Приложение 2. Рекомендации по составлению технического задания и технической спецификации

Приложение 2

Рекомендации
по составлению технического задания и технической спецификации
(утв. приказом Федерального агентства кадастра объектов недвижимости от 15 августа 2005 г. N П/0158)

1. Введение

Настоящие рекомендации по составлению технического задания и технической спецификации предназначены для оказания практической помощи членам Тематических групп Роснедвижимости, созданных в соответствии с приказом Роснедвижимости от        N     "О создании тематических групп в рамках проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости" (далее - Проект) в части подготовки технических спецификаций и технических заданий (далее - ТЗ) на закупаемые товары и услуги в рамках реализации всех компонентов Проекта.

Целью создания настоящего документа является выработка рекомендаций по составу технических заданий и спецификаций, их оформлению и содержанию, организации работы Тематической группы, ознакомление с требованиями Всемирного Банка, проведение анализа ошибок при написании ТЗ, взаимодействии с Группой реализации проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости" (далее - ГРП).

Порядок осуществления закупочной деятельности регламентируется Руководством МБРР по отбору и найму консультантов ("Отбор и наем консультантов Заемщиками МБРР", май 2004 г.), а также Руководством МБРР по закупкам ("Закупки по займам МБРР и кредитам MAP", МБРР, май 2004 г.).

Закупочная деятельность в рамках Проекта определяется Планом реализации Проекта и Планом закупок товаров работ и услуг по Проекту на весь период его реализации и по годам (далее - План закупок). План реализации Проекта и План закупок утверждаются Межведомственной рабочей группой по координации работы по подготовке Проекта, обеспечивающей общее руководство и контроль реализации Проекта.

В рамках закупочной деятельности Тематические группы отвечают за оперативную и качественную подготовку технических заданий и технических спецификаций для последующей закупки товаров и услуг в соответствии с Планом закупок по Проекту.

2. Организация работы Тематической группы

Тематические группы созданы в целях обеспечения комплексной подготовки и реализации проектных мероприятий, эффективного осуществления закупочной деятельности и оценки результатов, достигнутых в ходе реализации Проекта. Тематические группы осуществляют свою деятельность в соответствии с Положением о тематических группах подготовки и реализации проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости".

Тематические группы создаются по компонентам Проекта. Руководители и члены Тематических групп назначаются приказом Роснедвижимости из специалистов Роснедвижимости, Минэкономразвития России и иных заинтересованных организаций, компетенция которых обеспечивает успешное решение задач данного Проекта.

В задачи, решаемые Тематическими группами, входит:

- подготовка технических заданий и технических спецификаций на закупаемые товары и услуги в рамках реализации всех компонентов Проекта;

- обеспечение квалифицированной оценки конкурсных предложений;

- визирование контрактов и контроль их исполнения;

- визирование актов, отчетов и других документов по Проекту, получаемых от ГРП по результатам поставки товаров или оказания услуг;

- обеспечение сбора, обработки и анализа информации, получаемой в процессе реализации Проекта.

В ходе реализации Проекта Тематические группы в лице их руководителей взаимодействуют:

- с руководителем Межведомственной рабочей группы по координации работы по подготовке Проекта (далее - МРГ), ответственным за координацию работ по Проекту;

- со специалистами структурных подразделений Роснедвижимости, обладающими информацией, необходимой для качественной подготовки технических заданий и спецификаций;

- со специалистами ГРП, ответственными за подготовку пакетов конкурсной документации в формате, приемлемом для МБРР, и организацию торгов;

- с представителями Оценочного комитета Проекта, выполняющего процедуру конкурсного отбора поставщиков товаров и услуг;

- с лицами, ответственными за реализацию мероприятий в регионах, участвующих в Проекте.

Руководитель каждой Тематической группы планирует деятельность возглавляемой им группы в соответствии с Планом закупок по Проекту и утвержденными на заседании МРГ сроками передачи в ГРП технических заданий и технических спецификаций. Руководители Тематических групп передают в ГРП за своей подписью технические задания и технические спецификации для включения в состав конкурсной документации.

Руководители Тематических групп отчитываются руководителю МРГ и Директору Проекта о проделанной работе.

Ведение и хранение документации по работе Тематических групп обеспечивает руководитель каждой группы. Он должен представлять эту документацию по требованию Директора Проекта и руководителя МРГ в установленные ими сроки.

