Приложение N 9. Порядок оформления реквизитов документов

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве образования и науки
Российской Федерации, утв. приказом
Министерства образования и науки РФ
от 30 декабря 2011 г. N 2917

Порядок
оформления реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2014 г.

Документы могут содержать следующие реквизиты:

1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.

Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом размером N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

                                               Для служебного пользования

                                                         Экз. N____

2. При необходимости в правом верхнем углу печатается слово "Проект" строчными буквами шрифтом размером N 14.

3. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита, и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.1. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации, например:

                                                  Министерство транспорта

                                                  Российской Федерации

                                                  Управление делами

3.2. При адресовании документа конкретному должностному лицу, которое будет рассматривать и принимать решение по поставленным в нем вопросам, наименование организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами с пробелом между инициалами и фамилией, инициалы ставятся перед фамилией, например:

                                      Управление делами

                                      Президента Российской Федерации

                                      Начальнику (наименование управления

                                      или отдела)

                                      A.И. ПЕТРОВУ

3.3. При адресовании документа руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                         Руководителям органов

                                         исполнительной власти субъектов

                                         Российской Федерации (по списку)

3.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже), например:

                                         Генеральному директору

                                         объединения "Агропром"

                                         B.Д. ИВАНОВУ

3.5. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Фамилия адресата печатается строчными буквами. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12, например:

                                                Калинину И.П.

                                                Ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                Киреевский р-н, г. Липки,

                                                Тульская обл., 301264

3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Допускается строки реквизита "Адресат" центрировать относительно самой длинной строки.

4. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 14). В конце заголовка точка не ставится. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк, длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Правила оформления "основания" показаны в приложении N 19 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Текст документа.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается шрифтом размером N 14, через 1,5 интервала, без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля шрифтом размером N 12. Номер на первой странице не ставится.

6. Оформление отметки о наличии приложений к документу.

Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля, через 1 интервал.

6.1. Если приложение названо в тексте документа, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

6.2. При наличии нескольких приложений и если приложения не названы в тексте, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количества листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 8 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 3 л. в 1 экз.

6.3. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме, например:

Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 января 2004 г.

            N А11-1 и приложение к нему на 11 л. в 1 экз.

6.4. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

6.5. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложение: брошюра в 1 экз.

6.6. Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: Справка о предприятиях, для служебного пользования, рег.

            N А11-дсп, на 2 л. в 1 экз.

6.7. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                                       Приложение N 2

                                       к приказу Министерства образования

                                       и науки Российской Федерации

                                       от 16 мая 2010 г. N 223

Допускается строки отметки о наличии приложений центрировать относительно самой длинной строки, например:

                                                 Приложение N 2

                                       к приказу Министерства образования

                                          и науки Российской Федерации

                                             от 16 мая 2010 г. N 223

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, через пробел - гриф утверждения документа, которые центрируются относительно друг друга, например (для инструкции):

                                                 Приложение N 1

                                                  УТВЕРЖДЕНА

                                        приказом Министерства образования

                                           и науки Российской Федерации

                                            от 16 декабря 2010 г. N 3322

7. Подпись документа.

7.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Министр                       Подпись                        И.О. Фамилия

7.2. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписавшим документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. Министра                 Подпись                         И.О. Фамилия

7.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

8. Согласование документа.

8.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Руководитель Департамента

       Подпись                И.О. Фамилия

       Дата

8.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, ими должны быть завизированы.

8.3. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Руководитель департамента

             Подпись             И.О. Фамилия

             Дата

8.4. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Минобрнауки России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

_________________ ____________________

(личная подпись)   (инициалы, фамилия)

30 марта 2010 г.

            СОГЛАСОВАНО

       Письмо Минфина России

от 31 января 2010 г. N 01-15/155-К

9. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                              Министр образования и науки

                                                  Российской Федерации

                                              Подпись        И.О. Фамилия

                                                           Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                        приказом Министерства образования

                                           и науки Российской Федерации

                                              от 12 марта 2010 г. N 34

10. Отметка об исполнителе.

10.1. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

И.И. Иванова

629-00-00

10.2. В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа, например:

Отпечатано в 2 экз.

1 экз. - в адрес

2 экз. - в дело

Исп. Иванов

Отп. Сидоров

30.11.2010

Если документ с отметкой о конфиденциальности имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

11. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

12. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, акты, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (план, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол и др.).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами власти, является дата более поздней подписи.

13. Способы датирования документов.

13.1. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.;

но за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993-2010 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью, например:

Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки - с 18 по 20 января 2010 года.

13.2. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 04.01.2010 или 10.01.2010).

В конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.