Приложение N 2. Регламент применения информационной системы "Выдача специальных разрешений на автомобильную перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов" в подведомственных учреждениях Федерального дорожного агентства

ГАРАНТ:

Настоящий Регламент вводится в действие с 1 января 2012 г.

Приложение N 2
к распоряжению Федерального
дорожного агентства
от 27 января 2012 г. N 17-р

Регламент применения информационной системы
"Выдача специальных разрешений на автомобильную перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов"
в подведомственных учреждениях Федерального дорожного агентства

Перечень условных обозначений, сокращений и терминов

Учреждение	-	Подведомственное учреждение Федерального дорожного агентства
ЕПГУ	-	Единый портал государственных и муниципальных услуг
Система	-	Система "Выдача специальных разрешений на автомобильную перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в межрегиональном и местном сообщении"
Специальное разрешение	-	Специальное разрешение на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов
Росавтодор	-	Федеральное дорожное агентство
РФ	-	Российская Федерация

1. Общие сведения

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение

Полное наименование системы: Информационная система "Выдача специальных разрешений на автомобильную перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов".

Условное обозначение системы: Система

Назначение системы: Система предназначена для автоматизации деятельности подведомственных учреждений Федерального дорожного агентства (далее - Росавтодора) по выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации и проведения согласования маршрутов перевозок крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов между подведомственными учреждениями Росавтодора и их подразделениями, иными согласующими организациями. Назначение системы, объём выполняемых функций и решаемых задач не могут выходить за рамки требований к Системе, утвержденных в техническом задании на ее создание.

1.2. Общие сведения о документе

Настоящий регламент применения информационной системы "Выдача специальных разрешений на автомобильную перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов" (далее - Регламент) определяет порядок выполнения работниками подведомственных учреждений Федерального дорожного агентства своих функций в части работ по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации, проведению согласования маршрутов перевозок крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов между подведомственными учреждениями Росавтодора и их подразделениями, иными согласующими организациями с использованием Системы.

Перечень сотрудников подведомственных Росавтодору учреждений, ответственных за использование Системы (далее - пользователь), и внесение в указанную Систему информации, определяется приказом по учреждению. В их число входят сотрудники учреждений, уполномоченные на проведение процедур по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов, согласно соответствующему приказу по учреждению.

Роли пользователей в Системе закрепляются ФКУ "Росдорсервис" как в базовом сегменте Системы по перечню, представляемому учреждениями, из числа лиц, уполномоченные на проведение процедур по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов, согласно соответствующему приказу по учреждению.

Для получения сведений о пошаговом выполнении операций, указанных в данном Регламенте, необходимо ознакомиться с Инструкцией по работе с Системой, расположенной на панели пользователя Системы (по ссылке "Помощь").

Процессы подготовки, оформления и выдачи специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации, проведению согласования маршрутов перевозок крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов между подведомственными учреждениями Росавтодора и их подразделениями, иными согласующими организациями с использованием Системы должны проходить следующим образом:

2. Описание процесса приёма заявления на выдачу специального разрешения, с использованием Системы

2.1. Регистрация заявлений в Системе

2.1.1. Описание процесса регистрации заявлений, поступивших с ЕПГУ, в Системе

Регистрация заявлений, поступивших с Единого портала государственных и муниципальных услуг, состоит из следующих шагов:

1) проверка корректности заполнения заявления и полноты предоставленных документов и регистрация заявления в Системе;

2) принятие заявления в работу.

Пользователь Системы с соответствующими правами, просматривает список заявлений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов. Указанный пользователь находит в списке заявление на получение специального разрешения на межрегиональную (или местную) перевозку, поданное заявителем через ЕПГУ в данное подведомственное учреждение.

Пользователь открывает карточку заявления и в соответствии с действующим законодательством проверяет его и наличие необходимых, из числа прикрепленных к заявлению, документов. По результатам проверки пользователь регистрирует заявление.

Пользователь устанавливает для зарегистрированного заявления признак того, что оно принято в работу.

2.1.2. Описание процесса регистрации заявлений, поступивших на бумажном носителе

Регистрация заявлений, поступивших на бумажном носителе, состоит из следующих шагов:

1) проверка корректности заполнения заявления и полноты предоставленных документов, ручной ввод данных и регистрация заявления в Системе;

2) принятие заявления в работу.

Пользователь Системы с соответствующими правами, проверяет полноту и корректность заполнения данных заявления на бумажном носителе, а также полноту состава приложенных к заявлению документов.

Указанный пользователь, создаёт в Системе новое заявление. В форме ввода он заполняет необходимые поля, на основе данных заявления на бумажном носителе. Пользователь сохраняет и регистрирует заявление.

Пользователь устанавливает для зарегистрированного заявления признак того, что оно принято в работу.

2.1.3. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за приём заявлений. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе.

2.1.4. Период выполнения операции

Данная операция должна быть выполнена в течение срока, установленного действующим законодательством.

2.2. Отклонение заявления

В случаях установленных действующим законодательством заявление может быть отклонено.

2.2.1. Описание процесса отклонения заявления, полученного с использованием ЕПГУ

Пользователь Системы с соответствующими правами, находит необходимое заявление в списке заявлений в Системе и указывает для него признак того, что в регистрации заявления отказано (заявление отклонено) с указанием причин отказа.

2.2.2. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за приём заявлений. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе. Данная операция совершается исполнителем после согласования с лицом, ответственным за принятие подобного решения в соответствии с приказом данного подведомственного учреждения по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации

2.3. Отказ в оформлении специального разрешения

В случаях установленных действующим законодательством в оформлении специального разрешения может быть отказано.

2.3.1. Описание процесса отказа в оформлении специального разрешения по зарегистрированному в Системе заявлению, полученному с использованием ЕПГУ

Пользователь Системы с соответствующими правами, находит необходимое заявление в списке заявлений в Системе и указывает для него признак того, что в оформлении специального разрешения отказано.

2.3.2. Описание процесса отказа в оформлении специального разрешения по зарегистрированному в Системе заявлению, полученному на бумажном носителе

Пользователь Системы с соответствующими правами, находит необходимое заявление в списке заявлений в Системе и указывает для него признак того, что в оформлении специального разрешения отказано.

2.3.3. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за приём заявлений. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе. Данная операция совершается исполнителем после согласования с лицом, ответственным за принятие подобного решения в соответствии с приказом данного подведомственного учреждения по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации.

2.3.4. Период выполнения операции

Данная операция должна быть выполнена в течение срока, установленного действующим законодательством.

2.4. Проведение согласований маршрута движения

2.4.1.Описание процесса проведения согласований с согласующими организациями с использованием системы электронного межведомственного взаимодействия

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, открывает карточку заявления, вводит в Систему заявку на согласование, указывая в ней согласуемый участок маршрута движения и организацию, согласующую проезд по данному участку.

Пользователь отправляет заявку на согласование и ожидает согласования от согласующей организации. Об изменении статуса (получение согласования, отказа в согласовании) свидетельствует появление цветового индикатора в списке заявлений в строчке заявления.

Если необходимой для согласования согласующей организации нет в списке, пользователь инициирует добавление ведомства в справочник согласующих организаций (см. п. 2.6.1. данного регламента).

2.4.2. Описание процесса проведения согласований согласующими организациями без использования системы электронного межведомственного взаимодействия

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, открывает карточку заявления, заводит в Систему заявку на согласование, указывая в ней согласуемый участок маршрута движения и согласующую организацию, согласующую проезд по данному участку.

Пользователь при помощи Системы генерирует печатную форму заявки на согласование, печатает её и отсылает её в соответствующую согласующую организацию.

После получения результатов согласования, пользователь вручную заносит результаты согласования в Систему и прикрепляет к карточке заявления сканированную копию результата согласования.

2.4.3. Описание процесса согласования заявок от других подведомственных учреждений Росавтодора или их подразделений

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, открывает список пришедших заявок на согласование в Системе. Пользователь открывает заявку на согласование и просматривает данные, переходит к согласованию, корректирует маршрут и особые условия движения.

Пользователь при помощи Системы генерирует печатную форму согласования, печатает её, согласовывает и подписывает у должностных лиц согласно приказу данного подведомственного учреждения по подготовке, оформлению и выдаче специальных разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов.

Устанавливает в Системе признак согласования данной заявки и прикладывает к карточке заявки сканированные копии согласования.

2.4.4. Описание процесса отказа в согласовании проезда

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, открывает список пришедших заявок на согласование в Системе. Пользователь открывает заявку на согласование и просматривает данные. Пользователь вводит причину отказа в согласовании в Систему.

Пользователь при помощи Системы генерирует печатную форму отказа в согласовании, печатает её, подписывает у руководства, после чего устанавливает в Системе признак отказа в согласовании по данной заявке и прикладывает к карточке заявки сканированную копию отказа в согласовании.

2.4.5. Описание завершения согласования

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, открывает карточку заявления, устанавливает признак того, что согласования завершены и маршрут согласован, переводит заявление в статус "Согласовано".

2.4.6. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за проведение согласований по маршруту проезда. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе.

2.4.7. Период выполнения операции

Данная операция должна быть выполнена в течение срока, установленного действующим законодательством.

2.5. Выдача специальных разрешений

2.5.1. Описание выдачи разрешений на перевозку крупногабаритных и (или) тяжеловесных грузов в случае, если маршрут, часть маршрута проходят по автомобильным дорогам федерального значения, участкам таких автомобильных дорог или по территориям двух и более субъектов Российской Федерации

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, редактирует данные разрешения, в соответствии с полученными согласованиями, после чего генерирует печатную форму разрешения. Для генерации формы он указывает номер бланка строгой отчётности, на котором будет напечатано разрешение. Затем указанный пользователь производит печать разрешения на бланке строгой отчётности. При выдаче разрешения на руки заявителю, указанный пользователь делает пометку, что разрешение выдано. Если разрешение не востребовано заявителем до срока перевозки, указанного в разрешении, то указанный пользователь отклоняет разрешение. Перед выдачей специального разрешения специалист вводит в Систему сканированную копию специального разрешения и прикрепляет к карточке заявления.

2.5.2. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за выдачу специальных разрешений. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе.

2.5.3. Период выполнения операции

Данная операция должна быть выполнена в течение срока, установленного действующим законодательством.

2.6. Формирование журналов

2.6.1. Формирование журнала принятых заявлений

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, ежедневно генерирует и распечатывает форму журнала принятых заявлений. Листы журнала сшиваются друг с другом в соответствии с нумерацией страниц в единый документ. На место сшивания документа (с обратной стороны) наносится бумажная наклейка размером 4*5 см. при помощи клея. Бумажная наклейка содержит следующую информацию "прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листов). На бумажную наклейку проставляется количество листов и подпись полномочного представителя организации. Оттиск печать проставляется на бумажную наклейку с захватом самого листа.

2.6.2. Формирование журнала выданных специальных разрешений

Пользователь Системы, имеющий соответствующие права, по мере готовности к выдаче специальных разрешений, генерирует и распечатывает форму журнала выдачи специальных разрешений. Листы журнала сшиваются друг с другом в соответствии с нумерацией страниц в единый документ. На место сшивания документа (с обратной стороны) наносится бумажная наклейка размером 4*5 см. при помощи клея. Бумажная наклейка содержит следующую информацию "прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов). На бумажную наклейку проставляется количество листов и подпись полномочного представителя организации. Оттиск печать проставляется на бумажную наклейку с захватом самого листа.

2.6.3. Ответственный исполнитель

Исполнителем данной операции является специалист подведомственного учреждения, ответственный за выдачу специальных разрешений. Указанному специалисту должна быть присвоена соответствующая роль в Системе.

2.6.4. Период выполнения операции

Данная операция выполняется в сроки, указанные в пп. 2.6.1 и 2.6.2.

2.7. Административные процедуры, обеспечивающие возможность использования основных функций Системы

2.7.1. Управление справочником согласующих ведомств

2.7.1.1. Добавление согласующих организаций

В случае отсутствия согласующей организации, с которой необходимо согласовать перевозку в справочнике согласующих организаций, пользователю Системы, обладающему соответствующими правами, необходимо ввести данные этого ведомства в Систему. Данные о ведомстве предоставляются пользователем Системы, установившим факт отсутствия согласующей организации в Системе.

Для ввода данных о согласующем ведомстве, пользователь переходит к справочнику согласующих ведомств и добавляет новую запись. В новой записи обязательно указывает наименование организации, полное и краткое, юридический адрес, а также загружает шаблоны печатных документов (заявка на согласование, согласование, отклонение заявки на согласование и др.).

2.7.1.2 Редактирование данных о согласующих организациях

При необходимости изменить данные о согласующей организации или дополнить существующие данные, пользователю Системы, обладающему соответствующими правами, необходимо отредактировать запись данного ведомства в справочнике согласующих организаций.

Для редактирования данных о согласующей организации, пользователь переходит к справочнику согласующих организаций и открывает на редактирование необходимую запись. По окончании редактирования пользователь сохраняет изменения.

2.7.2. Управление шаблонами точной печати разрешений

В случае если поля заявления не точно совпадают при печати с полями на бланке строгой отчётности, например при смене печатающего устройства, пользователю, с соответствующими правами необходимо отредактировать и добавить в Систему новый шаблон точной печати разрешения. Для редактирования шаблона точной печати используется программное обеспечение Adobe Designer версии 7.0 или более поздней. При редактировании шаблона допускается только перемещение полей, изменение имени поля приведёт к невозможности вывода данных в данное поле.