Приложение 1. Порядок подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления

Приложение 1

к приказу Центрального

таможенного управления

от 27 ноября 2012 г. N 750

Порядок
подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления (далее - Порядок) разработан на основании приказа ФТС России от 18.10.2004 N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" в целях повышения качества подготовки и оформления правовых актов Управления, осуществления контроля за соответствием организационно-распорядительных документов Управления действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России.

2. Настоящий Порядок предусматривает ряд последовательных действий, совершаемых правомочными либо специально назначенными должностными лицами при подготовке и согласовании организационно-распорядительных документов Управления.

Подготовка документа включает в себя подготовку предварительного варианта текста документа, уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа, подготовку приложений (при необходимости), оформление проекта документа.

Согласование представляет собой результат анализа уполномоченными должностными лицами проекта организационно-распорядительного документа Управления, представляемого на подпись начальнику Управления, в том числе на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России.

Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.

3. Правом согласования проектов организационно-распорядительных документов Управления в соответствии с компетенцией обладают заместители начальника Управления, начальники служб, начальники непосредственно подчиненных начальнику Управления отделов (отделений), иные уполномоченные должностные лица структурных подразделений Управления.

4. Настоящий Порядок регулирует подготовку и согласование следующих документов: приказов, распоряжений, протоколов, положений, инструкций, докладных записок и не распространяет свое действие на финансовые, платежно-расчетные документы Управления, гражданско-правовые договоры, а также оперативные документы, касающиеся деятельности службы по противодействию коррупции.

5. Проект организационно-распорядительного документа Управления разрабатывается и составляется на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в нем вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проекте предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России, обеспечивались материально-техническими средствами и финансированием. Текст документа должен содержать достоверную информацию.

6. Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника Управления, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Управления на основании соответствующих представлений или иных документов.

Приказы и распоряжения подписываются начальником Управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Приложения к проекту приказа (распоряжения) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приложения.

В случае, если приложение к приказу (распоряжению) имеет приложение, то данное приложение не подписывается и не визируется.

Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

7. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

8. Положение, правила, регламент, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение положения (правил, инструкции) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

9. Докладные (служебные записки) являются внутренними документами, они реализуют в пределах аппарата Управления отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.

На имя начальника Управления подаются только докладные записки. Докладная записка начальнику Управления подписывается заместителями начальника Управления и начальниками структурных подразделений, непосредственно подчиненных начальнику Управления.

В докладных (служебных) записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений Управления.

Докладные (служебные) записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.

В случае наличия на докладной записке на имя начальника Управления или лица, его замещающего, указания, в котором даны поручения начальникам таможен, то структурное подразделение - автор докладной записки готовит в таможни письмо, с которым докладная записка направляется в виде приложения, либо письмо, в котором содержатся необходимая информация и поручения в соответствии с докладной запиской. В случае необходимости доведения информации срочно, автор докладной записки на основании указания начальника Управления (лица его замещающего) готовит телетайпограмму, оформленную установленным порядком.

II. Согласование организационно-распорядительных документов Управления

10. Виза согласования документа (далее - виза) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица Управления (внутреннее согласование) с его содержанием, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представленный на подпись документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, заместителем начальника Управления, курирующим структурное подразделение, вносящее проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, уполномоченным должностным лицом правовой службы, начальником отдела документационного обеспечения или его заместителем.

11. Визы должностных лиц Управления проставляются:

при согласовании приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций - на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа;

при согласовании протоколов - на лицевой стороне копии подписного листа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия.

12. Подготовку проекта документа осуществляет исполнитель. Общее руководство подготовкой проекта документа возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения Управления.

13. Проект приказа (распоряжения) с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, представляется на редактирование в отдел документационного обеспечения Управления только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.

Должностное лицо отдела документационного обеспечения Управления, исполняющее функции редактора (далее - редактор), карандашом отмечает погрешности в текстах проектов приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, устранения несоответствия положениям правовых актов в сфере делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.

На оборотной стороне каждого листа (в нижнем левом углу) отредактированного проекта приказа (распоряжения) и приложений к нему помещается подпись редактора (полистное визирование).

Если в процессе согласования в структурных подразделениях в документ вносились изменения принципиального или редакционного характера, они согласовываются с редактором.

14. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:

исполнитель, ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);

руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);

заместитель начальника Управления, курирующий соответствующее направление деятельности;

руководители заинтересованных структурных подразделений Управления;

уполномоченное должностное лицо правовой службы;

начальник отдела документационного обеспечения или его заместитель.

15. Заинтересованными структурными подразделениями считаются подразделения в тех случаях, когда:

в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;

в их адрес даются поручения;

из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

16. При согласовании руководители заинтересованных структурных подразделений определяют целесообразность оформления данного вопроса организационно-распорядительным документом, его обоснованность, соответствие проекта организационно-распорядительного документа ранее изданным правовым актам.

17. В случае наличия замечаний руководители заинтересованных структурных подразделений вносят соответствующие поправки в проект организационно-распорядительного документа и возвращают его исполнителю.

18. Согласование проектов организационно-распорядительных документов в структурных подразделениях Управления осуществляется в срок не более 3-х дней с момента их поступления.

