Приложение 2. Регламент коллегии Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации

Приложение 2
к приказу Государственной
фельдъегерской службы РФ
от 31 декабря 2004 г. N 467

Регламент
коллегии Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации

I. Общие положения

1. Регламент коллегии ГФС России устанавливает порядок планирования, подготовки материалов и документального оформления заседаний коллегии.

II. Планирование работы коллегии

2. Заседания коллегии планируются на полугодие и проводятся не реже одного раза в квартал, как правило, во вторую среду месяца. На каждое заседание выносится не менее двух вопросов.

3. Предложения в план работы коллегии вносят: члены коллегии, руководители центрального аппарата, территориальных органов и подведомственных организаций ГФС России.

4. Предложения к проекту плана работы коллегии представляются ответственному секретарю коллегии (далее - секретарь коллегии) до 1 мая и 1 ноября каждого года. В предложениях указываются формулировки вопросов, предлагаемые сроки их обсуждения и подразделения-исполнители.

5. Секретарь коллегии на основании внесенных предложений разрабатывает проект плана работы коллегии, который утверждается на последнем заседании коллегии, проводимом в текущем полугодии.

Изменения и дополнения в план работы коллегии вносятся председателем коллегии (далее - председатель).

6. При необходимости, предложения о внесении изменений и дополнений в повестку дня очередного заседания коллегии направляются секретарю коллегии не позднее 20 дней до предполагаемого срока проведения заседания.

Повестка дня очередного заседания утверждается председателем.

III. Подготовка материалов к заседанию коллегии

7. Ответственными за подготовку материалов к заседанию являются члены коллегии - заместители директора ГФС России или другие члены коллегии и руководители органов, подразделений и организаций системы ГФС России, определенные планом работы коллегии или назначенные ее председателем (далее - ответственные лица).

8. В целях глубокой и всесторонней проработки вопросов, выносимых на заседание коллегии, могут создаваться рабочие комиссии или группы, состав которых утверждается председателем.

9. Подразделение, указанное в пункте плана работы коллегии первым (далее - исполнитель), координирует работу соисполнителей, готовит и согласовывает итоговые документы, разрабатывает при необходимости проект плана подготовки заседания коллегии, который утверждается ответственным лицом.

10. Соисполнители в установленный ответственным лицом срок представляют исполнителю через Управление делами ГФС России информационную справку (объемом до 4-х листов), которая должна содержать краткое изложение необходимых сведений по обсуждаемому вопросу, имеющихся недостатков, существующих проблем и направлений их решения, а также предложения в постановляющую часть решения коллегии с указанием исполнителей и сроков выполнения поручений.

Представляемая справка подписывается начальником соответствующего подразделения и визируется руководителем, осуществляющим оперативное руководство данным подразделением и курирующим его заместителем директора ГФС России.

11. Исполнитель не менее чем за 10 дней до установленной даты проведения заседания представляет секретарю коллегии согласованные с соисполнителями, заместителем директора ГФС России по курируемому направлению деятельности и ответственным лицом:

проект решения коллегии;

информационно-аналитическую справку по рассматриваемому вопросу (объемом до 4-х листов);

предложения по составу приглашенных на заседание, докладчику, содокладчику и выступающим.

По разногласиям, не устраненным при их рассмотрении ответственным лицом, к проекту решения коллегии прилагается докладная записка на имя председателя, содержащая замечания и предложения по проекту.

12. Секретарь коллегии не позднее чем за 7 дней до даты проведения заседания представляет председателю подготовленные к заседанию материалы, повестку дня заседания и план его проведения.

О представлении материалов, не соответствующих требованиям, изложенным в пункте 11 или менее чем за 10 дней до заседания, секретарь докладывает председателю.

13. Проект решения коллегии должен отвечать определенным требованиям. В преамбуле в сжатой форме излагается существо проблемы, в постановляющей части - конкретные задачи и механизм их выполнения, указываются сроки и лица, ответственные за исполнение поручений.

Проект постановления коллегии не должен превышать 5 страниц, отпечатанных в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом Times New Roman Cyr или Times New Roman размером N 13-14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

14. Информационно-аналитическая справка по обсуждаемой на заседании коллегии проблеме должна содержать краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, имеющиеся недостатки, существующие проблемы и возможные пути их решения, анализ нормативных правовых актов, регулирующих данный вопрос, оценки и выводы. Справка подписывается исполнителем.

15. При необходимости к проекту решения коллегии прилагается служебная записка, в которой отражаются принципиальные изменения, вносимые в нормативные правовые акты ГФС России, а также не реализованные в ходе подготовки проекта замечания с обоснованием причин, по которым исполнители проекта не считают возможным их учитывать.

16. Утвержденная повестка дня заседания, проект решения коллегии и информационно-аналитическая справка по обсуждаемому вопросу за 5 дней до начала проведения заседания направляется через Управление делами ГФС России членам коллегии и исполнителю.

Необходимость направления материалов коллегии или их части соисполнителям определяется ответственным лицом, а остальным приглашенным на заседание - председателем.

17. Если запланированный к очередному заседанию коллегии вопрос исчерпан другими мероприятиями или утратил свою актуальность, исполнитель по согласованию с ответственным лицом за месяц до заседания вносит предложение председателю о снятии его с обсуждения.

IV. Документальное оформление заседаний коллегии

18. Проект протокола заседания коллегии оформляется секретарем коллегии в порядке, определенном действующей Инструкцией по делопроизводству в Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, визируется у исполнителя и ответственного лица и представляется на подпись председательствовавшему на заседании вместе с доработанным проектом решения коллегии.

19. При необходимости оперативного исполнения поручений, содержащихся в проекте решения коллегии, и (или) поручений, данных руководством ГФС России в ходе заседания коллегии, секретарь коллегии оформляет протокольное решение коллегии.

Проект протокольного решения коллегии визируется у исполнителя, руководителей заинтересованных подразделений, курирующих их заместителей директора ГФС России и представляется на подпись директору ГФС России в установленный им срок.

20. Для внесения изменений и дополнений в проект решения коллегии, приказов и других нормативных правовых актов, рассматриваемых на заседании коллегии, председатель в случае необходимости создает комиссию либо, с учетом состоявшегося обсуждения, поручает, как правило, в срок до 10 дней их доработку исполнителю.

Доработанный проект решения коллегии и другие документы визируются членами коллегии, руководителями заинтересованных подразделений и в установленный срок передаются секретарю коллегии для доклада председательствовавшему на заседании.

21. Приказы, объявляющие решение коллегии, размножаются и рассылаются Управлением делами ГФС России в установленном порядке.

22. Каждому протоколу присваивается порядковый номер с начала года, а решениям - порядковый номер протокола и порядковый номер обсуждаемого вопроса.

Все материалы к заседаниям коллегии (проекты решений, справки и другие документы), протоколы и решения коллегии подшиваются совместно с копиями приказов, их объявляющих, и хранятся постоянно.