Приказ Федерального агентства морского и речного транспорта от 25 июня 2013 г. N 44 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Федерального агентства морского и речного транспорта от 25 июня 2013 г. N 44
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта"

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 43, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. 2), ст. 5970), и пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта.

2. Заместителям Руководителя, начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Агентства.

3. Признать утратившим силу приказ Федерального агентства морского и речного транспорта от 14 ноября 2007 г. N 50 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве морского и речного транспорта".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя А.И. Пошивая.

Руководитель

А.А. Давыденко

Инструкция
по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта
(утв. приказом Федерального агентства морского и речного транспорта от 25 июня 2013 г. N 44)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970) и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Федеральном агентстве морского и речного транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. N 371, Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76*.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта (далее - Агентство) документов, совершенствования делопроизводства Агентства и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Агентстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее - управления) осуществляет Административное управление.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного управления регламентируются приказом Росморречфлота от 29 марта 2013 N 23 "Об утверждении Положения об Административном управлении" должностными регламентами работников Административного управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в управлениях.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников управлений.

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.

1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в управлениях, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в управление документов;

регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в управлениях;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников управления;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов в Министерство транспорта Российской Федерации (далее - Министерство);

разработка номенклатуры дел управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в управление работников по вопросам основам делопроизводства.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Агентства.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административным управлением на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений на основании решения руководства управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.14. Передача служебной информации или документов Агентства представителям средств массовой информации осуществляется Административным управлением, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Агентства иными управлениями Агентства.

Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в газете "Транспорт России" осуществляется Административным управлением.

1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри управления не допускается.

1.16. Работники Агентства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом начальнику управления и сообщается в Административное управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства Административного управления. По решению заместителя руководителя Агентства (начальника управления) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Административного управления, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - руководитель или заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, или другому работнику по указанию руководства управления.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в отделе делопроизводства.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Агентства после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

2. Создание документов в Агентстве

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в Агентстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При подготовке электронных документов в Агентстве используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.2. Бланки Агентства изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Агентства.

Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

2.1.3. В Агентстве используются следующие виды бланков:

бланк письма Агентства (приложение N 1 к настоящей Инструкции);

бланк письма руководителя Агентства (приложение N 2 к настоящей Инструкции);

бланк письма заместителя руководителя Агентства (приложение N 3 к настоящей Инструкции);

бланк приказа Агентства (приложение N 4 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Агентства (приложение N 5 к настоящей Инструкции);

бланк поручения (приложение N 6 к настоящей Инструкции);

бланк протокола Агентства (приложение N 7 к настоящей Инструкции);

бланк служебного (делового) письма Агентства зарубежным адресатам (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Образцы бланков Агентства и электронные шаблоны бланков Агентства утверждаются руководителем Агентства.

2.1.4. Бланки Агентства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля документа.

2.1.5. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Агентства, изготовленных типографским способом, Административное управление осуществляет их учет и хранение.

2.1.6. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между управлениями оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

2.1.7. Документы, издаваемые Агентством совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1.8. Размеры полей документов, оформленных на бланках Агентства: верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см (если не оговорено иное).

Абзацный отступ - 1,25 см.

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. Документы, создаваемые Агентством, имеют следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Наименование Министерства транспорта Российской Федерации;

2)# наименование Агентства;

3) должность лица - автора документа;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об Агентстве;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверки копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.2. Кроме перечисленных в пункте 2.2.1. настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Агентство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Правила оформления реквизитов документов указаны в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

2.3. Оформление отдельных видов документов в Агентстве

2.3.1. Состав документов Агентства

Управленческая деятельность Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Агентства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Агентства.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в решениях Совета Агентства, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Агентства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Агентства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Агентством и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Агентстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт.**).

2.3.2. Приказ и распоряжение Агентства

2.3.2.1. Приказами Агентства оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам.

По оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Агентства издаются распоряжения Агентства.

Проекты приказов и распоряжений Агентства готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Агентства управления на основании планов работы Агентства, поручений руководителя Агентства, заместителей руководителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции управлений.

