Приложение N 1. Правила построения, изложения и оформления стандартов и методических документов Счетной палаты

Приложение N 1

к стандарту организации деятельности

Счетной палаты Российской Федерации

СОД 11 "Организация методологического

обеспечения деятельности Счетной палаты

Российской Федерации"

(к пункту 3.5)

Правила
построения, изложения и оформления стандартов и методических документов Счетной палаты

1. Стандарт (методический документ) Счетной палаты состоит из отдельных элементов, в состав которых, как правило, входят:

титульный лист;

содержание;

общие положения;

термины и их определения;

основные положения;

приложения.

2. Элементы "Содержание", "Термины и их определения", "Приложения" включаются в стандарт (методический документ) Счетной палаты при необходимости, исходя из особенностей его вида, содержания и изложения.

3. Титульный лист является первым листом стандарта (методического документа) Счетной палаты и содержит следующие реквизиты:

наименование органа, в котором разработан стандарт (методический документ) Счетной палаты - "Счетная палата Российской Федерации", которое располагается по центру в верхней части листа;

полное наименование стандарта (методического документа) Счетной палаты, которое должно быть кратким, точно характеризовать предмет стандарта (методического документа) и обобщать содержание устанавливаемых им положений (по стандартам указывается также их вид и код классификации, например, Стандарт организации деятельности Счетной палаты Российской Федерации "СОД 12. Планирование работы Счетной палаты Российской Федерации");

форма и реквизиты утверждения стандарта (методического документа) Счетной палаты (кем, когда и в какой форме он был утвержден);

разработчик стандарта (методического документа) Счетной палаты.

Титульный лист стандарта (методического документа) Счетной палаты, утверждаемого Коллегией Счетной палаты, оформляется в соответствии с приложением N 4 к Стандарту. Титульный лист методического документа, утверждаемого должностным лицом Счетной палаты, оформляется в соответствии с приложением N 5 к Стандарту.

4. Элемент "Содержание" размещается на следующей странице после титульного листа.

В элементе "Содержание" приводятся порядковые номера и заголовки разделов (при необходимости - подразделов) стандарта (методического документа) Счетной палаты, обозначения и заголовки его приложений. При этом после заголовка каждого из указанных структурных элементов ставится отточие, а затем приводится номер страницы документа, на которой начинается данный элемент.

В элементе "Содержание" номера подразделов приводятся после абзацного отступа, равного двум знакам, относительно номеров разделов, продолжение заголовка раздела или подраздела на второй (последующей) строке начинается на уровне начала этого заголовка на первой строке, а при продолжении заголовка приложения - на уровне записи обозначения этого приложения.

5. Элемент "Общие положения" содержит информацию об основании разработки, назначении стандарта (методического документа) Счетной палаты, сфере его распространения, предмете его регламентации, задачах и при необходимости конкретизирует область его применения.

При указании назначения и сферы распространения стандарта (методического документа) Счетной палаты применяются следующие формулировки: "Настоящий стандарт (методический документ) устанавливает... " или "Настоящий стандарт (методический документ) распространяется на... и устанавливает...".

При конкретизации области применения стандарта (методического документа) Счетной палаты используются следующие формулировки: "Настоящий стандарт (методический документ) предназначен для применения..." или "Настоящий стандарт (методический документ) может быть также применен...".

Допускается совмещать указание назначения стандарта (методического документа) Счетной палаты, предмета его регламентации и области его применения в одном предложении.

Элемент "Общие положения" оформляется в виде раздела 1 (нумеруется арабской цифрой) и размещается на следующей странице (следующих страницах) после страницы, на которой заканчивается элемент "Содержание".

6. Элемент "Термины и определения" в стандарте (методическом документе) Счетной палаты приводится при необходимости, в целях обеспечения единого понимания терминологии пользователями данного документа путем определения терминов, не стандартизованных отдельным специальным стандартом на термины и определения либо другими, ранее утвержденными нормативными и методическими документами Счетной палаты, или путем уточнения стандартизованных терминов, если эти термины использованы в данном стандарте (методическом документе) в более узком смысле.

Элемент "Термины и определения" оформляется в виде одноименного раздела и начинают со слов:

"В Стандарте (методическом документе) применяются следующие термины".

Термин и его определение, приведенные вместе в стандарте (методическом документе), составляют терминологическую статью.

Терминологические статьи располагаются в стандарте (методическом документе) Счетной палаты в алфавитном порядке.

Каждая терминологическая статья заканчивается точкой.

Термин отделяется от определения тире.

Термин печатается с прописной буквы, а определение - со строчной буквы.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в тексте стандарте (методическом документе) Счетной палаты. При этом не входящая в круглые скобки часть термина образует его краткую форму.

Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводятся в примечаниях.

