Статья 5. Документация

Статья 5
Документация

1. Без ущерба действию Статьи 6 субъекты обеспечивают, чтобы все сделки, ведущие к размещению на рынке контролируемых веществ категорий 1 и 2 Приложения I, были должным образом задокументированы в соответствии с параграфами 2 - 5, указанными ниже. Это обязательство не применяется к тем субъектам, которые имеют специальные лицензии или подлежат специальной регистрации согласно Статье 3(2) и (6) соответственно.

2. Коммерческие документы, такие как инвойсы, грузовые декларации, распорядительные документы, транспортные и другие отгрузочные документы, должны содержать достаточно информации для ясного определения:

(а) наименования контролируемого вещества, данного в категориях 1 и 2 Приложения I;

(b) наименования и веса контролируемого вещества и, если это касается смеси или натурального продукта, количества и веса, если есть, смеси или натурального продукта, а также количества и веса или процентов по весу вещества или веществ категорий 1 и 2 Приложения I, которые содержатся в смеси;

(с) наименования и адреса поставщика, дистрибьютора, грузополучателя и, если это возможно, других субъектов, непосредственно вовлеченных в сделку, как указано в Статье 2(с) и (d).

3. Документация также должна содержать декларацию заказчика, указанную в Статье 4.

4. Субъекты должны вести подробные отчеты о своей деятельности, и требуется, чтобы они соответствовали их обязательствам согласно параграфу 1.

5. Документация и отчеты, указанные в параграфах 1 - 4, должны храниться не менее трех лет после окончания календарного года, в котором произошла сделка, указанная в параграфе 1, и должны быть предъявлены при проверке компетентным органам по запросу.

6. Документация может также храниться в форме копий на графическом источнике или на других источниках с данными. Необходимо обеспечить, чтобы сохраненные данные:

(а) соответствовали документации по внешнему виду и по содержанию при прочтении; и

(b) всегда имелись в наличии, могли быть прочитаны без промедления и могли быть проанализированы автоматическими средствами за период, определенный в параграфе 5.