Проекты приказов Агентства по кадровым и наградным вопросам готовит Административное управление на основании соответствующих представлений.

2.3.2.2. Приказы и распоряжения Агентства подписываются (утверждаются) руководителем Агентства.

Проекты распоряжений Агентства подписываются (утверждаются) руководителем Агентства или заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Приложения к приказу или распоряжению визируются начальником управления, подготовившего проект, на оборотной стороне каждого листа приложения.

Обеспечение качественного и своевременного исполнения указанных в приказах (распоряжениях) мероприятий возлагается на начальников управлений Агентства, являющихся ответственными исполнителями этих мероприятий.

Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Агентства осуществляет отдел делопроизводства.

Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Агентства указан в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

2.3.3. Положение, правила, инструкция, методические рекомендации

2.3.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям, подведомственным Агентству организациям при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности Агентства.

Положения (правила, инструкции, методические рекомендации) утверждаются путем издания приказа или распоряжения Агентства об их утверждении.

2.3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.

Управления (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция, методические рекомендации) перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции, методических рекомендаций).

2.3.4. Протокол заседания (совещания)

2.3.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Решения Совета Агентства оформляются в виде решения, решения других коллегиальных органов Агентства (Экспертный совет при Совете Федерального агентства морского и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства или заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

2.3.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Агентства (заместителю руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного управления. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта решения Совета осуществляется аналогично визированию протоколов.

2.3.4.3. После подписания руководством Агентства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя - в отдел делопроизводства Административного управления;

за подписью руководства Агентства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;

за подписью начальника управления - работнику, ответственному за делопроизводство в управлении.

2.3.4.4. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

2.3.4.5. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку совещания.

После регистрации протокола управление, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа управлениям Агентства, руководителям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

После рассылки копий протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, указатель рассылки (копия) представляется в Административное управление.

Рассылку решения Совета всем членам Совета Агентства осуществляет Административное управление.

Рассылка копий решения Совета осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

2.3.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства и заместителями руководителя, а также решения Совета Агентства хранятся в Административном управлении.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства, как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

2.3.4.7. Решения Совета Росморречфлота печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14.

2.3.4.8. Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Агентства указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном управлении, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административное управление один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.

Копии протоколов заверяются печатью Агентства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

2.3.5. Поручение руководителя Агентства (заместителя руководителя)

2.3.5.1. Поручениями оформляются указания по исполнению документа руководителя Агентства и заместителей руководителя, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Агентства.

Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).

2.3.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

начальником управления - исполнителя, подготовившего проект поручения;

заместителем руководителя, курирующим работу Агентства по данному направлению;

начальником Административного управления.

2.3.5.3. Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю руководителя, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

начальником управления - исполнителя, подготовившего проект поручения.

В отдельных случаях возможно визирование документа иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Агентства или заместителя руководителя.

2.3.5.4. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.

Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через начальника Административного управления или лицо, исполняющее его обязанности, на подпись заместителю руководителя - в установленном порядке.

2.3.5.5. Поручения регистрируются:

подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя - в отделе делопроизводства.

Датой поручения является дата его подписания руководством Агентства.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Подлинники поручений хранятся в отделе делопроизводства Административного управления.

Копии поручения направляются адресатам управлением, ответственным за подготовку проекта поручения.

2.3.5.6. Поручение имеет следующие реквизиты:

эмблема Агентства;

наименование Агентства - Федеральное агентство морского и речного транспорта (Росморречфлот) - печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта N 14. Сокращенное наименование Агентства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование вида документа - поручение - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером шрифта N 17 и выравнивается по центру документа;

дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 10 марта 2012 г.;

номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер, например: N АД-29/38.

Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.

Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.

2.3.6. Служебная переписка

2.3.6.1. Виды официальных документов информационно-справочного характера

Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Служебное (деловое) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

2.3.6.2. Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Агентства готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Агентства, заместителю руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.

При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства транспорта Российской Федерации;

наименование Федерального агентства морского и речного транспорта;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза согласования документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе документа.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документа руководителя.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа руководства.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый ...!" - в начале письма и "С уважением" в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект ... и др.), от третьего лица единственного числа (Агентство не считает возможным ..., Агентство предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Агентства.

Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Агентства, заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Агентства и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Начальник отдела мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима имеет право вести служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны.

2.3.6.3. Телеграмма

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005 N 17, ст. 1557).

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя.

Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.

Телеграмма на подпись руководителю Агентства и заместителю руководителя готовится в двух экземплярах.

Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.

При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Агентства телеграмме необходимое количество копий телеграммы с указанием на каждой из них адресата.

Подписанные руководством Агентства телеграммы передаются в отдел делопроизводства для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

Передача телеграмм осуществляется через федеральное государственное унитарное предприятие "Речсвязьинформ" (далее - радиобюро).

Образец оформления телеграммы категории "Правительственная" указан в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

2.3.6.4. Телефонограмма

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства или управлений.

Телефонограммы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются в установленном порядке. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.

Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.

2.3.6.5. Записка (докладная, аналитическая, служебная, объяснительная)

Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование управления - автора документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа, если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо Агентства);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.

2.3.7. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются управлениями Агентства в соответствии с законодательными Российской Федерации, а также в соответствии с поручениями руководителя Агентства или его заместителями.

2.3.7.1. Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Агентство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

2.3.7.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).

2.3.7.3. Проект договора, подготовленный на подпись руководителю Агентства, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления - исполнителя, подготовившего проект договора;

начальником Управления экономики и финансов;

начальником Административного управления;

заместителем руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

2.3.7.4. Проект договора, подготовленный на подпись заместителю руководителя Агентства, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления, подготовившего проект договора;

начальником Управления экономики и финансов;

начальником Административного управления.

В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Агентства или заместителей руководителя.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне листов в нижней их части.

2.3.7.5. Рассмотрение гражданско-правового договора Административным управлением осуществляется в зависимости от объема документа в срок от семи до пятнадцати рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Агентства или заместителем руководителя.

3. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Прохождение документов в Агентстве с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.

Организация документооборота в Агентстве осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

3.1.2. В документообороте Агентства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, обращения граждан, неправительственные документы.

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и курьером.

С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.

Курьером доставляется почта из Минтранса России.

3.2.2. Прием всех поступающих в Агентство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе делопроизводства группой экспедиционной обработки документов (далее - экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в экспедиции.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником экспедиции, в вечернее время и в выходные дни - секретарем руководителя Агентства, либо ответственным дежурным по Агентству.

3.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Все принятые экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, следует сообщить об этом отправителю документа и при необходимости составить акт в трех экземплярах, один из которых остается в экспедиции, второй посылается отправителю документа и третий приобщается к документу.

Ошибочно поступившие документы в срок до двух рабочих дней подлежат направлению по принадлежности или возврату отправителю документа с сопроводительным письмом.

3.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.

Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в отдел делопроизводства, сохраняются во всех случаях.

3.2.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководству Агентства, передаются в отдел делопроизводства оперативно, по мере их поступления.

Документы, адресованные в управления, передаются работникам управлений, ответственным за делопроизводство в управлениях, два раза в день по установленному графику. Работники управлений получают документы в экспедиции.

Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководителю Агентства, передаются в отдел делопроизводства.

Письменные обращения граждан, адресованные заместителям руководителя Агентства, передаются в отдел делопроизводства.

Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства, передаются помощнику руководителя Агентства для организации перевода, затем в отдел делопроизводства для регистрации. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Административного управления.

3.2.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентство срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в управлениях.

3.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Агентства для направления на исполнение.

3.3. Предварительное рассмотрение документов

3.3.1. Отделом делопроизводства производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Агентства. Документы, поступившие в Агентство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в управления. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Агентства или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Агентстве распределением обязанностей между руководителем Агентства, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указаний по исполнению документа.

Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.

В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.

3.3.3. Документы, поступающие в адрес Агентства (без указания должностного лица) и руководителя Агентства, передаются в отдел делопроизводства.

Руководителю Агентства докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минтранса России, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Агентства.