7. Текст основных положений стандарта (методического документа) Счетной палаты делится (при необходимости) на структурные элементы: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы могут делиться на пункты или на подразделы с соответствующими пунктами. Пункты при необходимости могут делиться на подпункты.

При делении текста стандарта (методического документа) Счетной палаты на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) составлял отдельное положение стандарта (методического документа), то есть содержал законченную логическую единицу.

Разделы, подразделы, статьи, пункты и подпункты стандарта (методического документа) Счетной палаты нумеруются арабскими цифрами.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста основной части стандарта (методического документа) Счетной палаты (например: 1, 2, 3 и т. д.).

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой, а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точками (точкой) (например: 1.1; 1.2; 1.1.1; 1.1.2 и т. д.). Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками.

Количество номеров в нумерации структурных элементов стандарта (методического документа) Счетной палаты не должно превышать четырех.

Если текст основных положений стандарта (методического документа) Счетной палаты разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используются абзацы, которые не нумеруются, а выделяются абзацным отступом.

8. Для разделов, подразделов стандарта (методического документа) Счетной палаты применяются заголовки. Заголовки для пунктов могут использоваться при необходимости.

Заголовки должны кратко и точно отражать содержание соответствующих разделов, подразделов и пунктов стандарта (методического документа) Счетной палаты.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепринятых аббревиатур, единиц величин и сокращений).

В заголовке не допускается перенос слова на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Заголовок раздела (подраздела, пункта) стандарта (методического документа) Счетной палаты печатается по центру страницы симметрично относительно текста полужирным шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14, строчными буквами, начиная с прописной буквы, отделяется от номера раздела (подраздела, пункта) точкой и пробелом и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал.

Заголовки раздела (подраздела, пункта) печатаются на расстоянии 2 - 3 одинарных междустрочных интервалов от предыдущего или последующего текста или заголовка.

9. Материал, дополняющий основные положения стандарта (методического документа) Счетной палаты, оформляется в виде приложений. В приложениях целесообразно приводить графический материал большого объема и (или) формата, таблицы большого формата, методы расчетов и т. д.

Приложения обозначаются значком "N" и арабскими цифрами, которые приводятся после слова "Приложение".

Если в стандарт (методический документ) Счетной палаты включается одно приложение, то номер ему не присваивается.

Каждое приложение, как правило, начинается с новой страницы. При этом в верхней части страницы, справа, приводится слово "Приложение", напечатанное строчными буквами с первой прописной, и обозначение приложения. Допускается размещение на одной странице двух (и более) последовательно расположенных приложений, если их можно полностью изложить на этой странице.

Содержание приложения указывается в его заголовке, который располагается по центру симметрично относительно текста, приводится в виде отдельной строки (или строк) и печатается строчными буквами с первой прописной.

Для удобства пользования стандартом (методическим документом) Счетной палаты в приложении может быть приведена информация о том, к какому разделу (подразделу, пункту или подпункту) стандарта (методического документа) относится данное приложение. Эта информация может быть приведена в скобках после обозначения приложения.

Приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты и должны иметь общую с его основной частью сквозную нумерацию страниц. В тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты должны быть даны ссылки на все приложения.

10. В зависимости от особенностей содержания стандарта (методического документа) Счетной палаты его положения излагаются в виде текста, таблиц, графического материала (рисунков, схем, диаграмм) или их сочетаний.

11. Содержание текста стандарта (методического документа) Счетной палаты должно быть кратким (по возможности), точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным по объему для использования стандарта (методического документа) Счетной палаты в соответствии с его назначением и областью применения.

Текст проекта стандарта (методического документа) Счетной палаты печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Счетной палате Российской Федерации.

Нумерация всех страниц стандарта (методического документа) Счетной палаты проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

На титульном листе стандарта (методического документа) Счетной палаты номер страницы не проставляется.

12. В стандарте (методическом документе) Счетной палаты не допускаются использование оборотов разговорной речи, сленга, произвольных словообразований, применение для обозначения одного и того же понятия различных терминов, являющихся синонимами, а также иностранных слов и терминов при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

13. В стандарте (методическом документе) Счетной палаты применяются термины, определения к которым приведены в данном документе, или стандартизованные термины (установленные специальным стандартом Счетной палаты на термины и определения).

14. При изложении норм, требований и правил в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты применяются слова: "должен", "следует", "подлежит", "необходимо", "требуется", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не должен", "не следует", "не подлежит", "не могут быть" и т. п.

Приводя в стандарте (методическом документе) Счетной палаты требования к наибольшим и наименьшим значениям величин, применяются словосочетания: "должно быть не более (не менее)" или "не должно превышать".

