Приложение 8. Примерная должностная инструкция инспектору отдела документационного обеспечения и специальной информации, осуществляющему контроль за исполнением документов

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 8

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 78

Примерная должностная инструкция
инспектору отдела документационного обеспечения и специальной информации, осуществляющему контроль за исполнением документов

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным выполнением отделами таможни приказов и указаний вышестоящих таможенных органов, приказав и распоряжений начальника таможни, документов с конкретными поручениями руководителей таможни и сроками исполнения.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

- знать требования действующих нормативных и методических документов в области документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- осуществлять постановку документа на контроль (проставление необходимых отметок на документах и в контрольных карточках);

- формировать картотеки контрольных и исполненных документов:

- направлять документ с карточкой в структурное подразделение - исполнитель;

- выяснять в структурных подразделениях фамилии и телефоны исполнителей;

- проверять своевременность доведения документа до исполнителя;

- осуществлять предварительную проверку и регулирование хода исполнения (в т.ч. напоминать подразделению - исполнителю о сроке исполнения);

- получать информации о ходе и результатах исполнения;

- обобщать результаты контроля исполнения документов (составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины);

- регулярно информировать начальника отдела документационного обеспечения и специальной информации о состоянии и результатах исполнения;

- проверять обоснованность представляемых руководству таможни предложений о снятии документов с контроля;

- снимать документ с контроля по указанию руководителя;

- выполнять отдельные поручения начальника отдела.

2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.

2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

- требовать исполнения документов в установленные сроки;

- запрашивать необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений:

- знакомиться в структурных подразделениях таможни со всеми документами по проверяемым вопросам;

- участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможни;

- принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;

- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;

- участвовать в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможни.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

- состояние контроля исполнения документов;

- обеспечение установленного порядка работы с контрольными документами в таможне;

- невыполнение проверок в установленные сроки;

- некачественную подготовку документов;

- невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1.Инспектор в процессе работы по всем вопросам своей компетенции:

- представляет начальнику отдела документационного обеспечения и специальной информации отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины;

- получает от инспектора участка входящей корреспонденции отдела документационного обеспечения и специальной информации документы, подлежащие контролю;

- получает от инспектора участка, осуществляющего регистрацию внутренних документов таможни, документы, подлежащие контролю:

- передает ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях таможни контрольные документы и получает отработанные документы с материалами по их выполнению.

4.2. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).