Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554 О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения прибыли организаций, связанных с командировками работников, в том числе по электронным проездным документам

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554

Вопрос: Вследствие перехода на электронную форму приобретения услуг по пассажирским авиа- и ж/д перевозкам, перевозчик предоставляет: счета-распечатки и посадочный талон (для авиаперевозчика); контрольный и посадочный купон (для ж/д). Согласно письму Минфина от 17.07.2007 N 03-03-06/4/99 и разъяснениям РЖД по правилам проезда по новой форме электронного билета данные документы являются документами строгой отчетности и достаточными для подтверждения факта поездки и оправдания расходов, понесенных в командировке. Однако бухгалтерия предприятия требует предоставления выписки транзакции по банковской карте и предоставления расписок (если для покупки не была использована карта, выданная предприятием).

Правомерны ли их требования? Ведь в случае, если я получаю деньги наличными через кассу или приобретаю обычный билет, я не предоставляю никаких дополнительных документов подтверждающих, что расходы на приобретение билетов понес именно я.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций, связанных с командировками работников, в том числе по электронным проездным документам, и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и пункту 2 приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности и применяются для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета, документами, достаточными для подтверждения факта поездки, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета; посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами, для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Одновременно следует отметить, что в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. По вопросам применения трудового законодательства Российской Федерации, в том числе, связанным с порядком возмещения работникам расходов на командировки, следует обращаться в Федеральную службу по труду и занятости.