При изложении в стандарте (методического документа) Счетной палаты положений, допускающих отступления от требований (норм, правил), применяются слова: "могут быть", "как правило", "при необходимости", "допускается", "разрешается" и т. п.

Допускается использовать в стандарте (методическом документе) Счетной палаты для требований и правил повествовательную форму изложения, если из наименования стандарта (методического документа) или заголовков его разделов (подразделов, пунктов) ясно, какие его положения являются требованиями (правилами).

15. При изложении в стандарте (методическом документе) Счетной палаты рекомендаций применяются слова: "рекомендуется", "не рекомендуется", "целесообразно", "нецелесообразно" и т. п. Допускается использовать для рекомендаций повествовательную форму изложения, если рекомендательный характер следует из наименования методического документа или заголовка его раздела (подраздела, пункта).

16. В тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть приведены перечисления, которые выделяются абзацным отступом, а каждая позиция перечисления начинается со строчной буквы и отделяется от следующей знаком препинания ";".

Если в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты необходимо сослаться на одно или несколько перечислений, то перед каждой позицией перечисления ставится арабская цифра, а после нее скобка.

Для дальнейшей детализации перечисления используются строчные буквы, приводимые в алфавитном порядке, после которых ставится скобка, приводятся эти буквы со смещением вправо на два знака относительно перечислений, обозначенных арабскими цифрами.

17. Графический материал (таблица, чертеж, схема, диаграмма, рисунок) включается в стандарт (методический документ) Счетной палаты для установления или иллюстрации отдельных свойств (характеристик) предмета регламентации стандарта (методического документа), а также для пояснения текста стандарта (методического документа) с целью его лучшего понимания.

Графический материал располагается непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости - в отдельном приложении.

Графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок) обозначается в стандарте (методическом документе) словом "Рисунок" и нумеруется после него арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он не нумеруется.

Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой (например: Рисунок 1.1, Рисунок 1.2 и т.д.)

Слово "Рисунок" и его номер приводится под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире (например: Рисунок 1 - Система стандартов).

При необходимости под графическим материалом помещаются также поясняющие данные. В этом случае слово "Рисунок" и наименование графического материала помещаются после поясняющих данных.

Если графический материал невозможно разместить на одной странице, то допускается перенос его на другие страницы. При этом его наименование помещается на той странице, с которой начинается графический материал, поясняющие данные - на любой из страниц, на которых расположен графический материал, а под ними или непосредственно под графическим материалом на каждой из страниц, на которых расположен данный графический материал, указывается "Рисунок_______, лист_______".

На каждый графический материал дается ссылка в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты.

18. Ссылки в стандарте (методическом документе) Счетной палаты применяются в случаях, когда целесообразно:

а) исключить повторение в стандарте (методическом документе) Счетной палаты отдельных его положений или их фрагментов;

б) избежать дублирования положений этого стандарта (методического документа) Счетной палаты с положениями других документов;

в) проинформировать о том, что указанное положение, его фрагмент, классификация, отдельный показатель, его значение, совокупность показателей и их значений, графический материал, его позиция и т. п. приведены в соответствующем структурном элементе данного стандарта (методического документа) Счетной палаты или в другом документе;

г) проинформировать о существовании других документов, которые распространяются на предмет регламентации данного стандарта (методического документа) Счетной палаты.

В случае, указанном в подпункте "а" настоящего пункта, приводятся ссылки на отдельные структурные элементы данного стандарта (методического документа) Счетной палаты.

При ссылках на структурные элементы данного стандарта (методического документа) Счетной палаты указываются:

обозначения приложений;

номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, графического материала, формул и таблиц (в том числе приведенных в приложениях);

обозначения (и номера) перечислений;

номера показателей, приведенных в таблицах.

При ссылках на структурные элементы стандарта (методического документа) Счетной палаты наименование этого элемента указывается полностью (например: "...в соответствии с разделом 5", "...по пункту 3"), при этом рекомендуется использовать следующие формулировки: "... в соответствии с разделом 2", "...согласно пункту 3.1", "...по пункту 3.1.1", "...в части показателя 1 таблицы 2" и т. п.

Если существует необходимость напомнить пользователю стандарта (методического документа) Счетной палаты о том, что какое-либо положение стандарта (методического документа) или его фрагмент, отдельный показатель и его значение, совокупность показателей и их значений, графический материал и т. п. приведены в соответствующем структурном элементе данного стандарта (методического документа), то ссылку на данный структурный элемент приводят в скобках после сокращения "см.".

Ссылка на другой документ применяется, если в этом документе (или его отдельном положении) уже достаточно полно и однозначно установлены требования (нормы, правила или рекомендации), которые необходимо изложить или использовать в разрабатываемом стандарте (методическом документе) Счетной палаты.

