Приложение 5. Примерная должностная инструкция секретарю коллегии регионального таможенного управления

Приложение 5

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 77

Примерная должностная инструкция
секретарю коллегии регионального таможенного управления

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

2. Основные задачи и обязанности

Секретарь коллегии выполняет функции по обеспечению работы коллегии и обязан:

обеспечивать своевременное получение от членов коллегии, начальников структурных подразделений управления, начальников таможен предложений к планам работы коллегии; подготавливать к рассмотрению на заседании коллегии проекты планов работы коллегии;

контролировать своевременное представление структурными подразделениями, готовящими вопрос, документов к заседанию коллегии;

комплектовать (в необходимых случаях печатать и размножать) документы к заседанию коллегии, вручать их членам коллегии;

своевременно оповещать приглашенных лиц о предстоящем заседании коллегии;

при необходимости организовывать техническое обслуживание (стенографирование, звукозапись) заседания коллегии;

осуществлять оформление протокола заседания и решений коллегии, вести учет поручений председателя коллегии;

печатать, размножать и рассылать планы работы коллегии, протоколы и решения после их подписания и утверждения;

формировать дела коллегии в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготавливать их к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей); осуществлять передачу законченных производством дел в архив управления;

давать устные справки в пределах своих обязанностей и компетенции;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Секретарь коллегии имеет право:

не принимать от структурных подразделений документы к заседанию коллегии, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и представленные не в полном объеме;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Секретарь коллегии несет ответственность за:

своевременные составление проектов планов работы коллегии, рассылку документов к заседанию членам коллегии и заинтересованным лицам, оповещение приглашенных на заседание коллегии лиц;

организацию документационного и технического обслуживания заседаний коллегии (правильное комплектование документов к заседанию, учет присутствующих, стенографирование и звукозапись и др.);

формирование документов в дела коллегии, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Секретарь коллегии в процессе работы взаимодействует по вопросам:

подготовки и получения документов (справки, проекты решений) к заседаниям коллегии - со всеми лицами, готовящими вопрос к заседанию;

технического обслуживания заседаний коллегии - с хозяйственной службой;

прохождения подписанных и утвержденных документов коллегии, исполнения поручений председателя коллегии - со всеми участками отдела документационного обеспечения, другими структурными подразделениями и различными службами управления, а также с ответственными за делопроизводство в отделах;

связи с общественностью и средствами массовой информации - с пресс-отделом управления.