3.3.4. Документы, не требующие рассмотрения руководителем Агентства, направляются начальником Административного управления или лицом, исполняющим его обязанности, для рассмотрения заместителям руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальникам управлений согласно их компетенции.

Документы доводятся до исполнителя документа в управлении немедленно после их рассмотрения руководством управления.

3.3.5. Начальники управлений или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.

Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), - немедленно.

3.3.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением об Агентстве, распределением обязанностей между заместителями руководителя, положениями об управлениях и т.д.

3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Агентстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.

3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.4.3. В отделе делопроизводства регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя;

внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Агентства, - как входящие документы (в управлениях эти документы учитываются как исходящие);

внутренние документы за подписью заместителей руководителя, подготовленные для доклада руководителю Агентства, - в отделе делопроизводства как входящие документы (исходящий номер не проставляется);

приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности Агентства, поручения руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя).

3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в отделе делопроизводства:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Агентства;

командировочные удостоверения;

копии документов, направляемые для сведения;

периодические издания, статьи из них;

письма информационно-справочного характера;

письма граждан (за исключением поступающих в адрес руководителя Агентства и заместителей руководителя).

Письма граждан регистрируются в отделе делопроизводства и формируются в дела отдельно от других документов Агентства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министерством транспорта Российской Федерации.

3.4.5. Входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие документы за подписью руководства управлений регистрируются в управлениях работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.

3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Обращения (запросы) о предоставлении государственной услуги в соответствии с Административными регламентами предоставления государственных услуг регистрируются в день их поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Агентства, регистрируются после визирования руководством Административного управления.

3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в отделе делопроизводства, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного управления в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.

3.4.8. Возможность доступа к базе данных отдела делопроизводства в СЭД определяется Административным управлением.

3.4.9. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов СЭД.

Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

3.4.10. В отделе делопроизводства Агентства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/1476, где К - буквенный индекс, 10 - номер по номенклатуре, 1476 - порядковый номер.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Агентства и протоколах указан соответственно в приложениях NN 11 и 12 к настоящей Инструкции.

3.4.11. В управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера, например: УОС-125.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из индекса управления, через тире - номера отдела-исполнителя, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АУ-1-15/697.

Индексы подразделений Агентства,
используемые при регистрации документов

Административное управление	АУ
Управление инвестиций и программ развития	УИПР
Управления экономики и финансов	УЭФ
Управление обеспечения судоходства	УОС
Управление имущественных отношений и правового
обеспечения	УИОПО
Управление внутреннего водного транспорта	УВВТ
Управление транспортной безопасности	УТБ
Отдел мобилизационной подготовки, гражданской	ОМП
обороны и режима

Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.

Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Документы после рассмотрения начальником Административного управления и далее руководителем Агентства возвращаются в отдел делопроизводства для отметки в СЭД и направления документов на исполнение.

3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

3.5.3. Документы с указаниями по исполнению руководителя Агентства, заместителей руководителя и начальника Административного управления (заместителя начальника) направляются головному исполнителю документа и в копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.

3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного управления в другое управление только через отдел делопроизводства с соответствующими отметками в СЭД.

Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводства" после исполнения (ознакомления) возвращаются в отдел делопроизводства.

3.5.5. Прохождение документов у заместителей руководителя Агентства

Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя Агентства, поступает заместителю руководителя в установленном порядке после регистрации в отделе делопроизводства.

Корреспонденция по мере поступления просматривается, готовится проект указаний по исполнению документа, вносимого в СЭД в установленном порядке. Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляется в установленном порядке.

После рассмотрения документы с указаниями по исполнению документа заместителя руководителя передаются в отдел делопроизводства для направления в соответствующие управления.

Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя в установленном порядке.

Подписанный документ передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел делопроизводства. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для отдела делопроизводства, другая копия - для управления - исполнителя документа).

3.5.6. Прохождение документов в управлениях

Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в управление, получается в отделе делопроизводства работником, ответственным за делопроизводство в управлении.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.

На всех документах, адресованных управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в СЭД.

Документы, прошедшие регистрацию в отделе делопроизводства, и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом отдела делопроизводства . В управлении эти документы не регистрируются.

