Приложение N 2. Руководство по работе с ресурсом "Подведомственные организации" Минкультуры России. Приказ Министерства культуры РФ от 04.07.2013 N 965 "Об осуществлении комплекса мероприятий по организации функционирования в Министерстве культуры Российской Федерации информационного ресурса "Подведомственные организации"

I. Общие положения

1. Настоящее Руководство по работе с ресурсом "Подведомственные организации" Минкультуры России (далее - Ресурс, Министерство) определяет процедуру ввода справочной информации, сканирования документов и прикрепления образов документов по основным объектам в Ресурсе.

2. Используемые термины и определения:

- автор документа - пользователь Ресурса, осуществляющий подготовку и создание документа в Ресурсе;

- автор задачи - пользователь Ресурса, который поставил задачу;

- владелец процесса - куратор подведомственной организации, несущий ответственность за устройство, результативность и эффективность процесса;

- границы процесса - события, устанавливающие (определяющие) начало работы процесса и его завершение;

- задача (задание) - отдельный элемент процесса, для которого установлен исполнитель, нормативный срок исполнения, а также входная и выходная информация. Отражается в Ресурсе одноимённым документом.

- исполнитель задачи - сотрудник Министерства и\или подведомственной организации, непосредственно осуществляющий выполнение задачи в Ресурсе.

- куратор подведомственной организации - работник департамента Министерства, который осуществляет проверку введенных документов на предмет ее достоверности и актуальности;

- объекты недвижимости - объекты подведомственных организаций, которым определен один из видов: здания, сооружения, объекты незавершенного строительства (далее ОНС), помещения, земельные участки, памятники и иные объекты, учитываемые в кадастрах недвижимости;

- основные объекты Ресурса - определены три основных справочника по объектам Министерства: объекты недвижимости, подведомственные организации, сотрудники;

- Ресурс - информационный ресурс на платформе 1С: Предприятие 8.

- пользователь Ресурса - работник Министерства и подведомственной организации, участвующий в процессе функционирования Ресурса или использующий результаты ее функционирования;

- процесс (бизнес-процесс) - упорядоченная во времени и в пространстве совокупность взаимосвязанных видов деятельности, направленная на получение определенного результата, с указанием начала и конца, а также точным определением входов и выходов и представляющая ценность для потребителя и для организации;

- подведомственные организации - федеральные бюджетные учреждения, федеральные государственные унитарные предприятия, подведомственные Министерству, деятельность которых курируется соответствующими департаментами;

- сотрудники - сотрудники департаментов и подведомственных организаций.

Элементы в данных справочниках создаются пользователями Ресурса в соответствии с функциональными обязанностями.

- образ документа - документированная информация в Ресурсе, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия с использованием электронных средств, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

II. Назначение Ресурса

3. Ресурс предназначен для обеспечения упорядоченного хранения информации о подведомственных организациях Министерства, принадлежащих им объектах недвижимости, информации, касающейся кадровой, иных отчетных сфер деятельности Министерства и подведомственных организаций.

4. Ресурс направлен на решение задач быстрого доступа к имеющимся документам, поиска информации, автоматизации формирования отчетных материалов по имеющимся формам, на обеспечение непрерывного доступа к хранимой информации, её гарантированной сохранности и достоверности, выполнение требований по ограничению доступа к служебной информации, содержащей все необходимые данные для формирования отчетных материалов, снижение (распределение) нагрузки по сбору и актуализации информации в центральном аппарате Министерства.

5. Ресурс обеспечивает:

- первичный ввод и обработку исходной информации;

- хранение данных о подведомственных организациях, с введением всех реквизитов, контактов руководителей сотрудников, правоустанавливающих и регистрационных документов, проводимых проверках, хранение документов, относящихся к подведомственной организации, а также хранение скан-образов документов;

- учет объектов недвижимости подведомственных организаций с хранением их технических характеристик, описаний, правоустанавливающих, регистрационных документов, обременений с возможностью хранения их образов, фотоматериалов;

- учет контрагентов, которым вменено выполнение охранных и иных обязательств;

- полнотекстовый поиск по всем данным Ресурса;

- хранение истории изменений данных по объектам;

- работу с системой через веб-клиент (сеть Интернет).

