Письмо Федерального архивного агентства от 24 сентября 2012 г. N 4/1655-А "О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2013 г. и их отчетности за 2012 г."

Исходя из складывающейся ситуации в социально-культурной сфере страны, тенденций развития экономики, с учетом сценарных условий ее функционирования в 2013 г. и в период до 2015 г., а также исходя из Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.11.2008 N 1662-р, Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 г., утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 08.12.2011 N 2227-р, в части, касающейся политики в области культуры и архивного дела, и федеральной целевой программы "Культура России (2012-2018 годы)", Федеральное архивное агентство в годовых планах архивных учреждений Российской Федерации на 2013 г. считает целесообразным предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

- принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;

- реализацию нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов на основе долгосрочных планов;

- выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

в сфере комплектования:

- продолжение работы по организации внедрения в практику работы архивных учреждений Российской Федерации "Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, в редакции от 07.09.2011 и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2011 N 558;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату приказа N 558 следует читать как "от 25.08.2010"

- оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

- продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;

- организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

в сфере использования архивных документов:

- участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилейных дат: 400-летия окончания Смуты; 400-летия Дома Романовых; 70-летия Сталинградской и Курской битв; 200-летия со дня рождения М.Ю. Лермонтова (2014 г.); 100-летия начала Первой мировой войны (2014 г.);

- участие в мероприятиях, включенных в государственную программу "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 гг.", программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы;

- участие в реализации Соглашения о сотрудничестве между Федеральным агентством по делам СНГ, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству и Федеральным архивным агентством;

- участие в реализации мероприятий, связанных с использованием архивных документов, Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2011-2013 гг., Плана совместных мероприятий Федерального архивного агентства и Государственной архивной службы Украины на 2011-2013 гг., Плана мероприятий Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов на конец 2012-2013 гг., Программы мероприятий Российско-китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов на 2011-2015 гг.;

- организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР на 2011-2015 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

- пополнение базы данных рассекреченных документов и Справочно-информационной базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу (только федеральные архивы);

- подготовку сборников документов: "Переписка гетманов левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654-1764 гг." (РГАДА), "Из истории российско-грузинских связей: к 230-летию подписания Георгиевского трактата"

- (РГВИА, РГАДА, РГИА), "Они защищали Россию. К 100-летию начала Первой мировой войны (фото и документы)" (РГВИА, РГАВМФ), "Первая мировая война в воспоминаниях и дневниках офицеров Русской императорской армии" (РГВИА), фотоальбом, посвященный Первой мировой войне (РГАКФД, РГВИА, РГАВМФ, ГАРФ, РГИА), "Голод в СССР. 1929-1934 гг.", т. 3 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА), "Российский коллаборационизм: Русская освободительная армия А.А. Власова" (РГАСПИ), "Польское военно-политическое подполье и СССР. 1943-1945 гг." (ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАКФД), "Итальянские военнопленные в СССР" (РГВА), "Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1945-1980 гг." (РГАНИ, РГАСПИ), "Советская Прибалтика. Тенденции и проблемы экономического развития Литвы, Латвии и Эстонии в советский период. 1940-1991" (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ);

- выявление документов для подготовки сборников и документальных выставок в соответствии с обращениями МИД России (только федеральные архивы);

- подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), а также выставок: "Президент Хо Ши Мин и Россия" (Вьетнам, г. Ханой; РГАСПИ, ГАРФ, РГАКФД, РГАНИ) и "Гибель семьи императора Николая II. Следствие длиною в век" (г. Екатеринбург, июль; ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАФД, РГАКФД);

- информационное пополнение и поддержку Интернет-сайтов "Победа. 1941-1945" (РГАКФД, РГАНТД) и "Документы советской эпохи" (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД);

- реализацию проекта "Архивы - школам" (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГАНТД);

- продолжение работы по организации Справочно-информационного центра федеральных архивов (РГАНТД, федеральные архивы, расположенные в г. Москве);

- внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

- рассмотрение на заседаниях дирекций вопросов в части устранения недостатков в обеспечении санитарно-гигиенического состояния архивохранилищ, выявленных по результатам проверок, проведенных специалистами ВНИИДАД; соблюдения пропускного и внутриобъектового режимов в соответствии с требованиями приказа Росархива от 03.08.2009 N 42-ДСП (только федеральные архивы);

- участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Управление по делам архивов Краснодарского края)*;

- участие в организации и проведении заседаний Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (Китай; РГАВМФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи российских и армянских архивистов "Архивное дело России и Армении на современном этапе" (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД), российско-германского семинара "Информационные технологии в архивном деле" (г. Москва; федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече директоров федеральных архивов России и центральных государственных архивов Украины и Белоруссии (Белоруссия; федеральные архивы, ВНИИДАД)*;

- участие в работе VIII Форума научной и творческой интеллигенции стран-участников СНГ (федеральные архивы, ВНИИДАД)*;

- участие в XIV Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Управление Алтайского края по культуре и архивному делу, Управление государственной архивной службы Новосибирской области)*;

- участие в XX международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (г. Москва, 4-й квартал)**;

- продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале "Архивы России" в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 N 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 N 6/513-К.

Просим иметь в виду, что прием заявок на участие в реализации мероприятий федеральной целевой программы "Культура России (2012-2018 гг.)" в 2013 г. будет осуществляться в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 N 23.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

- работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

- сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;

- результаты использования ПК "Архивный фонд" и ПК "Фондовый каталог" в практике государственных и муниципальных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела для решения конкретных вопросов повседневной деятельности;

- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

- работу по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД);

- работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;

- степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК "Архивный фонд"), а также наличие IT-специалистов и степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение;

- данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).

Вместе с годовыми отчетами за 2012 г. необходимо представить:

- статистические отчеты по формам N 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), N 4 (на бумажном носителе и в электронном формате);

- паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2013, а также сведения об итогах паспортизации архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по формам, предусмотренным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11.03.97 N 11);

- анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2013 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 N 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 N 5/2040-Т (только федеральные архивы);

- по два экземпляра вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации.

В связи с размещением в 2013 г. информации из Центрального фондового каталога в сети Интернет считаем обязательным предоставление в срок до 1 февраля 2013 г. полной резервной копии БД "Фондовый каталог" всеми федеральными архивами и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Копия БД, каталог с прикрепленными файлами и сопроводительное письмо, содержащее информацию о версии и наименовании БД, дате создания копии БД, количеству фондов/описей/дел, загруженных в БД, передаются с помощью ftp-доступа в соответствующую папку на сервере ЦФК. Для получения ftp-доступа необходимо направить в Росархив письмо, содержащее перечень лиц с указанием должностей, на которых возложены обязанности по внесению сведений, подлежащих размещению на ЦФК.

Просим также направить в Росархив информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2013 г., с разбивкой по статьям экономической классификации - до 1 марта 2013 г.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов рекомендуем предусмотреть рассмотрение на заседаниях советов:

- вопросов, связанных с размещением в сети Интернет фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, включая архивоведческие и технологические аспекты, а также организацию использования в режиме онлайн заключенной в них информации;

- информации об итогах XVII Международного конгресса архивов и деятельности на конгрессе российской делегации; отраслевого конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009-2011 гг.

Одновременно напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные приказом Росархива от 12.10.2006 N 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов - к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2011 г. - к 15 января 2013 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2013 г. - в сроки, установленные приказом Росархива от 22.08.2011 N 64.

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

______________________________

* Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

** Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.