Приложение N 1.Примерный перечень функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Федеральном агентстве по управлению
государственным имуществом

Примерный перечень
функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях

1. Получение в Управлении делами и учет поступившей корреспонденции на бумажном носителе, зарегистрированной в системе электронного документооборота, а также учет поступивших в подразделение документов, не подлежащих регистрации в Управлении делами.

2. Подготовка проектов резолюций к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю.

3. Информирование руководства подразделения о ходе и результатах исполнения документов и внесение информации в учетные формы документов ПК "Делопроизводство и документооборот".

4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников подразделения.

5. Проверка правильности оформления создаваемых в подразделении документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).

6. Передача документов в другие подразделения, на подпись руководству структурного подразделения и руководству Росимущества, а также в отдел отправки исходящей корреспонденции Управления делами.

7. Контроль за прохождением документов в подразделении.

8. Учет и регистрация писем, служебных и докладных записок, подготовленных в структурном подразделении и подписанных его руководством, проверка правильности их оформления.

9. Получение, учет и передача на исполнение, в другие подразделения, на подпись руководству Росимущества, а также в Управление делами для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.

10. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

11. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел подразделения, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

12. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в подразделении.

13. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

14. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов в подразделении.

15. Ознакомление работников подразделения с организационно- распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

16. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (по согласованию с Управлением делами), составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

17. Оформление для заверения комплектов копий документов, подлинники которых находятся в данном структурном подразделении, при необходимости, нотариального заверения копий документов.

18. Получение и учет бланков документов с изображением государственного герба Российской Федерации, используемых для подготовки документов в подразделении, выдача их исполнителям, учет испорченных бланков, подготовка актов об уничтожении бланков и уничтожение испорченных бланков в установленном порядке.

19. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты, установленными в подразделении.

20. Копирование документов по указанию руководства подразделения.