Приложение. Перечень документов Минтруда России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, при организации внутренней деятельности

Приложение
к приказу Министерства труда
и социальной защиты РФ
от 23 мая 2013 г. N 212

Перечень
документов Минтруда России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, при организации внутренней деятельности

NN п/п	Вид документа	Срок хранения	Примечания*
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1.	Проекты приказов и документы к ним	1 г.	Ст. 20
2.	Проекты правил, инструкций, регламентов и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 29
3.	Проекты рекомендаций и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 30
4.	Протоколы совещаний у руководства департаментов и документы к ним	5. л.	Ст. 18 з)
5.	Переписка с департаментами Министерства о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК	Ст. 26
6.	Переписка с департаментами Министерства по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК	Ст. 31
1.2. Организационные основы управления
7.	Проекты уставов, положений и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 58
8.	Протоколы и документы по организации работы комиссий (рабочих групп) по координации деятельности	5 л. ЭПК (1)	Ст. 59
			(1) После завершения деятельности рабочих групп
9.	Проекты структуры Министерства и документы по их разработке	5 л. ЭПК	Ст. 65
10.	Проекты штатных расписаний Министерства и документы по их разработке и изменению	5 л. ЭПК	Ст. 72
11.	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК	Ст. 67
12.	Переписка с департаментами Министерства по координации деятельности и другим организационным вопросам	5 л.	Ст. 84
13.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Министерства	5 л. ЭПК	Ст. 87
14.	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭПК	Ст. 88
15.	Переписка с организациями о подготовке и проведении мероприятии (съездов, совещаний, конференций, юбилейных дат и др.)	5 л. ЭПК	Ст. 91
16.	Переписка с организациями о проведении конкурсов, смотров профессионального мастерства и др.	5 л. ЭПК	Ст. 93
17.	Переписка с организациями по вопросам аттестации	5 л. ЭПК	Ст. 109
1.3. Контроль
18.	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.	Ст. 175
19.	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК	Ст. 178
20.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, сводки и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1)	Ст. 203
			(1) После снятия с контроля
1.4. Правовое обеспечение деятельности
21.	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства	3 г.	Ст. 194
22.	Базы данных (справочные, полнотекстовые):	До замены новыми (1) Пост.	Ст. 196
	а) по законодательным актам		(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов - пост.
	б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
23.	Проекты номенклатур дел структурных подразделений и Министерства в целом	3 г. (1)	Ст. 202
			(1) После утверждения
24.	Переписка об организации делопроизводства, составе и сроках хранения дел	5 л. ЭПК	Ст. 256
25.	Документы ( заключения, справки, переписка и др.) о совершенствовании работы с документами, архивного дела	5 л. ЭПК	Ст. 212
26.	Документы (отчеты, справки, таблицы и др.) об объеме документооборота в организации	1 г.	Ст. 257
27.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК	Ст. 214
28.	Программные продукты (комплексы)	Пост.	Ст. 218
29.	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроками хранения документов, входящих в базу	Ст. 220
30.	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 л.	Ст. 225
31.	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л.	Ст. 213
32.	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л.	Ст. 217
33.	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 л. (1)	Ст. 222
			(1) При условии проведения проверки (ревизии)
34.	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭПК	Ст. 238
35.	Журналы, базы данных регистрации:
	а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.	Ст. 258 (подпункт "в")
	б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.	Ст. 258 (подпункт "г")
	в) контроля исполнения документов	3 г.	Ст. 258 (подпункт "д")
	г) обращений граждан	5 л.	Ст. 258 (подпункт "е")
	д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.	Ст. 258 (подпункт "ж")
	е) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г.	Ст. 258 (подпункт "и")
36.	Журналы, базы данных учета:		Ст. 259
	а) приема посетителей	3 г.
	б) рассылки документов	2 г.
	в) бланков строгой отчетности	3 г.
37.	Журналы, базы данных учета: а) электронных носителей	5 л. (1)	Ст. 260 (подпункт "а")
			(1) После списания. При условии проведения ревизии
	б) выдачи электронных дисков	5 л. (1)	Ст. 260 (подпункт "б")
	в) паролей	5 л. (2)	Ст. 260 (подпункт "в")
			(2) после замены пароля
	г) ключевых носителей	5 л. (3)	Ст. 260 (подпункт "г")
			(3) После замены ключа
	д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 л. (3)	Ст. 260 (подпункт "д")
	е) копирования баз данных	ДМН	Ст. 260 (подпункт "ж")
	ж) технических средств защиты	5 л. (1)	Ст. 260 (подпункт "е")
2. Планирование деятельности
2.1. Прогнозирование
38.	Проекты целевых программ, прогнозов и документы по их разработке	10 л. ЭПК	Ст. 263
39.	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития Министерства и документы к ним	10 л. ЭПК	Ст. 269
40.	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 264
41.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 266
2.2. Текущее планирование
42.	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы Министерства и его структурных подразделений	До минования надобности	Ст. 288
43.	Проекты планов департаментов и документы к ним	5 л. ЭПК	Ст. 286
44.	Годовые планы работы структурных подразделений Министерства	5 л. (1)	Ст. 290
			(1) При отсутствии годовых планов работы Министерства - пост.
45.	Индивидуальные планы работников	1 г.	Ст. 291
46.	Переписка по вопросам планирования	5 л.	Ст. 296
47.	Документы (заявки, задания, переписка и др.) по подготовке и организации проведения тендеров	5 л.	Ст. 283
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
48.	Проекты финансовых планов (бюджетов) Министерства	5 л.	Ст. 315
49.	Документы (уведомления, расчеты, справки, ведомости, заключения, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭПК	Ст. 319
50.	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.	Ст. 331
51.	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭПК	Ст. 332
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
52.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л.	Ст. 359
53.	Переписка об административно-хозяйственных расходах (приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и др.)	1 г.	Ст. 367
54.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л.	Ст. 461
55.	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г.	Ст. 463
4.2. Статистический учет и отчетность
56.	Оперативные отчеты работы Министерства и его структурных подразделений: квартальные месячные	5. л. (1) 1 г. (2)	Ст. 464
			(1) При отсутствии годовых - пост.
			(2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.
57.	Годовые отчеты о работе структурных подразделений	5 л. (1)	Ст. 475
			(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост.
58.	Документы (сведения, обзоры, информации и др.) о выполнении целевых программ	5 л. ЭПК	Ст. 470
59.	Индивидуальные отчеты работников	1 г.	Ст. 476
60.	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л.	Ст. 479
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация связей
61.	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК	Ст. 483
62.	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК	Ст. 487
5.2. Осуществление связей
63.	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	10 л. ЭПК	Ст. 497
64.	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	5 л. ЭПК	Ст. 498
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
65.	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности	5 л. ЭПК	Ст. 511
66.	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности	5 л.	Ст. 512
67.	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности	Ст. 514
6.2. Распространение информации, реклама
68.	Документы (планы-проспекты, планы, макеты, тематика и др.) об организации встреч с общественностью с целью их ознакомления с деятельностью организации	5 л. ЭПК	Ст. 538
69.	Переписка об организации и проведении выставок и презентаций	5 л. ЭПК	Ст. 540
70.	Документы (информации, пресс-релизы, проекты выступлений и др.) о деятельности Министерства, подготовленные пресс-службой	5 л. ЭПК	Ст. 555
71.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте Министерства	5 л. ЭПК	Ст. 556
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
72.	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭПК	Ст. 561
73.	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л.	Ст. 564
74.	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 л. (1)	Ст. 586
			(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 л.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
75.	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭПК	Ст. 596
76.	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л.	Ст. 600
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
77.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК	Ст. 649
78.	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.	Ст. 651
79.	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК	Ст. 652
80.	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.	Ст. 673
81.	Переписка о прохождении государственной гражданской службы	5 л. ЭПК	Ст. 674
82.	Списки:
	а) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми	Ст. 685 (подпункт "ж")
	б) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)	Ст. 685 (подпункт "З")
			(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
	в) обучающихся без отрыва от производства	5 л.	Ст. 685 (подпункт "и")
	г) работников, ушедших на пенсию	5 л.	Ст. 685 (подпункт "к")
	д) лиц, выезжающих за границу	5 л.	Ст. 685 (подпункт "л")
83.	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.	Ст. 686
84.	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	Ст. 687
			(1) Для зарубежных командировок 10 л. ЭПК
85.	Графики предоставления отпусков	1 г.	Ст. 693
86.	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.	Ст. 694
87.	Книги (журналы), карточки учета:
	а) отпусков	3 г.	Ст. 695 (подпункт "ж")
	б) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л. (2)	Ст. 695 (подпункт "з")
	в) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.	(2) В зарубежные командировки 10 л. Ст. 695 (подпункт "и")
8.2. Установление квалификации работников
88.	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.	Ст. 702
89.	Документы (сводки, сведения, ведомости и др.) по проведению аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.	Ст. 705
90.	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.	Ст. 707

