Письмо Федеральной службы судебных приставов от 13 июня 2012 г. N 12/05-14064-СВС "Об итогах семинаров-совещаний по вопросам организационно-управленческой деятельности"

Письмо Федеральной службы судебных приставов
от 13 июня 2012 г. N 12/05-14064-СВС
"Об итогах семинаров-совещаний по вопросам организационно-управленческой деятельности"

Федеральной службой судебных приставов в период с 10 по 12 апреля 2012 г. на базе Управления ФССП России по Краснодарскому краю, а также с 22 по 24 мая 2012 г. на базе Управления ФССП России по Хабаровскому краю проведены семинары-совещания по вопросам организационно-управленческой деятельности (далее - семинары) начальников (и.о. начальников) отделов организационно-контрольной работы территориальных органов ФССП России (далее - территориальные органы), расположенных в Уральском, Сибирском и Дальневосточном федеральных округах. Кроме того, в семинарах приняли участие вновь назначенные начальники отделов организационно-контрольной работы территориальных органов иных федеральных округов, а также руководители и заместители (и.о. заместителей) руководителей ряда территориальных органов, курирующие деятельность организационно-контрольных подразделений.

Руководство семинарами осуществлял начальник Организационно-контрольного управления Сибилёв Ю.Н.

Системные недостатки, связанные с неэффективным использованием всех форм ведомственного контроля, неоднократно вскрывались в ходе проверок территориальных органов в 2011 г., а также обсуждались на заседании коллегии ФССП России в феврале 2012 г. Зачастую влияние на структурные подразделения со стороны аппаратов управления носит не системный, а точечный и одномоментный характер. Аппараты управления, включая отделы организационно-контрольной работы, ограничиваются поверхностным решением поставленных руководством ФССП России задач и утрачивают контроль над ситуацией, складывающейся в низовых звеньях управления. Вследствие этого одна из основных задач территориального органа - управление районными, межрайонными и специализированными отделами судебных приставов - надлежащим образом не реализуется.

В связи с этим на семинарах особо отмечалось, что основной целью организационно-контрольных подразделений является организация работы структурных подразделений территориальных органов, а внимание участников семинаров было сосредоточено на использовании действенных механизмов совершенствования организационно-управленческой деятельности.

В ходе семинаров широко обсуждались вопросы планирования работы территориального органа и его структурных подразделений, основные формы и методы, применяемые при планировании, а также имеющиеся в планировании недостатки. Участники семинаров получили исчерпывающие ответы на вопросы, накопившиеся с момента ввода в действие Инструкции по организации планирования деятельности Федеральной службы судебных приставов, утвержденной приказом ФССП России от 06.04.2011 N 109. К наиболее важным моментам следует отнести определение сроков исполнения мероприятий плана работы ФССП России для территориальных органов (приложения N 1 и N 2), а также использование электронных баз данных, создаваемых для оптимизации процесса контроля за выполнением поручений руководства, включая плановые мероприятия (приложения N 3 и N 4). Участниками семинаров высказаны предложения, которые будут учтены при подготовке новой редакции вышеуказанной Инструкции.

ГАРАНТ:

См. Положение об организации планирования деятельности ФССП России, утвержденное приказом ФССП России от 15 июня 2012 г. N 281

Значительное внимание на семинарах уделялось вопросам организации проверочной деятельности как одной из основных форм ведомственного контроля. Основной упор был сделан на реализацию мер по результатам проверок и оценку их влияния на эффективность деятельности территориальных органов и их структурных подразделений.

В последние годы широкое распространение нашли инспекционные выезды, проводимые для обеспечения рабочих поездок руководства ФССП России и ее территориальных органов. В связи с этим вниманию участников семинаров был предложен разработанный Организационно-контрольным управлением и уже апробированный типовой план проверки структурного подразделения по вопросам организационно-управленческой деятельности (приложение N 7).

Отдельно рассматривался вопрос проведения камеральных проверок, которые позволяют оперативно реагировать на негативные факты без выезда на места. Такая форма проверки является актуальной в условиях ограниченности бюджетных средств на командирование работников, однако используется в территориальных органах недостаточно широко. Организация проведения камеральных проверок должна осуществляться в строгом соответствии с Инструкцией о порядке организации и проведения проверок в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной приказом ФССП России от 05.04.2011 N 108, с соблюдением всех подготовительных этапов. Исходя из особенностей камеральной проверки, необходимо учитывать, что представление документа в аппарат управления в любом виде (в том числе по факсу или электронной почте) должно осуществляться по официальному запросу, с подтверждением его получения, что не позволит впоследствии нарушителю уклониться от ответственности. Срок представления документов должен быть минимальным, но достаточным для того, чтобы документ был направлен в аппарат управления.

В целях систематизации сведений о результатах проверочной деятельности для их объективного рассмотрения, принятия соответствующего управленческого решения и последующей выработки предложений по совершенствованию механизма проведения проверок участники семинара были ознакомлены с содержанием электронного реестра проверок, используемого в центральном аппарате ФССП России (приложение N 6). Одновременно были даны рекомендации, касающиеся ведения различных электронных баз данных и реестров, обеспечения контроля за их систематическим ведением и закрепления ответственности работников за порученный участок работы.

