Приложение 23. Инструкция для ведения делопроизводства по выдаче дипломов, свидетельств, квалификационных свидетельств, а также подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств) и льготных разрешений

Приложение 23

Инструкция для ведения делопроизводства по выдаче дипломов, свидетельств, квалификационных свидетельств, а также подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств) и льготных разрешений

1. Дипломы, свидетельства, квалификационные свидетельства на звания лиц командного и рядового состава морских судов, а также подтверждения дипломов (квалификационных свидетельств) и льготные разрешения выдаются соответствующими должностными лицами в морских торговых и морских рыбных портах.

2. Для регистрации входящих и исходящих дипломных документов ведутся два отдельных журнала: входящий и исходящий.

3. Документы, поступающие непосредственно от заявителя или по почте, должны быть тщательно проверены и зарегистрированы во входящем журнале. При получении документов по почте заявителю письменно дается подтверждение о получении документов, зарегистрированное в исходящем журнале.

4. Срок рассмотрения дипломных документов, как правило, устанавливается две недели, но во всяком случае он не должен превышать одного месяца со дня приема документов.

5. Мнение должностных лиц о возможности выдачи указанных в п. 1 настоящей Инструкции документов и окончательное решение в письменном виде излагается на заявлении.

6. Указанные в п. 1 настоящей Инструкции документы, а также справки, выдаваемые взамен принятых на рассмотрение или утерянных дипломов или квалификационных свидетельств, подписываются капитаном порта.

7. На каждый выданный диплом, квалификационное свидетельство заводится отдельная папка (дипломное дело), в которой подшиваются все документы, а также копии выданного диплома (квалификационного свидетельства). Учет выданных свидетельств, подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств), льготных разрешений ведется в журналах, указанных в п. 2 настоящей Инструкции.

8. Дипломы, квалификационные свидетельства и их дубликаты, а также свидетельства, подтверждение дипломов (квалификационных свидетельств) и льготные разрешения выдаются заявителю под расписку в реестре или высылаются по почте. В последнем случае в реестре проставляется номер почтовой квитанции и дата высылки документа. Заявитель получение документа подтверждает распиской в адрес капитана порта по почте. Почтовая квитанция и письменная расписка подшиваются в дипломное дело.

9. Реестры ведутся отдельно на все указанные в п. 1 настоящей Инструкции документы, а при выдаче дипломов также раздельно по каждой специальности: судоводительской, судомеханической, электромеханической и радиотехнической. Реестры заводятся на каждый год.

10. Дипломные дела и реестры хранятся постоянно.

11. В случае отказа в выдаче документов, указанных в п. 1 настоящей Инструкции, дипломные документы возвращаются владельцу под расписку во входящем журнале или высылаются по почте.

В последнем случае во входящем журнале проставляется номер квитанции и дата высылки. Почтовая квитанция подшивается в исходящем журнале.

12. На заявлении вместе с решением капитана порта указываются мотивы отказа.

13. Справка, заменяющая временно диплом, (квалификационное свидетельство), принятый с дипломными документами на рассмотрение, выдается в случае, если вопрос о выдаче (отказе в выдаче) диплома квалификационного свидетельства не может быть решен до выхода судна в рейс.

14. Справки, временно заменяющие принятый на рассмотрение или утерянный диплом (квалификационное свидетельство) выдаются на руки заявителю под расписку в реестре. По возвращении этих справок в реестре делается отметка, а справки подшиваются в дипломное дело.

15. Выданные дипломы, квалификационные свидетельства и их дубликаты нумеруются обыкновенной дробью: в числителе проставляется порядковый номер по реестру, а в знаменателе указывается год выдачи.

16. На дубликате диплома, квалификационного свидетельства делается надпись: "Дубликат взамен утраченного диплома, квалификационного свидетельства N __________ от "____" __________ 198   г."

17. Если дипломные документы поступают от заявителя капитану порта, которому право выдачи дипломов (квалификационных свидетельств) не предоставлено, последний проверяет соответствие документов требованиям Правил выдачи дипломов, свидетельств, квалификационных свидетельств на звания лиц командного и рядового состава морских судов, а также подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств) и льготных разрешений и пересылает их капитану ближайшего порта, имеющему право выдачи, сообщив об этом заявителю.

18. Бланки документов, указанных в п. 1 настоящей Инструкции, хранятся и учитываются как документы строгой отчетности.

19. Ответственность за правильную выдачу документов, указанных в п. 1 настоящей Инструкции, сохранность дипломных документов, ведение делопроизводства несет в установленном порядке капитан морского торгового (рыбного) порта, а также соответствующие работники Инспекции портового надзора.

20. Контроль за деятельностью морских торговых (рыбных) портов по вопросам дипломирования возлагается соответственно на В/О "Мореплавание" Министерства морского флота и Главгосрыбфлотинспекцию Министерства рыбного хозяйства СССР.

Заместитель Председателя В/О "Мореплавание"

Г.С. Леонтьев