Учет движения документов, поступивших непосредственно в управление, и документов, поступивших из отдела делопроизводства, ведется раздельно.

После рассмотрения документов начальником управления работник, ответственный за делопроизводство в управлении, вносит указания по исполнению документа в СЭД, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел управления (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.

Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри управления осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в управлении, с отметкой в СЭД.

Подписанные руководством управления документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, для регистрации и подготовки на отправку.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из сокращенного названия управления через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: УОС-15/697.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД.

Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, обязан вести количественный учет корреспонденции, ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в отдел делопроизводства сведения о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью руководства управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном управлении.

3.5.7. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.

Начальник управления, указанный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляются копии документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4. настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Управления - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов и Минтранса России с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации, указаний Минтранса России;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Агентства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения по выполнению указаний по исполнению документа руководителя Агентства и заместителей руководителя к неправительственным документам управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;

заместителем руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административное управление проекта документа на подпись руководителю Агентства с копиями необходимых материалов при утере оригинала, к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Административного управления по факту утери оригинала документов, подписанная начальником управления - исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем для снятия с контроля.

Правительственные документы и документы Минтранса России с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в отдел делопроизводства для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в СЭД.

3.6. Организация работы с отправляемыми документами

3.6.1. Документы отправляются из Агентства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Агентстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на управление - исполнитель документа.

Проекты документов Агентства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.2. До представления документа на подпись руководству Агентства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки служебных документов.

3.6.3. Проекты документов визируются начальником управления (при необходимости руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.

3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя, передаются на регистрацию в отдел делопроизводства (документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в управлениях и передаются на отправку в экспедицию).

3.7.2. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Агентства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Агентства или заместителем руководителя, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АД-15/836.

3.7.5. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в отделе делопроизводства при наличии визы начальника Административного управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя Агентства.

Экземпляры документов с визами остаются в отделе делопроизводства для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается управлению - исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в отдел делопроизводства (если исполненный документ находился на контроле).

3.8. Отправка документов

3.8.1. Отправку исходящих документов производит экспедиция.

Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная и др.).

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

3.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима.

3.8.3. Документы, подписанные руководителем Агентства или заместителями руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются курьером.

3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает управление - исполнитель документа.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

3.8.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

3.8.6. Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенных вне здания Агентства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Агентства, установлены в подразделениях Агентства.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются исполнителю с указанием номера телефона-факса адресата.

Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 0,2 см.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.

Поступившие факсограммы передаются:

адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства и заместителям руководителя - в отдел делопроизводства;

адресованные управлениям - в соответствующее управление.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее управление.

Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.

3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.9.1. Регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3.9.2. Приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства.

3.9.3. Приказы Агентства по личному составу и приказы Агентства о награждениях регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного управления.

3.9.4. Решения Совета Агентства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Агентства или лицом его замещающим, регистрируются в отделе делопроизводства Административного управления.

3.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями руководителя Агентства, регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства Административного управления.

3.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в управлениях, регистрируются и хранятся в управлениях.

3.9.7. Гражданско-правовые договора регистрируются и хранятся в административно-хозяйственном отделе Административного управления.

3.9.8. Командировочные предписания регистрируются в административно-хозяйственном отделе Административного управления.

3.9.9. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе бухгалтерского учета и финансирования центрального аппарата Управления экономики и финансов.

3.9.10. Протоколы Совета Агентства, Экспертного совета при Совете Агентства, Центральной экспертной комиссии регистрируются и хранятся в Административном управлении. Протоколы Совета по образованию, Экспертного Совета капитанов морских портов, Совета руководителей речных бассейнов Росморречфлота и иных органов регистрируются и хранятся в управлениях, координирующих работу этих органов.

3.9.11. Доверенности, выдаваемые от имени Агентства, регистрируются в отделе делопроизводства Административного управления.

3.9.12. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Агентства, регистрируются в отделе делопроизводства.

3.9.13. Передача зарегистрированных документов между управлениями осуществляется через отдел делопроизводства.