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

8.4. Награждение
91.	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК	Ст. 742
9. Административно-хозяйственные вопросы
9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
92.	Документы (акты, докладные, служебные записки и др.) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков	1 г.	Ст. 779
93.	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г.	Ст. 781
94.	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.	Ст. 783
95.	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. (1)	Ст. 785
			(1) После замены новыми
9.2. Эксплуатация зданий, помещений
96.	Документы (акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка и др.) о состоянии зданий и помещений Министерства, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭПК	Ст. 811
97.	Переписка о коммунальном обслуживании зданий Министерства	1 г.	Ст. 818
98.	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г.	Ст. 819
9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
99.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами Министерства	3 г.	Ст. 824
100.	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности Министерства в транспортных средствах	3 г.	Ст. 825
101.	Переписка об обеспечении средствами связи проводимых мероприятий	5 л.	Ст. 845
102.	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 л. ЭПК	Ст. 846
103.	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г.	Ст. 852
104.	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми	Ст. 853
10. Реестры (на бумажных и электронных носителях)
105.	Государственный реестр регистрации лекарственных средств. БД, ДСП	Пост.	Ст. 42
106.	Государственный реестр предельных отпускных цен производителей на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства. БД, ДСП	Пост.	Ст. 42

______________________________

* Указаны статьи Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.