Методические указания по заполнению ведомственной статистической отчетности по форме N 12 "Сведения о работе с обращениями граждан, поступившими в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и подведомственные учреждения Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии"

Методические указания
по заполнению ведомственной статистической отчетности по форме N 12 "Сведения о работе с обращениями граждан, поступившими в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и подведомственные учреждения Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии"

1. Общие положения

1.1. Методические указания подготовлены с целью оказания практической помощи структурным подразделениям центрального аппарата (далее - структурные подразделения) и территориальным органам Росреестра, филиалам ФГБУ "ФКП Росреестра" по субъектам Российской Федерации (далее - территориальные органы и подведомственные учреждения) по заполнению ведомственной статистической отчетности по форме N 12 "Сведения о работе с обращениями граждан, поступившими в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и подведомственные учреждения Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" (далее - отчет по форме N 12).

1.2. Отчет по форме N 12 представляется структурными подразделениями, территориальными органами и подведомственными учреждениями на бумажном носителе по почте в соответствии с правилами внутреннего документооборота и в электронном виде по имеющимся каналам связи в Управление мониторинга и повышения качества государственных услуг один раз в полугодие к 20 июля и 20 января нарастающим итогом (электронный адрес: 00_okufrsstat@rosreestr.ru).

1.3. При направлении отчета по форме N 12 в электронном виде необходимо обеспечить строгое соответствие данных на бумажном носителе его электронной копии. Использование факсимильной связи для передачи отчета по форме N 12 допускается только в крайнем случае.

1.4. На титульном листе отчета по форме N 12 указываются:

количество месяцев, за которые представлен отчет, и год;

код и полное наименование структурного подразделения, территориального органа, подведомственного учреждения;

почтовый адрес структурного подразделения, территориального органа, подведомственного учреждения.

1.5. На последнем листе отчета по форме N 12 указываются:

должность, фамилия и инициалы руководителя;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

телефон и факс исполнителя;

электронный адрес территориального органа;

исходящий номер и дата направления отчета.

Отчет по форме N 12 подписывается руководителем структурного подразделения, территориального органа, подведомственного учреждения и должностным лицом, ответственным за его составление.

1.6. Отчет по форме N 12 представляется в Управление мониторинга и повышения качества государственных услуг Росреестра без сопроводительного письма. Сопроводительное письмо к отчету прилагается только в том случае, когда требуется внести какие-либо пояснения к статистическим показателям.

1.7. По порядку формирования показателей в отчете по форме N 12 следует обращаться в отдел по организации работы с обращениями граждан Административного управления Росреестра, контактные телефоны: (495) 531-08-59, 531-84-78.

1.8. По порядку представления и заполнения отчета по форме N 12 в электронном виде необходимо обращаться в отдел статистики Управления мониторинга и повышения качества государственных услуг Росреестра, контактные телефоны: (495) 526-77-74 (электронный адрес: 00_okufrsstat@rosreestr.ru).

1.9. Для представления в электронном виде имя файла с ведомственным статистическим отчетом формируется в соответствии со следующим шаблоном:

КККК_FFF_GGMM.xls, где:

КККК - код структурного подразделения (территориального органа, подведомственного учреждения);

_ - знак подчеркивания;

FFF - трехзначный код формы, указан на титульном листе каждой формы ведомственной статистической отчетности (три цифры);

_ - знак подчеркивания;

GG - последние цифры отчетного года (две цифры);

MM - номер последнего месяца отчетного периода (две цифры).

Так, например, имя файла с ведомственным статистическим отчетом по форме N 12 за 6 месяцев 2013 года из Управления государственной регистрации прав и выдачи информации Росреестра должно иметь следующий вид:

1101_012_1306.xls;

из Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Республике Бурятия:

81_012_1306.xls;

из филиала ФГБУ "ФКП Росреестра" по Астраханской области:

2230_012_1306.xls.

Программное обеспечение, используемое в Управлении мониторинга и повышения качества государственных услуг, по имени файла определяет, из какого структурного подразделения (территориального органа, подведомственного учреждения), за какой отчетный период, по какой форме ведомственной отчетности поступили статистические сведения, и записывает их в базу данных. Порядок следования листов в файле формата Excel с ведомственным статистическим отчетом должен строго соответствовать стандартному электронному бланку формы ведомственной статистической отчетности, в противном случае будет происходить искажение информации. Первый лист - обязательно титульный.

Не допускается внесение в ячейки нечисловых значений (слов, сносок, "*", "-" и т.п.), так как при автоматизированной обработке информации это приведет к искажению статистических показателей в базе данных.

Отправляемый ведомственный статистический отчет в электронном виде должен направляться в виде прикрепленного файла, при этом архивирование файла не допускается.

Имя сопроводительного письма (в формате текстового редактора Word) формируется следующим образом:

КККК_FFF_GGMM_s.doc, т.е. аналогично имени файла с ведомственным статистическим отчетом с добавлением еще одного знака подчеркивания и буквы "s" в конце имени.

2. Порядок заполнения отчета по форме N 12

Данные в отчете по форме N 12 формируются нарастающим итогом с начала отчетного периода (началом отчетного периода является 1 января отчетного года):

по состоянию на 30 июня;

по состоянию на 31 декабря.

2.1. Порядок заполнения раздела 1 "Общие показатели рассмотрения обращений граждан"

2.1.1. В раздел 1 вносятся сведения о движении обращений граждан.

Статистическому учету подлежат следующие виды обращений граждан:

жалобы - обращения граждан с просьбой о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов;

заявления - просьбы граждан о содействии в реализации прав либо сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, о недостатках в работе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ее территориальных органов и должностных лиц, критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

предложения - рекомендации граждан по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органов.

Не подлежат включению в отчет по форме N 12 следующие виды обращений:

обращения юридических лиц;

заявления граждан, непосредственно связанные с выполнением функций в установленной сфере деятельности (заявление на постановку земельных участков на кадастровый учет, на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, на выдачу информации из государственного земельного кадастра, единого государственного реестра прав на недвижимое имущество, экстерриториальные запросы, предоставление иных сведений (выписок), за предоставление которых взимается государственная пошлина, исправление технических ошибок, сокращение сроков государственной регистрации и др.).

Также, не подлежит включению в отчет по форме N 12 жалобы граждан по вопросу пересмотра постановлений и решений по делам об административных правонарушениях, включая определения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении.

Во избежание двойного учета обращений, которые переданы на рассмотрение нескольким исполнителям, данные о рассмотренном обращении отражает только головной исполнитель, который дает окончательный ответ заявителю.

Обращения, не относящиеся к компетенции Росреестра, направляются по принадлежности в другие министерства, ведомства, службы и организации, а также могут быть возвращены гражданам с разъяснением порядка обжалования судебного решения, действий должностных лиц и в других случаях в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).

Для территориальных органов общие показатели рассмотрения обращений граждан указываются с учетом территориальных отделов.

2.1.2. В строке 1 "Количество обращений на начало отчетного периода" указываются обращения, по которым по состоянию на 1 января текущего года не принято ни одного из следующих решений:

не дан ответ заявителю по существу его обращения;

не направлено сообщение заявителю о переадресации его обращения для рассмотрения по существу;

не принято решение о приобщении обращения к производству без ответа.

2.1.3. Количество обращений на начало отчетного периода в строке 1 должно абсолютно точно соответствовать количеству обращений, указанных в строке 25 отчета за предыдущий отчетный год, т.е. строке "Количество обращений на конец отчетного периода".

В отчетах за полугодие и отчетный год показатели в строке 1 должны быть идентичными, так как началом отчетного периода для них является одна и та же дата: 1 января отчетного года.

2.1.4. В строке 2 "Поступило обращений в отчётном периоде" указываются все письменные обращения (первичные, повторные, многократные, дополнительные, дубликаты, анонимные и пр.), в том числе поступившие по информационным системам общего пользования, принятые в ходе личного приема, и устные, принятые в ходе личного приема, на которые необходимо дать письменный ответ.

В данной строке не учитываются устные обращения граждан, на которые дан устный ответ в ходе личного приема.

2.1.5. В строках 3 - 8 указываются обращения по способу поступления.

В строке 3 "почтовым отправлением, нарочным" указываются обращения, поступившие по почте и нарочным без разбивки.

2.1.6. В строке 4 указываются письменные обращения, принятые в ходе личного приема, а также устные обращения, на которые в ходе личного приема не могли быть даны устные разъяснения по существу поставленных в обращении вопросов, и заявителю будет дан письменный ответ.

2.1.7. В строке 5 указываются зарегистрированные обращения, поступившие на официальные сайты Росреестра, территориальных органов и подведомственных учреждений Росреестра, на которые заявителю дан письменный ответ.

2.1.8. В строке 8 указываются обращения граждан, внесенные в книгу жалоб и предложений по организации приема заявителей, размещенную в отделах приема-выдачи документов, подлежащих рассмотрению и на которые заявителю дан письменный ответ.

2.1.9. В строках 9 - 19 указываются обращения граждан по приведенной тематике из строки 2.

В строке 17 указывается количество обращений из строки 16.

2.1.10. В строке 20 "Рассмотрено обращений" указываются все письменные обращения, принятые к рассмотрению, по которым заявителям направлены ответы по существу, даны соответствующие разъяснения, в том числе о порядке обжалования судебного решения, действий должностных лиц и др. в соответствии с Законом.

2.1.11. В строке 21 указываются обращения, направленные на рассмотрение по принадлежности и дачи ответа заявителю по существу в территориальные органы, территориальные отделы, подведомственные учреждения, саморегулируемые организации арбитражных управляющих, в другие министерства, ведомства, службы и организации (по вопросам, не относящимся к компетенции Росреестра).

При переадресации обращения заявитель уведомляется о том, что ответ ему будет дан соответствующим органом, куда направлено обращение.

Обращение должно быть направлено для рассмотрения по принадлежности в течение семи дней со дня регистрации.

2.1.12. В строке 22 "в территориальные управления, территориальные отделы, подведомственные учреждения и предприятия, саморегулируемые организации арбитражных управляющих" отражаются обращения, направленные для разрешения по существу в территориальные органы, территориальные отделы, подведомственные учреждения, саморегулируемые организации арбитражных управляющих.

При этом в строке 22 не учитываются обращения, направленные для получения информации в целях подготовки ответа заявителю непосредственно структурным подразделением центрального аппарата или территориальным органом Росреестра.

2.1.13. В строке 23 "по принадлежности в другие организации, министерства и ведомства" указываются обращения, которые направляются для разрешения по существу в другие министерства, ведомства, службы и организации, т.к. разрешение содержащихся в них вопросов не относится к компетенции Росреестра.

2.1.14. В строке 24 "Обращения, не принятые к рассмотрению (приобщены к производству)" указываются обращения, которые не приняты к рассмотрению, приобщены к производству:

обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

обращения, которые не поддаются прочтению;

обращения, в которых содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

обращения граждан, на которые невозможно дать ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

обращения, по которым принято решение о прекращении рассмотрения обращения по заявлению гражданина;

дубликаты обращений.

2.1.15. Дубликатами обращений являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу с одинаковым текстом, или такие же обращения, направленные различным адресатам и поступившие в Росреестр (территориальный орган).

2.1.16. В строке 25 "Количество обращений на конец отчетного периода" указываются обращения, по которым по состоянию на 30 июня или 31 декабря текущего года (в зависимости от отчетного периода) не принято ни одно из следующих решений:

не направлено обращение по принадлежности для рассмотрения по существу;

гражданину не дан ответ по существу его обращения;

не принято решение о приобщении к производству.

2.1.17. В строке 26 "Взято обращений на контроль" указываются обращения, исполнение которых взято на контроль.

На контроль берутся обращения, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов, Минэкономразвития России, иных органов государственной власти, если после разрешения обращения им требуется дать ответ. На контроль могут быть взяты и другие обращения.

2.1.18. В строке 27 "Количество повторных обращений" указываются повторные обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в том числе:

в строке 28 "не получен ответ в установленный законом срок" - когда заявителем указывается в обращении, что он не получил ответ в установленный Законом срок для рассмотрения обращения;

в строке 29 "не удовлетворен ответом на первичное обращение" - когда заявителем указывается в обращении, что он не удовлетворен ответом на первичное обращение.

2.1.19. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;

со времени подачи первого обращения истек срок, установленный законодательством Российской Федерации для рассмотрения, и ответ заявителю не дан.

2.1.20. Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в структурные подразделения, территориальные органы, подведомственные учреждения или обращения того же лица с одинаковым текстом (дубликаты);

письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

2.1.21. В строке 30 "Количество обращений, рассмотренных с выездом на место" указывается количество обращений, по которым проверка проводилась с выездом на место.

2.1.22. В строках 31 - 33 указывается количество обращений, рассмотренных с нарушением установленного Законом срока.

Для строки 31 данные берутся из строки 20 "Рассмотрено обращений".

Срок рассмотрения обращения - в течение 30 дней со дня регистрации, однако в отдельных случаях срок может быть установлен (сокращен) вышестоящим органом или должностным лицом, направившем обращение, а также руководителем (заместителями руководителя) Росреестра, руководителем территориального органа, подведомственного учреждения Росреестра либо продлен, но не более чем на 30 дней.

Для строки 32 данные берутся из строки 21 "Направлено обращений на рассмотрение по принадлежности".

Срок для переадресации обращения на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу составляет 7 дней со дня регистрации.

2.1.23. В строке 33 указывается количество контрольных обращений, рассмотренных с нарушением установленного законом срока.

Для строки 33 данные берутся из строки 26 "Взято обращений на контроль".

2.1.24. В строке 34 указывается количество рассмотренных жалоб граждан, из строки 20.

В данной строке учитываются обращения граждан по вопросам нарушения сроков представления информации по экстерриториальным запросам или представления её в неполном объеме.

В данной строке подлежат учету обращения граждан об обжаловании действий (бездействия) должностных лиц Росреестра или его территориальных органов, связанных с возбуждением и рассмотрением дел об административных правонарушениях, а также исполнением решений, принимаемых по данным делам.

Не учитываются как жалобы в сроке 34 обращения граждан с сигналами о нарушениях в сфере земельного законодательства (самовольное занятие земельного участка, использование земельного участка без оформленных в установленном порядке правоудостоверяющих документов на землю, а в случае необходимости без документов, разрешающих осуществление хозяйственной деятельности; использование земель не по целевому назначению; нарушения земельного законодательства органами местного самоуправления при распоряжении земельным участком; нарушение порядка утверждения результатов государственной кадастровой оценки земель органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации).

2.1.25. В строке 35 указываются обоснованные жалобы, доводы которых нашли свое подтверждение в ходе рассмотрения.

2.1.26. В строках 36 - 58 указываются обоснованные жалобы из строки 35 в зависимости от тематики обращения.

2.1.27. В строке 59 указываются обоснованные жалобы из строки 35, которые по своему содержанию не относятся к строкам 36 - 58.

2.1.28. В строках 60 - 62 указываются обращения, по которым к должностным лицам, допустившим нарушение прав граждан, приняты меры дисциплинарного воздействия (строка 60), меры по устранению допущенных нарушений при осуществлении государственных функций в установленной сфере деятельности (строка 61), восстановлены нарушенные права граждан (строка 62).

2.1.29. В строках 63 - 67 указывается количество принятых граждан в соответствии с Законом, на которых были заполнены карточки личного приема граждан (зарегистрированы в журнале приема посетителей).

Строки 64 и 66 заполняются структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра.

Строки 65 и 67 заполняется территориальными органами и подведомственными учреждениями.

В данном разделе не указывается количество граждан, принятых в ходе организации консультаций, проведения "Дней регистрации" и других мероприятий, во время которых осуществлялся прием граждан, в том числе руководителями территориальных органов.

2.1.30. В строке 68 "Поступило судебных исков граждан" указывается количество исков граждан, связанных непосредственно с рассмотрением обращений граждан в центральном аппарате Росреестра, территориальном органе, подведомственном учреждении Росреестра (неполучение ответа на обращение гражданина, получение ответа с нарушением установленного законом срока, несогласие с результатами рассмотрения обращения в соответствии с Законом и др.).

Не указываются иски граждан, связанные с отказами и приостановлениями постановки земельных участков на кадастровый учет, государственной регистрацией прав на недвижимое имущество и сделок с ним, предоставлением иных сведений и документов и другие иски, связанные непосредственно с исполнением государственных функций в установленной сфере деятельности.

2.1.31. В строке 69 указывается количество судебных исков граждан, вынесенных в пользу граждан.

2.1.32. В строке 70 указывается количество заседаний коллегии (оперативных совещаний), на которых рассматривались вопросы работы с обращениями граждан.

3. Описание логического контроля взаимозависимых показателей отчета по форме N 12

Раздел 1

По графе 1:

сумма строк 1 и 2 равна сумме строк 20, 21, 24, 25;

строка 2 равна сумме строк 3 - 8;

сумма строк 9 - 16, 18, 19 равна строке 2;

строка 17 меньше или равна строке 16;

сумма строк 22, 23 равна строке 21;

сумма строк 28, 29 равна строке 27;

строка 34 меньше или равна строке 20;

строка 35 меньше или равна строке 34;

строка 36 больше или равна сумме строк 37 - 40;

строка 41 больше или равна сумме строк 42 - 47;

строка 48 больше или равна сумме строк 49 - 52;

строка 53 больше или равна строке 54;

строка 55 больше или равна сумме строк 56, 57;

строка 35 равна сумме строк 36, 41, 48, 53, 55, 58, 59;

строки 60 - 62 меньше или равны строке 35.

Контроль нарастающего итога:

по строкам 2 - 24, 26 - 70 данные графы 1 должны быть больше либо равны аналогичным данным предыдущего отчетного периода (кроме первого отчетного периода).

Контроль остатков:

строка 1 должна быть равна строке 25 за предыдущий год.

Контроль заполнения:

строки 64 и 66 заполняются структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра;

строки 65 и 67 заполняется территориальными органами и подведомственными учреждениями.