Приложение. Инструкция о порядке материального обеспечения иностранных делегаций и специалистов, принимаемых Министерством просвещения СССР

Приложение
к приказу Минпроса СССР
от 11 октября 1974 г. N 132

Инструкция
о порядке материального обеспечения иностранных делегаций и специалистов, принимаемых Министерством просвещения СССР

1. Прием в СССР иностранных делегаций и специалистов по линии Министерства просвещения СССР осуществляется в соответствии с планом культурного и научного сотрудничества между СССР и зарубежными странами /межправительственные соглашения/ и планами международных научно-технических связей СССР с зарубежными странами /планы ГКНТ/.

Прием иностранных делегаций и специалистов в СССР осуществляется непосредственно Управлением международных связей или в соответствии с поручением руководства Министерства просвещения СССР министерствами просвещения /народного образования/ союзных республик, Академией педагогических наук СССР, местными органами народного образования и отдельными учреждениями.*(1)

2. Прием иностранных делегаций и специалистов производится по программе, разработанной Управлением международных связей, с учетом заявок направляющей стороны и утвержденной руководством Министерства.

В тех случаях, когда прием иностранных делегаций и специалистов поручается принимающему учреждению, Министерство просвещения СССР в письмах-поручениях сообщает основные мероприятия, которые в обязательном порядке должны быть включены в программу.

3. Иностранные делегации и специалисты обеспечиваются гостиницей, питанием, культобслуживанием, автотранспортом, бытовыми и прочими расходами по действующим расчетным нормам в зависимости от группы /категории/ делегации.*(2)

По первой группе принимаются: видные государственные и общественные деятели, руководители министерств и их заместители, деятели науки и культуры, начальники управлений и самостоятельных отделов, ректора вузов, руководители научно-исследовательских институтов и других крупных учреждений просвещения, приезжающие в СССР индивидуально и небольшими группами.

По второй группе принимаются: общественные деятели и деятели науки и культуры, приезжающие в СССР группами более 10 человек, работники министерств и других учреждений просвещения.

По третьей группе принимаются: массовые делегации, приезжающие в СССР на съезды, совещания, конкурсы, фестивали, конференции и олимпиады.

4. Прибывающие в СССР на учебу, стажировку, повышение квалификации специалисты обеспечиваются стипендией по установленным нормам, общежитием гостиничного типа, медицинским обслуживанием /при необходимости/ и автотранспортом /встреча и проводы/.

5. Приглашенные для работы в СССР /в том числе по межвузовскому сотрудничеству/ специалисты обеспечиваются заработной платой по установленным нормам в зависимости от занимаемой должности и ученой степени, жильем, медицинским обслуживанием /при необходимости/ и автотранспортом /встреча и проводы/.

6. Финансирование иностранных делегаций и специалистов производится по смете, утвержденной руководством Министерства просвещения СССР. Смета составляется Планово-финансовым управлением по заявке Управления международных связей (приложение N 1).

7. Управление международных связей, как правило, за 15 дней до намеченного срока прибытия делегации и специалистов представляет в Планово-финансовое управление заявку и программу пребывания.

8. Планово-финансовое управление составляет смету в соответствии с установленной группой /категорией/ приема делегации и действующими расчетными нормами и другими нормативными документами, определяющими условия приема иностранных делегаций и отдельных специалистов. Смета вместе с программой пребывания делегации передается в Центральную бухгалтерию.

9. Члены делегаций и специалисты обеспечиваются:

а/ проживанием в гостиницах /I и II группы/, в общежитиях гостиничного типа /III группа/;

б/ питанием: по безналичному расчету по месту проживания /I группа и все делегации из капиталистических стран/; наличными деньгами, путем выдачи их членам делегации на руки /II и III группы/;

в/ автотранспортом на весь срок пребывания /I группа/*(3), на встречу и проводы /II и III группы/, а в остальные дни - проездом на городском транспорте из расчета по 40 коп. в день на одного человека - делегата, переводчика, сопровождающего*(4);

г/ культобслуживанием: по безналичному расчету;

д/ бытовым обслуживанием: по безналичному расчету, а также через сопровождающего или переводчика /I группа и все делегации из капиталистических стран/; наличными деньгами, путем выдачи их членам делегации на руки /II и III группы делегаций из соцстран/;

е/ прочими расходами: через сопровождающего или переводчика /I группа и все делегации из капиталистических стран/; наличными деньгами, путем выдачи их членам, делегации на руки /II и III группы/; К прочим расходам относятся: оплата виз, авиапортовых сборов, носильщиков, фотографирование, оплата цветов, приобретение газет, журналов, путеводителей, театральных программ, видовых открыток, оплата биноклей в театрах.

10. Выдача предусмотренных по смете денег членам делегаций из социалистических стран, принимаемым по II и III группам, производится через инспектора управления или переводчика по расходному ордеру /приложение N 2/ или непосредственно из кассы по ведомости.

Примечание: Центральной бухгалтерией по заявке Управления международных связей /начальника или заместителя/ деньги на питание и бытовые расходы в пределах сметы делегациям из социалистических стран, принимаемым по I группе, а также сопровождающим и переводчикам, могут по их желанию выдаваться наличными по ведомости непосредственно в кассе или через сопровождающих и переводчиков по расходному ордеру.

11. Оплата за питание сопровождающих и переводчиков, работающих с делегациями, принимаемыми по I группе и из капиталистических стран, производится по безналичному расчету.

Деньги на питание переводчиков, работающих с делегациями II и III группы из социалистических стран, выдаются на руки.

12. За 3-5 дней до прибытия делегации Управление международных связей оформляет письма-заявки в гостиницы, автобазы, Интурист, агентство Аэрофлота и др. Письма-заявки на проживание, питание, автотранспорт, культобслуживание, а также на приобретение железнодорожных или авиационных билетов подписываются начальником /заместителем/ Центральной бухгалтерии и начальником /заместителем/ Управления международных связей и скрепляются печатью Центральной бухгалтерии Министерства просвещения СССР /приложения NN 3-8/. Регистрация писем-заявок производится в Управлении международных связей.

В письмах-заявках, на копиях в правом верхнем углу проставляется номер сметы, по которой принимается делегация.

В письмах-заявках указывается фамилия лица /сопровождающего, переводчика/, которому доверяется получать билеты на все виды обслуживания и подписывать счета ресторанов за питание, путевые листы автобаз за транспорт.

Лицо, получившее письмо-заявку, расписывается на копии, которая хранится в Центральной бухгалтерии.

13. Назначенные для работы с делегацией сопровождающие или переводчики проходят обязательный инструктаж в Центральной бухгалтерии, подробно знакомятся с настоящей инструкцией и сметой.

Сопровождающие или переводчики, которым предоставлено право подписывать счета ресторанов, извещения на получение театральных билетов и другие документы, связанные с приемом делегаций, рядом с подписью на этих документах в скобках пишут свою фамилию и номер сметы.

Сопровождающему и переводчику на время работы с делегацией Управлением международных связей выдается временное удостоверение, которое отбирается после окончания работы с делегацией.

14. Все расходы на бытовые и прочие нужды, произведенные сопровождающими и переводчиками, должны подтверждаться соответствующими оправдательными документами, а в особо исключительных случаях актами, утвержденными начальником Управления международных связей.

15. Вызов автотранспорта по сданной на автобазу заявке производится инспектором управления, он же проставляет в путевом листе N сметы, по которой принимается делегация, и производит отметку в путевом листе /наряде/ о времени прибытия автомашины. Время окончания работы автотранспорта проставляется сопровождающим или переводчиком. Отметки в путевых листах /нарядах/ скрепляются печатью Управления международных связей.

16. В течение 3-х дней после отъезда делегации сопровождающий или переводчик сдает в Центральную бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах. К авансовому отчету прилагаются расходные ордера на выдачу членам делегаций денег на питание, бытовые и прочие расходы и другие оправдательные документы. Одновременно с представлением авансового отчета сдается в кассу Центральной бухгалтерии остаток неиспользованных денежных средств.

17. В тех случаях, когда делегация не приехала, или изменен план ее работы, Управление международных связей, не позднее чем за сутки, аннулирует заказы на железнодорожные и авиабилеты, питание, проживание и автотранспорт и сообщает об этом Центральной бухгалтерии /приложение NN 9, 10/.

Произведенные предварительные расходы принимаются к учету по письменному разрешению начальника /заместителя/ Управления международных связей.

18. Документы, оформленные с нарушением настоящей инструкции и не на бланках установленной формы, считаются недействительными и оплате не подлежат.

19. Центральная бухгалтерия Министерства просвещения СССР осуществляет контроль за расходованием средств на прием иностранных делегаций в пределах утвержденных норм.

20. Принимающие учреждения организуют прием иностранных делегаций и специалистов в соответствии с письмами-поручениями или гарантийными письмами Министерства просвещения СССР, которые поступают в их адрес не позднее чем за 5 дней до предполагаемого срока прибытия делегации /специалиста/.

Центральная бухгалтерия Министерства просвещения СССР в необходимых случаях в эти же сроки перечисляет аванс в суммах, предусмотренных сметами расходов.

Письмо-поручение и гарантийное письмо подписываются заместителем Министра и начальником /заместителем/ Центральной бухгалтерии Министерства просвещения СССР.

21. В тех случаях, когда принимающие учреждения осуществляют частичный прием /по сроку/, в их адрес направляется гарантийное письмо Министерства с указанием в нем утвержденных норм расходов по приему.

Если принимающие учреждения осуществляют прием полностью /по сроку/ в их адрес направляется письмо-поручение и один экземпляр утвержденной сметы расходов.

22. Материальное обеспечение членов делегаций и специалистов, а также работающих с делегациями сопровождающих и переводчиков производится в соответствии с пп. 3, 4, 5, 9, 10, 11.

23. Вся оправдательная документация, связанная с расходованием средств по приему делегаций и специалистов, хранится в делах принимающих учреждений.

В течение двухнедельного срока после отъезда делегации /специалиста/ принимающие учреждения направляют в Министерство просвещения СССР служебную записку по итогам пребывания делегации /специалиста/ в соответствии с утвержденной программой. Вместе со служебной запиской представляется финансовый отчет по прилагаемой форме /приложение N 11/.

24. Центральная бухгалтерия Министерства просвещения СССР проверяет поступившие финансовые отчеты и принимает к учету произведенные расходы. В случае выявления ошибок или расходов сверх утвержденных смет и норм приема Центральная бухгалтерия Министерства просвещения СССР извещает учреждения о непринятых к учету суммах.

В течение двух дней после поступления финансового отчета Центральная бухгалтерия производит возмещение израсходованных сумм на прием иностранных делегаций /специалистов/ в соответствии с гарантийными письмами или письмами-поручениями Министерства просвещения СССР.

25. Центральная бухгалтерия периодически осуществляет проверки соблюдения финансовой дисциплины и установленных норм материального обеспечения делегаций и специалистов непосредственно в принимающих учреждениях и своевременно информирует руководство Министерства просвещения СССР о допущенных нарушениях в расходовании средств на прием иностранных делегаций.

Зам. Начальника Управления международных связей

М. Агазарян

Начальник Центральной бухгалтерии

А. Спектор

______________________________

*(1) В дальнейшем министерства просвещения /народного образования/ союзных республик, Академия педагогических наук СССР, местные органы народного образования и отдельные учреждения, осуществляющие прием иностранных делегаций и специалистов по поручению Министерства просвещения СССР, будут именоваться принимающие учреждения.

*(2) Финансовые нормы и условия приема иностранных делегаций могут быть изменены, если в межправительственных соглашениях оговорены иные условия.

*(3) к I группе относятся лица, указанные в п. 3, абзац 2.

*(4) При наличии в программе приема делегации II группы экскурсий, а также посещения объектов, находящихся вне города, автотранспорт предусматривается и на эти цели.