Заседания Тематических групп созываются по мере необходимости. На заседания Тематических групп могут приглашаться специалисты ГРП, координирующие работу по закупкам и формирующие пакеты конкурсной документации. Протоколы заседаний Тематических групп подписываются руководителями Тематических групп и в копии передаются в отдел проектной координации Управления системного проектирования кадастра объектов недвижимости.

3. Рекомендации по использованию основных документов Проекта

В ходе подготовки ТЗ руководителям и членам Тематических групп следует руководствоваться следующими документами, утверждаемыми МРГ, являющейся высшим органом управления Проектом.

- Перечнем мероприятий и предполагаемых затрат по проекту "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости" (далее - Перечень мероприятий);

- Планом закупок товаров, работ и услуг на период реализации проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости" (по пакетам);

- Планом реализации проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости".

3.1. Перечень мероприятий

Документ Перечень мероприятий содержит описание мероприятий Проекта в соответствии со стратегией Проекта, которые сгруппированы в четыре больших раздела:

I. Институциональное развитие кадастра объектов недвижимости.

II. Развитие информационного взаимодействия кадастра объектов недвижимости.

III. Развитие системы налогообложения недвижимости.

IV. Управление и мониторинг Проекта.

В каждый раздел включены компоненты или направления деятельности по Проекту. Всего их восемь. Например, раздел I. Институциональное развитие кадастра объектов недвижимости включает четыре компонента, каждый из которых имеет буквенное обозначение:

A. Разработка правоприменительных процедур для ведения кадастра объектов недвижимости.

B. Реорганизация земельного кадастра в кадастр объектов недвижимости.

C. Развитие услуг для клиентов и органов власти.

D. Повышение квалификации сотрудников.

Большинство компонентов содержит подкомпоненты, имеющие цифровое или буквенное обозначение и наименование. В рамках каждого подкомпонента приведены описания планируемых мероприятий, которые также имеют буквенное или цифровое обозначение.

Таким образом, каждое мероприятие, реализуемое в рамках Проекта, имеет свой кодовый номер, складывающийся из обозначения раздела, компонента, подкомпонента и самого мероприятия.

Кодовый номер необходим для однозначной идентификации каждого мероприятия Проекта, осуществления процедур планирования и контроля за ходом реализации Проекта, служит для взаимоувязки основных документов - Перечня мероприятий, Плана закупок и Плана реализации и будет использоваться во всей документации по Проекту и на всех этапах реализации Проекта.

По каждому мероприятию определены следующие параметры:

1 Уровень мероприятия, определяющий, на каком уровне будет осуществляться данное мероприятие. При этом используются следующие обозначения:

F - центральный аппарат Роснедвижимости;

R - территориальные органы Роснедвижимости в субъектах Российской Федерации;

L - местный уровень.

Тип мероприятия, обозначающий:

Goods	закупка товаров
Consultancy	консультационные услуги
Study Tour	обучающий тур
Training	обучение
Travel Coasts	транспортные расходы
Technical Services	техническое содействие в части разработки и внедрения программного обеспечения, информационных систем и др.

Метод закупки, обозначающий:

