы министерства (ведомства), которые утверждали положение (устав) организации; при отсутствии положения (устава) организации - приказы министерства (ведомства) об образовании организации, в которых могут находиться сведения о функциях организации, список предприятий, передающихся в ведение этой организации. Кроме того, приводятся сведения о реорганизации, переименовании министерства (ведомства), организации за запрашиваемый период.

Трудовой стаж депутата любого уровня устанавливается по учетной карточке, которая, как правило, находится в его личном деле (Приложение N 24).

Основанием для подтверждения стажа вольнонаемных в военных учреждениях и организациях являются приказы, книги учета и именные списки вольнонаемного состава, раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выдачу заработной платы, переписка по вольнонаемному составу, переписка по вольнонаемным переводчикам.

Основными источниками для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа партийных и комсомольских работников являются:

1) для лиц, работавших секретарями партийных и комсомольских комитетов разных уровней (секретарей обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола, первичных партийных и комсомольских организаций):

- постановления и протоколы конференций и собраний соответствующих партийных и комсомольских органов и организаций;

- постановления и протоколы пленумов соответствующих партийных, комсомольских комитетов (если решение об утверждении состоялось в период между отчетно-выборными конференциями и собраниями);

- постановления и протоколы заседаний бюро, секретариата вышестоящего партийного, комсомольского комитета, утверждающего решения нижестоящего комитета;

- книги распоряжений по аппарату соответствующего обкома, горкома, райкома;

2) для лиц, работавших заведующими отделами партийных, комсомольских комитетов:

- протоколы пленумов и заседаний бюро соответствующих комитетов;

3) для лиц, работавших заместителями заведующих отделами, заведующих секторами, помощниками секретарей, инструкторами, пропагандистами, лекторами, инспекторами, освобожденными работниками первичных партийных и комсомольских организаций и на других ответственных должностях партийных и комсомольских комитетов разных уровней:

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета (Приложение N 25);

- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола;

Кроме того, для всех вышеперечисленных в пп. 1-3 лиц основанием для подтверждения трудового стажа могут являться также распоряжения об их приеме, перемещении и увольнении.

4) для лиц, входивших в номенклатуру партийных и комсомольских комитетов (руководителей областного и районного значения, промышленных предприятий, строительных организаций, председателей колхозов, директоров совхозов, домов культуры и отдыха, редакторов газет, пионервожатых)

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета;

- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола;

5) для лиц, работавших техническими работниками (библиотекарей, машинисток), для обслуживающего персонала (уборщиц, водителей и др.) обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола;

- книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующего комитета;

6) для работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, рядовых работников общественных объединений:

- книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующих издательств, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, общественных объединений;

7) для руководящих работников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ:

- протоколы заседаний пленумов и секретариата; протоколы заседаний президиума;

8) для лиц, работавших председателями в общественных объединениях:

- протоколы учредительных и отчетно-выборных съездов, конференций, собраний, заседаний бюро, правления*(68).

В данном случае необходимо указывать период выплаты работнику заработной платы.

Кроме того, для партийных и комсомольских работников любого уровня основанием для подтверждения трудового стажа служат невостребованные партийные билеты образца 1973 г. и комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы), а также учетные карточки членов партии образца 1973 г., учетные карточки членов комсомола. Эти документы могут подтвердить период работы только за то время, за которое имеются отметки об уплате членских взносов от заработной платы или стипендии.

Косвенными источниками для подтверждения трудового стажа при отсутствии других данных могут служить справки-объективки и должностные (номенклатурные) картотеки, которые велись в краевых (областных) комитетах КПСС.

Следует учитывать, что решение пленума, заседаний бюро соответствующего комитета об утверждении в должности ответственного партийного или комсомольского работника или освобождении его от данной должности могло быть принято по истечении нескольких месяцев после того, как заявитель фактически приступил к работе или прекратил исполнять свои обязанности. Документы о работе сотрудников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ могут находиться как в составе самих обкомов и райкомов, так и в составе фондов общественных организаций (если документы поступили на хранение).

При отсутствии нужных сведений в вышеуказанных видах документов дополнительными источниками для подтверждения трудового стажа служат:

- личные листки по учету кадров с отметкой о проверке подлинности внесенных сведений, подписанные и заверенные печатью характеристики, хранящиеся в личных делах по учету кадров как штатных работников партийных и комсомольских организаций всех уровней, так и работников партийной номенклатуры;

- лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости штатных работников соответствующего партийного или комсомольского органа;

- списки работников, входивших в номенклатуру соответствующего или вышестоящего комитета;

- лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов.

Следует иметь в виду, что периоды учебы в высших партийных школах не засчитываются в стаж работы лица.

Разновидностью запросов о трудовом стаже являются запросы о подтверждении факта включения должностей заявителей в штатные расписания партийных и комсомольских органов. В штатных расписаниях комитетов КПСС и ВЛКСМ, которые могут находиться как в фондах данных комитетов, так и в фондах вышестоящих партийных и комсомольских органов, содержатся сведения об освобожденных партийных или комсомольских работниках. В архивную справку по таким запросам включаются сведения о получении заявителем в занимаемой им должности заработной платы в соответствующем комитете КПСС или ВЛКСМ.

Если запрашиваемое лицо работало в ЦК КПСС, ЦК компартий союзных республик, крайкомах, обкомах, окружкомах, райкомах, горкомах партии и их аппаратах, в парткомах органов государственной власти и управления до 14 марта 1990 г. (до введения в действие в новой редакции статьи 6 Конституции (Основного Закона) СССР), не включая периоды работы на должностях в парткомах на предприятиях, в организациях и учреждениях, его работа в этих органах учитывается при исчислении стажа государственной службы*(69). Для подтверждения его стажа работы по штатным расписаниям и статотчетам о составе партийных организаций, по финансовым отчетам конкретного комитета КПСС следует подтвердить вхождение того или иного партийного учреждения в структуру партийного органа. Например, по штатным расписаниям обкома КПСС работники Дома политического просвещения, вечернего института марксизма-ленинизма относились к отделу пропаганды и агитации, а Дома передового опыта, партийных курсов обкома КПСС - к орготделу обкома партии.

Для установления трудового стажа комсомольцев и молодежи при освоении целинных и залежных земель 1954 - 1960 гг. и участии в работе студенческих строительных отрядов за 1968 - 1992 гг. необходимо просматривать протоколы заседаний бюро областных и краевых комсомольских органов, постановления областных штабов студенческих строительных отрядов, книги распоряжений по областному штабу студенческих строительных отрядов, приказы по личному составу, выписки из решений заседаний комитетов ВЛКСМ учебных заведений, договоры на строительство объектов, перечни объектов-строек, списки бойцов стройотрядов, отчеты о работе, акты о несчастных случаях, документы о заработной плате; списки и заявления молодежи (Приложение N 25).

Сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в фондах колхозов, совхозов, сельских советов в приказах, карточках по учету кадров, книгах лицевых счетов колхозников, книгах расчетов с членами колхоза, книгах учета трудодней колхозников, списках членов колхоза и их семей. Косвенные сведения могут содержаться в протоколах заседаний членов правления колхоза, рабочкома, общих собраний колхозников; в протоколах заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа и квалификационной комиссии (Приложение N 26). В фондах сельских Советов сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в похозяйственных и земельно-шнуровых книгах (Приложение N 27).

В некоторых случаях рекомендуется привлекать фонды других организаций. Так, например, если заявитель работал в запрашиваемый период председателем колхоза, сведения о его работе могут быть в фонде райисполкома, в случае партийности заявителя - в фонде соответствующего партийного органа, бухгалтером - в фонде райфинотдела, агрономом - в фондах районного, областного, краевого, республиканского органов сельского хозяйства (Областного управления Министерства сельского хозяйства Республики), трактористом - в фонде МТС и др.

Для установления трудового стажа лицам, работавшим за рубежом (если нет личных дел), используются приказы по личному составу о направлении сотрудников в командировку или их выездные (командировочные) дела (Приложение N 28), а также документы по заработной плате, где могут содержаться записи и иметься начисления командировочных. Если этих документов в соответствующем фонде нет, следует обращаться к документам вышестоящей организации, которая направляла заявителя в загранкомандировку, или к документам партийных органов, через которые часто шло оформление заграничных командировок.

Если заявитель при оформлении пенсии вынужден представлять в качестве документа, подтверждающего его трудовой стаж или размер заработной платы, партийный билет образца 1973 г., находящийся у него на руках, ему необходимо бывает подтвердить партийный стаж. Источниками информации о партийном стаже являются книги регистрации учетных карточек членов КПСС образца 1973 г., книги учета и выдачи партбилетов образца 1973 г., личные дела по приему в партию, протоколы бюро комитетов райкомов, горкомов КПСС, а также парткомов с правами райкома, учетные карточки членов партии образца 1973 г.

3.3.2. Исполнение запросов о льготном трудовом стаже (стаж работы в особых (вредных) условиях труда

Основанием для подтверждения права на льготный стаж являются прежде всего документы по личному составу: приказы и записки по личному составу о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, приказы о создании комплексных бригад (звеньев) (для строительных организаций), трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, письменные трудовые соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов, личные карточки (форма Т-2), личные дела, алфавитные книги по учету работников учреждения, списки личного состава, протоколы общих собраний трудового коллектива и протоколы заседаний правления, протоколы заседаний квалификационной комиссии, протоколы исследований воздушной среды и пр., расчетные (платежные) ведомости, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета, табуляграммы, налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, карточки по начислению заработной платы, тарификационные (штатно-тарификационные) списки рабочих, списки профессий, должностей, работ и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (старости) на льготных условиях, а также штатные расписания, журналы (карточки) учета рабочего времени, табели учета рабочего времени.

Определенную информацию могут содержать заверенные характеристики, невостребованные партийные, профсоюзные, комсомольские билеты с отметками об уплаченных взносах и учетные карточки членов профсоюза, ведомости на уплату членских взносов политических партий и общественных объединений, карты условий труда, различные справки о вредных производствах и занятости на них.

Сведения могут содержаться также в приказах по основной деятельности, штатных расписаниях, штатных расстановках, уставах или положениях о предприятиях, коллективных договорах с перечнями работ (профессий) с вредными или опасными условиями труда, картах технологических процессов, книгах записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию, журналах радиационного контроля, должностных инструкциях.

Кроме того, могут привлекаться организационно-распорядительные документы вышестоящей организации (приказы, уставы, отчеты, лицевые счета и т.п.).

В связи с тем, что большая часть документов, подтверждающих особый характер работ и условия труда (приказы (распоряжения) о закреплении за определенными участками работ и оборудованием; журналы заданий; должностные (рабочие) инструкции; технологии производства; паспорта оборудования; наряды на выполнение работ; журналы учета инструктажа по охране труда), имеют незначительный срок хранения и в архивы не поступают, при составлении архивной справки обязательным требованием является просмотр не только личной карточки (или личного дела), но и всех расчетных (платежных), расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов за указанный в запросе период, так как в них содержатся наиболее полные сведения, необходимые для подтверждения льготного стажа (о должности, о количестве фактически отработанного времени, а также о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж).

Дополнительно могут быть использованы сведения из информационных писем руководителей организации, из учредительных документов, где может содержаться информация об основных видах выпускаемой продукции, о принятых решениях по вопросу согласования назначения льготы соответствующим наименованиям должностей руководителей, рабочих специальностей между руководителями организации и вышестоящими организациями, Управлением социальной защиты населения, Отделением ПФ РФ.

Поиск документов следует начинать с личной карточки (форма Т-2), где могут содержаться сведения о переводах на различные объекты, в структурные подразделения, о направлении в командировки, на учебу, о предоставлении отпусков, о выполнении государственных обязанностей (в трудовых книжках содержатся только сведения о переводе на другие должности, особенно это касается строительных, строительно-монтажных организаций, которые вели работы в различных регионах страны).

При наличии нескольких видов и разновидностей документов, дающих возможность исполнения запроса о стаже работы во вредных и тяжелых условиях труда, в первую очередь, используются приказы по личному составу, приемные, переводные, увольнительные записки (Приложения NN 29, 30) и ведомости/лицевые счета.

Подтверждение права на льготный стаж в каждой отдельной отрасли имеет свои особенности и для каждого производства установлен различный порядок исчисления и подтверждения документами специального трудового стажа, дающего право на пенсию в связи с особыми условиями труда. Поэтому текст архивной справки должен содержать все сведения, имеющиеся в архиве по данному вопросу:

- из Перечней (Списков) льготных профессий, специальностей, должностей руководителей - указывать номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ (Приложение N 30);

- из Приложений к коллективным договорам, в которых имеются списки должностей, рабочих специальностей, которым в соответствии с постановлениями Правительства устанавливаются доплаты за вредные условия труда или предоставляется дополнительный отпуск - указывать номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ, продолжительность дополнительного отпуска или процент доплат;

- из приказов по основной деятельности - указывать сведения о характере производства и выпускаемой продукции (например, для флотов - сведения о типах судов и выполняемых на них работах); при отсутствии этих сведений в приказах, используются другие виды документов;

- из приказов по основной деятельности, штатных расписаний, штатных расстановок, лицевых счетов, протоколов квалификационной комиссии - указывать наименование должности, название рабочей специальности, наименование или номер соответствующего структурного подразделения;

Наименование должностей, профессий, специальностей приводится полностью, с указанием цеха, особых условий труда (при наличии этих сведений в документах - о работе на подземных работах, о работах в плавсоставе на судах морского, речного флота, флота рыбной промышленности и др.). Так, например, в приказе указано, что работник принят маляром на нитрокраски в цех N 5 (покрытий и пластмасс) с доплатой за вредные условия труда. Все эти сведения в полном объеме должны приводиться в архивной справке (неверно указывать просто "принят маляром"). Особенно это относится к таким должностям как: электрогазосварщик ручной дуговой сварки; машинист холодильных установок, обслуживающий аммиачно-холодильные установки; литейщик пластмасс цеха покрытий и пластмасс; каменщик (обязательно указывается, что работал в специализированной бригаде (звене) каменщиков), состав комплексной бригады (звена), но с указанием только фамилии заявителя; контролер сырья и полуфабрикатов отмочно-зольного (дубно-красильного) цехов; маляр на нитрокраски.

Правильное и точное наименование должности необходимо потому, что достаточно часто оплата производилась за выполнение работ по должности, не соответствующей записи трудовой книжки.

- из приказов по личному составу - указывать периоды фактического выполнения работы, в течение полного рабочего дня, периоды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, междувахтовый период, межнавигационный период, перевод в связи с производственной необходимостью с льготной на обычную работу, перевод беременной женщины в соответствии с медицинским заключением на другую работу, период испытания при приеме на работу, доплаты*(70) (Приложение N 31), Если в связи с сокращением объемов производства работа выполнялась в режиме неполной рабочей недели, но полный рабочий день, в справке следует отражать количество фактически отработанных рабочих дней (кроме приказов по личному составу, эти сведения могут содержаться в табелях учета рабочего времени (карточках по учету календарного времени), при их отсутствии - в лицевых счетах). Эти сведения оформляются в виде таблицы (Приложения NN 30, 32);

- из документов по заработной плате - указывать сведения о должности (приводятся полностью с указанием цеха и особых условий труда), о продолжительности рабочего дня, о совмещении профессий, о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж на основании Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со ст. 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях Российской Федерации", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.07.2002 N 516*(71): о прогулах, простоях, учебных отпусках, обучении на курсах повышения квалификации, отпусках без сохранения заработной платы, нахождении в отпуске по уходу за ребенком, о совмещении профессий (при отсутствии соответствующих приказов), доплатах за вредные условия труда (Приложение N 32).

Возможно предоставление данной информации в виде ксерокопии документов о заработной плате, если период работы заявителя в данной организации был непродолжительным (копии прилагаются к архивной справке);

- из приказов или документов по заработной плате - указывать сведения об установлении надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях и сведения об отнесении участков к районам Крайнего Севера (Приложение N 32):

- из лицевых счетов, личной карточки (ф. Т-2) - указывать сведения о продолжительности очередного отпуска, об условиях труда (нормальные, вредные, тяжелые), обо всех отвлечениях от постоянной работы (предоставление учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребенком, учеба на курсах повышения квалификации с отрывом от производства, простои и т.д.,) - при отсутствии соответствующих приказов (Приложения NN 29 - 32);

- из табелей учета рабочего времени (при отсутствии других документов) можно подтвердить наименование организации, структурного подразделения, профессию, должность работника, сведения о продолжительности рабочего дня, сведения о неявках на работу (Приложение N 30);

- из технологических инструкций - указывать описание работ, выполняемых работниками занимаемой должности, по данной специальности, в данном структурном подразделении (номер или название производственного подразделения), продолжительность технологической операции;

- из протоколов исследования воздушной среды, перечней рабочих мест, профессий и должностей на право льготного пенсионного обеспечения и выслугу лет - указывать сведения о принадлежности данной профессии к льготным;

- из Устава организации - указывать сведения о производстве (о выпускаемой продукции); для плавсостава это сведения о типах судов и о судах, которые находились на территории акватории порта и в открытом море, о характере выполняемых работ, осуществляемых на данных типах судов;

- из личных дел (в состав которых могли быть включены наряды на выполнение работ, трудовые договоры на работу в различных регионах страны, сведения о командировках работников строительных, монтажных организаций) - указывать сведения о переводах на работу в различные регионы, в которых осуществлялись работы данной организацией, с указанием мест прикомандирования (если они указаны в документах), периодов командировок, условий труда и оплаты.

Помимо вышеперечисленных сведений для некоторых отраслей заявителю предоставляются дополнительные сведения, которые запрашивает орган, осуществляющий пенсионное обеспечение.

При исполнении запросов, подтверждающих льготный стаж в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, в архивной справке, кроме вышеперечисленных сведений, необходимо указывать: количество отработанных часов (подтверждается по лицевым счетам); количество отработанных дней в районах Крайнего Севера (подтверждается по карточкам учета дней пребывания в районах Крайнего Севера и лицевым счетам/ведомостям) (данные сведения оформляются в виде таблицы), сведения о ежегодных очередных отпусках (подтверждается по личным карточкам или лицевым счетам); сведения о выплате процентных (полярных северных) надбавок к заработной плате (приводятся на основании приказов о выплате надбавки, на основании лицевых счетов, отметок в личной карточке) (Приложение N 32).

Исполняя запрос о периоде работы лица в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, следует учесть, что в запрашиваемый период включается рабочее время лица как непосредственно на объекте, так и время междусменного отдыха в вахтовом поселке, время в пути от местонахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно*(72).

При исполнении запросов, подтверждающих стаж работы в плавсоставе на суднах речного флота, необходимо указывать:

- сведения о должности заявителя, наименованиях (типах) судов, на которых он работал в периоды навигации (подтверждается по приказам по основной деятельности) (Приложение N 31);

- сведения о начале и окончании навигации (сведения о начале навигации содержатся в приказах по основной деятельности, об окончании навигации - в приказах по личному составу о переводе работника на другую должность в связи с постановкой судна на зимний отстой, о предоставлении работнику дополнительных дней к отпуску за период навигации) (Приложение N 31).

При исполнении запросов граждан о педагогическом рабочем стаже следует иметь в виду, что до 01.09.2000 стаж лица в тех должностях и в тех учреждениях, которые указаны в Списке, засчитывался за весь период работы, независимо от норм педагогической или учебной нагрузки. С 01.09.2000 этот порядок изменился. Стаж работы исчисляется с учетом выполнения норм педагогической или учебной нагрузки (суммарно по основному и другим местам работы) применительно к должностям, указанным в Списке, в следующих образовательных учреждениях: школах всех наименований (за исключением открытой (сменной) общеобразовательной школы); гимназиях; межшкольных учебно-производственных комбинатах трудового обучения и профессиональной ориентации учащихся (межшкольный учебный комбинат); школах-интернатах; детских садах; яслях-садах (сад-ясли); детских яслях; техникумах; колледжах; училищах; лицеях*(73).

С учетом этого, в справках за период до 01.09.2000 для подтверждения педагогического рабочего стажа заявителю достаточно следующих сведений: должность, наименование учреждения и отвлечения (кроме совмещений). Другие сведения (количество отработанных дней/часов, ставка /педагогические часы и др.) не указываются. С 01.09.2000 г. в справке дополнительно указываются сведения о совмещениях, ставках, полном рабочем дне.

При исполнении запросов о трудовом стаже работников сельского хозяйства важное значение имеют следующие сведения:

- в отношении трактористов-машинистов колхозов, совхозов и других предприятий сельского хозяйства - указываются сведения о непосредственной занятости в производстве сельскохозяйственной продукции в течение полного полевого периода (в растениеводстве) или в течение всего года (в животноводстве);

- в отношении женщин, работающих в качестве доярок (операторов машинного доения), свинарей-операторов в колхозах, совхозах и на других предприятиях сельского хозяйства - указываются сведения о выполнении установленных норм обслуживания (за период, начиная с 1 января 1991 г.).

При исполнении запросов о льготном трудовом стаже следует обратить внимание на то, что в первичных документах ряда государственных архивов за ранние годы, в частности, о приеме на работу на должности, профессии на льготных условиях, значатся записи "г.с." или "г/с", т.е. "горячая сетка" (в настоящее время данные термины не применяются). Согласно списку N 1, в соответствующих разделах находится информация о горячих работах, горячих участках и др., т.е. о работе, выполнение которой обусловлено контактом работника с наиболее распространенными источниками тепла в условиях производства (литейного, плавильного или термического), и эта работа засчитывается в льготный трудовой стаж (Приложение N 33).

В архивной справке о льготном стаже необходимо подтвердить отсутствие сведений о периодах, которые не засчитываются в трудовой стаж: "В отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за ... (годы) не находился (указать виды документов)" (Приложения NN 29, 30).

Если имеются какие-то сведения из вышеперечисленных, они приводятся в тексте архивной справки со ссылками на соответствующие архивные документы, и в архивной справке отмечается отсутствие остальных сведений: "Других сведений об отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за ... (годы) не имеется" (Приложения NN 31, 32, 33).

В архивной справке оговаривается отсутствие сведений о количестве отработанных часов в лицевых счетах и расчетных ведомостях: "В лицевых счетах (расчетных, платежных ведомостях) работников (название организации) за ... (годы) количество отработанного времени не указано" (Приложения N 29, 31, 33) или "В лицевых счетах (расчетных ведомостях) работников (название организации) за ... (годы) количество отработанного времени закодировано". В этом случае в сопроводительном письме сообщается, что "в архиве не имеются (имеются) сведения по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период". Если коды имеются, в сопроводительном письме дается их расшифровка.

Если в табелях учета рабочего времени отсутствует Ф.И.О. запрашиваемого лица, это отмечается в тексте архивной справки: "В табелях учета рабочего времени сотрудников (название организации) за.. (указать годы) фамилия (Ф.И.О) не значится".

В архивной справке оговаривается отсутствие начислений на зарплату: "В ведомостях (лицевых счетах) (Ф.И.О) за (месяцы и годы) начислений зарплаты нет".

В сопроводительном письме к архивной справке указываются случаи отсутствия табелей учета рабочего времени или невозможности их использовать: "Табели учета рабочего времени работников (название организации) за ...(годы) на хранение в архив не поступали (в архиве не сохранились)" (Приложения N 29, 31, 33).

Особенностью составления архивной справки о льготном стаже является то, что информация о видах документов, содержащих искомые сведения, располагается в зависимости от содержания этих документов и их функционального назначения, а уже затем, внутри данной группы - по хронологии.

3.3.3. Исполнение запросов о заработной плате

Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы рабочих и служащих, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета (карточки начисления заработной платы), табуляграммы, расчетные ведомости, платежные ведомости, расчетно-платежные ведомости, расчетные листы, налоговые карточки по учету доходов и налога физических лиц (графа "Сумма валового совокупного годового дохода")*(74) индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (графа "Общие начисления учитываемые при назначении пенсии") (форма СЭВ-3)*(75), индивидуальные карточки сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога; для вольнонаемных в военных учреждениях - раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выплату заработной платы вольнонаемному составу.

В случае утраты первичных бухгалтерских документов к документам, косвенно подтверждающим фактический заработок заявителя на конкретном предприятии, могут быть отнесены невостребованные партийные, профсоюзные, комсомольские билеты, учетные карточки членов партии, комсомола и профсоюза, расчетные книжки (расчетные листы), оформленные с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда*(76). Косвенные сведения могут содержаться также в личных карточках (ф. Т-2) (Приложение N 40). При наличии нескольких видов документов в первую очередь используются лицевые счета или расчетные (платежные) ведомости. Обязательным требованием при их использовании является указание месяца и года, в которых находятся искомые сведения о заявителе (Приложения NN 35, 43). При отсутствии названных документов о зарплате должностной оклад может быть указан на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам (личному составу) или по основной деятельности.

Однако, следует учитывать, что не все выплаты оформлялись соответствующими распорядительными документами, в связи с чем справка может быть неполной. Особую сложность составляет определение выплат за внештатную работу (получение платы за изобретения, открытия, научную деятельность, выплаты за проведение экспертизы проектов, составление заключений и т.д.). Основными документами, по которым проводились эти выплаты, являлись, как правило, платежные поручения, которые во многих случаях не сохранились (срок хранения - 5 лет) или распорядительные документы соответствующих ведомств, которые могут находиться в приказах по основной деятельности (Приложение N 37).

Справка о размере заработной платы для начисления или перерасчета пенсии выдается за 5 лет (за любые 60 месяцев подряд в течение всей трудовой деятельности). Справки, выдаваемые архивными органами, должны строго соответствовать бухгалтерским документам организации. Архив не вправе производить какие-либо подсчеты и вычеты и делать комментарии. Данные приводятся отдельно за каждый месяц, год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При просмотре документов по начислению заработной платы следует смотреть графу "всего начислено", но не графу "сумма к выдаче".

При исполнении запроса следует иметь в виду, что в состав заработка, из которого исчисляется пенсия, включаются все виды вознаграждений за работу, включая оплату за сверхурочную работу, за работу в выходные (праздничные) дни, за совместительство, пособие за период временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам, стипендия, выплачиваемая за период обучения.

Если в организации при совмещении должностей на одного человека заполнялись две ведомости, в архивную справку переносится информация из каждого документа, по каждому месяцу, без общего подсчета размера заработной платы (Приложение N 38).

Авторский гонорар учитывается наравне с заработком за другую работу и указывается отдельно от заработной платы (Приложение N 39).

Имеющиеся начисления заработной платы учитываются или в итоговой графе лицевого счета или приводятся после таблицы в конце архивной справки (Приложение N 42). При отсутствии начислений за какой-либо месяц в соответствующей графе архивной справки делается пометка "нет начислений" и после таблицы указывается причина, по которой заработная плата в этот период не начислялась (Приложение N 40). Если причина не обнаружена, делается запись после таблицы: "В документах (указываются виды документов) за ... (год) сведений о причине отсутствия начислений заработной платы Ф.И.О. в (указывается период) не имеется" или "В (указать вид документа) виды начислений заработной платы Ф.И.О. не установлены" (Приложение N 36).

Суммы ряда выплат (выплаты по временной нетрудоспособности, отпускные, премии) указываются в строке того месяца, на который приходится соответствующие периоды временной нетрудоспособности, а также основных и дополнительных отпусков, премий (Приложение N 41).

Если в справку о заработной плате включен период нахождения работника в декретном отпуске, то в справке указываются суммы начисления по больничным листам по беременности и родам, так как пособия по беременности и родам являются самостоятельным видом пособий по государственному социальному страхованию, с которого не удерживаются страховые взносы. Период нахождения в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком подтверждается приказами (распоряжениями), а при их отсутствии - сведениями из личной карточки, личного дела, записями на обложках лицевых счетов, в ведомостях на получение зарплаты (Приложение N 42). Кроме того, необходимо иметь ввиду, что неполные месяцы, месяцы отпуска, предоставляемые в связи с уходом за ребенком в возрасте до 3 лет, время работы, в течение которого гражданин являлся инвалидом или получал возмещение ущерба, причиненного увечьем либо иным повреждением здоровья, осуществлял уход за инвалидом первой группы, ребенком-инвалидом или престарелым, заменяются другими периодами, непосредственно предшествующими избранному периоду или непосредственно следующими за ним. Поэтому, если в архивных документах подобные сведения имеются, они обязательно включаются в справку для набирания 60-ти месячного срока по зарплате.

При составлении архивной справки о заработной плате необходимо учитывать, что до 1991 г. выплаты единовременного характера при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) в архивной справке не отражаются, так как они при исчислении пенсии не учитываются. Соответствующая запись делается в строке месяца начисления: "комп. не вкл.", "комп. и вых. пособ. не вкл." (Приложение N 40) или даются пояснения после таблицы: "Компенсация за неиспользованный отпуск в размер заработной платы не включена", "Сведений о начислении компенсации за неиспользованный отпуск в лицевом счете (Ф.И.О.) за (указывается год) не имеется".

Если документы по начислению заработной платы составлены с использованием кодов и в архиве имеется классификатор по их расшифровке, возможны два варианта. В первом варианте, в архивную справку сведения переносятся так, как они обозначены в документах, т.е. под кодом. После таблицы даются пояснения: "В таблицу включены сведения о начислениях и удержаниях по кодам так, как они обозначены в (указывается вид документа)" (Приложение N 43) или: "В (указать вид документа) за (указать период) включены начисления под кодом (номер кода) в размере (указывается сумма в рублях и копейках)". Расшифровка кодов дается в сопроводительном письме к архивной справке. Во втором варианте - если документы находятся в удовлетворительном физическом состоянии, можно сканировать (отксерокопировать) документы и классификатор.

Если классификатор отсутствует и нет возможности расшифровать документ, это также оговаривается в сопроводительном письме: "(указать вид документа) за (указать период) составлен (ны) с использованием кодов, поэтому предоставить сведения о ... (указать, какие именно) невозможно".

В архивную справку о заработной плате за период с сентября 1991 г. включаются сведения о наличии или отсутствии отчислений в ПФ РФ: "Со всех включенных в (указать виды документов) сумм за (указать годы) указаны (не указаны) отчисления в ПФ РФ" (Приложения NN 36, 43, 45). Отчисления в ПФ РФ невозможно указать в том случае, если сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период на хранение в государственный архив не поступали.

Наличие или отсутствие сведений по кодам (и их расшифровке), (в основном - об отсутствии сведений) оговаривается в сопроводительном письме к архивной справке: "В архиве имеются (не имеются) сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период" (Приложения NN 36, 43, 45).

В архивной справке в графах о заработной плате за какие - то месяцы может проставляться прочерк в следующих случаях: документы, подтверждающие размер заработной платы, за этот период не сохранились; эти документы не поступали на государственное хранение; в документах за этот период фамилия запрашиваемого лица не значится. Два первых случая оговариваются в сопроводительном письме "... (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) не сохранились (не поступали на государственное хранение или на хранение в архив не поступали)". Третий случай оговаривается в основной части архивной справки после таблицы: "В .. (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) фамилия (Ф.И.О) не значится" (Приложение N 39).

В том случае, если в документах по заработной плате приводится фамилия и только инициалы запрашиваемого лица или дата рождения отсутствует, дана не полностью, расходится с датой рождения, которая указывается в запросе, необходимо проверить по этим документам наличие других работников с такой же фамилией и инициалами. В случае их отсутствия отметить это в архивной справке после таблицы: "Другие работники в (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) с фамилией и инициалами (Ф.И.О) не значатся" (Приложение N 38), или "Другие работники в вышеуказанных документах с фамилией и инициалами (Ф.И.О) не значатся" (Приложения NN 36, 43). Если фамилии и инициалы совпадают, необходимо проверить табельные номера и свериться с личной карточкой (ф. Т-2) или приказами по личному составу во избежание возможных ошибок. В справке о заработной плате сведения о дате рождения заявителя приводятся, если этого требует соответствующий орган пенсионного обеспечения.

При использовании налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц необходимо учесть, что в них нередко суммы и виды начислений и удержаний могут быть указаны только за календарный год в целом с учетом отработанного времени. В этом случае к архивной справке прилагается письмо, в котором следует отразить этот факт (Приложение N 44).

Основная часть справки по заработной плате представляет собой таблицу, каждая ячейка которой соответствует одному календарному месяцу. Если начисление произведено двумя суммами, следует указывать их по отдельности, делая соответствующую ссылку после таблицы (Приложение N 38).

Составление архивных справок по заработной плате для отдельных категорий граждан имеет свои особенности.

В документах по начислению заработной платы для работавших в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к ним, как правило, не указывается, какой районный коэффициент применялся к заработной плате, поэтому архивное учреждение включает в справку лишь фактические начисления. Нормативные правовые акты, содержащие информацию о районных коэффициентах, на архивное хранение не поступают*(77). Кроме того, архивные учреждения зачастую не располагают полной информацией о принятых в этой области законодательных актах. Уточнение, какой районный коэффициент применялся в тот или иной период, на той или иной территории, делает при необходимости орган пенсионного обеспечения. После 1 января 1991 г. заработная плата берется без учета районного коэффициента и северных надбавок. Так как архивные учреждения не вправе производить какие-либо подсчеты или вычеты в имеющихся в архивных документах начислениях, то в справке о заработной плате за работу с 1 января 1991 г. указывается сумма начисленной заработной платы, отдельно районный коэффициент и северная надбавка (Приложение N 45).

Для военнослужащих справки выдаются не о зарплате, а о денежном довольствии. Основанием для выдачи такой справки являются раздаточные ведомости на выдачу денежного содержания личному составу, личные карточки (карточки лицевых счетов) на денежное довольствие и заработную плату, при их отсутствии - приказы. При исчислении пенсии учитываются помимо денежного довольствия дополнительные единовременные вознаграждения - единовременное вознаграждение за боеготовность, единовременное вознаграждение за непрерывную службу, компенсации взамен продпайка; компенсация взамен вещевого имущества; на обмундирование; "пошивочные"; за звание (т.н. "погонные"); подъемные, выходное пособие и другие виды начислений в зависимости от содержания финансовых документов (Приложение N 46). В архивной справке для военнослужащих, так же, как и для гражданских лиц, отражаются только суммы, указанные в разделе "Начислено"; суммы, указанные в разделе "Удержано" в архивной справке не отражаются. Архивные справки на заработную плату вольнонаемного состава составляются аналогично архивным справкам на денежное довольствие (содержание) военнослужащим. При этом следует иметь в виду, что вольнонаемным не начислялась компенсация взамен продовольственного пайка и другие виды дополнительных выплат. В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда отдельно за каждый год без суммирования в пределах года. Если в лицевом счете указана сумма за год, она указывается. Сведения в лицевом счете берутся из граф "Кредит", "Начислено за месяц", "Оборот за месяц" (Приложение N 47).

Основанием для составления архивных справок о размере заработной платы для партийных и комсомольских работников являются следующие виды документов: лицевые счета и расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы и авторских гонораров (приложение N 48); при отсутствии документов о заработной плате и других выплат: штатные расписания партийных и комсомольских органов и организаций за соответствующий год; распоряжения по личному составу (в т.ч. распоряжения о приеме, перемещении, увольнении и премировании технического и обслуживающего персонала обкомов, горкомов, райкомов и комитетов с правами райкома; приказы по издательствам и редакциям газет и журналов), протоколы заседаний секретариата обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ; невостребованные партийные билеты членов КПСС образца 1973 г., комсомольские билеты, в которых имеются сведения об общем заработке (указанные помесячно). При отсутствии первичных бухгалтерских документов по месту работы возможно использовать карточки расчета премий освобожденным секретарям, отложившиеся в партийном делопроизводстве, отметки в лицевых счетах в партийных фондах об общей сумме премий предыдущего года. Справки о размере зарплаты могут составляться на основе документов соответствующих вышестоящих учреждений, а также организаций-преемников. Например, после реорганизации зональных промышленно-производственных комитетов КПСС и комитетов КПСС колхозно-совхозных управлений в 1965 г. лицевые счета и расчетно-платежные ведомости о заработной плате некоторых комитетов оказались в составе фондов вновь образованных сельских райкомов партии.

Размер заработной платы партийным и комсомольским работникам включал оклад, отпускные, поощрения, работу по совместительству. Необходимо учесть, что с марта 1988 года освобожденные секретари первичных партийных, комсомольских организаций предприятий, колхозов, совхозов и других организаций были переведены на авансированную оплату в размере 80% должностных окладов. При составлении архивных справок о заработной плате работникам партийных органов, партийных учреждений и первичных организаций КПСС выплаты лечебного пособия не указываются, так как лечебные пособия являлись выплатой единовременного характера и не могут включаться в подсчет среднемесячного заработка. Следует иметь в виду, что освобожденные секретари первичных партийных, комсомольских организаций предприятий, колхозов, совхозов и других организаций получали премии в данных организациях, а не в соответствующих партийных и комсомольских органах. Премирование первых секретарей партийных комитетов оформлялось решениями вышестоящих партийных органов (первый секретарь горкома или райкома премировался решением крайкома КПСС). Премии партийным работникам часто не имеют подтверждения первичными бухгалтерскими документами, поскольку существовала практика оформления их отдельными ведомостями, которые не оставлялись на архивное хранение и списывались в составе кассовых документов бухгалтерии через три года. Данные по премиям содержатся в протоколах заседаний секретариата обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ (премии выплачивались штатным работникам обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ). Кроме того, подтверждениями премирования являются распоряжения, которыми часто оформлялось премирование номенклатурных работников и технического персонала партийного комитета. При этом размер премии мог указываться не в числительном выражении, а исходя из оклада ("в размере оклада", "в размере 50% оклада" и т. п.).

Для составления архивных справок о размере заработной платы и/или доплаты не освобожденным секретарям партийных комитетов предприятий, колхозов и совхозов помимо документов по заработной плате райкомов КПСС и ВЛКСМ, необходимо просматривать книги распоряжений по соответствующему райкому КПСС и ВЛКСМ.

Слушателям высших партийных школ устанавливалась стипендия, исходя из получаемых должностных окладов (отдельным категориям - из среднемесячного заработка) по Постановлению ЦК КПСС от 02.08.1946 г. "О подготовке и переподготовке руководящих партийных и советских работников". Из стипендии ежемесячно удерживался подоходный налог. Поэтому периоды учебы в высших партийных школах не рассматриваются как работа.

Определенную сложность при наведении справок о размере заработной платы для женщин в документах некоторых бывших партийных архивов составляет отсутствие в ряде случаев в лицевых счетах работников партийных и комсомольских органов понятия "отпуск по беременности и родам", "отпуск по уходу за ребенком" ("декретный отпуск"). Все обозначается как "больничный лист" Иногда в постановлении рабочего органа КПСС и ВЛКСМ указано, что в связи с уходом сотрудника в декретный отпуск назначен на должность новый сотрудник. Справка составляется так, как написано в документе, и после основной части справки даются соответствующие пояснения (Приложение N 48).

Самостоятельные выводы и заключения по тексту архивной справки и содержанию начислений работниками архива не допускаются. В письме Министерства труда и социального развития РФ Руководителю Федеральной архивной службы России от 13.04.2001 N 2783-ЮЛ говорится о выдаче архивными органами архивных справок "в строгом соответствии с содержащимися в них сведениями. Проведение перерасчета сумм осуществляется организациями, в которых работал заявитель, а в случае ликвидации - правопреемником или вышестоящей организацией".

Если невозможно определить правомерность включения той или иной суммы начислений в архивную справку по причине отсутствия полных сведений о виде, характере выплат в документах архивного фонда, из-за неразборчивости написания цифр, угасания текста и прочих повреждений документа, необходимо скопировать содержание документа, сделав пометку "Так в документе", обосновать в сопроводительном письме предоставление сведений о заработной плате не в табличной форме или, в случае технической возможности, сделать ксерокопию документа, с приложением сопроводительного письма.

По просьбе заявителя архивом могут быть изготовлены копии имеющихся документов по заработной плате (кроме ведомостей, так как в них имеется информация о третьих лицах).

В архивной справке о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) для органов службы занятости населения должны содержаться следующие сведения: средний заработок за последние три месяца, предшествующие увольнению, по последнему месту работы; количество рабочих часов в день и количество рабочих дней в неделю; наличие в течение двенадцати месяцев, предшествующих увольнению, следующих периодов: отпуск по уходу за ребенком до достижения им 1,5 или 3-х лет, отпуск без сохранения заработной платы, время простоя, вынужденного прогула по вине работника (указать периоды)*(78) (Приложение N 49).

Справка о размере заработной платы для налогового органа включает сведения о размерах начислений и всех видов удержаний за запрашиваемый период (Приложение N 50).

В особо трудных случаях при составлении архивной справки о заработной плате следует обращаться за разъяснениями в Пенсионный фонд Российской Федерации (или его территориальные органы).

3.3.4. Исполнение запросов о несчастном случае на производстве (в том числе авариях, катастрофах)

Основанием для подтверждения факта несчастного случая на производстве являются: акты о несчастных случаях, заключения экспертизы о несчастных случаях, объяснительные записки, акты расследования причин аварии, катастрофы, книги регистрации актов о несчастных случаях на производстве, книги учета аварий, документы профкома (месткома) соответствующей организации.

Поиск следует начинать с акта о несчастном случае, акта расследования причин аварии, катастрофы, который является наиболее информативным документом. Он фиксировал дату, время и место несчастного случая (аварии, катастрофы), наименование, адрес организации, идентификационные данные пострадавшего, обстоятельства и причины несчастного случая, медицинское заключение о нанесении ущерба здоровью (Приложение N 51).

Далее привлекаются заключения экспертизы, объяснительные записки.

Следует иметь в виду, что в некоторых организациях эти документы собраны в отдельные дела в виде "материалов по расследованию причин катастроф" (в авиации, на железнодорожном транспорте и т.п.). На них может быть составлена самостоятельная опись. Но обычно такие дела включены в состав описи по личному составу или находятся в общих описях фонда.

В случае отсутствия этих документов, просматриваются книги регистрации актов о несчастных случаях на производстве, книги учета аварий и документы профкома (месткома).

Особую группу составляют запросы об участии в ликвидации Чернобыльской аварии. Как правило, соответствующие документы собраны в отдельные дела в фонде организации. При отсутствии этих сведений в фонде следует обращаться к фондам вышестоящей организации, включая министерства и ведомства СССР и РФ, хранящиеся в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, к фондам местных органов государственной власти и управления, военкоматов. Значительный комплекс таких документов хранится в РГАЭ, в фонде Министерства энергетики и электрификации СССР (за период 1986-1987 гг.). При отсутствии информации заявителю можно рекомендовать обратиться в соответствующие ведомственные архивы.

3.4. Исполнение запросов о военной службе*(79)

ГАРАНТ:

См. Правила составления запросов, утвержденные приказом Минобороны России от 19 октября 2012 г. N 3300

Запросы граждан о прохождении военной службы, исполнении воинских обязанностей в составе частей, соединений и учреждений Вооруженных сил страны, присвоении лицу воинских и специальных званий, как правило, являются для государственных архивов субъектов Российской Федерации непрофильными и исполняются ими с частично положительным результатом из-за отсутствия на хранении в государственных архивах соответствующих документов*(80).

Основными источниками запрашиваемых сведений являются документы, отложившиеся:

- в фондах воинских частей, соединений, экипажей кораблей, учреждений, заведений и организаций Вооруженных сил страны, ВЧК - ОГПУ - НКВД - МВД - МГБ - МВД СССР, районных (городских) военных комиссариатов: допризывная подготовка, прохождение военной службы, нахождение в запасе, получение военнослужащими натурального и денежного довольствия, льгот, пенсий и пособий;

- в фондах учреждений, организаций и предприятий по месту работы лица: прохождение военной службы;

- в фондах эвакогоспиталей: прохождение военной службы, ранения.

Основанием для подтверждения военной службы в военных учреждениях и частях являются: картотеки и базы данных по проблеме (в том числе учетно-послужные карточки на рядовой и сержантский состав, служебные карточки на офицерский состав, картотека учета личных дел офицерского состава, сверхсрочников и старшин, картотека учета потерь личного состава войск НКВД за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.), алфавитные книги учета личного состава, книги учета личного состава, штатно-должностные книги учета личного состава, приказы (совершенно секретные и по строевой части) об объявлении штатно-должностной расстановки, приказы (выписки из приказов) простые по подразделению о зачислении или исключении из списка части, финансовые и партийно-комсомольские документы (раздаточные ведомости, личные карточки на денежное довольствие и т.д., книги учета выдачи партийных и комсомольских билетов), переписка по личному составу, ликвидационные дела, а также документы вышестоящих организаций (списки личного состава части соединения, наградные документы и т.п.).

Работу по исполнению запроса целесообразно начинать с изучения соответствующих картотек и учетных данных (Приложение N 52).

Далее поиск ведется по личным делам и учетно-послужным (служебным) карточкам, в которых имеются послужные списки (Приложение N 53).

В случае их отсутствия или неполноты включенных в них сведений, просматриваются документы непосредственно того военного учреждения или части, где служило запрашиваемое лицо. Поиск следует начинать с приказов по личному составу (Приложение N 54).

В самом начале поиска изучается алфавитная книга учета личного состава, где содержится максимальная информация - полное наименование воинской части за (период), должность, звание, фамилия, имя, отчество, номера приказов о зачислении и убытии, номера страниц книг учета, порядковые номера в книгах учета).

Так как в алфавитной книге учета личного состава дается сноска на книгу учета личного состава, то далее поиск идет по книгам учета личного состава, содержащим информацию о полном наименовании части за определенный период, должности, звании, фамилии, имени, отчестве, годе и месте рождения запрашиваемого лица, кем и когда призван, если имеются и если это необходимо - приказы о зачислении и исключении.

В штатно-должностных книгах учета личного состава приказ о назначении на должность может не совпадать с приказом о зачислении в списки части и означать только дату перемещения на другую должность внутри части.

Далее поиск идет по приказам совершенно секретным и по строевой части, которые позволяют выяснить наличие в списках части военнослужащего на момент объявления штатно-должностной расстановки, а также, если это необходимо, в каком подразделении проходило службу запрашиваемое лицо в данный период.

По приказам по строевой части устанавливаются даты зачисления и исключения, а также, если это необходимо, перемещения на другие должности заявителя.

Если военнослужащий зачислялся в списки части или исключался из них в числе других военнослужащих, то это также отражалось в выписке из приказа. В приказах об исключении могут быть дополнительные сведения о выплатах при увольнении или сроке службы в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.

Если сведений о службе запрашиваемого лица не обнаружено в вышеуказанных документах, следует обратиться, если они имеются, к финансовым и политическим документам воинской части.

Если необходимо установить дату и место убытия из части заявителя (для рядового и сержантского состава), просматриваются в ликвидационном деле подряд списки убывших. При отсутствии в вышеперечисленных документах сведений о запрашиваемом лице или, если имеется лишь упоминание о нем, следует привлечь переписку по личному составу, в которой полистно просмотреть списки личного состава. Кроме того, там могут находиться рапорты, справки, сведения и другие документы, содержащие запрашиваемую информацию.

Если необходимые сведения о военной службе запрашиваемого лица в вышеуказанных документах отсутствуют, следует обратиться к документам вышестоящих соединений, управлений, дивизий, бригад и т.д., где могут иметься списки личного состава частей соединения, наградные документы и т.п.

При составлении архивной справки следует учесть, что, когда зачисление личного состава в приказах отражено только количественно, но есть сведения о том, откуда прибыло пополнение, и есть большая вероятность, что именно в числе данного пополнения военнослужащий прибыл в часть, выписка из такого приказа в архивной справке сопровождается словами - списки не прилагаются.

Кроме того, если какие-либо воинские части входили в состав Действующей Армии в период службы в них запрашиваемого лица, то в конце архивной справки даются выписки из Приказа МВД РФ N 1156 ДСП от 27 декабря 2001 г. "Об объявлении перечней управлений, соединений воинских частей и подразделений НКВД СССР, принимавших участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг." и из Приказа МО РФ N 0324 от 31 октября 1993 г. "Об утверждении Дополнительного перечня управлений, соединений, частей, учреждений и организаций пограничных войск, входивших в состав Действующей Армии в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.", со ссылкой в основании на соответствующий приказ.

3.5. Исполнение запросов об участии в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.

Запросы граждан об участии в Великой Отечественной войне, затронувшей все стороны жизни народа и отразившейся на судьбах миллионов людей, касаются участия в боевых действиях, партизанского движения, работы на оборонных объектах в тылу; проживания на оккупированной территории; эвакуации, реэвакуации, направления в детские дома, учреждения интернатного типа; нацистских преследований гражданина; нахождения в плену, в немецких лагерях, местах принудительного содержания на территории СССР, Германии, других стран Европы; насильственного угона в Германию; государственной проверки (фильтрация) бывших советских военнопленных; репатриации; ранениях, захоронении погибших от ран воинов в годы войны.

Основными источниками запрашиваемых сведений по этой группе запросов являются документы, отложившиеся;

- в фондах НКВД РСФСР - СССР и их органов, наркоматов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий: эвакуация граждан из прифронтовой полосы;

- в фондах НКВД РСФСР - СССР, их органов: участие в движении сопротивления, боевых действиях в составе дивизий народного ополчения;

- в фондах органов государственной власти и управления, партийных, комсомольских органов и организаций: эвакуация, территории проживания в период эвакуации, работа на оборонных объектах по разминированию освобожденных территорий, реэвакуация;

- в фондах органов государственной власти и управления, управлений социальным обеспечением, народным образованием, здравоохранением, переселенческих отделов, эвакопунктов: направление в детские дома, интернаты, патронирование детей, пребывание в эвакуации, реэвакуация;

- в фондах органов государственной власти и управления, Чрезвычайной государственной комиссии (ЧГК) по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР; в фондах местных комиссий содействия ЧГК, в фондах республиканских, областных, районных комиссий по расследованию преступлений немецко-фашистских захватчиков, комиссий по расследованию преступлений немецко-фашистских захватчиков в сельских советах; в фондах органов государственной безопасности; в коллекциях "архивно-следственные и фильтрационно-проверочные дела"; в коллекциях учетных дел на освобожденных военнопленных и интернированных: проживание на оккупированной территории; нацистские преследования гражданина; насильственный угон в Германию, нахождение в немецко-фашистских лагерях, других местах принудительного содержания на территории СССР, Германии, других стран Европы; государственная проверка (фильтрация) бывших советских военнопленных;

- в фондах органов государственной власти и управления, партийных, комсомольских органов и организаций, партизанских штабов, партизанских отрядов, общественных организаций ветеранов войны: участие в партизанском движении, мобилизация на фронт;

- в фондах учреждений, организаций и предприятий: работа на оборонных объектах;

- в фондах военных комиссариатов, штабов, воинских частей и соединений, истребительных батальонов: участие в боевых действиях и боевых операциях (в составе дивизий народного ополчения), захоронения погибших и умерших от ран в годы войны;

- в фондах органов государственной власти и управления, военных комиссариатов, партийных, комсомольских, профсоюзных, других общественных организаций: участие гражданского населения в разминировании освобожденных территорий;

- в фондах (коллекциях документов) учреждений и организаций немецкой администрации на оккупированных территориях: проживание на оккупированной территории;

- в фондах военных госпиталей, эвакогоспиталей: ранения, медицинские освидетельствования, захоронения умерших от ран;

- в фондах городских и районных судов, сельских и поселковых советов, учреждений здравоохранения: нахождение на излечении в лечебных учреждениях, нанесение ущерба здоровью граждан, временной нетрудоспособности, инвалидности;

- в фондах истребительных батальонов НКВД, местных формирований МПВО НКВД: участие в военных действиях.

3.5.1. Исполнение запросов о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных ею странах в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.

Основными источниками сведений о пребывании в плену советских воинов в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., а также советских граждан на принудительных работах в Германии или оккупированных ею странах являются документы фильтрационно-проверочных дел, в составе которых отложились документы фильтрационных комиссий по проверке лиц, вернувшихся из немецкого плена (неволи) (Приложение N 55). Эти дела включают подробные сведения о нахождении советских людей в плену и на принудительных работах. Подтверждение данных о пленении лица, или нахождении лица на принудительных работах в Германии и оккупированных ею странах Европы можно также установить по учетной карточке коммуниста, по документам личных дел гражданина по месту его службы (работы) (Приложение N 56).

Сведения о пребывании лица на принудительных работах в Германии или оккупированных ею странах могут содержать: документы Чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненных ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР (ЧГК), республиканских, областных, районных комиссий по расследованию преступлений немецко-фашистских захватчиков (комиссий содействия ЧГК), комиссий в сельсоветах по расследованию преступлений немецко-фашистских захватчиков (прежде всего, акты по расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков, к которым прилагались поименные списки угнанных с той или иной территории, опросные листы возвратившихся из германской неволи) (Приложение N 57), документы Коллекций фильтрационно-проверочных дел (учетные карточки), похозяйственные книги; учетные списки населения на оккупированной территории, которые велись немецкой администрацией (Приложение N 58). В качестве дополнительных источников - акты по учету ущерба, причиненного гражданам немецко-фашистскими захватчиками - для подтверждения факта проживания гражданина на оккупированной территории (как правило, главы семьи), акты по учету ущерба колхозам и совхозам - для установления периода оккупации того или иного населенного пункта.

В связи с тем, что не во всех государственных архивах имеются на хранении фильтрационно-проверочные дела и другие документы, содержащие сведения о пребывании лица в плену (неволе) и на принудительных работах, необходимо рекомендовать заявителям обращаться:

- в государственные архивы и в управления службы безопасности субъектов РФ: по месту призыва в армию, по месту жительства в годы в