Приложение 2 (обязательное). Инструкция по оформлению документов методом однократной записи с использованием копировальных машин

Приложение 2
(обязательное)

Инструкция
по оформлению документов методом однократной записи с использованием копировальных машин

1. Метод однократной записи

Настоящая Инструкция определяет порядок оформления унифицированных документов методом однократной записи. Под методом однократной записи понимается изготовление грузовых перевозочных документов путем копирования с матрицы при посредстве специальных масок-трафаретов на копировально-множительных машинах.

Все документы объединены в серии по общности выполняемых функций, следовательно реквизитов.

Конструкция бланков одной серии строго одинакова.

Каждая серия в порядке изготовления начинается с матрицы или первого документа, выполняющего функцию матрицы. Матрица заполняется вручную на пишущей машинке. Все остальные документы получаются копированием на копировально-множительных машинах. Устранение ненужных или внесение дополнительных реквизитов в новый документ осуществляется при посредстве специальных масок-трафаретов, накладываемых перед копированием на матрицу. Ненужные реквизиты при этом закрываются непрозрачными участками маски и на копию не переходят. Дополнительные реквизиты наносятся на соответствующие места масок и переходят на копию. Таким образом, маски являются вспомогательными документообразующими формами, они строго индивидуальны, и для каждой формы документов применяется своя матрица.

Метод однократной записи для оформления документов применяется при перевозке грузов в заграничном сообщении и каботаже.

2. Оформление документов методом однократной записи по отправлению экспортных грузов морем

Формы документов согласованы с международной проформой стандартного коносамента "Модель В" и ГОСТ 6.2-73 "УСД. Система документации по внешней торговле. Формуляр-образец".

Серия документов включает:

КЭ-2.1       - Поручение на отгрузку экспортных     - матрица

               грузов - первый экземпляр

КЭ-2.4Л      - Коносамент линейный                  - производный

КЭ-2.4Л (КФ) - Коносамент линейный краткий          - производный

КЭ-2.4Т      - Коносамент трамповый                 - производный

КЭ-2.5Л      - Манифест                             - производный

КЭ-2.6

             - Люковая записка                      - производный.

КЭ-13

2.1. ТЭЦ ВВО "Союзвнештранс"* представляет в ТЭК порта поручение на отгрузку экспортных грузов (КЭ-2.1), заполненное в соответствии с правилами, тщательно, без ошибок и исправлений.

Первый экземпляр поручения хранится в ТЭК как матрица для последующих работ.

2.2. После погрузки груза на судно коносаментная группа ТЭК, дополнив матрицу (КЭ-2.1) недостающими сведениями по графам или скорректировав их, передает матрицу коносамента оператору копировальной машины.

2.3. Оператор-копировальщик вкладывает матрицу в прозрачный конверт с прикрепленной к нему маской коносамента, убедившись в совпадении окон маски с нужными реквизитами, и, задав счетчику копировальной машины режим, производит копирование.

Оригиналы коносамента копируются на бланк международной стандартной формы "Модель В" при посредстве "слепой", без текста, маски (КЭ-27) или на чистый с лицевой стороны бланк коносамента "Модель Б" через маску с текстом на ней лицевой стороны коносамента (КЭ-28).

2.4. Грузовой манифест (КЭ-2.5) изготовляется как брошюра манифестов посредством маски КЭ-29. На обложке брошюры указываются номера коносаментов, включенных в брошюру, номера аннулированных коносаментов, общее количество мест и маска погруженных на судно грузов. Титульный лист брошюры озаглавливается "Манифест" (КЭ-2.7).

2.5. Брошюра манифестов, на каждом листе которой портом указаны места погрузки груза на судне (трюм, твиндек и т.д.), выполняет функцию люковой записки. Титульный лист брошюры озаглавливается "Люковая записка, трюм N ___" (КЭ-2.6).

3. Оформление документов методом однократной записи по отправлению импортного груза из порта

Серия документов включает:

КЭ-4.1 (КЭ-5.1) - Разнарядка на отгрузку импортных  - матрица

                  грузов - первый экземпляр

КЭ-4.2          - Извещение получателю об           - производный

                  отправке груза

КЭ-4.3 (КЭ-4.4, - Железнодорожная накладная         - производный

КЭ-5.3)           (автомобильная)

КЭ-5.2          - Расходный ордер                   - производный.

