Приложение 4. Примерная должностная инструкция начальнику отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 78

Примерная должностная инструкция
начальнику отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с требованиями нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.

2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела:

- обязан знать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, нормативно-методических документов в области делопроизводства вышестоящих таможенных органов, Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), положения об отделе документационного обеспечения и специальной информации, нормативно-методических документов Государственной архивной службы России, основ трудового законодательства, основ научной организации труда;

- обеспечивает подготовку нормативной базы делопроизводственной службы таможни (инструкции по делопроизводству и работе архива, положения об отделе, положения об архиве таможни, положения о постоянно действующей экспертной комиссии таможни, должностных инструкций сотрудникам отдела, сводной номенклатуры дел таможни, методических документов по делопроизводству) и внедрение в практику работы соответствующих нормативных и методических документов;

- организует общее делопроизводство в таможне;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- организует работу с секретными документами, документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенных органах;

- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;

- организует техническое обслуживание созываемых руководством таможни совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;

- организует работу по подготовке документов отдела к сдаче в архив таможни;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможни.

2.3. Начальник отдела осуществляет предварительное рассмотрение и визирование документов и на основе установленного в таможне распределения обязанностей формирует почту начальника таможни и его заместителей.

2.4. Начальник отдела обязан контролировать и требовать выполнения установленных правил работы с документами в таможне и подведомственной сети.

2.5. Начальник отдела периодически обобщает данные проверок состояния делопроизводства, составляет информационные и аналитические справки и вносит предложения по улучшению работы с документами.

2.6. Начальник отдела должен знать оргтехнику и другие средства делопроизводственных процессов.

2.7. Начальник отдела должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права и ответственность

3.1. Начальник отдела имеет право:

- знакомиться с корреспонденцией, поступающей в таможню, и нормативно-распорядительными документами ГТК России, регионального таможенного управления;

- запрашивать лично или по поручению руководства таможни от структурных подразделений документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций и задач;

- вносить предложения по улучшению работы отдела руководству таможни;

- действовать от имени отдела и представлять его интересы во взаимоотношениях со структурными подразделениями таможни и другими организациями в пределах своей компетенции;

- вносить на рассмотрение руководству таможни представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников отдела документационного обеспечения и специальной информации, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

- привлекать