	Выбор и найм консультантов
QCBS	Проведение конкурсного отбора консультантов на основе качества предложения и его стоимости. Этот способ закупок рекомендуется применять для отбора консультантов для большинства заданий. В рамках этого способа среди фирм, включенных в краткий перечень, организуется конкурс, в процессе которого при определении победителя учитывается качество предложения и стоимость услуг. К применению стоимости как фактора отбора следует подходить рационально. Относительный вес качества и стоимости определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от характера задания.
IС	Отбор и найм индивидуальных консультантов. В данном случае для выполнения консультационного задания привлекается одно или несколько физических лиц. В случае привлечения нескольких индивидуальных консультантов для выполнения одного задания, часть работы, за которую отвечает каждый из них, а также механизмы их взаимодействия друг с другом должны быть четко указаны в техническом задании В этом случае рекомендуется составлять общее техническое задание для всех консультантов и отдельные технические задания для каждого из них. Для проведения отбора каждого из них необходимо провести сравнение не менее 3 резюме кандидатов, удовлетворяющих квалификационным требованиям, указанным в техническом задании.
FBS	Отбор консультантов в условиях фиксированного бюджета. Этот метод приемлем только для простых заданий, которые поддаются точному определению и имеют фиксированный бюджет. В Приглашении к подаче предложений (ППП) указывается бюджет задания, а консультантам предлагается представить в разных конвертах свои самые лучшие технические и финансовые предложения в пределах бюджета. ТЗ должно быть продуманным и гарантировать достаточность бюджета для выполнения консультантами предполагаемых задач. Сначала аналогично методике ОКС (отбор по качеству и стоимости) проводится оценка всех технических предложений. Затем публично вскрываются конверты с ценами. Предложения, выходящие за рамки указанного бюджета, отклоняются. Выбирается и приглашается к проведению переговоров по контракту тот консультант, который представил техническое предложение, получившее самый высокий рейтинг.
QBS	Конкурсный отбор консультантов на основе качества предложения. В рамках Отбора по качеству в ППП может быть сделан запрос на подачу только технических предложений (без финансовых предложений) или запрос на одновременную подачу технических и финансовых предложений, но в разных конвертах (система двух конвертов) В ППП указывается ориентировочный бюджет, но может указываться расчетное число человеко-месяцев для основного персонала с оговоркой, что эта информация приводится только в качестве ориентира, и что консультанты имеют полное право предлагать свои собственные расчеты.
CQS	Отбор по квалификации консультантов. Этот метод применим к очень небольшим заданиям (предельные долларовые суммы "очень небольших заданий" определяются в каждом конкретном случае с учетом характера и сложности задания, но при любых обстоятельствах они не должны превышать 200 000 долларов США.), когда нет оснований для подготовки и оценки конкурентных предложений. В таких случаях Заемщик готовит ТЗ, приглашает консультационные фирмы прислать свидетельства своей заинтересованности и информацию о своем опыте и квалификации, которые имеют значение для выполнения задания, составляет краткий перечень и выбирает фирму, имеющую наиболее подходящую квалификацию и самые хорошие рекомендации. Выбранной фирме предлагается представить общее технико-финансовое предложение и затем приступить к переговорам по контракту.
LCS	Отбор по наименьшей стоимости. Этот метод наиболее приемлем при отборе консультантов для выполнения заданий, которые носят типовой или стандартный характер (аудиторские проверки, техническое проектирование несложных объектов и т.д.), когда существуют установившаяся практика и нормы и сумма контракта невелика (предельные долларовые суммы "очень небольших заданий" определяются в каждом конкретном случае с учетом характера и сложности задания). В рамках этой методики устанавливается "минимальный" проходной балл за "качество". К подаче предложений, которые подаются в двух конвертах, приглашаются фирмы, включенные в краткий перечень. Сначала вскрываются и оцениваются технические предложения. Предложения, не набравшие минимального балла, отклоняются, после чего публично вскрываются оставшиеся финансовые предложения. Выбирается фирма, предложившая наименьшую цену. При определении минимального проходного балла в рамках этой методики следует помнить о том, что все предложения, набравшие больше этого минимума, конкурируют друг с другом только по "стоимости". Минимальный проходной балл указывается в ППП.
NCB	Национальные конкурсные торги (применительно к закупкам работ, услуг)
ICB	Международные конкурсные торги
ICB(s)	Международные конкурсные торги (для нескольких лотов)

По каждому мероприятию указаны предполагаемые суммы финансирования из средств займа МБРР и суммы софинансирования по займу Российской Федерации, направляемые на реализацию данного мероприятия, приведена итоговая сумма финансирования мероприятия.

Графа таблицы "Примечание" содержит необходимые пояснения, например, количество обучаемых, длительность обучения и т.п.

Документ Перечень мероприятий утверждается Межведомственной рабочей группой, в состав которой входят представители высшего руководящего звена Роснедвижимости, а также представители Минфина России, Минэкономразвития России и ГРП. Изменения документа (исходя из фактической реализации мероприятий Проекта) также утверждаются МРГ.

На основе документа Перечень мероприятий составляются смета расходов по компонентам Проекта на текущий год и весь период реализации Проекта, План закупок на текущий год и весь период реализации Проекта, План реализации Проекта, детализированный бюджет Проекта.

3.2. План закупок

Документ План закупок предназначен для планирования и осуществления закупочной деятельности. При его составлении соблюдаются следующие правила:

- разбивки всего объема закупаемых товаров, работ и услуг по мероприятиям Проекта на отдельные группы (пакеты); обычно эти группы увязываются с реализацией отдельного этапа деятельности по выполнению стратегии Проекта по какому-либо подкомпоненту;

- дальнейшей разбивки объема закупок по подкомпоненту или, наоборот, объединения закупок по ряду подкомпонентов в одну закупочную процедуру; важнейшим условием разбиения на группы является также и то, что эти группы почти полностью должны состоять из товаров и работ или из услуг, поскольку к каждой из групп МБРР применяет разные правила закупок;

- осуществления приблизительной, но достаточно реалистичной стоимостной оценки финансовых средств на планируемую закупку;

- определения метода закупок в соответствии с Соглашением о займе (зависит от оценочной суммы контракта/бюджета);

- определения целей и сроков осуществления закупки.

Необходимо заметить, что все вышеозначенные обозначения применяются также и в Плане закупок. Основная структурная единица данного документа - это пакет. В первой графе документа обозначен номер пакета, во второй наименование, в третьей - номер подкомпонента и мероприятия, в четвертой - описание мероприятия. Номер пакета состоит из порядкового номера пакета, обозначения Проекта, обозначения подкомпонента или компонента (одного или нескольких) и метода закупки.

В Плане закупок приведены финансовые средства на планируемую закупку, а также сроки основных этапов закупочного процесса - согласование тендерных документов, начало оценки, подписание контракта и завершение контракта. Бюджет каждой закупки складывается из оценки будущего контракта и расходов на публикацию в российской прессе соответствующего объявления о закупках. Окончательная цена закупки может быть определена только при присуждении контракта.

Документ План закупок и все изменения к нему утверждается МРГ.

3.3. План реализации

План реализации является пошаговым планом, включающим все мероприятия по подготовке компонента (подкомпонента) - разработка технических заданий или технических спецификаций, подготовка конкурсных документов, все этапы закупочного процесса, присуждение контракта, и основные этапы реализации (подготовительный период и проведение работ).

Все перечисленные в Плане реализации работы имеют срок исполнения (исчисленный в рабочих днях / неделях / месяцах) и начальную и конечную дату исполнения с учетом рабочего календаря каждого года реализации Проекта.

Основная структурная единица данного документа - это пакет.

Документ План реализации и все изменения к нему утверждается МРГ.

Документы Перечень мероприятий, План закупок и План реализации имеют конфиденциальный характер, не подлежат разглашению и хранятся у руководителя Тематической группы.

4. Подготовка к составлению технических заданий

Работа над техническим заданием начинается после получения руководителем Тематической группы от Управления системного проектирования кадастра объектов недвижимости запроса на разработку ТЗ, составленного с учетом мероприятий и сроков Плана закупок и Плана реализации Проекта. После получения запроса целесообразно провести заседание Тематической группы с целью подготовки к составлению ТЗ.

Прежде всего, необходимо четко представить суть мероприятия (ий), которые будут реализованы посредством выполнения технического задания, и место данного мероприятия (ий) в общей стратегии Проекта. Необходимо выяснить, в какую компоненту или подкомпоненту Проекта (см. выше) входит данное мероприятие, каким образом оно связано с другими мероприятиями этой компоненты, является ли выполнение данного мероприятия обязательным этапом (условием) для выполнения последующих мероприятий или оно носит самостоятельный характер. В случае если по каким-либо мероприятиям данной компоненты уже составлено и согласовано Тематической группой и МБРР техническое задание, необходимо учитывать объем услуг, описанный в данном задании, с целью исключения повторов в других технических заданиях. Нужно выяснить, запланировано ли обучение по теме данного технического задания в соответствии с планами по компоненте I.D "Повышение квалификации сотрудников", предполагается ли проведение обучающих поездок по данной тематике.

Ответы на эти вопросы дает документ Перечень мероприятий, который, по сути, является общим описанием стратегии Проекта и План закупок, в котором все мероприятия сгруппированы в отдельные пакеты.

Сроки подписания и выполнения контракта по каждому мероприятию Проекта указаны в Плане Закупок.

Сроки составления, согласования и направления текста ТЗ в ГРП, подготовка предложений и замечаний к ТЗ со стороны ГРП (в случае необходимости), перевода на английский язык, направления его в МБРР и других этапов реализации Проекта определены в Плане реализации. Планировать работу Тематической группы необходимо с учетом данных сроков.

Необходимо распределить работы между членами Тематической группы, определить сроки подготовки технического задания и назначить ответственных исполнителей.

5. Составление технического задания

Цель технического задания - как можно более четко и кратко объяснить участнику конкурсного отбора, почему работа должна быть сделана (цель), что должно быть сделано (объем работ) и каковы должны быть результаты (выход)

При подготовке ТЗ следует помнить, что техническое задание - это часть всего комплекта документов, которые рассылаются потенциальным участникам конкурсного отбора консультантов. Вся эта документация должна быть взаимодополняющей и ТЗ не должно повторять то, что вошло в другие части, если только таким образом не надо подчеркнуть особую важность того или иного положения.

5.1. Основные принципы составления ТЗ

При написании ТЗ следует придерживаться трех основных принципов:

1. Принцип полноты:

ТЗ должно быть полным, т.е. содержать всю необходимую информацию для участника процедуры отбора, чтобы он подготовил удовлетворительное предложение.

2. Принцип простоты:

ТЗ не должно содержать больше информации, чем это необходимо, должно быть структурно логичным и написано понятным языком.

3. Контроль:

ТЗ должно быть написано таким образом, чтобы в нем ясно и четко были выражены основные задачи, которые предстоит выполнить консультантам. Этот момент является ключевым для получения качественных предложений, отсутствия проблем на переговорах и заключения обоснованного контракта. Кроме того, четко поставленные задачи помогут членам Тематической группы контролировать выполнение контракта.

5.2. Структура ТЗ

ТЗ должно включать в себя следующие разделы:

- Обоснование;

- Цели задания;

- Объем и содержание работ;

- Обучение и передача навыков (при необходимости и если оговорено в разделе "Объем и содержание работ"),

- Координация работы;

- Отчетность и процедуры утверждения,

- Сроки и график выполнения работ (при необходимости);

- Вклад заказчика;

- Квалификационные требования к консультанту.

Раздел "Обоснование" должен, как правило, включать стандартный, однажды согласованный с Роснедвижимостью, раздел "Описание Проекта", который дает общее представление о Проекте, его целях и задачах, частью которого являются работы, выполняемые в рамках текущего ТЗ.

5.3. Краткое описание разделов технического задания:

5.3.1. Обоснование

В данном разделе дается базовая информация о Проекте, призванная помочь консультантам при планировании их работы и подготовке предложений. Здесь необходимо изложить общие сведения, касающиеся Проекта и его назначения при создании эффективных систем управления недвижимостью, связь с целями и задачами федеральной целевой программы "Создание автоматизированной системы ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов недвижимости (2002 - 2007 годы)", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2001 N 745 (с учетом изменений и дополнений), следует описать главные проблемы отрасли и указать, каким образом выполнение предлагаемого Проекта сможет помочь в их решении.

Кроме того, в этом разделе следует описать любые связанные с Проектом программы или мероприятия, которые нужно учесть при его реализации. В частности, при подготовке ТЗ для более позднего этапа Проекта необходимо описать работу, проведенную на предыдущих этапах, включая, ее основные результаты и рекомендации.

5.3.2. Описание Проекта (при необходимости)

Приводится описание целей и задач проекта "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости", связь с целями и задачами федеральной целевой программы "Создание автоматизированной системы ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов недвижимости (2002 - 2007 годы)" с учетом изменений и дополнений Указываются основные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации Проекта, перечисляются субъекты Российской Федерации, которые участвуют в реализации мероприятий Проекта.

5.3.3. Цели задания

Здесь следует ясно изложить, что и для какой цели предполагается достичь. При описании целей Проекта всегда следует помнить, что есть общая цель и есть конкретные цели. Общая цель - это цель высокого уровня и отдельные задания в рамках проекта обычно только лишь частично способствуют достижению этой цели. Что же касается конкретных целей, то они должны описывать то желаемое положение дел, которое нужно достичь, выполняя мероприятия, относящиеся к техническому заданию.

Описываются цели конкретного технического задания по направлениям работ.

Если в состав работ по данному ТЗ входит обучение работников использованию разработанных консультантом методологических инструментов, необходимо это отразить в разделе Цели работ.

5.3.4. Объем и содержание работ

В разделе приводится перечень и содержание работ, которые должен осуществить консультант в рамках работы над данным техническим заданием.

Определяется, каким образом можно будет достичь целей работы, однако не нужно детализировать проект для консультантов до такой степени, которая лишит их возможности проявить самостоятельность или творческий подход. Можно указать задачи, начинающиеся, как правило, с фразы "Среди прочего...". Это означает, что заемщик, устанавливая определенные задачи, признает, что для достижения поставленных целей могут потребоваться и другие задачи, которые могут быть предложены и осуществлены консультантами в соответствии с их профессиональным суждением.

При определении задач следует проводить четкое различие между описанием задач и изложением методологии или рабочих процедур для их осуществления. Методология и процедуры обычно предлагаются консультантами, поскольку это зависит от программных установок, опыта и квалификации консультантов. Методология и процедуры согласовываются во время переговоров о контракте. Тем не менее, полезно иметь четкое представление о диапазоне методологий и процедур, которые могли бы быть использоваться для выполнения задач, а также о количестве персонала и времени, требуемом для их выполнения. Это также необходимо для составления консультантом сметы затрат по завершению ТЗ.

Перечень выполняемых работ должен быть четко структурирован по направлениям работ.

Содержание не должно противоречить правовым и ведомственным актам.

Содержание должно давать точное и полное понятие о том, какой результат по объему и по форме должен будет предоставить консультант в результате выполнения работ.

В разделе обязательно должны быть определены и перечислены материалы, которые в результате выполнения технического задания консультант должен разработать и представить Заказчику.

Разработанными материалами могут быть: аналитический отчет; предложения; методические рекомендации; проекты поправок в законодательство и иные нормативные акты, проекты законов и иных документов; другие материалы.

При необходимости проведения обучения заинтересованных сотрудников Роснедвижимости использованию разработанных консультантом методологических инструментов, данную работу следует отразить отдельным пунктом в разделе "Объем и содержание работ" и описать требования к обучению в разделе "Обучение и передача навыков".

5.3.5. Обучение и передача навыков

Если в рамках Проекта имеются потребности и возможности для обучения или передачи навыков, их следует указать. Обычно они делятся на следующие категории:

- Передача навыков соответствующим сотрудникам Роснедвижимости.

- Непосредственно обучение персонала Роснедвижимости, участвующего в проекте "Развитие системы государственного кадастрового учета объектов недвижимости".

При этом, как правило, оговаривается, чему должны быть обучены заинтересованные специалисты Роснедвижимости, работающие в данной области, которые впоследствии будут выполнять роль учителей-репликаторов. При этом необходимо указать общее количество обучаемых сотрудников. Необходимо также указать предполагаемое количество обучаемых, их специализацию (например, специалисты в области кадастрового учета объектов недвижимости, информационных технологий и т.п.), место проведения обучения.

Требования к непосредственному обучению относительно просты и легко определяемы, а педагогический опыт и квалификация консультантов являются частью оценочных критериев.

Если обучение и передача навыков не является непосредственно одной из целей технического задания, при наличии заинтересованности Роснедвижимости в этом, их необходимо определить, спланировать и внести в состав требований в рамках ТЗ.

5.3.6. Координация работы

Данный раздел наиболее актуален для тех технических заданий, реализация которых будет осуществляться несколькими исполнителями (консультантами).

5.3.7. Отчетность и процедуры утверждения

Для осуществления надлежащего контроля за деятельностью консультанта и для того, чтобы постоянно отслеживать продвижение к намеченным целям, необходимо четко установить требования к отчетности, число и содержание отчетов, порядок и сроки их утверждения.

Требования к отчетности должны охватывать отчеты, необходимые для контроля за выполнением работ, и отчеты, информирующие клиента о результатах, полученных консультантами в ходе работ. В промежуточных отчетах описываются мероприятия и цели, а также указываются возникающие проблемы, меры, принимаемые для их решения, и изменения в программе. Иногда они связаны с оплатой и должны представляться в обоснование выставляемых счетов. При более продолжительных заданиях можно предусмотреть начальный и промежуточные отчеты, однако во всех случаях должен быть окончательный отчет. В промежуточные и окончательный отчеты необходимо включить результаты работы, такие как инструкции, проведенные семинары, разработанные методические пособия, материалы учебного плана и т.п. Эти материалы должны быть представлены на магнитных носителях для их будущего использования Роснедвижимостью.

Промежуточные и окончательный отчеты представляются консультантами руководителям Тематических групп, при необходимости сопровождаются официальной презентацией для представителей Роснедвижимости (членов Тематических групп, других заинтересованных лиц), дорабатываются после рассмотрения Тематической группой и получения в письменном виде замечаний. Отчеты консультантов рассматриваются на заседании Тематической группы и утверждаются ее руководителем. Утвержденные отчеты направляются в Управление системного проектирования кадастра объектов недвижимости для представления Директору Проекта и ГРП.

В ТЗ обязательно следует указать требуемое число экземпляров отчетов, требуемый язык и лиц, которым направляются эти экземпляры. Обязательно требование по предоставлению окончательного отчета консультанта на английском языке. Также рекомендуется включить презентацию руководству Роснедвижимости результатов выполнения задания в случае необходимости.

5.3.8. Сроки и график выполнения работ

Указывается срок, на который рассчитано выполнение данного задания, в месяцах. Иногда целесообразно разделить работу на этапы, если имеется логическая последовательность или если одно мероприятие зависит от завершения или хода предыдущего.

График и продолжительность услуг в таком случае должен быть логически совмещен с этапностью. В таком случае можно зафиксировать сроки исполнения каждого этапа. Можно также указать и конкретный срок завершения работы. При всем этом следует помнить, что переход на следующую стадию проекта будет зависеть от удовлетворительных результатов, достигнутых при выполнении предыдущего этапа.

Если данное задание является первым этапом работы, которая должна быть продолжена в рамках другого контракта, и представляется необходимым использовать фирму, выигравшую первый конкурс и для выполнения последующего задания, необходимо отметить данный факт в ТЗ, а также привести ориентировочную информацию по последующему заданию (цели, примерный объем работ и т.п.).

5.3.9. Вклад заказчика

В ТЗ необходимо указать сведения и технические средства, которые заказчик предоставит консультантам для их успешной работы. Там, где необходимо, следует дать их исчерпывающую характеристику.

В целях выполнения задания заказчик может представить консультанту ведомственные нормативные документы, провести необходимые консультации, предоставить рабочее помещение для обучения сотрудников (в случае необходимости и при наличии в ТЗ раздела по обучению и передаче навыков).

При необходимости, в тексте технического задания или в приложении к нему дается ссылка на перечень ведомственных нормативных документов, относящихся к теме задания.

В случае, если на определенном этапе Проекта уже были оказаны консультационные услуги, проведены определенные исследования и получен конкретный результат, заказчик должен указать, что было сделано ранее, какие данные существуют и как и кем они могут быть предоставлены, ТЗ должно включать в себя перечень имеющихся данных, и указание на то, где их можно получить. Если это необходимо для подготовки предложений, некоторые из таких документов целесообразно отправить претендентам вместе с ТЗ. Как правило, для подготовки грамотного предложения, такая информация требуется консультантам в первую очередь.

5.3.10. Квалификационные требования к консультанту

В данном разделе ТЗ указываются минимальные требования к квалификации, которой должен обладать консультант, отобранный для выполнения данного технического задания. Например, следующие требования:

- иметь не менее чем _ летний практический опыт работы в соответствующей области знания;

- как минимум, иметь высшее экономическое образование и/или высшее образование в области информационных технологий;

- иметь знания и навыки разработки, внедрения и эксплуатации автоматизированных информационных систем и не менее чем 5 летний опыт работы в этой области в международном масштабе;

- обладать знаниями в области ведения государственного кадастра недвижимого имущества, инвентаризации и землеустройства.

Необходимо учесть, что квалификационные требования указываются в Запросе на подачу выражения заинтересованности, который публикуется в российской (и при необходимости, иностранной) прессе в целях информирования заинтересованных сторон в проведении конкурсных торгов и, как правило, служат основанием для выработки критериев отбора консультанта Отдельно указываются требования к фирме-консультанту и к ключевому персоналу, который будет работать по данному заданию.

5.3.11. Дополнительная информация (при необходимости)

В данный раздел может быть включена вся та дополнительная информация, которая может потребоваться консультанту для подготовки хорошего предложения, что в конечном итоге будет способствовать скорейшему проведению оценки предложений и переговоров.

5.4. Требования к стилистике

При составлении ТЗ - стараться избегать вводных слов, в тексте приводить правильное и единообразное указание названий проекта, министерств и ведомств, организаций (или их официальные сокращения), должностей и т.д. В начале текста необходимо привести расшифровку терминов и сокращений, используемых при написании ТЗ

5.5. Оформление технического задания (технических спецификаций)

Разработанное техническое задание (технические спецификации) рассматривается на заседании Тематической группы, и при отсутствии замечаний, утверждается, что фиксируется в протоколе заседания Тематической группы.

Титульный лист технического задания в обязательном порядке должен содержать название и номер пакета, название и номер компонент, входящих в пакет, название Тематической группы, разработавшей данное задание, Ф.И.О. руководителя Тематической группы и исполнителя.

Техническое задание, завизированное всеми членами Тематической группы и подписанное руководителем Тематической группы в двух экземплярах направляется с сопроводительной запиской в Управление системного проектирования кадастра объектов недвижимости.

Формат файла с техническим заданием (техническими спецификациями) (шрифты, абзацы и т.п.) должны соответствовать принятым форматам к документации в МБРР.

Электронная версия технического задания (технических спецификаций) в обязательном порядке должна направляется в Управление системного проектирования кадастра объектов недвижимости, Управлением системного проектирования кадастра объектов недвижимости соответственно - направляться в Группу реализации Проекта параллельно с отправкой утвержденной бумажной копией документа.

6. Подготовка технических спецификаций

Заказ на товары и услуги и технические спецификации должны разрабатываться таким образом, чтобы обеспечить возможность получения предложения товаров, выпускаемых различными производителями и обладающих указанными функциональными характеристиками. Технические спецификации должны гарантировать получение конкурсных предложений в условиях широкой конкуренции. При подготовке технических спецификаций следует широко использовать международные стандарты. При отсутствии или неприемлемости таких стандартов, возможно, использовать российские стандарты.

При подготовке технических спецификаций следует избегать указания конкретных торговых марок и/или корпоративных стандартов. В случае если не удается избежать указания конкретной торговой марки и/или корпоративного стандарта, то после такой ссылки необходимо обязательно добавить "или аналогичный". Во всех случаях конкурсная документация должна содержать положения о приемлемости всех стандартов (на оборудование, материалы и производство), которые обеспечивают существенную эквивалентность предлагаемых товаров.

Собственно заказ на товары и услуги должен перечислять все закупаемые товары и услуги, указывать их количество, сроки поставки и условия поставки (базис поставки). Заказ на товары и услуги должен однозначно определять связь между наименованием товара/услуги и их техническими спецификациями.

Если в рамках закупки предполагается доставка товаров в различные места, то для каждого такого места следует формировать отдельную таблицу заказа на товары и услуги.

При подготовке заказа на товары и услуги целесообразно выделить однородные группы товаров, руководствуясь функциональными признаками (например, группа серверов, группа системных блоков и т.п.). Внутри каждой группы целесообразно именовать товары с использованием названия группы, к которому добавляется порядковый номер N 1, N 2.... Такой подход сокращает число возможных расхождений между наименованиями товаров, указанных в различных местах конкурсной документации и упрощает ссылки, которые необходимо использовать, например, при подготовке дополнений, ответах на вопросы, проведении конференции и т.п.

Технические спецификации должны разрабатываться таким образом, чтобы обеспечить достаточный уровень конкуренции и в то же время дать четкое представление о требованиях, стандартах и производительности закупаемых товаров и услуг. Только при выполнении вышеперечисленных требований могут быть обеспечены высокая экономичность, эффективность, конкурентоспособность производимых закупок, а также четкость оценки конкурсных предложений.

При подготовке технических спецификаций необходимо сформулировать следующие требования:

- требования к условиям эксплуатации и, если необходимо, к условиям хранения товаров;

- требования к документации, поставляемой с товарами;

- требования к сертификации;

- требования к совместимости;

- требования к гарантийному и послегарантийному обслуживанию;

- минимальные требования к техническим и/или функциональным характеристикам товаров;

- требования к пусконаладочным работам;

- требования по проведению процедур приемки-сдачи товаров и услуг;

- требования к обучению.

Технические спецификации должны соответствовать критериям, которые предполагается использовать для оценки конкурсных предложений.

Технические спецификации должны иметь формат, удобный для чтения и осуществления ссылок.