Приложение N 3. Регламент проведения совещаний у руководителя Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств

Приложение N 3
к приказу Федерального агентства
по поставкам вооружения, военной,
специальной техники и материальных средств
от 9 февраля 2012 г. N 129

Регламент
проведения совещаний у руководителя Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств

Для рассмотрения вопросов текущей деятельности Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств (далее - Рособоронпоставка) в целях оценки состояния дел, обмена информацией, выяснения и обсуждения возникших проблем, поиска оптимальных решений, рассмотрения перспективных вопросов развития, заслушивания отчетов о проделанной работе, последующей выработки и принятия решений проводятся оперативные (аппаратные) и тематические совещания у Руководителя Рособоронпоставки.

1. Общие положения

1.1. Оперативные (аппаратные) совещания проводятся с участием заместителей Руководителя, начальников структурных подразделений, заместителей начальников структурных подразделений и других должностных лиц Рособоронпоставки.

Оповещение участников оперативного (аппаратного) и подготовку списка присутствующих на оперативном (аппаратном) совещании обеспечивает секретариат Руководителя Рособоронпоставки.

1.2. Тематические совещания проводятся по указанию Руководителя Рособоронпоставки. Тематику и состав участников тематического совещания определяет Руководитель Рособоронпоставки. Оповещение участников тематического совещания и подготовку списка присутствующих на тематическом совещании обеспечивает структурное подразделение Рособоронпоставки, ответственное за рассмотрение вопроса, с обязательным информированием секретариата Руководителя Рособоронпоставки.

1.3. Периодичность, состав участников, время и место проведения совещания определяет Руководитель Рособоронпоставки либо лицо, исполняющее его обязанности.

1.4. Подлинники протоколов оперативных (аппаратных) совещаний формируются в отдельное дело Управления делами Рособоронпоставки в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

1.5. Подлинники протоколов тематических совещаний формируются в отдельные дела структурных подразделений Рособоронпоставки, ответственных за рассмотрение соответствующих вопросов.

2. Подготовка и проведение оперативных (аппаратных) совещаний

2.1. На оперативных (аппаратных) совещаниях председательствует Руководитель Рособоронпоставки либо лицо, исполняющее его обязанности.

2.2. Материалы к оперативному (аппаратному) совещанию представляются ответственными должностными лицами в порядке, определяемом Руководителем Рособоронпоставки.

2.3. При необходимости демонстрация слайдов на оперативном (аппаратном) совещании осуществляется сотрудником структурного подразделения Рособоронпоставки, ответственного за рассмотрение вопроса.

2.4. По результатам совещания оформляется протокол совещания в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Регламенту.

2.5. Оформление протокола оперативного (аппаратного) совещания осуществляется сотрудником Управления делами Рособоронпоставки в течение 1 рабочего дня со дня проведения совещания. Датой протокола является дата проведения оперативного совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

2.6. В протоколе оперативного (аппаратного) совещания отражаются сведения о Председательствующем, присутствующих участниках совещания, формулируются обсуждаемые вопросы и порученческие пункты.

2.7. Содержание поручения начинается со слов "разработать", "подготовить", "доложить", "представить" и др., и имеет завершенную и ясную для понимания форму с однозначной трактовкой.

Срок исполнения отражает конкретную дату либо указание ежедневно, еженедельно, доложить руководителю.

2.8. Протоколы подписывает Председательствующий на оперативном совещании.

После подписания протокол совещания оперативно доводится до заместителей Руководителя, начальников структурных подразделений и других должностных лиц Рособоронпоставки, принимавших участие в работе совещания сотрудником Управления делами Рособоронпоставки.

2.9. Организация выполнения поручений, отраженных в протоколе оперативного (аппаратного) совещания осуществляется структурными подразделениями и должностными лицами Рособоронпоставки, указанными в протоколе совещания.

Доклад об исполнении (ходе исполнения) поручения с резолюцией "доложить" осуществляется как на оперативном совещании, так и в ходе личного приема у Руководителя Рособоронпоставки. Информация о докладе Руководителю Рособоронпоставки в ходе личного приема передается в Управление делами Рособоронпоставки не позднее следующего рабочего дня.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.9. Общий контроль за выполнением поручений, отраженных в протоколе совещания, осуществляет Управление делами Рособоронпоставки.

2.10. Порядок организации контроля за исполнением поручений определяется нормативной правовой базой Рособоронпоставки по контролю за исполнением служебных документов.

3. Подготовка и проведение тематических совещаний

3.1. На тематических совещаниях (далее - совещание) председательствует Руководитель Рособоронпоставки либо лицо, исполняющее его обязанности.

3.2. Структурное подразделение, ответственное за подготовку совещания и материалов к нему, сроки и место его проведения определяет Руководитель Рособоронпоставки либо лицо, исполняющее его обязанности.

3.3. Материалы к совещанию представляются ответственными должностными лицами в порядке, определяемом Руководителем Рособоронпоставки.

При необходимости материалы к совещанию представляются Руководителю Рособоронпоставки ответственным структурным подразделением не менее чем за 1 рабочий день до начала проведения совещания.

3.4. Структурное подразделение Рособоронпоставки, ответственное за подготовку совещания представляет справку по существу рассматриваемого вопроса, изложенную кратко и доходчиво, содержащую:

- ранее принятые решения;

- предлагаемое решение с планом действий по его реализации;

- лиц, ответственных за реализацию предлагаемого решения;

- необходимость внесения изменений в нормативные правовые акты;

- выводы.

Справка представляется объемом не более 2 страниц. При необходимости приводится экономический анализ, соответствующие расчеты и примеры.

3.5. При необходимости демонстрация слайдов на совещании осуществляется сотрудником структурного подразделения Рособоронпоставки, ответственного за рассмотрение вопроса.

3.6. Структурное подразделение Рособоронпоставки, ответственное за подготовку совещания не менее чем за сутки до даты проведения совещания уточняет состав участников совещания и готовит список участников совещания.

3.7. Структурное подразделение Рособоронпоставки, ответственное за подготовку совещания доводит до участников совещания тему, дату, время и место его проведения путем рассылки сообщения, подготовленного в соответствии с приложением N 2 к настоящему Регламенту.

3.8. По итогам проведения совещания оформляется протокол в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту.

Ведение и подготовку протокола совещания осуществляет сотрудник структурного подразделения Рособоронпоставки, ответственного за подготовку совещания, в течение 2 рабочих дней со дня его проведения. Проект протокола согласовывается со всеми участниками совещания.

Датой протокола является дата проведения совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.9. В протоколе совещания отражаются сведения о Председательствующем, присутствующих участниках совещания, формулируются обсуждаемые вопросы, порученческие пункты и конкретный срок исполнения.

3.10. Протоколы подписывает Председательствующий на совещании.

После подписания протокол совещания оперативно доводится до заместителей Руководителя Рособоронпоставки, начальников структурных подразделений и других должностных лиц, принимавших участие в работе совещания сотрудником структурного подразделения Рособоронпоставки, ответственного за подготовку совещания. Копия протокола представляется в Управление делами для организации контроля за исполнением поручений, отраженных в протоколе.

3.11. Организация выполнения поручений осуществляется структурными подразделениями и должностными лицами Рособоронпоставки, указанными в протоколе совещания.

3.12. Общий контроль за выполнением поручений, отраженных в протоколе совещания, осуществляет Управление делами.

3.13. Порядок организации контроля за исполнением поручений определяется нормативной правовой базой Рособоронпоставки по контролю за исполнением служебных документов.