3.10. Контроль исполнения документов

3.10.1. Регламентирующие нормативные правовые акты

Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5971; 2009, N 52 (ч. 2), ст. 6609), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964), Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг, разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".

3.10.2. Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной

Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве возложен на заместителя руководителя Агентства.

Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Минтранса России по неправительственной корреспонденции, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (или лицом, его замещающим), заместителями руководителя, решений Совета Агентства и обращений граждан обеспечивается работниками отдела делопроизводства.

Контроль за исполнением поручений руководства Агентства, адресованных в управления, осуществляется непосредственно начальниками этих управлений.

Должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину в управлениях утверждаются руководителем Агентства.

3.10.3. Порядок постановки документов на контроль

Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у руководителя Агентства и решений Совета Агентства, государственных функций и государственных услуг в соответствии с Административными регламентами включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Постановка документов на контроль в отделе делопроизводства включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение N 9 к настоящей Инструкции) и внесении информации в регистрационную форму СЭД: краткое содержание поручения Агентству (обращения в Агентство), головной исполнитель документа (согласно указаниям по исполнению документа руководителя Агентства или заместителя руководителя, давшего поручение) и контрольный срок исполнения документа.

Постановка протокола (решения) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в регистрационную форму СЭД.

Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в отделе делопроизводства документы, адресованные руководству Агентства и поступившие в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, Минтранса России, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по указаниям по исполнению документов руководства Агентства, Административным регламентам исполнения государственных функций и административным регламентам предоставления государственных услуг.

Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:

Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России, Минтранс России;

межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;

обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (Интернет-обращения). Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разработанным Административным регламентом Федерального агентства морского и речного транспорта исполнения государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан принятию решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок".

Отдел делопроизводства осуществляет контроль за своевременным исполнением:

правительственных документов;

неправительственных документов, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица);

обращений граждан, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица).

По указанию руководства Агентства могут быть поставлены на контроль и другие документы.

Оперативный контроль поручений руководителя Агентства и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или заместителей руководителя, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).

Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) в отдел делопроизводства.

3.10.4. Сроки исполнения поручений руководства Агентства

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;

по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - исполняются в трехдневный срок;

представление информации по запросам СМИ - в течение семи дней с момента поступления запроса в Агентство;

имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок до одного месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения запроса;

по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее, чем в 30-дневный срок с даты поступления;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя документа на согласование в Агентство, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации - срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;

представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Отдел делопроизводства устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в указаниях по исполнению документа руководства Агентства.

По поручениям без указания конкретной даты исполнения документа контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.

По протоколам совещаний контрольный срок исполнения устанавливает отдел делопроизводства Административного управления. Если плановый срок не указан - 30 дней с даты проведения совещания.

3.10.5. Ответственность за исполнение документов и поручений

Если поручение руководителя Агентства или заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Агентства, и в указаниях по исполнению документа не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя или обозначенное словом "ответственный", является головным исполнителем поручения.

Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

Головной исполнитель несет персональную ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату;

за нарушение срока предоставления государственной услуги;

за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) им в ходе предоставления государственной услуги.

Соисполнители (в случае их наличия) направляют свои предложения по исполнению документа головному исполнителю в течение первой половины срока исполнения, соисполнители отвечают за качество и своевременность предоставления своих предложений.

В случае непредставления соисполнителями предложений за 5 (пять) дней до истечения контрольного срока (срока исполнения), головной исполнитель готовит документ самостоятельно и передает его на визирование соисполнителям.

Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документа либо внести свои правки и дать замечания в течение 3-х рабочих дней с момента получения проекта документа. Замечания, как правило, оформляются в виде служебной записки в адрес головного исполнителя.

В случае исполнения срочных поручений, а также если контрольное поручение уже просрочено и требуется его немедленное исполнение, допускается досрочное визирование документа в рабочем порядке (по согласованию с руководителями структурных подразделений).

Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Административного управления, работников отдела делопроизводства давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

3.10.6. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником управления (исполняющим обязанности начальника), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.

