Приложение 4. Примерная должностная инструкция начальнику отдела документационного обеспечения регионального таможенного управления

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 77

Примерная должностная инструкция
начальнику отдела документационного обеспечения регионального таможенного управления

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном управлении, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству управления;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях управления и подведомственных ему таможенных органах;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности управления, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном управлении и организовать разработку сводной номенклатуры дел управления;

осуществлять контроль за деятельностью архива управления;

участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного управления;

организовать регистрацию работников, прибывших в командировку в управление;

принимать участие в работе по подбору и расстановке работников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству управления;

разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений работниками отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Начальник отдела имеет право:

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном управлении;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах;

подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

вносить руководству таможенного управления предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате управления, подведомственных таможенных органах;

давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела; требовать своевременного и качественного их выполнения;

вносить руководству управления представления о назначении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

3.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства управления.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Начальник отдела взаимодействует:

с руководителями структурных подразделений таможенного управления и подведомственных ему таможенных органов - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству управления документов, использования служебной информации;

с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.