Отмечалась эффективность практики привлечения к участию в проверках, проводимых комиссиями центрального аппарата ФССП России, должностных лиц территориальных органов. Приобретение ими соответствующего опыта в ряде случаев способствует выдвижению в резерв, а впоследствии - и на вышестоящие должности. Такая практика будет продолжена.

Проблематика влияния аппарата управления территориального органа на состояние и результаты деятельности структурных подразделений рассматривалась с позиций использования системы зонального контроля (приложение N 5), вводимой Положением об организации зонального контроля в территориальные органах Федеральной службы судебных приставов, утвержденным приказом ФССП России от 22.03.2012 N 148. Основная роль в организации работы структурных подразделений по соответствующим направлениям деятельности отводится начальникам отделов аппарата управления территориального органа и назначаемым ими кураторам (зональным специалистам). Доведение до руководителя территориального органа проблем и недостатков в деятельности структурных подразделений должно осуществляться заместителями руководителя территориального органа, курирующими соответствующие направления деятельности.

Вместе с тем вводимая схема зонального контроля не исключает возможности распределения обязанностей между заместителями руководителей территориальных органов не только по предметному, но и по зональному принципу. В соответствии с таким распределением обязанностей заместитель руководителя территориального органа может возглавлять комиссию аппарата управления для проведения проверки структурного подразделения, принимать участие в совещаниях по подведению употев его деятельности, проверять порядок ведения журнала учета проверок в структурном подразделении, а также осуществлять иные полномочия, предусмотренные организационно-распорядительными документами территориального органа и не противоречащие Положению об организации зонального контроля в территориальных органах Федеральной службы судебных приставов.

При обсуждении проблем организации работы коллегиальных и совещательных органов особое внимание уделялось вопросам проведения оперативных совещаний при начальниках отделов - старших судебных приставах. В частности, отмечался низкий качественный уровень принимаемых на них управленческих решений, зачастую не отвечающий реальному положению дел в структурных подразделениях. В связи с этим аппаратам управления территориальных органов необходимо изучать протоколы указанных совещаний не только на предмет соответствия их оформления установленным требованиям, но и на предмет актуальности принимаемых решений, а также степени их влияния на результаты деятельности структурного подразделения. Такая работа должна проводиться с привлечением профильных отделов аппаратов управления, специалисты которых осуществляют мониторинг фактического состояния дел по зональному принципу и обеспечивают своевременное выявление негативных тенденций в работе курируемых структурных подразделений.

На семинарах обсуждались вопросы ведения ведомственной статистической отчетности, связанные, в частности, с использованием АИС ФССП России, обеспечивающей единый учет исполнительных документов и процессуальных действий всех работников Службы. Основное внимание уделялось организационным моментам в подготовке статистической информации и соблюдении особого порядка формирования статистической отчетности в структурных подразделениях территориальных органов, утвержденного приказом ФССП России от 14.02.2011 N 43 (далее - особый порядок).

Заложенный в АИС ФССП России механизм обеспечения достоверности статистической отчетности самостоятельно контролирует процесс ее формирования, начиная с регистрации и классификации документов (сведений) до их консолидации и сверки. При таком механизме системные нарушения относятся к регистрационной дисциплине, в связи с чем внимание участников семинаров акцентировалось на необходимости надлежащего контроля своевременности и правильности внесения информации в базы данных. В соответствии с особым порядком эта обязанность возложена на начальников отделов - старших судебных приставов. Однако многими из них такие контрольные функции в настоящее время практически не реализуются, что остается без должного внимания со стороны аппаратов управления, в том числе отделов организационно-контрольной работы.

Также в ходе семинаров обсуждалась практика осуществления контроля за ведением архивов оконченных исполнительных производств, с чем напрямую связана достоверность статистической информации, а также практика использования в оформлении документов архивного учета баз данных АИС ФССП России.

При рассмотрении вопросов, связанных с организацией контроля, отмечалось, что непосредственно в аппаратах управления его уровень в последние годы существенно возрос. Вместе с тем в большинстве территориальных органов системная организация контроля на сегодняшний день по-прежнему отсутствует вследствие ненадлежащей работы механизма обратной связи на уровне "структурное подразделение - аппарат управления". Зачастую аппараты управления, удовлетворяясь формальными отчетами старших судебных приставов, оставляют без должного внимания качество реализации в структурных подразделениях решений ФССП России, вследствие чего их основная цель - повышение эффективности деятельности - не достигается.

С учетом изложенного руководителям территориальных органов предлагается;

организовать изучение настоящего информационного письма в отделах аппаратов управления и в структурных подразделениях территориальных органов в целях оптимизации организационно-управленческой деятельности;

представить в Организационно-контрольное управление (отдельным разделом аналитической записки о результатах организационно-управленческой деятельности за первое полугодие 2012 г.) перечень кандидатур начальников организационно-контрольных подразделений и заместителей руководителей территориальных органов, курирующих указанные отделы, которые могут привлекаться к участию в проверках территориальных органов в составе комиссий центрального аппарата ФССП России.

Приложение: на 11 л.

Первый заместитель директора Федеральной службы судебных приставов - первый заместитель главного судебного пристава Российской Федерации

С.В. Сазанов