Приложение N 1. Положение о Центральном архиве Федерального агентства железнодорожного транспорта

Приложение N 1
к приказу Федерального агентства
железнодорожного транспорта
от 5 июля 2013 г. N 248

Положение
о Центральном архиве Федерального агентства железнодорожного транспорта

1. Общие положения

1.1. Документы Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Росжелдор), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГА РФ).

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных статьей 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в центральном аппарате Росжелдора, его территориальных органах и подведомственных организациях.

1.2. Центральный аппарат Росжелдора, его территориальные органы и подведомственные организации обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности, своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в соответствии с установленными правилами.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет Росжелдора, его территориальных органов и подведомственных организаций.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росжелдора, его территориальных органов и подведомственных организаций несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В центральном аппарате Росжелдора для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается Центральный архив Росжелдора (далее - Центральный архив).

1.4. Центральный архив Росжелдора входит в состав Административно-кадрового управления.

1.5. В своей работе Центральный архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства культуры Российской Федерации, Росжелдора, нормативными и методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), настоящим Положением.

1.6. Положение о Центральном архиве утверждается руководителем Росжелдора по согласованию с Росархивом.

1.7. Центральный архив работает по планам, утвержденным руководителем Росжелдора, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью Центрального архива осуществляет Начальник Административно-кадрового управления.

1.9. Центральный архив осуществляет взаимодействие с Федеральным архивным агентством и ГА РФ.

2. Состав документов

Центральный архив хранит:

2.1. законченные делопроизводством центрального аппарата Росжелдора документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности федерального органа исполнительной власти документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения видных деятелей отрасли, поступившие в архив;

2.3. служебные и ведомственные издания;

2.4. страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы Росжелдора;

2.5. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции

3.1. Основными задачами Центрального архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение с соблюдением установленных правил;

3.1.4. методическое руководство работой архивов структурных подразделений Росжелдора, его территориальных органов и подведомственных организаций;

3.1.5. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора;

3.1.6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. разрабатывает совместно и согласовывает с ГА РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ и передачи документов Центрального архива на постоянное хранение;

3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений Росжелдора, в соответствии с установленными требованиями, не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводства;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;

3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;

3.2.5. организует работу по созданию и хранению страхового фонда особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;

3.2.6. составляет и представляет не позднее, чем через 4 года, после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК Росжелдора и экспертно-проверочной комиссии ГА РФ;

3.2.7. создает, совершенствует и пополняет справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам, в том числе и в электронном виде, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность со справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.8. организует использование документов:

- информирует руководство и работников Росжелдора о составе и содержании документов Центрального архива, по поручению руководства Росжелдора осуществляет выявление документов;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Росжелдора описи на дела, подлежащие хранению, а также акты на дела Административного-кадрового управления, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений;

3.2.10. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, консультирует территориальные органы и подведомственные организации по этим вопросам;

3.2.11. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК Росжелдора и экспертно-проверочной комиссии ГА РФ;

3.2.12. оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатур дел, службе делопроизводства - в составлении сводной номенклатуры дел центрального аппарата Росжелдора; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в ГА РФ;

3.2.13. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в центральном аппарате Росжелдора, его территориальных органов и подведомственных организаций;

3.2.14. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Росжелдора и его структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций;

3.2.15. проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Росжелдора, территориальных органов и подведомственных организациях;

3.2.16. осуществляет проверки деятельности архивов территориальных органов и подведомственных организаций;

3.2.17. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов;

3.2.18. в установленном порядке представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права

Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив имеет право:

4.1. представлять руководству Росжелдора в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела в системе;

4.2. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Росжелдора, его территориальных органах и подведомственных организациях;

4.3. давать в установленном порядке указания структурным подразделениям Росжелдора, его территориальным органам и подведомственным организациям по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива;

4.4. запрашивать от структурных подразделений Росжелдора, территориальных органов и подведомственных организаций сведения, необходимые для работы Центрального архива.