III. Процессы

6. В Ресурсе организованы следующие процессы:

- внесение документов в Ресурс;

- обеспечение быстрого доступа к имеющимся документам по любым запросам;

- обеспечение учета, актуализации данных по объектам в соответствии с глоссарием.

7. Границы процессов, а также Владельцы процессов представлены в таблице:

N	Процесс	Граница на входе (событие)	Граница на выходе (событие)	Владелец процесса
1	Внесение документов в Ресурс	Появился новый документ (добавлен, изменен, аннулирован)	Актуальный документ внесен в Ресурс, подписан ЭЦП автором процесса	Пользователь Ресурса
2	Обеспечение быстрого доступа к имеющимся документам по запросам	Есть запрос на предоставление определенного документа	Документ найден и отправлен автору запроса	Пользователь Ресурса
3	Обеспечение учета, актуализации данных по объектам	Есть недостающие документы по объектам	По объекту в ресурсе отражены все документы	Пользователь Ресурса

8. Наполнение Ресурса необходимой информацией и документами об организации и принадлежащем ей имуществе, а также актуализация данных по объектам, вносимым в Ресурс, включая сканирование бумажных носителей информации и прикрепление образов к документу в Ресурсе при заполнении данных, обеспечивается пользователями Ресурса - работниками подведомственных организаций.

Проверка достоверности вносимых данных с последующим формированием отчетности по основным объектам и задачам, регистрируемым пользователями подведомственных организаций, осуществляется пользователями Ресурса - работниками Министерства в соответствии с полномочиями группы доступа к Ресурсу, определенной в разделе IV настоящего Руководства.

В случае, когда по объекту в Ресурсе отсутствуют данные, либо они не актуальны или нет необходимой документации, куратор подведомственной организации отправляет запрос в курируемую организацию на получение необходимых данных. После получения запроса, курируемая организация проводит сбор данных. Пользователь Ресурса от подведомственной организации:

- заносит в Ресурс соответствующую запросу информацию;

- прикрепляет образы отсканированных документов по запросу;

- ставит ЭЦП на файлы в документе;

- отправляет данные на проверку куратору в курирующий департамент.

Куратор проверяет достоверность занесенных данных. После того как данные внесены полностью и удовлетворяют запросу - куратор устанавливает признак выполнения задачи - флаг "Проверен".

Исполнителю задачи приходит сообщение в Ресурсе о прохождении проверки документа. Задача считается выполненной только в случае ее завершения исполнителем задачи подведомственной организации (автором задачи).

IV. Использование Ресурса

9. Доступ и работа в Ресурсе возможны с любого компьютера, подключённого к сети Интернет, с установленными операционной системой Windows или Mac OS и интернет-браузером (InternetExplorer, MozillaFirefox, Opera и др.).

10. Для начала работы необходимо:

- настроить рабочие места для работы с Ресурсом;

- ознакомить пользователей Ресурса с данным Руководством;

- получить ЭЦП пользователю Ресурса.

Администратор Ресурса создает учетную запись для каждого пользователя Ресурса. Каждому пользователю Ресурса присваивается определенный набор прав (группа доступа). Группа доступа определяет совокупность действий с данными Ресурса, которые могут выполнять участники этой группы. Пользователь Ресурса может входить одновременно в одну или несколько групп доступа, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа (ограничения доступа к данным по определенным организациям).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12. В Ресурсе организованы следующие функциональные роли (группы доступа) пользователей:

- "Пользователь Департамента управления имуществом и инвестиционной политики" - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль:

- ввода данных и корректировку данных по подведомственным организациям (наименования, адреса, телефоны, коды, ответственные лица и т.д.);

- ввода и корректировку по объектам недвижимости Министерства.

- "Пользователь Департамента контроля и кадров" - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль и корректировку данных по кадровым сведениям, сведениям по заработной плате, аттестации и т.д.

- "Пользователь Департамента экономики и финансов" - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль и корректировку данных, согласно разделу V, о подведомственных организациях Минкультуры России.

- "Пользователь Профильного департамента" - пользователи данной категории Ресурса осуществляют контроль ввода и корректировку данных по курируемым подведомственным организациям (группа, наименование, адрес, телефон, ответственные лица от учреждений, организационно-правовая форма учреждения и т.д.).

- "Пользователь подведомственной организации" - пользователь данной группы Ресурса имеет доступ к информации по объектам в отношении подведомственной организации. Пользователи осуществляют:

- ввод и корректировку данных по объектам организации;

- ввод и корректировку данных по объектам недвижимости организации;

- ввод и корректировку данных по документам, имеющим вид - Судебные дела;

- сканирование и прикрепление сканов в документы Ресурса;

- контроль соответствия данных в образе документа с данными в карточке объекта Ресурса.

- "Администратор" - пользователи данной группы Ресурса имеют полный доступ ко всем объектам Ресурса с иными правами, предусмотренными для всех иных пользователей Ресурса.

13. Данные о необходимости включения в список пользователей сотрудников Министерства и/или подведомственной организации: предоставляются Администратору Ресурса и включают:

- ФИО сотрудника Министерства и/или подведомственной организации с указанием должности и организации/департамента, с которой он состоит в трудовых отношениях;

- контактную информацию: адрес электронной почты, номер служебного телефона.

14. Порядок доступа к данным Ресурса устанавливает администратор Ресурса, исходя из группы доступа в соответствии с разделом IV настоящего Руководства.

15. Администратор Ресурса создает в справочнике "Пользователи" учетную запись нового пользователя по предоставленным данным. В зависимости от принадлежности сотрудника к подведомственной организации или департаменту - включает нового пользователя в соответствующую группу доступа.

16. Для идентификации пользователей в Ресурсе используется механизм личной идентификации пользователя. Вход пользователя в Ресурс осуществляется посредством проверки имени и пароля пользователя.

Ресурс обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам в соответствии с группой доступа.

V. Задачи, выполняемые Ресурсом

Расшифровка действий пользователей Ресурса с объектами:

Д - добавление объекта;

П - просмотр данных по объекту;

Р - редактирование данных (изменения значений) по объекту;

С - сохранение данных по объекту;

У - удаление объекта.

Справочники, Отчеты

Подведомственные организации

Департамент управления имуществом и инвестиционной политики

Департамент экономики и финансов

Департамент контроля и кадров

Нормативно-правовой департамент

Профильный департамент

Администратор

Права:

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Департаменты

+

Организации

+

Банковские счета

+

Судебные дела

+

Присоединенные файлы

+

Сведения о положении организации

+

Сведения о филиалах организации

+

Сведения об ответственных лицах

+

Сведения о численности работников

+

Сведения о преподавательском составе

+

Виды учреждений

+

Виды деятельности

+

Организационно-правовые формы

+

Объекты недвижимости

+

Присоединенные файлы

+

Категории земельных участков

+

Назначения зданий, сооружений

+

Группы объектов недвижимости

+

Виды права

+

Виды ограничений (обременений)

+

Категории историко-культурного наследия

+

Способы использования

+

Степени завершенности строительства

+

Техническое состояние

+

Сведения о стоимости

+

Сведения об ограничениях (обременениях)

+

Сведения о размещении на земельных участках

+

Сотрудники

+

Присоединенные файлы

+

Должности

+

Должности преподавателей

+

Сведения о заработной плате

+

Физические лица

+

Персональные данные

+

Контрагенты

+

Валюты

+

Классификатор банков РФ

+

Классификатор адресов РФ

+

Регионы

+

Страны мира

+

Виды документов физических лиц

+

Виды контактной информации

+

Документы

+

Виды документов

+

Дополнительные реквизиты

+

Отчеты по организациям

+

Отчеты по объектам недвижимости

+

Для каждой группы доступа дополнительно может быть настроено ограничение доступности данных по определенным организациям и по определенным видам документов организаций. Пользователи подведомственных организаций имеют доступ только к данным своей организации. Доступ к документам настроен в соответствии с представленной таблицей:

Виды документов

Подведомственные организации

Департамент управления имуществом и инвестиционной политики

Департамент экономики и финансов

Департамент контроля и кадров

Нормативно-правовой департамент

Профильный департамент

Администратор

Права:

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Д

П

Р

С

У

Организации

Распорядительный акт о создании организации

+

Устав организации

+

Свидетельство о регистрации/внесении в ЕГРЮЛ

+

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

+

Информационное письмо об учете в Статрегистре Росстата

+

Выписка из ЕГРЮЛ

+

Проверка организации

+

Сведения о жалобах

+

Судебные процессы

+

Прочее

+

Объекты недвижимости

+

Свидетельство о праве

+

Распоряжение о закреплении

+

Акт приемки-передачи

+

Свидетельство о внесении в реестр федерального имущества

+

Сведения об обременении

+

Проверка объектов недвижимости

+

Кадастровый паспорт

+

Поэтажный план

+

Технический паспорт

+

Экспликация

+

Входящее письмо

+

Исходящее письмо

+

Прочее

+

Сотрудники

+

Приказ о назначении

+

Трудовой договор

+

Аттестация сотрудника

+

Взыскания

+

Прочее

+

VI. Процедура ввода и проверки документов

17. Внесение образа документов в Ресурс, включая документы по основным объектам организации, документы, полученные по результатам судебных процессов, осуществляется сотрудником подведомственной организации при поступлении документов в организацию посредством создания документа в Ресурсе (непосредственно из журнала документов "Внутренние документы" по кнопке "Создать", из карточки основного объекта, по которому необходимо внести документ), с заполнением следующих реквизитов:

в части документов по основным объектам организации:

- организация - выбор организации, по которой оформляется документ;

- принадлежность - выбор основного объекта, к которому относится документ: организация, объект недвижимости, сотрудник;

- вид документа - выбрать из списка видов документа, который формируется в зависимости от указанного объекта в поле "Принадлежность".

в части документов по судебным процессам:

- организация - выбор подведомственной организации, которая является (являлась) участником судебного процесса;

- принадлежность - выбор основного объекта, к которому относится документ: организация, объект недвижимости, сотрудник;

- вид документа - выбрать из списка "Судебные процессы";

- наименование - ввод наименования документа.

В зависимости от выбранного вида - в карточке документа отображаются его основные и дополнительные реквизиты, которые необходимо корректно заполнить по данным бумажного носителя данных.

Документ сканируется и присоединяется его электронный образ к документу Ресурса.

Если документ логически связан с другими документами, зарегистрированными в Ресурсе, то данные связки также необходимо отразить в документе. Информация о документах заносится на закладку "Документы-основания".

Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в Ресурсе подлежит электронный образ сопроводительного письма. Приложения к документу также сканируются и хранятся в Ресурсе. Информация, предоставленная в электронном виде, также присоединяется к документу Ресурса. Все прикрепленные документы заносятся на закладку "Файлы".

Проверка данных в документе завершается проставлением ЭЦП сотрудника подведомственной организации на электронных образах документов.

Пользователь подведомственной организации заполняет поле "Кем выдан" и регистрирует данные документа в Ресурсе. Регистрационный номер документу присваивается вручную на основании данных бумажного носителя.

После регистрации осуществляется проверка данных документа сотрудником курирующего департамента, указанного в поле "Исполнитель" задачи документа.

Ответственный сотрудник курирующего департамента Министерства рассматривает документ и ставит признак проверки по факту.

Пользователи подведомственной организации не имеют возможности вносить изменения в документ, у которого установлен признак "Проверен".

Изменение признака проверки возможен только у курирующего департамента и пользователя департамента, который установил данный признак.

18. Передача документов на проверку в Ресурсе сопровождается формированием заданий для группы пользователей, обладающих одной функциональной ролью или с указанием конкретного исполнителя, что помогает им оперативно выполнять необходимые действия с документами в Ресурсе.

Инициатором отправки документа на проверку и участником процесса проверки может быть любой пользователь Ресурса.

19. Для согласования документов в Ресурсе создается процесс электронной проверки. Результат такой проверки хранится в документе и при необходимости может быть изменен.

Для каждого документа, направляемого на проверку, Инициатором создается задание, в котором определяется срок, исполнитель и проверяющий.

Если задание на проверку имеет срок исполнения - в документе заполняется поле "Срок".

Если ответственный исполнитель не указывается конкретно, а указывается роль ответственных исполнителей, то автоматически в Ресурсе задача на проверку появится на рабочем столе у всех пользователей, имеющих указанную роль в выбранном департаменте. Исполнитель в задаче примет параметры пользователя, который примет задачу к исполнению. Данная задача не будет отображаться на рабочем столе Ресурса у прочих пользователей департамента.

Итогом согласования через Ресурс на поступивший документ является установленный в документе флаг "Проверен". Документ становится недоступным для внесения изменений в поля карточки.

20. В случае необходимости внесения изменений в проверенный документ Ресурса, ответственный сотрудник курирующего департамента снимает флаг "Проверен". Участник процедуры проверки (пользователь курируемой организации или курирующего департамента) вносит корректировки и инициирует новую задачу на проверку.

21. Актуализация данных по основным объектам Министерства должна происходить по мере поступления соответствующих документов:

- по организации - изменение устава, адреса, телефона, ответственных лиц;

- по объектам недвижимости - ввод в эксплуатацию, закрепление, обременение, технические данные;

- по ответственным лицам - изменения условий трудового договора, заработной платы, перевод, аттестация сотрудника.

Актуализация справочной информации вносится в Ресурс сотрудниками подведомственных организаций по объектам, которые зарегистрированы в организации-пользователе.

Актуализация данных, которая происходит в результате ввода новых документов по объекту, а также имеет историю хранения изменений - отправляется на проверку в курирующий департамент.

VII. Сканирование документов

22. Формирование запроса в курируемую организацию на прикрепление документов к объекту в Ресурсе осуществляется при получении сотрудником департамента документов по основным объектам.

23. Сканирование документов по основным объектам Министерства осуществляется ответственными сотрудниками подведомственных организаций.

24. Пользователь Ресурса в подведомственной организации сканирует документы:

- если не настроено взаимодействие сканера и Ресурса - сканирование документов и сохранение образов в файл в любом из форматов: rtf; pdf, png, tif, jpg - в отдельную папку на общий ресурс. Прикрепление образов документов необходимо осуществлять на закладку "Файлы".

- настроено взаимодействие сканера и Ресурса - сканирование документов осуществляется согласно настройкам пользователя.

В карточке документа отображаются образы документов в формате - jpg, по кнопке "Отображать картинки".

25. Проверка наличия прикрепленных данных к объекту Ресурса осуществляется Сотрудником департамента Министерства.

VIII. Информационно-поисковая система в Ресурсе

26. В Ресурсе поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту, либо ключевому слову (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Ресурс позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм.

Полнотекстовый поиск возможен как по реквизитам, внесенным в документ, так и содержанию (приложению) к документу, в случае использования файлов совместимого формата (doc; xls; rtf; pdf).

IX. Использование электронной подписи (ЭП)

27. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в Ресурсе, используется механизм встроенной электронной подписи (далее - ЭП).

28. ЭП формируется на основе данных авторизации пользователя Ресурса при входе в систему.

29. ЭП пользователя Ресурса вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя.

Для проверки ЭП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых администратором для каждого пользователя Ресурса, в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в Ресурсе (создание, редактирование, согласование документов и т.д.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы подписи документа на бумажном носителе.

<< Приложение N 1. Сведения о лицах, которым предоставляются права доступа к работе с Ресурсом
	Содержание Приказ Министерства культуры РФ от 4 июля 2013 г. N 965 "Об осуществлении комплекса мероприятий по организации функционирования...

Приложение N 2. Руководство по работе с ресурсом "Подведомственные организации" Минкультуры России

ГАРАНТ:

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.