Приложение 23. Инструкция для ведения делопроизводства по выдаче дипломов, свидетельств, квалификационных свидетельств, а также подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств) и льготных разрешений

Приложение 23

Инструкция для ведения делопроизводства по выдаче дипломов, свидетельств, квалификационных свидетельств, а также подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств) и льготных разрешений

1. Дипломы, свидетельства, квалификационные свидетельства на звания лиц командного и рядового состава морских судов, а также подтверждения дипломов (квалификационных свидетельств) и льготные разрешения выдаются соответствующими должностными лицами в морских торговых и морских рыбных портах.

2. Для регистрации входящих и исходящих дипломных документов ведутся два отдельных журнала: входящий и исходящий.

3. Документы, поступающие непосредственно от заявителя или по почте, должны быть тщательно проверены и зарегистрированы во входящем журнале. При получении документов по почте заявителю письменно дается подтверждение о получении документов, зарегистрированное в исходящем журнале.

4. Срок рассмотрения дипломных документов, как правило, устанавливается две недели, но во всяком случае он не должен превышать одного месяца со дня приема документов.

5. Мнение должностных лиц о возможности выдачи указанных в п. 1 настоящей Инструкции документов и окончательное решение в письменном виде излагается на заявлении.

6. Указанные в п. 1 настоящей Инструкции документы, а также справки, выдаваемые взамен принятых на рассмотрение или утерянных дипломов или квалификационных свидетельств, подписываются капитаном порта.

7. На каждый выданный диплом, квалификационное свидетельство заводится отдельная папка (дипломное дело), в которой подшиваются все документы, а также копии выданного диплома (квалификационного свидетельства). Учет выданных свидетельств, подтверждений дипломов (квалификационных свидетельств), льготных разрешений ведется в журналах, указанных в п. 2 настоящей Инструкции.

8. Дипломы, квалификационные свидетельства и их дубликаты, а также свидетельства, подтверждение дипломов (квалификационных свидетельств) и льготные разрешения выдаются заявителю под расписку в реестре или высылаются по почте. В последнем случае в реестре проставляется номер почтовой квитанции и дата высылки документа. Заявитель получение документа подтверждает распиской в адрес капитана порта по почте. Почтовая квитанция и письменная расписка подшиваются в дипломное дело.

9. Реестры ведутся отдельно на все указанные в п. 1 настоящей Инструкции документы, а при выдаче дипломов также раздельно по каждой специальности: судоводительской, судомеханической, электромеханической и радиотехнической. Реестры заводятся на каждый год.

10. Дипломные дела и реестры хранятся постоянно.

11. В случае отказа в выдаче документов, указанных в п. 1 настоящей Инструкции, дипломные документы возвращаются владельцу под расписку во входящем журнале или высылаются по почте.

В последнем случае во входящем журнале проставляется номер квитанции и дата высылки. Почтовая квитанция подшивается в исходящем журнале.

12. На заявлении вместе с решением капитана порта указываются мотивы отказа.

13. Справка, заменяющая временно диплом, (квалификационное свидетельство), принятый с дипломными документами на рассмотрение, выдается в случае, если вопрос о выдаче (отказе в выдаче) диплома квалификационного свидетельства не может быть решен до выхода судна в рейс.

14. Справки, временно заменяющие принятый на рассмотрение или утерянный диплом (квалификационное свидетельство) выдаются на руки заявителю под расписку в реестре. По возвращении этих справок в реестре делается отметка, а справки подшиваются в дипломное дело.

15. Выданные дипломы, квалификационные