19. Проект организационно-распорядительного документа представляется на согласование руководителям заинтересованных структурных подразделений с обязательным приложением всех нормативных и иных правовых актов, а также поручений вышестоящих органов и иных документов, на основании и во исполнение которых издается документ.

К проектам организационно-распорядительных документов, касающихся результатов проведения проверок, должны прилагаться материалы данных проверок.

20. Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста - каждый в рамках своей компетенции.

21. Правом согласования организационно-распорядительных документов в правовой службе обладает заместитель начальника Управления - начальник правовой службы, а в случае его временного отсутствия - заместитель начальника правовой службы.

В случае временного отсутствия заместителя начальника Управления - начальника правовой службы и заместителя начальника правовой службы правом согласования проектов организационно-распорядительных документов обладает начальник правового отдела.

Виза уполномоченного должностного лица правовой службы подтверждает отсутствие в проекте организационно-распорядительного документа противоречий действующему законодательству Российской Федерации и право Управления на издание соответствующего распорядительного документа.

22. Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный лицами, указанными в пункте 14 настоящего Порядка, признается неподготовленным и не может быть передан на подпись.

23. Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику Управления через отдел документационного обеспечения, который несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений).

24. После подписания начальником Управления подлинник приказа по основной деятельности или распоряжения передаётся в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки в установленном порядке.

25. Внесение изменений в приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа осуществляется в установленном порядке.

26. Особый порядок согласования устанавливается для приказов по личному составу, так как каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявление должностного лица, докладная записка, график отпусков, лист изучения, лист согласования, трудовой договор и т.д.), который уже завизирован или подписан начальником Управления, его заместителем или руководителями других таможенных органов по принадлежности.

27. Приказы по личному составу готовят должностные лица кадровой службы Управления в соответствии с установленными требованиями.

Визируют приказы по личному составу руководители финансово-бухгалтерской и правовой служб Управления, а также заместитель начальника Управления - начальник кадровой службы.

Срок согласования приказов по личному составу - не более 1 рабочего дня.

После подписания начальником Управления приказы по личному составу передаются в кадровую службу для регистрации и рассылки в установленном порядке.

III. Рассмотрение замечаний к документам, подлежащим согласованию

28. Если в процессе согласования должностными лицами Управления в проект организационно-распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если устранены орфографические и стилистические ошибки.

29. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту правового акта излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу. При этом на листе согласования делают запись "замечания прилагаются", помещаемую перед личной подписью визирующего.

Отказ в визировании проекта документа не допускается.

30. В случае, когда замечания структурным подразделением - исполнителем не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника Управления, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника Управления решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику Управления.

IV. Согласование отдельных правовых актов Управления

31. С кадровой службой Управления согласовываются:

приказы о приеме и увольнении должностных лиц Управления;

приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления;

приказы о переводе должностного лица на другую должность в том же таможенном органе, в другой таможенный орган в той же местности или на службу в другую местность по инициативе начальника Управления;

приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;

приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки;

распорядительные документы, содержащие поручения в адрес кадровой службы или должностных лиц кадровой службы.

Приказы о назначении служебных проверок и о мерах по их результатам кроме руководителя кадровой службы также согласовываются с начальником отдела инспектирования и профилактики правонарушений.

32. С организационно-инспекторской службой Управления согласовываются:

приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления и таможен;

приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки; приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;

распорядительные документы, содержащие решения по следующим направлениям деятельности таможенных органов, а именно: управленческой, выполнения контрольных показателей эффективности деятельности таможенных органов, организационно-структурной работе.

33. Со службой по противодействию коррупции согласовываются наградные материалы, материалы о поощрении и досрочном снятии ранее наложенных дисциплинарных взысканий на должностных лиц Управления.

34. Проекты организационно-распорядительных документов Управления, в которых затрагиваются вопросы финансово-хозяйственной деятельности, материального обеспечения и поощрения, согласовываются с финансово-бухгалтерской службой Управления.

35. В целях обеспечения законности при проведении инспекторских, функциональных и служебных проверок, объективности при принятии управленческих решений акты и заключения по результатам проведения проверок представляются на утверждение начальнику Управления с докладной запиской, в которой должно быть отражено:

подтверждение (либо указание нарушений) соблюдения установленных требований к проведению проверки, включая сроки её проведения;

подтверждение (опровержение) соблюдения законности при осуществлении проверки;

при наличии предложений о применении к проверяемым лицам мер дисциплинарного воздействия - указание о наложенных ранее (в течение 1 года) дисциплинарных взысканиях со ссылкой на соответствующие документы.

Акты об итогах инспекторских и функциональных проверок (кроме комплексных инспекторских проверок) должны быть завизированы начальниками служб (отделов и отделений прямого подчинения), подчиненными должностными лицами которых осуществлялась проверка. Виза размещается ниже подписей членов комиссии по проведению проверки и состоит из слова "согласовано", должности визирующего, подписи и расшифровки подписи.

При представлении на утверждение заключения по результатам служебной проверки указанная докладная записка визируется заместителем начальника Управления - начальником кадровой службы и заместителем начальника Управления - начальником правовой службы.

Начальник отдела документационного обеспечения

Ю.А. Шальнов