Приложение. Изменения, вносимые в Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденную приказом ФСИН России от 10.08.2011 N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы"

Приложение

к приказу Федеральной службы

исполнения наказаний

от 7 марта 2012 г. N 149

Изменения,
вносимые в Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденную приказом ФСИН России от 10.08.2011 N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы"

Пункт 4 дополнить словами ", а также административными регламентами по работе с обращениями граждан и по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб осужденных и лиц, содержащихся под стражей";

пункт 21 дополнить абзацами следующего содержания:

""электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.";

пункт 28 дополнить абзацем следующего содержания:

"При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем учреждения или органа УИС после согласования с ФСИН России.";

пункт 83 дополнить абзацами следующего содержания:

"В учреждениях и органах УИС создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством*.

Документы, создаваемые в учреждении или органе УИС и (или) поступившие в учреждение или орган УИС на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.";

в пункте 84 абзац пятый изложить в следующей редакции:

"Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.";

абзац шестой признать утратившим силу;

подпункт 10) пункта 107 изложить в следующей редакции:

"10) Наименование либо аннотация документа.";

пункт 154 дополнить предложением следующего содержания:

"Система электронного документооборота УИС должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации**.";

абзац десятый пункта 155 изложить в следующей редакции:

"При передаче на рассмотрение руководителю учреждения или органа УИС поступивших электронных документов, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям учреждения или органа УИС, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью руководителя учреждения или органа УИС.";

пункт 239 изложить в следующей редакции:

"Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения или органа УИС.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".";

пункт 311 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронные документы подлежат уничтожению после истечения срока, установленного для их хранения, на основании акта, утвержденного руководителем учреждения или органа УИС".

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

1 февраля 2012 г.

_____________________________

* Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

** Пункт 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".