3.1. Разнарядка на отгрузку импортных грузов (КЭ-4.1) представляется порту. При проверке соответствия реквизитов разнарядки коносаменту первый экземпляр направляется оператору копировальной машины как матрица для дальнейшей работы.

3.2. Оператор вкладывает матрицу в конверт с маской накладной (КЭ-31), проверив соответствие окон реквизитам, и производит копирование документов.

3.3. С этой же матрицы с помощью маски извещения (КЭ-30) изготовляется нужное количество экземпляров извещения об отправке импортных грузов из порта.

3.4. Изготовление документов при выдаче грузов местным грузополучателям выполняется аналогично п.п. 3.1, 3.2. Расходный ордер копируется через маску КЭ-32.

4. Оформление документов методом однократной записи при отправлении грузов в каботаже

Объединенная серия документов включает:

КЭ-6.0 - Матрица каботажных документов              - матрица

КЭ-6.1 - Коносамент                                 - производный

КЭ-6.2 - Погрузочный ордер                          - производный

КЭ-6.3 - Расходный ордер                            - производный

КЭ-6.4 - Накладная                                  - производный

КЭ-6.5 - Дорожная ведомость                         - производный

       - Копия дорожной ведомости                   - производный

       - Корешок дорожной ведомости                 - производный

       - Квитанция                                  - производный

КЭ-6.6 - Передаточная ведомость                     - производный.

4.1. В межпортовом сообщении при предъявлении груза к перевозке отправитель заполняет матрицу каботажных документов.

4.2. Погрузочный ордер (КЭ-6.2) копируется с матрицы (см. п. 2.3 Инструкции) в 8 экз. посредством маски КЭ-35.

После приема груза склад заполняет во всех экземплярах графу фактического количества мест и массы груза. При расхождении принятого и заявленного грузоотправителем количества груза составляется новая матрица.

4.3. Коносамент (КЭ-6.1) изготовляется с матрицы в 4 экз. через маску КЭ-34.

4.4. Расходный ордер (КЭ-6.3) также копируется с матрицы через маску КЭ-36 в 4 экз.

4.5. В качестве приемо-сдаточных ведомостей (3 экз.) и люковых записок (2 экз.) используются дополнительные экземпляры погрузочных ордеров в сброшюрованном виде (обложка КЭ-2.6 для люковой записки, КЭ-6.7 для приемо-сдаточной ведомости).

4.6. В прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении комплект документов состоит из накладной, дорожной ведомости, копии дорожной ведомости, корешка дорожной ведомости, квитанции в приеме груза, передаточной ведомости, погрузочных ордеров и расходного ордера.

При предъявлении груза к перевозке в порту отправления отправитель заполняет матрицу (см. п. 4.1).

4.7. Погрузочный ордер (КЭ-6.2) воспроизводится с матрицы в 2 экз. Прием груза производится обычным порядком.

4.8. С заполненной по фактически принятому количеству груза или новой матрицы ТЭК воспроизводит:

накладную (КЭ-6.4);

дорожную ведомость (КЭ-6.5);

копию дорожной ведомости;

корешок дорожной ведомости;

квитанцию;

передаточную ведомость (КЭ-6.6) - 4 экз.

Передача груза в порту перевалки производится обычным порядком.

4.9. По грузам, принятым к перевозке железной дорогой, после получения документов от железной дороги и таксировки накладной ТЭК порта перевалки заполняет матрицу и изготовляет 8 экз. погрузочного ордера (КЭ-6.2), 4 экз. расходного ордера (КЭ-6.3) или 4 экз. передаточной ведомости (КЭ-6.6), если груз следует со второй перевалкой. Дальнейшее оформление производится, как и в межпортовом сообщении.

5. Технические условия на бланки документов для работы методом однократной записи

5.1. Бумага.

Бланки грузовых и перевозочных документов изготовляются на листах бумаги стандартного формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60.

Для бланков документов рекомендуется применять бумагу массой 78 - 80 .

Для бланков коносаментов и бумаги, предназначенной для получения копии в машинах типа РЭВК "Ксерокс", выдерживание требований к массе бумаги - 70 - 80 - обязательно.

При использовании машин другого типа масса бумаги должна соответствовать их техническим характеристикам.

5.2. Конструкция бланков.

Размеры всех граф документов приведены в соответствие со шрифтом стандартной пишущей машины по ГОСТ 6.2-73 "УСД. Система документации по внешней торговле. Формуляр-образец".

Расстояние между базовыми, вертикальными линиями составляет 22,8 мм, т.е. соответствует девяти ударам пишущей машинки с шагом 2,54 мм.

За базовую горизонтальную графу - 8,48 мм приняты две строки машинописного текста с межстрочным интервалом 4,24 мм.

Все размеры указаны вправо и вниз от левого верхнего угла рамки документа с округлением до 0,1 мм.

Левое и верхнее поле (соответствующие расстояния от обреза листа до линии рамки) должны строго выдерживаться по ширине (перекосы не допускаются) и быть равны 20 мм левое и 10 мм верхнее.

Отклонение левого верхнего угла листа бумаги и рамки документа от прямого не допускается.

Отклонение каждого из размеров от указанных на образце не должно превышать 0,3 мм (при отсчете от левого верхнего угла рамки).

5.3. Печать.

Толщина линий, указанных на образцах, не должна превышать 0,2 мм (рекомендуется 0,1 мм).

Толщина выделенных линий составляет 0,5 - 0,8 мм.

Пунктирные линии являются ограничительными для зон документов и на бланки не наносятся.

Шрифт надписей:

текст лицевой стороны всех форм - не более кг. 8 (петит);

текст условий коносамента - кг. 6 (нонпарель);

заголовок (названия документов) - кг. 10 - 12 (корпус - цицеро) прописной;

название линий, пароходств и т.д. - произвольный.

Разрешается выделять некоторые реквизиты в тексте (например, подписи) полужирным или жирным шрифтом.

Разрядка применяется по месту.

5.4. Трафареты-маски.

Технические требования по конструкции бланков и печати при изготовлении масок такие же, как и для документов. Требования к размерам и положению прозрачных или вырезных окон (заштрихованные зоны на образцах) такие же, как к графам документов. Прорезные маски изготовляются из плотной белой бумаги массой 100 - 110 , маски с прозрачными окнами изготовляются на прозрачной бесцветной пленке (масса 100 - 120 ), обеспечивающей четкое перенесение позиций матрицы на изготовляемый документ. Основной формат А4 (210 x 297 мм), а также А5 (210 x 148 мм).

6. Потребность в бланках документов

Бланки всех первичных и неунифицированных документов заказываются в количестве по норме годового расхода. Бланки коносаментов заказываются (вне зависимости от формы) с текстом рейсовой (КЭ-2.4Т), линейной (КЭ-2.4Л) или других проформ в соответствующих количествах.

Бланки производных документов формы: КЭ-2.1, КЭ-2.5, КЭ-4.2, КЭ-4.3, КЭ-4.4, КЭ-5.2, КЭ-5.3, КЭ-6.1, КЭ-6.2, КЭ-6.3, КЭ-6.4, КЭ-6.5, КЭ-6.6 - не заказываются, так как изготовляются на чистых листах бумаги.

Бланки этих форм должны заказываться, если работы методом однократной записи не производятся и документы оформляются обычным путем; количество бланков определяется по норме годового расхода.

Маски для всех документов (формы от КЭ-25 до КЭ-42) заказываются в количестве 5 экз. на год.

______________________________

* Предусматривается вариант изготовления поручения на базе карточки учета экспортного груза КЭ-1.1. В этом случае в ТЭЦ ВВО "Союзвнештранс" представляется обязательно первый экземпляр заполненной портом карточки учета. В ТЭЦ карточка дополняется реквизитами поручения, в том числе впечатывается наименование груза по коносаменту. Дополненная карточка служит матрицей, которой посредством маски КЭ-26 копируется поручение КЭ-2.1 в необходимом числе экземпляров. Дальнейшее движение - согласно п.п. 2.1 - 2.5 Инструкции.