Приложение N 2. Порядок работы коллегии Федеральной миграционной службы

Приложение N 2
к приказу Федеральной миграционной службы
от 12 декабря 2012 г. N 411

Порядок
работы коллегии Федеральной миграционной службы

I. Планирование работы коллегии

1. Работа коллегии планируется на полугодие. На одном заседании коллегии рассматривается не более трех вопросов.

2. Члены коллегии, структурные подразделения центрального аппарата Федеральной миграционной службы*(1) соответственно до 1 июня и 1 ноября представляют в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, свои предложения, содержащие формулировку вопроса с указанием членов коллегии, структурных подразделений центрального аппарата ФМС России*(2), территориальных органов ФМС России на окружном, межрегиональном уровнях и в субъектах Российской Федерации*(3), загранаппарата ФМС России, иных входящих в ее систему организаций и подразделений*(4), ответственных за подготовку вопроса, месяц рассмотрения вопроса на заседании коллегии.

На основе указанных предложений структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, готовится проект плана работы коллегии, который представляется на утверждение председателю коллегии до 25 июня и 25 декабря.

3. Предложения о проведении совместных заседаний с коллегиями иных федеральных органов исполнительной власти либо миграционных органов иностранных государств предварительно согласовываются инициатором с руководителями соответствующих коллегиальных органов, а о выездных заседаниях коллегии - также со структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы финансового обеспечения деятельности Службы, и докладываются на рассмотрение председателю коллегии.

4. Утвержденный план работы коллегии в трехдневный срок рассылается структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, членам коллегии, а также в структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, территориальные органы ФМС России и подведомственные ФМС России организации, указанные в плане.

5. Решение об изменении утвержденного плана работы коллегии в части формулировки рассматриваемого вопроса, переноса срока его рассмотрения либо снятия с обсуждения принимается председателем коллегии по докладной записке ответственного исполнителя, согласованной с заместителем руководителя ФМС России по курируемому направлению деятельности.

Копия докладной записки, рассмотренной председателем коллегии, передается в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы.

6. Докладная записка о включении в повестку очередного заседания коллегии неотложных дополнительных вопросов докладывается инициатором председателю коллегии и по результатам рассмотрения направляется в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, не позднее чем за десять календарных дней до предполагаемого срока проведения заседания коллегии.

Подготовка необходимых материалов в этих случаях осуществляется в соответствии с настоящим Порядком работы коллегии Федеральной миграционной службы*(5).

7. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, не позднее чем за пять календарных дней до даты заседания коллегии информирует членов коллегии и других участников заседания о дате, времени и месте его проведения.

II. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии

8. Подготовка материалов к заседанию коллегии возлагается на членов коллегии, структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, ее территориальные органы и подведомственные ФМС России организации, указанные в плане работы коллегии.

Для подготовки материалов к заседаниям коллегии по указанию председателя коллегии могут создаваться рабочие группы.

9. При подготовке вопросов для рассмотрения на заседании коллегии проводится глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценивается эффективность ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявляются недостатки и их причины, разрабатываются предложения, направленные на улучшение положения дел, прогнозируются результаты их реализации.

10. При получении плана работы коллегии начальники структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, определенных ответственными исполнителями, назначают сотрудников, которые непосредственно отвечают за подготовку материалов коллегии, и в течение трех дней, следующих за датой поступления плана работы коллегии, сообщают сведения о них (должность, фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона, адрес электронной почты) в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы.

11. Ответственный исполнитель обязан организовать и координировать работу соисполнителей, а также не позднее чем за тридцать календарных дней до даты проведения заседания коллегии представлять в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, согласованные с заместителем руководителя ФМС России по курируемому направлению деятельности, предложения по:

11.1. Кандидатурам представителей органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и иных организаций, которые примут участие в заседании коллегии.

11.2. Кандидатурам вызываемых для участия в заседании коллегии начальников (руководителей) территориальных органов ФМС России и подведомственных ФМС России организаций.

