Приложение N 1. Регламент префектуры и управ ЮВАО г. Москвы по работе с электронными запросами пользователей информации с использованием информационной подсистемы "Обращения через Интернет" информационной системы "Единая система автоматизированного делопроизводства и документооборота префектуры ЮВАО и его районных управ" (ЕАСДД ЮВАО)

Приложение N 1
к распоряжению префектуры Юго-Восточного
административного округа г. Москвы
от 21 мая 2010 г. N 481

Регламент
префектуры и управ Юго-Восточного административного округа города Москвы по работе с электронными запросами пользователей информации с использованием информационной подсистемы "Обращения через Интернет" информационной системы "Единая система автоматизированного делопроизводства и документооборота префектуры ЮВАО и его районных управ" (ЕАСДД ЮВАО)

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с электронными обращениями граждан, поступающими по вопросам предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе, направленных через информационную систему "Веб-портал префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы" (далее Интернет-портал префектуры ЮВАО). Данная технология является безбумажной технологией обработки документов.

Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом N 8-ФЗ от 09.02.2009 г. "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

1. Общие положения

Подсистема "Обращения через Интернет" предназначена для регистрации, обработки и контроля исполнения поручений по обращениям граждан и юридических лиц, поступившим по вопросам предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе получением через Интернет-портал префектуры ЮВАО.

Пошаговая инструкция по работе с автоматизированной информационной подсистемой приведена в руководстве пользователя.

2. Участники рабочего процесса

Основные функции по работе с автоматизированной подсистемой осуществляют:

- Специалист сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц префектуры ЮВАО (первоначальная приемка и распределение документов по исполнителям, общий контроль исполнения 2 раза в месяц);

- Консультант сектора по обеспечению управленческой деятельности префекта (распределение обращений, поступающих на имя префекта);

- Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе (учет назначенных поручений по документам и постоянный контроль их исполнения);

- Специалисты управлений префектуры/отделов управы (исполнение поручений по документам).

3. Основные процедуры при работе с информационной подсистемой "Обращения через Интернет" ЕАСДД ЮВАО

1. Обращения граждан и юридических лиц, поступившие с Интернет-портала префектуры ЮВАО, поступают в ИС "Обращения через Интернет" ЕАСДД ЮВАО в папку "Новые поступления/из Web".

2. Специалист сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц выполняет первоначальную сортировку поступивших обращений и принимает решение по выполнению дальнейших действий с документом:

- Отклонить обращение (с указанием причины отклонения в соответствии со ст. 20 Федерального закона N 8-ФЗ от 09.02.2009 г.);

- Удалить запрос (если обращение носит рекламный характер или выражено ненормативной лексикой);

- Сохранить запрос без дальнейшего рассмотрения с предоставлением стандартного ответа (в случае благодарственного или иного содержания, не требующего официального ответа);

- Перенаправить запрос в компетентный орган в случае, если он не относится к деятельности префектуры или управы ЮВАО с автоматическим уведомлением заявителя о переадресации обращения (в соответствии со п. 7 ст. 18 Федерального закона N 8-ФЗ от 09.02.2009 г.);

- Зарегистрировать обращение в ИС "Обращения через Интернет".

3. Регистрация обращений осуществляется сотрудником сектора писем в ИС "Обращения через Интернет". В качестве входных данных для первичной регистрации используются реквизиты поступившего документа. В процессе регистрации заполняются поля регистрационной карточки, каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер.

4. Специалист сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц в зависимости от тематики обращения создает в ИС электронные поручения на руководителей соответствующего управления с отметкой ответственного исполнителя и резолюцией "опубликовать ответ на сайте" для предоставления специалистам управления/управы возможности опубликовывать ответ на Интернет-портал префектуры ЮВАО и самостоятельно закрыть документ;

- и далее направляет данные поручения в адрес специалистов, ответственных за делопроизводство в управлении/управе.

5. В случае, если обращение направлено на имя префекта Юго-Восточного административного округа города Москвы, Специалист сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц создает в ИС электронное поручение на имя префекта и далее направляет данное поручение в адрес консультанта сектора по обеспечению управленческой деятельности префекта.

Срок исполнения: 3 дня.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7. В случае, если заявитель в обращении указал о необходимости получения ответа на бумажном носителе (по почте или на руки), отправку/выдачу подготовленного ответственным специалистом управления ответа (после его обязательной публикации) осуществляет сектор писем.

8. Специалист сектора по работе с обращениями граждан и юридических лиц осуществляют общий контроль за исполнением документов 2 раза в месяц (путем рассылки напоминаний исполнителям).

9. Консультант сектора по обеспечению управленческой деятельности префекта, просматривают электронную почту через почтовый клиент Lotus Notes не реже, чем 1 раз в рабочий день, для обработки электронных обращений, поступающих на имя префекта.

10. Консультант сектора по обеспечению управленческой деятельности префекта в зависимости от тематики обращения создает в ИС электронные поручения на руководителей соответствующего управления или глав управ с отметкой ответственного исполнителя и резолюцией "опубликовать ответ на сайте" для предоставления специалистам управления/управы возможности опубликовывать ответ на Интернет-портале префектуры Юго-Восточного административного округа и самостоятельно закрыть документ; и далее направляет данные поручения в адрес специалистов, ответственных за делопроизводство в управлении/управе.

Срок исполнения: 1 день.

11. Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе, просматривают электронную почту через почтовый клиент Lotus Notes не реже, чем 2 раза в рабочий день, для обработки электронных обращений, поступающих на имя заместителя префекта/главы управы.

12. Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе, формируют в ИС "Обращения через Интернет" поручения (с установлением правил электронного оповещения об ответе) и передают его электронным способом руководителю/специалисту (исполнителю/соисполнителю) на исполнение.

12.1. В случае затруднения определения исполнителей по обращению, специалисты, ответственные за делопроизводство управления/управы, обращаются непосредственно к заместителю префекта/главе управы за получением резолюции.

12.2. При необходимости получения резолюции заместителей префекта/главы управы, специалисты, ответственные за делопроизводство управления/управы, передают комплект бумажных документов на резолюцию.

13. После получения резолюции, специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, на основании бумажного поручения, формирует в ИС электронное поручение (с установлением правил электронного оповещения об ответе) и передает его электронным способом начальнику отдела/специалисту (исполнителю/соисполнителю) на исполнение.

Специалист, ответственный за делопроизводство управления/управы несет ответственность за соответствие между поручением, введенным в ИС, и поручением, подписанным заместителем префекта/главой управы. Бумажное поручение с резолюцией подшивается в соответствующую папку.

Срок исполнения: 1 день.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13. После публикации ответа ответственным исполнителем, специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, получает электронное оповещение о данном событии, распечатывает текст ответа и подшивает в соответствующую папку.

14. В случае, если перед публикацией ответа требуется согласование ответа с заместителем префекта/главой управы, то после получения ответа в электронном виде от ответственного специалиста, специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, распечатывает ответ и передает на рассмотрении в бумажном виде.

14.1. После получения ответа от заместителя префекта, специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, при необходимости корректирует ответ в ИС, и публикует ответ через электронную карточку поручения на Интернет-портал префектуры ЮВАО. Специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, несет ответственность за соответствие между ответом, утвержденным (подписанным) заместителем префекта/главой управы и ответом, введенным в ИС. Ответ, утвержденный заместителем префекта/главой управы, подшивается в соответствующую папку. После публикации ответа на обращение все поручения по данному обращению закрываются.

15. В случае, если в обращении проставлен способ ответа "Получить лично"/"Доставка почтой", ответ на обращение, полученный от ответственного исполнителя, оформляется в соответствующем порядке, после чего производится сканирование электронного образа ответа в карточку поручения, и далее документ передается в сектор писем с целью осуществление отправки/выдачи ответа на бумажном носителе заявителю. Дата передачи бумажного варианта ответа в сектор писем также фиксируется в регистрационной карточке документа специалистом, ответственным за делопроизводство в управлении/управе.

16. Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлении/управе, несут ответственность за сроки исполнения документов, направленных в их управления/управу (не реже 1 раза в неделю осуществляют контроль исполнения поручений исполнителями).

17. Специалисты управлений префектуры/отделов управ (далее ответственные исполнители/соисполнители), просматривают электронную почту через почтовый клиент Lotus Notes не реже чем два раза в рабочий день для обработки электронных поручений.

18. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком, руководствуясь при этом ответами соисполнителей.

19. Ответственный исполнитель обобщает ответы соисполнителей и подготавливает ответ, после чего закрывает поручение в соответствии с п. 21 данного Регламента или оставляет поручение на дополнительном контроле в случае неудовлетворительного содержания ответов, представленных соисполнителями, а также направляет соисполнителям свои замечания к тексту ответа.

20. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю ответы для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ в соответствии с п. 21 данного регламента и направить электронным способом уведомление о готовности ответа на поручение. В случае возникновения замечаний у исполнителя соисполнитель обязан устранить их в срок рабочего дня.

21. Ответственный исполнитель подготавливает текст ответа и дальнейшие действия зависят от резолюции поручения:

21.1. В случае Наличия поручения о публикации ответа, исполнитель публикует через электронное поручение в ИС ответ на Интернет-портале префектуры ЮВАО, после чего закрывает документ в дело. Опубликованному ответу в данном случае автоматически присваивается регистрационный номер и дата, информация о которых отображается в первичной карточке документа и на Интернет-портале префектуры ЮВАО. Специалист, ответственный за делопроизводство в управлении/управе, получает электронное уведомление о готовности ответа, распечатывает ответ и подшивает в специальную папку.

21.2. В случае наличия поручения о подготовке и согласовании ответа с заместителем префекта (без публикации на Интернет-портале префектуры ЮВАО) исполнитель размещает текст ответа в карточке поручения и передает электронным способам для утверждения заместителю префекта/главе управы через специалиста, ответственного за делопроизводство управления/управы.

22. Если документ не может быть исполнен в указанный срок (30 дней) и принято решение перенести дату исполнения документа (не позднее 7-ми рабочих дней со дня регистрации обращения - ст. 18, п. 6 Федерального закона N 8-ФЗ от 09.02.2000 г.) - в карточке поручения публикуется ответ о причинах переноса срока. При опубликовании причины отсрочки ответа на запрос исполнитель во всплывающем контрольном окне делает отметку в опции "Поставить на доп. контроль". Текущее поручение закрывается и автоматически создается новое поручение с атрибутами дополнительного контроля. Исполнение такого поручения выполнятся в соответствии с установленными требованиями отработки поручений. Срок предоставления запрашиваемой информации не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом срока для ответа на запрос.

23. В случае необходимости подготовки бумажного экземпляра ответа для отправки почтовой службой или передачей ответа лично заявителю (в электронной карточке документа установлена отметка о способе ответа "Доставка почтой" или "Получить лично"), ответственный исполнитель после публикации ответа передает оформленный в надлежащем порядке бумажный экземпляр ответа специалисту, ответственному за делопроизводство в управлении/управе для его последующего оформления (пункт 15 настоящего регламента) и передачи в сектор писем для осуществления дальнейшей отправки/передачи ответа заявителю.