Приложение. Порядок проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Приложение
к приказу Управления Федеральной
службы государственной регистрации,
кадастра и картографии по г. Москве
от 25 мая 2012 г. N 222

Порядок
проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Настоящий Порядок разработан в соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Порядок регламентирует технологию проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (далее - Управление).

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а именно управленческой документации, образующейся в процессе деятельности Управления, создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

1.2. Отбор документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, проводимой ЭК.

1.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное хранение либо для уничтожения.

1.4. Отнесение документа к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы его ценности с учетом критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

При отнесении документа к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени его полноты и сохранности фонда.

1.4.1. К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

- значимость выполняемых ею функций;

- значение физического лица в жизни общества;

- время и место образования документа.

1.4.2. К критериям содержания относятся:

- значимость события (явления), отраженного в документе;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

1.4.3. К критериям внешних особенностей относятся:

- форма фиксирования и передачи содержания документа;

- форма его удостоверения;

- оформление документа;

- физическое состояние документа.

2. Организация проведения экспертизы ценности документов

2.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Москвы (далее - ЦЭПК).

2.2. Экспертиза ценности документов проводится:

- в отделе делопроизводства при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел в структурных подразделениях Управления и при подготовке дел к передаче в отдел архивных документов;

- в отделе архивных документов в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

3. Проведение экспертизы ценности документов

3.1. Экспертиза ценности документов осуществляется отделом делопроизводства под методическим руководством ЭК.

3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архивных документов;

- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Управления, правильность определения сроков хранения дел.

3.3. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

3.4. Отдел делопроизводства проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Главного архивного управления Москвы (далее - Главархив Москвы).

3.5. Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив организации (по мере создания электронного архива Управления) состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

- запись ЭД на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание ЭД;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

3.6. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражаются:

- название документа;

- дата его создания;

- характеристика содержания (аннотация);

- электронный формат;

- физическая и логическая структура;

- объем документа (количество записей).

4. Оформление результатов экспертизы ценности документов

4.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

- постоянного хранения (приложение N 1);

- временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 2);

- по личному составу (приложение N 3);

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 4).

Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭК. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем Управления только после утверждения ЦЭПК Главархива Москвы описей дел постоянного хранения.

Только после этого возможно уничтожение дел, включенных в данные акты.

4.2. В отделе делопроизводства в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются:

- описи электронных документов постоянного хранения;

- описи дел по личному составу.

Управленческая документация и отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

4.3. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2009 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 г.

4.4. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Управления. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

4.5. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

4.6. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи и количество сдаваемых дел.

4.7. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем ответственного сотрудника отдела архивных документов.