11.3. Списку участников заседания коллегии, порядку проведения заседания коллегии, докладчикам (содокладчикам) и темам их выступлений.

11.4. Уточнению, при необходимости, формулировки рассматриваемого вопроса.

12. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, на основании предложений, указанных в пунктах 11.1-11.4 Порядка, готовит проект плана проведения заседания коллегии с приложением списка лиц, приглашаемых на заседание коллегии, который представляется на утверждение председателю коллегии.

13. В трехдневный срок утвержденный план проведения заседания коллегии рассылается структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, членам коллегии, а также в структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, территориальные органы ФМС России и подведомственные ФМС России организации, указанные в плане.

14. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, оформляет приглашения согласно утвержденному председателем коллегии списку лиц, приглашаемых на заседание коллегии, и передает их копии ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

15. Перечень материалов, подготавливаемых ответственным исполнителем к заседанию коллегии:

15.1. Аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение коллегии.

15.2. Проект протокола заседания коллегии по рассматриваемому вопросу.

15.3 Тезисы выступления председателя коллегии по обсуждаемому вопросу, вопросы председателя коллегии к докладчикам и выступающим.

При необходимости к указанным материалам могут прилагаться проекты нормативных правовых актов, подготовленных дополнительно в рамках вносимых на обсуждение коллегии вопросов.

16. Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит, согласовывает и за десять рабочих дней до даты проведения заседания коллегии представляет в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, материалы, указанные в пунктах 15.1-15.3 Порядка.

17. Персональная ответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов коллегии, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, определенного ответственным исполнителем.

18. При представлении в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, материалов, не соответствующих требованиям Порядка, невозможности их приведения в соответствие с требованиями Порядка либо при нарушении установленных сроков их представления начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, докладывает об этом председателю коллегии для принятия решения.

19. Порядок подготовки материалов по вопросам, вносимым на рассмотрение совместных заседаний с коллегиями иных федеральных органов исполнительной власти либо миграционных органов иностранных государств, устанавливается в каждом конкретном случае отдельно путем издания распоряжения о подготовке к проведению совместного заседания коллегий.

20. Материалы к закрытым заседаниям коллегии готовятся в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

III. Требования, предъявляемые к материалам коллегии

21. Проект протокола заседания коллегии по рассматриваемому вопросу*(6):

21.1. Состоит из преамбулы и распорядительной части. В преамбуле в сжатой форме излагается существо проблемы, в распорядительной части - принятые решения и конкретные поручения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и должностных лиц (структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, ее территориальных органов и подведомственных ФМС России организаций), ответственных за их исполнение.

21.2. Визируется начальником структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, определенного ответственным исполнителем.

21.3. Согласовывается с:

а) соисполнителями;

б) начальниками структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, которым в проекте протокола коллегии даются поручения либо к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом протокола коллегии;

в) структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы;

г) членами коллегии;

д) структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы правового обеспечения деятельности Службы.

Согласование проекта протокола осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

22. Аналитическая справка содержит:

22.1. Краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на обсуждение коллегии.

22.2. Описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения.

22.3. Анализ соответствующих нормативных правовых актов.

22.4. Оценки, выводы и предложения.

23. Аналитическая справка подписывается начальником структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, являющегося ответственным исполнителем, и визируется заместителем руководителя ФМС России по курируемому направлению деятельности.

24. Демонстрационные материалы к заседанию коллегии готовятся в форме, обеспечивающей их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами.

25. Материалы коллегии готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в системе ФМС России. Объем текста всех материалов, как правило, не должен превышать пяти страниц.

26. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, не позднее чем за пять календарных дней до даты проведения заседания коллегии:

26.1. Готовит повестку заседания коллегии, порядок его проведения, список участников заседания коллегии*(7), которые вместе с другими материалами коллегии докладываются председателю коллегии.

26.2. Направляет материалы коллегии членам коллегии.

27. Ответственный исполнитель знакомит с материалами коллегии лиц, приглашенных на ее заседание, по соответствующему вопросу повестки.