19. В стандарт (методический документ) Счетной палаты могут быть включены примечания, если к его отдельным положениям, таблицам или графическому материалу необходимо привести поясняющие сведения или справочные данные, не влияющие на их содержание.

Примечания не должны содержать требований.

Примечания печатаются с прописной буквы и начинаются с абзацного отступа. В конце текста примечания (вне зависимости от количества предложений в нем) ставят точку.

Примечание помещается непосредственно после положения (графического материала), к которому относится это примечание.

Примечание к таблице помещается в конце таблицы под линией, обозначающей окончание таблицы. При этом примечание отделяется от таблицы короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны страницы.

Одно примечание не нумеруется. Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами.

Примечания выделяют в стандарте (методическом документе) Счетной палаты размером шрифта N 12.

19. Если необходимо пояснить отдельные слова, словосочетания или данные, приведенные в стандарте (методическом документе) Счетной палаты, то после них ставят надстрочный знак сноски.

Сноску располагают в конце страницы, на которой приведено поясняемое слово (словосочетание или данные), а сноску, относящуюся к данным таблицы, - в конце таблицы под линией, обозначающей окончание таблицы. При этом сноску отделяют от текста и таблицы короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны страницы. Кроме того, сноску выделяют размером шрифта N 12. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова (последнего слова словосочетания, числа, символа), к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.

Знак сноски выполняют арабской цифрой со скобкой или в виде звездочки (*), двух или трех звездочек (** или ***), помещая их на уровне верхнего обреза шрифта. Знак сноски в виде звездочки (звездочек) рекомендуется применять в случаях, когда в различных местах текста (таблицы) документа смысловое значение сноски одинаково. Знак сноски отделяют от ее текста пробелом.

20. Примеры в стандарте (методическом документе) Счетной палаты могут быть приведены в тех случаях, если они поясняют отдельные его положения или способствуют более краткому их изложению.

21. В стандарте (методическом документе) Счетной палаты допускается использовать следующие сокращения: т. д. - так далее; т. п. - тому подобное; и др. - и другие; в т. ч. - в том числе; пр. - прочие; т. к. - так как; с. - страница; г. - год; гг. - годы; мин. - минимальный; макс. - максимальный; шт. - штуки; св. - свыше; см. - смотри; включ. - включительно; п. - пункт, пп. - подпункт. При этом сокращения единиц счета применяют только при числовых значениях в таблицах.

В стандарте (методическом документе) Счетной палаты могут быть дополнительно (наряду с указанными выше) установлены сокращения, применяемые только в данном документе. При этом полное название следует приводить при его первом упоминании в стандарте (методическом документе) Счетной палаты, а после полного названия в скобках - сокращенное название или аббревиатуру. При последующем упоминании употребляется сокращенное название или аббревиатура.

При разработке стандарта (методического документа) Счетной палаты следует избегать излишних (необоснованных) сокращений, которые могут затруднить его использование.

22. В стандарте (методическом документе) Счетной палаты применяются стандартизованные единицы величин, их наименования и обозначения. При этом наряду с единицами СИ при необходимости в скобках указывают единицы ранее использовавшихся систем, разрешенных к применению.

В одном стандарте (методическом документе) Счетной палаты не допускается применение разных систем обозначения единиц величин.

Обозначения единиц величин могут быть применены в заголовках (подзаголовках) граф и строк таблиц и пояснениях символов, используемых в формулах, а в остальных случаях, например, в тексте документа, - только при числовых значениях этих величин (например: 20 км).

Наименование денежной единицы Российской Федерации приводится в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты в сокращенном виде "руб.", а наименования денежных единиц иностранных государств полностью словами (например: долларов США).

В пределах одного стандарта (методического документа) Счетной палаты для одного и того же показателя (параметра, размера) применяется одна и та же единица величины.

Если в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты приведен ряд числовых значений величины, который выражен одной и той же единицей величины, то обозначение единицы величины указываются только после последнего числового значения (например: 10, 15, 25, 50 тыс. руб.).

Интервалы чисел в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты записываются со словами: "от" "до" (имея в виду "от...до...включительно"), если после чисел указана единица величины, или через тире, если эти числа являются безразмерными коэффициентами.

Если в тексте стандарта (методического документа) Счетной палаты приводится диапазон числовых значений величины, который выражен одной и той же единицей величины, то обозначение единицы величины указывается за последним числовым значением диапазона, за исключением знаков "%", "°С", "...°" (например: от 10 до 100 км, но от 50 % до 75 %).

Если интервал чисел охватывает порядковые номера, то для записи интервала используется тире (например: рисунки 1 - 3).

Недопустимо отделять единицу величины от числового значения (разносить их на разные строки или страницы), кроме единиц величин, помещаемых в таблицах.