Приложение N 4. Правила формирования электронных копий документов

Приложение N 4
к Договору о предоставлении
субсидии из бюджета города Москвы
от "__" __________ 2012 г. N _____

Правила
формирования электронных копий документов

1. Электронные копии документов в виде файлов могут быть представлены Организацией в Департамент на следующих электронных носителях:

- оптическом носителе (CD/DVD);

- флэш-накопителе USB.

2. Записанные на электронный носитель файлы должны быть сгруппированы по директориям (папкам), каждая из которых соответствует определенной статье затрат и имеет аналогичное наименование.

Например, "Материалы", "Распространение" и т.п.

3. Все документы должны быть отсканированы и записаны в файлы в формате Adobe Acrobat с расширением PDF или в формате Joint Photographic Experts Group (JPEG) с расширением jpg.

Сканирование должно быть произведено в цвете, при этом должно быть обеспечено сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество изображения - не менее 200 точек на дюйм).

4. Наименование файлов должно позволить идентифицировать документ и количество страниц в документе.

В наименовании файла должны быть учтены следующие сведения:

Наименование сканированного документа (если документ является дополнением, приложением основного документа, указать принадлежность к основному документу), Дата составления (в формате ДД.ММ.ГГГГ), Номер документа, Количество страниц в документе.

Например, "Акт выполненных работ по договору 15 от 22.03.2011, 31.05.2011, б.н., 5 страниц.рdf".

Одностраничные документы в формате Joint Photographic Experts Group должны дополнительно содержать указание на текущую страницу документа. Например, "Акт выполненных работ по договору 15 от 22.03.2011, 31.05.2011, б.н., 4 из 5 страниц.jpg".

5. Помимо файлов со сканированной информацией, на электронный носитель в корневую директорию (папку) помещается реестр электронных копий документов, представленных на носителе (в формате Microsoft Word или Microsoft Excel), а в дополнительную директорию "Бухгалтерские регистры" помещаются электронные копии регистров бухгалтерского учета (журналов-ордеров, ведомостей и прочих) по всем используемым организацией балансовым и забалансовым счетам бухгалтерского учета, по которым предусмотрен учет имущества и обязательств Организации при осуществлении деятельности, предусмотренной п. 1.2. настоящего Договора.

6. Используемый электронный носитель не должен:

- иметь механических повреждений;

- содержать программы, позволяющие получать неправомерный доступ к охраняемой законом информации на машинном носителе, в электронно-вычислительной машине, системе электронно-вычислительных машин или их сети, и (или) программы, заведомо приводящие к несанкционированному уничтожению, блокированию, модификации, копированию информации, нарушению работы электронно-вычислительной машины, системы электронно-вычислительных машин или их сети.

Содержащиеся на нем электронном носителе файлы не должны быть повреждены.

7. При представлении электронных копий документов Организацией должно быть обеспечено соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", персональные данные физических лиц должны быть обезличены путем частичного ретуширования документов или закрытия соответствующих частей документа при сканировании.

Руководитель Департамента                Должность

средств массовой информации

и рекламы города Москвы

___________________ В.В. Черников        ___________________ И.О. Фамилия

М.П.                                     М.П.