28. Публикация и распространение проектов протокола заседания коллегии и других документов не допускаются.

IV. Протокол заседания коллегии

29. Итоговым документом заседания коллегии является протокол заседания коллегии*(8).

Протокол включает порядковый номер, дату, место проведения заседания коллегии, должность, инициалы и фамилию председательствовавшего, рассмотренные вопросы, инициалы и фамилии докладчиков и выступавших лиц*(9), состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий докладчиков и иных лиц.

В преамбуле протокола в сжатой форме излагается ход рассмотрения вопроса, в его распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе заседания коллегии, с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение*(10).

К протоколу прилагается список участников заседания коллегии.

30. Решения коллегии, оформленные протоколом, обязательны для исполнения структурными подразделениями центрального аппарата ФМС России, территориальными органами ФМС России и подведомственными ФМС России организациями.

Контроль исполнения поручений, отраженных в протоколах, организуется заместителями руководителя ФМС России, курирующими соответствующие направления деятельности, а также структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы.

31. Проект протокола заседания коллегии по рассмотренному вопросу:

31.1. В течение семи календарных дней с даты проведения заседания коллегии, если председателем коллегии не установлен иной срок:

а) дорабатывается ответственным исполнителем с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений;

б) согласовывается с членами коллегии - заместителями руководителя и структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы правового обеспечения деятельности Службы;

в) представляется после согласования в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы.

Рассмотрение и согласование проекта протокола должностными лицами осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

31.2. В течение десяти календарных дней с даты проведения заседания коллегии, если председателем коллегии не установлен иной порядок, представляется структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, на подпись руководителю ФМС России.

32. Подписанный руководителем ФМС России протокол (выписки из протокола) в суточный срок рассылается структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, членам коллегии, в структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, территориальные органы ФМС России и подведомственные ФМС России организации.

V. Обеспечение деятельности коллегии

33. Организационное и документационное обеспечение работы коллегии осуществляет структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы.

34. В функции структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, входят:

34.1. Планирование работы коллегии.

34.2. Сбор, обобщение и доклад председателю коллегии материалов коллегии.

34.3. Тиражирование материалов коллегии и ознакомление с ними ее членов.

34.4. Доведение протокола заседания коллегии до членов коллегии, ответственных исполнителей и соисполнителей.

35. При осуществлении возложенных на него функций структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, имеет право в случае несоответствия представленных материалов требованиям Порядка возвращать их для устранения недостатков ответственным исполнителям.

36. Ответственный исполнитель в день проведения заседания коллегии назначает сотрудников для встречи, сопровождения на регистрацию и к месту в зале коллегии участников заседания, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания ФМС России.

37. Члены коллегии, начальники структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальники (руководители) территориальных органов ФМС России и подведомственных ФМС России организаций подтверждают структурному подразделению центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, свое участие в заседании коллегии не менее чем за пять дней до установленной даты проведения заседания коллегии.

38. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, являющееся ответственным исполнителем, за день до проведения заседания коллегии направляет в подразделение ФМС России, осуществляющее материально-техническое обеспечение деятельности Службы, списки участников заседания коллегии с указанием их должностей, фамилий, имен и отчеств для организации их прохода в административное здание ФМС России, в котором будет проходить заседание коллегии.

39. Участникам заседания коллегии не разрешается проносить в зал заседания коллегии аудио- и видеозаписывающие устройства, фотоаппаратуру и средства связи (за исключением лиц, ответственных за подготовку протокола заседания коллегии).

40. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы финансово-экономического обеспечения деятельности Службы, в недельный срок со дня утверждения плана работы коллегии на предстоящее полугодие с учетом заявок, поступивших из структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, и подразделения ФМС России, осуществляющего материально-техническое обеспечение деятельности Службы, подготавливает расчет расходов на проведение плановых заседаний коллегии, их техническое, жилищное, транспортное, организационное и документационное обеспечение.

41. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы ресурсного обеспечения деятельности Службы, определяет порядок размещения в гостинице лиц, прибывающих на заседание коллегии, и доводит его до сведения (начальников) руководителей территориальных органов ФМС России и подведомственных ФМС России организаций.

42. Подразделение ФМС России, осуществляющее материально-техническое обеспечение деятельности Службы, обеспечивает:

42.1. Готовность зала заседания коллегии к проведению мероприятия.

42.2. Закупку и передачу структурному подразделению центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, расходных материалов к организационно-вычислительной технике и канцелярских товаров согласно поданным им заявкам.

42.3. Наличие и техническую готовность необходимых средств связи и проекционного оборудования, установку микрофонов в зале заседания коллегии.

42.4. Показ сопровождающих выступления (содоклады) демонстрационных материалов, подготовленных ответственными исполнителями.

42.5. Функционирование видеоконференцсвязи в зале заседания коллегии и определяет порядок осуществления видеоконференцсвязи территориальными органами ФМС России.

42.6. Ведение аудиозаписи хода заседания коллегии, которая по его окончании представляется на цифровом носителе в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, и ответственным исполнителям.

42.7. Автотранспортное обеспечение прибывших для участия в работе заседания коллегии начальников (руководителей) территориальных органов ФМС России и подведомственных ФМС России организаций.

43. Пресс-служба ФМС России, по указанию председателя коллегии:

43.1. Осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации*(11) на открытые заседания коллегии*(12), а также предоставляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии.

43.2. Организует прибытие, пропуск и сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, видео- и фотосъемок на заседаниях коллегии.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

44.3. По окончании заседаний коллегии по указанию председателя коллегии организует пресс-конференции (брифинги).

44.4. Подготавливает информационные материалы об итогах заседания коллегии и направляет их в установленном порядке в подразделение к компетенции которого отнесено материально-техническое обеспечение деятельности ФМС России для размещения на официальном сайте ФМС России не позднее дня проведения заседания коллегии.

VI. Контроль исполнения решений коллегии

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

45. Ответственность за исполнение решений коллегии по существу их содержания несут непосредственно заместители руководителя ФМС России, начальники структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, руководители (начальники) территориальных органов и подведомственных ФМС России организаций, указанные в протоколе.

46. Контроль исполнения протокола коллегии (решения коллегии, оформленного протоколом по соответствующему вопросу повестки) осуществляется структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, которое являлось его разработчиком.

47. Снятие с контроля пункта решения коллегии осуществляется на основании докладной записки за подписью руководителя структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, ответственного за выполнение соответствующего поручения.

Рассмотренная курирующим заместителем руководителя ФМС России копия докладной записки с отчетом о выполнении пункта решения коллегии направляется не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, установленного для его исполнения, в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, которое являлось разработчиком соответствующего решения коллегии.

48. Структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, которые являлись разработчиками соответствующих решений коллегии, обязаны информировать структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, о ходе выполнения решений коллегии не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если в протоколе не указано иное.

49. Типовые формы отчетности о ходе выполнения протоколов коллегии, а также методические указания по их применению разрабатываются структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности, и представляются на утверждение руководителю ФМС России.

______________________________

*(1) Далее - "ФМС России" или "Служба".

*(2) Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, стоящее в плане работы коллегии первым среди исполнителей по соответствующему пункту плана, является ответственным исполнителем.

*(3) Далее - "территориальные органы ФМС России".

*(4) Далее - "подведомственные ФМС России организации".

*(5) Далее - "Порядок".

*(6) Далее - "проект протокола".

*(7) Сведения, содержащиеся в указанном списке, подлежат сверке и подтверждению ответственным исполнителем за двое суток до заседания коллегии.

*(8) Далее - "протокол".

*(9) Оформляются в скобках после отмеченного в протоколе вопроса с соблюдением очередности выступлений.

*(10) Далее - "решение коллегии".

*(11) Далее - "СМИ".

*(12) Список аккредитованных представителей СМИ передается в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности Службы, за одни сутки до даты проведения заседания коллегии.