Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 20 декабря 2012 г. N 03-03-06/1/710 Об использовании в налоговом учете первичных учетных документов, подписанных простой электронной подписью

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 20 декабря 2012 г. N 03-03-06/1/710

Вопрос: Коммерческая организация в соответствии с положениями ст.ст. 6, 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) планирует, заключив в порядке п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ соглашения между участниками электронного взаимодействия, перейти к практике подписания договоров со своими контрагентами в электронной форме с использованием простой электронной подписи. При этом неясным остается вопрос о возможности учета таких документов для целей подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Согласно ст. 160 ГК РФ при совершении сделок в письменной форме допускается использование электронной подписи, в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия, при условии, что такие соглашения устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, а сами подписанные документы соответствуют требованиям статьи 9 Закона N 63-ФЗ.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон "О бухгалтерском учете") установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Характеристика первичных учетных документов приведена в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". Причем все формы первичных документов предусматривают наличие подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность их оформления.

Положениями указанного закона не предусмотрена обязанность составлять первичные документы исключительно на бумажных носителях. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете").

Учитывая изложенное, если соглашением между участниками электронного взаимодействия, заключенного согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, предусмотрена возможность подписания первичных учетных документов (договоров) простой электронной подписью, могут ли последние при подписании их простой электронной подписью с соблюдением требований ст.ст. 6, 9 Закона N 63-ФЗ быть учтены для целей подтверждения расходов по налогу на прибыль, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу использования в налоговом учете первичных учетных документов, подписанных простой электронной подписью, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Кодексом не определены.

Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. Направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин