Приложение. Изменения в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденную Приказом Росреестра от 07.09.2010 N П/491

Приложение
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 9 апреля 2012 г. N П/145

Изменения
в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденную Приказом Росреестра от 07.09.2010 N П/491

1. Дополнить Инструкцию новым разделом II следующего содержания:

"II. Основные понятия

Основные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству в Росреестре:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Росреестре;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, в том числе Росреестром, органом местного саморегулирования, юридическим и физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росреестра;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"электронный документ" - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе";

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Росреестре, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Росреестра;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение Росреестра, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росреестра.".

2. Разделы Инструкции II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X считать соответственно разделами III-XI.

3. Абзац первый пункта 36 раздела III (в новой нумерации) дополнить словами: "...или в виде электронного документа, оформленного по общим правилам делопроизводства, который имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Порядок работы со служебными записками в виде электронного документа приведен в разделе XII настоящей Инструкции.".

4. Дополнить Инструкцию разделом XII в следующей редакции:

"XII. Особенности работы с электронными документами в Росреестре

155. В Росреестре создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

156. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте центрального аппарата Росреестра используется электронная подпись (далее - ЭП).

157. Перечень электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, согласован с Федеральным архивным агентством и утвержден Приказом Росреестра от 24.11.2011 N П/0460 "Об утверждении Перечня документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов".

158. Электронные документы, указанные в вышеуказанном Перечне документов, создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росреестра.

159. Прием и отправка электронных документов (служебные записки) осуществляется ответственными делопроизводителями структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

160. При переписке с территориальными органами и подведомственными организациями Росреестра прием и отправку электронных документов осуществляет Административное управление.

161. При получении из территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра электронных документов, подписанных электронной подписью, Административное управление осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные документы, поступившие с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложений или вложение без приложений, отсутствие или нарушение ЭП), не регистрируются, при этом обязательно указываются причины отказа в регистрации.

162. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству (кроме Руководителя) и в структурные подразделения Росреестра отправка электронных документов и их хранение осуществляется вместе с их регистрационными данными (электронные карточки (ЭК)). Документ на рассмотрение Руководителю направляется Административным управлением в распечатанном виде с ЭК.

При поступлении в структурное подразделение центрального аппарата Росреестра входящего электронного документа из территориального органа или подведомственной организации Росреестра, направленного на рассмотрение Административным управлением, по вопросам, не входящим в компетенцию данного структурного подразделения, необходимо в течение 3-х дней направить в Административное управление служебную записку с обоснованием причины возврата документа.

163. Создаваемые документы в центральном аппарате Росреестра для отправки в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра оформляются и обрабатываются в следующем порядке.

Все исходящие документы, независимо от способа их отправки (на бумажном носителе - почтовым отправлением или в электронном виде по СЭД Росреестра с использованием ЭП), оформляются на бланках Росреестра в соответствии с пунктом 110 раздела VII Инструкции по делопроизводству.

Исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения при электронной отправке по СЭД Росреестра с использованием ЭП, направляются на подпись одновременно на бумажном носителе и в электронном виде, вложенном в ЭК.

Начальником структурного подразделения подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе. Ответственным за делопроизводство структурного подразделения регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой) и вкладывается в ЭК, затем направляется ЭК с вложениями в Административное управление на проверку и отправку.

В целях сохранения ЭП на документе вносить изменения (включая регистрационный номер и дату) в подписанный ЭП документ запрещается. За соответствие электронного документа, подписанного, электронному образу документа несет ответственность ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения. При отправке документа, направляемого только в электронном виде с использованием ЭП без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационный номер документа добавляется значок "@".

Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью заместителей Руководителя и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями - исполнителями документа в соответствующие приемные заместителей Руководителя Росреестра одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе. За соответствие электронного документа, направленного на подпись заместителю Руководителя, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Заместителем Руководителя Росреестра подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе и полный комплект документов с ЭК направляется на регистрацию и отправку в Административное управление. После подписи оригинала документа сотрудниками Административного управления регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой), вкладывается в ЭК, которая подписывается ЭП ответственным сотрудником Административного управления и направляется адресату. За правильность вложения соответствующего электронного образа документа в ЭК несет ответственность ответственный работник Административного управления. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело Административного управления.

Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью Руководителя Росреестра и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями - исполнителями документа и одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе направляются в Административное управление. За соответствие электронного документа, направленного на подпись Руководителю, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Административное управление при получении полного комплекта документа (ЭК с вложением документа, оригинал на бумажном носителе, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции) проверяет комплект документов в части правильности оформления и направляет для подписи Руководителя его помощнику. Подпись документа, его регистрация и отправка осуществляется аналогично документам, подписанным заместителями Руководителя Росреестра.

164. Определение способов отправки документов (по СЭД Росреестра с применением ЭП или почтовыми отправлениями на бумажном носителе) определяет автор документа или исполнитель, о чем делается соответствующая пометка в ЭК в окошке "рассылка".

165. При поступлении в Административное управление неполного комплекта документов на отправку документы возвращаются исполнителям на доработку.

166. Документы ограниченного распространения (ДСП), а также документы, которые не поддаются сканированию (нестандартные листы, плохо читаемые документы и т.д.), подлежат отправке только почтовыми отправлениями.

167. Документы, создаваемые Росреестром и (или) поступившие в Росреестр на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

168. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росреестра.

169. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

170. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Росреестре в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

171. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Руководителем Росреестра.".

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

2 апреля 2012 г.