Докладная записка визируется начальником (в его отсутствие - исполняющим обязанности начальника) управления, на которое предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Агентства. При отсутствии согласия начальника управления или курирующего заместителя руководителя, докладная записка направляется заместителю руководителя Агентства, осуществляющему контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве, для принятия решения.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя руководителя осуществляется только по решению заместителя руководителя Агентства, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем руководителя в соответствии с распоряжением Агентства "О распределении обязанностей между руководителем Федерального агентства морского и речного транспорта и его заместителями".

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному начальником Административного управления, осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа начальником Административного управления.

Докладная записка на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, начальника Административного управления) представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, - незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения.

По поручениям, имеющим пометки "срочно", "незамедлительно" или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения для принятия решения.

После принятия решения руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя, заместителем руководителя, начальником Административного управления) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению документа с оригиналом поручения в отдел делопроизводства для внесения соответствующей корректировки в регистрационную форму СЭД.

При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, давшего поручение).

В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения документа.

Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Минтранса России допускается в исключительных случаях.

Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя Агентства с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Агентства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя Агентства о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.

Объяснения, представляемые руководителю Агентства, визируются заместителем руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

Снятие с контроля документов осуществляется отделом делопроизводства по поручениям руководства Агентства после представления головным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения; в случае направления документа за подписью руководства управления необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) заместителю руководителя Агентства курирующему направление работы любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем руководителя копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства управления доклад не требуется.

Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Агентства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме СЭД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или управления, в котором исполнен документ. На подлиннике документа в штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля исполнения документа.

Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решениях Совета Агентства), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в отдел делопроизводства Административного управления материалов, подтверждающих факт исполнения документа.

Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем Агентства (решения Совета Агентства), принимается руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя Агентства. О принятом решении руководителя Агентства головной исполнитель документа информирует отдел делопроизводства Административного управления.

По правительственным и неправительственным документам решение принимается руководителем Агентства или заместителем руководителя, давшим поручение.

3.10.7. Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты

Отдел делопроизводства еженедельно направляет управлениям информацию (напоминания) о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах и информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решений Совета Агентства).

Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в отдел делопроизводства о ходе исполнения документов.

Отдел делопроизводства формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в управлениях для информирования руководства Агентства с периодичностью: оперативные отчеты - еженедельно; аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).

3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.11.1 Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в отделе делопроизводства в установленном порядке.

3.11.2. Переписка Агентства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя Агентства или заместителей руководителя на бланке установленной формы (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

3.11.3. Руководитель может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам заместителям руководителя Агентства по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении руководителя Агентства.

3.11.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: "Неофициальный перевод".

Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.

Подготовленные письма обязательно визируются в Административном управлении и помощником руководителя Агентства.

3.11.5. Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований:

реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается слева в верхнем углу бланка письма через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем.

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

3.11.6. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в отделе делопроизводства при наличии визы начальника Административного управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя Агентства. Отправка писем почтой производится через отдел делопроизводства.

3.12. Учет и анализ объемов документооборота

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Агентство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Административным управлением и представляются руководителю Агентства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Агентство и созданных им за определенный период времени (квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4. Документальный фонд Агентства

4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Агентства. Документальный фонд Агентства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Агентства лежит на Административном управлении.

4.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (приложение N 13 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Агентства или сводная номенклатура дел (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в управлении, с участием члена экспертной комиссии управления и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Вновь созданное управление в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления и представляет ее в Административное управление.

4.1.5. Номенклатура дел Агентства составляется Административным управлением на основе номенклатур дел управлений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Агентства оказывает Центральная экспертная комиссия Агентства (далее - ЦЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

4.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства визируется работником архива, подписывается начальником Административного управления, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. Согласовывается номенклатура дел Агентства с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.

4.1.7. В случае изменения функций и структуры Агентства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр помещается в дело в Канцелярии, второй используется в Административном управлении как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Агентства, четвертый направляется в ГА РФ.

После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении N 16 к настоящей Инструкции.

4.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Принцип формирования дел: централизованное - в отделе делопроизводства; децентрализованное - в управлениях Агентства.

Формирование дел в Агентстве осуществляют управления силами работников, ответственных за делопроизводство в управлениях.

Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Административное управление.

Место текущего хранения дел: отдел делопроизводства или управление Агентства.

Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

Порядок формирования дел в управлениях, учета и хранения дел указан в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

4.3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Агентства.

4.3.3. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа - заверителя дела.

4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии в управлениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Агентства или начальником управления.

4.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Агентства работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива Агентства.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

4.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 17 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указан в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

4.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Агентства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, при методической помощи и под контролем архива Агентства.

4.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа - заверителя дела (приложение N 21 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 22 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы - заверители дел не составлять.

4.3.9. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Агентства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления обязаны устранить.

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Агентства (при этом дела каждого управления составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

4.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.

4.4.3. После утверждения руководителем Агентства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Агентства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

4.5. Передача дел на архивное хранение

4.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Агентства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Агентство образует архив.

Передача документов в архив Агентства производится по утвержденным описям дел.

4.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

4.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат (они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом Агентства и согласованному с начальниками управлений.

4.5.4. Прием дел производится работником архива Агентства в присутствии работника управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личной подписи работника архива Агентства и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Агентства работниками управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Агентства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Агентства несет управление, передающее документы).

4.5.5. При ликвидации или реорганизации управления, работник, ответственный за делопроизводство в управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. В Агентстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящихся в СЭД.

Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы, документы заверяются электронной подписью Агентства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).

5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Агентства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Агентстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

5.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется руководителем Агентства на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

5.6. Прием и регистрация входящих документов, адресованных руководителю, заместителям руководителя, Агентству, регистрация и отправка электронных документов, подписанных руководителем, заместителями руководителя Агентства осуществляется отделом делопроизводства Административного управления.

5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства осуществляет проверку электронной подписи.

5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Агентства, направлении электронных документов в управления исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, заносятся в СЭД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.

5.10. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Агентством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота, утвержденного ФСО России.

Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Агентства или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.

Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

5.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование либо аннотация документа	Краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании указаний по исполнению документа (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя
18. Гриф ограничения доступа к документу	В соответствии с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.

5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Агентстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.15. Место хранения электронных документов до передачи их в архив Агентства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.17. Поступившие из департаментов в архив Агентства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

5.18. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие требованиям безопасности информации".

6. Работа исполнителя с документами

6.1. Организация работы с документами

6.1.1. Организация работы с документами в управлениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Агентства, заместителей руководителя, начальников управлений, иных должностных лиц.

Управление - исполнитель документа получает документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

6.1.2. Документы, поступившие в управление с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения начальником управления.

Работники управлений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Агентстве;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки служебных документов;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Агентства;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функция головного исполнителя документа и функции соисполнителей документа в подготовке проекта документа; право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 3.10.5. настоящей Инструкции.

В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство в управлении.

6.1.3. При составлении и оформлении документов работники управлений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

6.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.

6.2. Организация оперативного хранения документов

6.2.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.

Начальники управлений и работники, ответственные за делопроизводство в управлениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.

В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.

6.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.2.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

6.2.4. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Административного управления. Выдача дел работникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

6.2.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Агентств или заместителя руководителя по актам.

6.2.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.1.4. Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведет Административное управление в журнале учета печатей и штампов (приложение N 24 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного управления.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Агентством, не допускается.

7.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками управлений.

Работник, которому была выдана печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Административного управления и заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

7.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного управления.

О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Агентства.

7.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административное управление и подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.

7.1.8. Изготовление печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Агентства производится с разрешения начальника Административного управления и заказывается через Административно-хозяйственный отдел Административного управления.

7.2. Учет бланков документов

7.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Агентства возлагается на Административное управление.

Канцелярия направляет в Административно-хозяйственный отдел Административного управления заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).

Административно-хозяйственный отдел Административного управления оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в Канцелярию.

7.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в Канцелярии. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в управлениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В управлениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и их руководители.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Канцелярию.

7.2.3. Начальники управлений ежеквартально представляют в Административное управление отчет о количестве использованных бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

______________________________

* По заключению Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК в государственной регистрации не нуждается.

** Пункт (сокращенно - пт.) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

Согласовано:

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов