Приложение N 2. Регламент работы Коллегии Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств

Приложение N 2
к приказу Федерального агентства
по поставкам вооружения, военной,
специальной техники и материальных средств
от 9 февраля 2012 г. N 129

Регламент
работы Коллегии Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств

I. Регламент работы Коллегии (далее - Регламент) Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств (далее - Рособоронпоставка) устанавливает правила организации деятельности Коллегии Рособоронпоставки по реализации ее полномочий.

1. Планирование заседаний Коллегии Рособоронпоставки

1.1. Деятельность Коллегии Рособоронпоставки (далее - Коллегия) осуществляется в соответствии с Планом проведения заседаний Коллегии Рособоронпоставки (далее - План работы Коллегии) на текущий год, утверждаемым председателем Коллегии, который включает в себя перечень рассматриваемых вопросов, наименования структурных подразделений Рособоронпоставки (далее - структурные подразделения), ответственных за подготовку вопроса, даты представления подготовленных материалов председателю Коллегии на согласование, даты проведения заседаний Коллегии.

Заседания Коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал по утвержденному Плану работы Коллегии.

При необходимости План работы Коллегии уточняется и корректируется.

1.2. Члены Коллегии не позднее 25 ноября года, предшествующего планируемому, представляют секретарю Коллегии предложения в проект Плана работы Коллегии, содержащие формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Коллегии, ответственного исполнителя и соисполнителей, месяц проведения.

Вопросы, предлагаемые к вынесению на рассмотрение, должны находиться непосредственно в компетенции должностного лица, которое их предлагает.

1.3. В проект Плана работы Коллегии включаются наиболее важные вопросы, находящиеся в сфере деятельности Рособоронпоставки. Целесообразность вынесения тех или иных вопросов на рассмотрение Коллегии определяется необходимостью комплексного решения проблем.

1.4. На основе поступивших предложений секретарь Коллегии формирует проект Плана работы Коллегии на год.

Подготовленный проект Плана работы Коллегии направляется на согласование членам Коллегии не позднее 5 декабря года, предшествующего планируемому.

1.5. Проект Плана работы Коллегии до 15 декабря года, предшествующего планируемому, согласовывается всеми членам Коллегии и дорабатывается с учетом замечаний. Секретарь Коллегии докладывает проект Плана работы Коллегии начальнику Управления делами и за его подписью не позднее 25 декабря текущего года представляет на утверждение председателю Коллегии.

После утверждения План работы Коллегии доводится до членов Коллегии, и заинтересованных должностных лиц.

1.6. Контроль за выполнением Плана работы Коллегии возлагается на секретаря Коллегии.

1.7. Внеочередные заседания Коллегии проводятся по решению председателя Коллегии на основании письменного представления заместителя Руководителя Рособоронпоставки или начальника структурного подразделения (по согласованию с курирующим заместителем Руководителя). По результатам рассмотрения представление направляется секретарю Коллегии не позднее чем за месяц до предполагаемого срока проведения заседания Коллегии.

Решение об изменении формулировок, сроков рассмотрения запланированных вопросов или снятия вопросов с обсуждения в связи с утратой актуальности принимается председателем Коллегии на основании письменного представления начальника структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем за подготовку вопроса (по согласованию с курирующим заместителем Руководителя Рособоронпоставки). Письменное представление, рассмотренное председателем Коллегии, передается секретарю Коллегии не позднее чем за 20 рабочих дней до наступления даты рассмотрения вопроса, предусмотренного Планом работы Коллегии.

2. Порядок подготовки и представления материалов к заседанию Коллегии

2.1. Секретарь Коллегии не менее чем за 15 рабочих дней до плановой даты проведения очередного заседания Коллегии представляет председателю Коллегии проект повестки дня заседания Коллегии, содержащий информацию о плановых и дополнительных вопросах заседания; лицах, ответственных за подготовку вопросов; контрольных датах представления материалов секретарю Коллегии и на согласование председателю Коллегии.

По результатам доклада председателю Коллегии и в соответствии с его указаниями секретарь Коллегии формирует повестку дня заседания Коллегии и утвержденную председателем Коллегии доводит до членов Коллегии и лиц, ответственных за подготовку материалов.

Подготовка материалов для рассмотрения на заседании Коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и проводимых мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов от их реализации.

В необходимых случаях по указанию председателя Коллегии могут создаваться рабочие группы.

2.2. Ответственными за подготовку материалов для рассмотрения на заседании Коллегии являются начальники структурных подразделений, а также должностные лица, которым поручена их подготовка.

Указанные должностные лица организуют подготовку таких материалов и несут персональную ответственность за полноту и качество их подготовки, согласование и своевременность представления секретарю Коллегии.

2.3. Структурным подразделением, ответственным за рассмотрение вопроса, к очередному заседанию Коллегии готовятся следующие материалы:

- предложения по проекту регламента заседания Коллегии с указанием времени выделяемого на доклад и выступления;

- текст доклада (тезисы доклада, содоклады, если они предусмотрены повесткой заседания);

- проект постановления Коллегии (проект протокольного решения);

- аналитическая справка по рассматриваемому вопросу;

- предложения по составу участников заседания Коллегии и выступающих лиц;

- информационно-справочный материал для видеосопровождения выступления председателя Коллегии;

- демонстрационные материалы (слайды) на бумажном носителе и в электронной версии;

- порученческие пункты в постановляющую часть протокола заседания Коллегии;

- предложения по составу участников заседания Коллегии Рособоронпоставки, которым направляются проектные документы, и перечень направляемых документов по каждой группе участников.

2.4. Соисполнители представляют ответственному исполнителю не позднее чем за 30 суток до даты рассмотрения вопроса на планируемом заседании Коллегии завизированные начальником (в его отсутствие - заместителем) соответствующего структурного подразделения:

- предложения в проект постановления Коллегии по рассматриваемому вопросу;

- информационно-справочный материал для включения в аналитическую справку по рассматриваемому вопросу;

- предложения в список выступающих на заседании Коллегии с указанием темы выступления и содокладчиков;

- предложения в список участников заседания Коллегии.

2.5. Материалы, указанные в пункте 2.3., до представления секретарю Коллегии должны быть завизированы начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса, заместителем Руководителя, курирующим данное структурное подразделение, начальниками других заинтересованных в рассмотрении вопроса структурных подразделений. Проект постановления Коллегии (протокольного решения) должен быть завизирован всеми членами Коллегии.

При наличии разногласий, возникших в процессе согласования проекта постановления Коллегии (проекта протокольного решения), структурное подразделение, ответственное за рассмотрение вопроса, представляет материалы с докладной запиской, согласованной с заместителем Руководителя, курирующим данное структурное подразделение, в которой указываются разногласия (возражения).

2.6. Материалы, обозначенные в пункте 2.3. (за исключением текста доклада и демонстрационных слайдов) настоящего Регламента, представляются секретарю Коллегии структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, в электронном виде и на бумажном носителе с приложением копии данных материалов не позднее чем за 10 рабочих дней до установленной даты проведения заседания Коллегии.

Секретарь Коллегии проверяет представленную документацию на соответствие предъявляемым требованиям по форме и содержанию, дает рекомендации по устранению выявленных замечаний. При наличии неустранимых разногласий с ответственным исполнителем информирует об этом заместителя Руководителя, курирующего данное структурное подразделение.

Некачественно подготовленные и не отвечающие установленным требованиям материалы секретарь Коллегии возвращает на доработку, что не является уважительной причиной нарушения срока их представления.

2.7. После передачи материалов секретарю Коллегии внесение в них кардинальных изменений, как правило, не допускается.

В случае крайней необходимости внесения таких изменений ответственный исполнитель информирует секретаря Коллегии и не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания Коллегии представляет новый комплект материалов в установленном выше порядке секретарю Коллегии.

2.8. Секретарь Коллегии представляет председателю Коллегии проектные материалы к заседанию Коллегии не позднее чем за 5 рабочих дней и после их согласования обеспечивает доведение материалов до членов Коллегии. Допускается доведение материалов с использованием системы электронного документооборота.

В случае внесения изменений в проектные материалы к заседанию Коллегии секретарь Коллегии представляет председателю Коллегии комплект материалов не позднее 3 рабочих дней до заседания.

2.9. Замечания и указания, полученные от председателя Коллегии при представлении материалов на согласование, незамедлительно доводятся секретарем Коллегии до структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов.

2.10. При несвоевременном представлении или представлении неполных материалов к заседанию Коллегии лицами, ответственными за их подготовку, планируемый к рассмотрению вопрос может быть снят с рассмотрения председателем Коллегии.

2.11. Подготовку документов по кадровым назначениям и иным документам по кадровой работе, подлежащим доведению до должностных лиц, обязанных присутствовать на заседании Коллегии, осуществляет Управление госслужбы и кадров Рособоронпоставки. Указанные документы передаются секретарю Коллегии не менее чем за 7 рабочих дней до проведения заседания. Учет прибытия на заседание Коллегии должностных лиц, представление (награждение) которых планируется на данном заседании, осуществляет Управление госслужбы и кадров Рособоронпоставки при регистрации участников заседания Коллегии и соответствующие списки направляет секретарю Коллегии.

2.12. При поступлении в Рособоронпоставку наградных материалов на сотрудников центрального аппарата и территориальных органов Рособоронпоставки Управление госслужбы и кадров Рособоронпоставки по указанию председателя Коллегии организует совместно с секретарем Коллегии церемонию вручения наград на заседании Коллегии.

2.13. При проведении внеочередного заседания Коллегии сроки подготовки и представления материалов устанавливаются отдельным распоряжением руководителя Рособоронпоставки.

Порядок подготовки материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение совместных заседаний Коллегий, устанавливается в каждом конкретном случае путем издания Рособоронпоставкой и соответствующим федеральным органом исполнительной власти совместного приказа (распоряжения) о подготовке и проведении совместного заседания Коллегий.

Алгоритм работы должностных лиц Рособоронпоставки при организации подготовки материалов заседания Коллегии приведен в Приложении N 1 к данному Регламенту.

3. Требования, предъявляемые к материалам Коллегии

3.1. Проект постановления Коллегии:

3.1.1. Постановление, разрабатываемое по каждому из рассматриваемых вопросов и принимаемое членами Коллегии на заседании Коллегии, является итоговым документом заседания Коллегии и вступает в силу после его подписания председателем Коллегии. Постановление является документом, обязательным для исполнения структурными подразделениями (Приложение N 2 к данному Регламенту).

3.1.2. Проект постановления разрабатывается в краткой повествовательной форме и состоит из вступительной и распорядительной частей. Объем текста не должен превышать 5 листов, протокольного решения Коллегии - 4 листов. Постановлениям Коллегии присваиваются порядковые номера нарастающим итогом в пределах календарного года. При проставлении номера на постановлении Коллегии указывается дополнительная цифра (через дефис), соответствующая порядковому номеру вопроса при рассмотрении на заседании.

Вступительная часть включает в себя мотивы и цели рассмотрения вопроса на заседании, существо вопроса, проблемы, препятствующие его решению и основные мероприятия, осуществленные по разрешению вопроса, результат их исполнения.

Решения заседания Коллегии отражаются в проекте постановления после слов "КОЛЛЕГИЯ ПОСТАНОВИЛА:"

Распорядительная часть включает в себя пронумерованные конкретные поручения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и структурных подразделений, ответственных за их исполнение (при необходимости соисполнителей).

Поручения отдаются только структурным подразделениям и территориальным органам Рособоронпоставки.

При наличии нескольких поручений - каждое поручение начинается с нового абзаца. Поручения размещаются по статусу исполнителей, а при наличии нескольких поручений для конкретных исполнителей - по хронологии их исполнения.

Содержание поручения начинается со слов "разработать", "подготовить", "доложить", "представить" и др., и имеет завершенную и ясную для понимания форму с однозначной трактовкой.

Срок исполнения отражает конкретную дату или месяц (квартал, полугодие, год и т.п.) и определяется с учетом реального времени, необходимого на издание, рассылку и доведение решения (приказа) до исполнителей; времени на исполнение самого поручения; установленного срока исполнения действующими нормативными правовыми актами; ранее принятых решений.

Согласование проекта постановления осуществляется посредством его визирования членом Коллегии, заинтересованными должностными лицами Рособоронпоставки и включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Необоснованный отказ от согласования не допускается.

Согласование проекта постановления Коллегии членами Коллегии и заинтересованными должностными лицами Рособоронпоставки осуществляется не позднее 2 рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

В случае неполучения согласованного проекта решения либо замечаний к нему по истечении установленного ответственным исполнителем срока рассмотрения проект считается согласованным. Если в процессе согласования потребовалось внесение изменений в проект постановления, то структурное подразделение, инициирующее внесение изменений, готовит заключение (особое мнение) с обоснованием, содержащим оценку актуальности предлагаемых решений и вывод о необходимости отклонения или доработки предлагаемого проекта постановления. Если в ходе согласования в проект постановления вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию с заинтересованными членами Коллегии с отметкой об этом на соответствующем листе согласования.

На обороте последнего листа проекта постановления ставится дата и подпись ответственного за подготовку вопроса (докладчика).

Не позднее чем за 10 рабочих дней до заседания Коллегии ответственный за подготовку вопроса передает секретарю Коллегии в установленном порядке проект постановления в комплекте с материалами. В правом верхнем углу документа делается надпись "Проект". После этого правка проекта постановления без согласования с секретарем Коллегии не допускается.

В случае необходимости внесения правок в согласованный проект постановления заинтересованным должностным лицом готовится выступление на заседании Коллегии с внесением соответствующих предложений.

Алгоритм работы должностных лиц Рособоронпоставки при разработке проекта постановления Коллегии приведен в Приложении N 3 к данному Регламенту.

3.2. Проект доклада:

3.2.1. Проект доклада готовит и подписывает ответственный за подготовку вопроса.

Основные требования к докладу - полное раскрытие рассматриваемого вопроса и наличие конструктивных предложений по его решению.

В докладе отражаются:

- краткая аналитическая оценка общего состояния дел по обсуждаемой тематике, подтвержденная необходимыми показателями;

- меры, принятые структурным подразделением по решению вопроса;

- проблемы, для решения которых необходимо коллегиальное решение;

- выводы, обоснованные и согласованные предложения по решению проблемных вопросов;

- особые мнения членов Коллегии при согласовании проекта решения с предложениями по разрешению возникших противоречий;

При необходимости отдельные положения доклада подкрепляются требованиями нормативных правовых актов.

3.2.2. Время основного доклада не должно превышать 20 минут; содоклада - 10-15 минут; для расширенных и итоговых заседаний Коллегии время основного доклада не должно превышать 30 минут.

Председателем Коллегии по предложению докладчика время доклада может быть изменено.

3.3. Аналитическая справка и другие справочные материалы

3.3.1. Аналитическая справка и другие справочные материалы готовятся ответственным исполнителем и соисполнителями в части, касающейся своей компетенции, в качестве дополнений, обоснований и пояснений к рассматриваемым вопросам. Материалы оформляются в произвольной форме.

3.3.2. Аналитическая справка содержит:

- краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на обсуждение Коллегией;

- описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;

- оценки, выводы и предложения.

Аналитическая справка визируется ответственным исполнителем и соисполнителем.

Объем текста аналитической справки не должен превышать 7 листов.

3.4. Демонстрационные материалы (слайды)

3.4.1. Материалы, предназначенные для визуального отображения, рекомендуется создавать в виде презентаций с помощью программы Microsoft Power Point 2007, с разрешением 1280х720, размеры слайдов (16:9), ориентация альбомная (Приложение N 4 к данному Регламенту).

3.4.2. Слайды должны включать в себя графики, диаграммы, схемы и таблицы, содержащие аналитическую информацию по рассматриваемым проблемам. Общее количество слайдов для доклада не должно быть больше 20.

3.4.3. Рекомендации по оформлению слайдов при создании презентации:

- рубленные шрифты Calibri, Tahoma, Arial без засечек - характерных черточек на концах букв;

- для основного текста размер шрифтов от 14 до 22, а для заголовков - 24 и выше;

- шрифты из одной гарнитуры, меняя при этом размер и начертание (курсив, жирный шрифт);

- темные фоны и для контраста светлые шрифты (синий фон и желтый или белый текст);

- шрифты с засечками, например Times New Roman, возможны к применению если печатный материал содержит большое количество текста;

- толщина линий рамок столбцов и строк не менее 1,5 пт;

- форматы файлов: WMF, JPEG, BMP, GIF, TIFF при вставке рисунка в слайд из файла;

- отображение символики Рособоронпоставки, не более четырех цветов, при этом в качестве фона используется утвержденный Руководителем Рособоронпоставки фон.

При создании презентации не рекомендуется:

- вставлять рисунки, созданные программой Microsoft Visio;

- вставка в презентацию файлов AVI.

Носители информации, на которых представляются подготовленные материалы: CD-ROM, DVD-ROM, USB Drive.

Информация для отображения в конференц-зале должна быть предоставлена на учтенных, категорированных носителях малого объема.

3.4.4. Предварительный просмотр и демонстрацию материалов непосредственно на мероприятии осуществляют сотрудники структурных подразделений, ответственных за подготовку вопросов и выступающих на заседании в присутствии сотрудника Управления делами и сотрудника Управления информатизации.

3.4.5. Предварительный просмотр материалов осуществляется не позднее чем за 2 рабочих дня до проведения мероприятия. Правка и изменение слайдов и докладов за сутки до начала заседания категорически запрещена.

Во время выступлений на заседании Коллегии, которые сопровождаются слайдами, при их последующем обсуждении сотрудники, осуществляющие показ слайдов, должны быть готовы продемонстрировать любой из слайдов по требованию председателя и членов Коллегии.

3.5. Повестка и регламент заседания Коллегии

3.5.1. Повестка заседания Коллегии (далее - повестка заседания) - уведомительный документ (Приложение N 5 к данному Регламенту), содержащий:

- гриф секретности и номер экземпляра (при необходимости);

- утверждающую подпись председателя Коллегии с датой утверждения;

- наименование документа;

- дату, время и место (при необходимости) проведения заседания Коллегии;

- темы обсуждаемых вопросов;

- докладчиков, содокладчиков (при необходимости);

- подпись секретаря Коллегии.

3.5.2. Не позднее чем за 15 рабочих дней до заседания Коллегии проект повестки заседания представляется секретарем Коллегии на утверждение председателю Коллегии.

После утверждения, повестка заседания доводится до членов Коллегии и заинтересованных должностных лиц в срок не более 2 дней с даты ее утверждения.

Решения по изменению повестки принимает председатель Коллегии.

3.5.3. Рассмотрение вопросов на заседании Коллегии осуществляется на основе регламента проведения заседания Коллегии (Приложение N 6 к данному Регламенту).

К каждому заседанию Коллегии разрабатывается регламент заседания Коллегии. Проект регламента очередного заседания Коллегии формируется секретарем Коллегии на основании плановой повестки дня с учетом предложений структурных подразделений, ответственных за рассмотрение вопросов, и представляется председателю Коллегии не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты проведения заседания Коллегии для согласования.

Регламент разрабатывается в следующей последовательности:

- общее время отводимое на заседание Коллегии;

- вступительное слово председателя Коллегии - до 5 минут;

- для основного доклада, как правило, предусматривается до 20 минут;

для содоклада - до 15 минут;

для выступления в прениях - 5-7 минут;

для справок - до 3 минут;

- заключительное слово председателя Коллегии - 10-15 минут.

Перерыв в заседании объявляет председатель Коллегии. После перерыва остаются лица, приглашенные на заседание Коллегии, имеющие отношение к рассмотрению очередного вопроса.

3.6. Проекты вступительного и заключительного слова председателя Коллегии

Проекты вступительного и заключительного слова председателя Коллегии готовят на каждый вопрос и визируют ответственные за подготовку вопросов. Общий объем не должен превышать 2 страниц.

3.6.1. В проекте вступительного слова по рассматриваемому вопросу кратко могут быть отражены:

- историческая (хронологическая) справка;

- перечень возникших проблем и имеющихся недостатков;

- состояние, проделанная работа, аналитические и социологические выводы по рассматриваемым проблемам;

- влияние внешних факторов на сложившуюся ситуацию, причины, побудившие к рассмотрению вопроса на заседании Коллегии;

- указания председателя Коллегии по порядку проведения заседания при рассмотрении конкретного вопроса и об основных акцентах, на которых необходимо остановиться докладчику и выступающим.

3.6.2. В проекте заключительного слова могут быть отражены:

- выводы по итогам рассмотрения вопроса;

- общие и основные частные задачи, стоящие перед Рособоронпоставкой по решению имеющихся проблем, поручения;

- цель и предполагаемые результаты спланированной работы.

3.7. Список участников заседания Коллегии

3.7.1. Предложения в список участников заседания Коллегии готовятся отдельно по каждому вопросу ответственным за подготовку вопроса.

Приглашения первым лицам органов государственной власти для участия в заседании Коллегии заблаговременно подписываются председателем Коллегии по представлению ответственного за подготовку вопроса.

3.7.2. Секретарь Коллегии не позднее чем за 5 рабочих дней до проведения заседания Коллегии подписывает у председателя Коллегии вызов участников заседания Коллегии и направляет адресатам через Управление делами.

Ответственный исполнитель доводит до лиц, приглашенных на заседание Коллегии необходимую информацию и в режиме реального времени до начала заседания Коллегии ведет учет их прибытия.

Список участников заседания Коллегии от Рособоронпоставки уточняется секретарем Коллегии за 1-2 дня до заседания Коллегии.

3.7.3. Должностные лица Рособоронпоставки, получившие приглашения к участию в заседании Коллегии, в случае возникновения уважительных причин, препятствующих прибытию на заседание Коллегии, информируют об этом секретаря Коллегии не позднее чем за 2 рабочих дня и согласовывают необходимость направления на заседание Коллегии одного из своих заместителей.

3.8. Схема рассадки членов Коллегии и участников заседания Коллегии

3.8.1. Схема рассадки членов Коллегии и приглашенных лиц на заседание Коллегии готовится секретарем Коллегии и согласовывается с председателем Коллегии.

3.8.2. Секретарем Коллегии не позднее чем за 2 календарных дня готовятся визитки для приглашенных, которые не позднее чем за 1 день до проведения заседания Коллегии раскладываются на столы (прикрепляются на кресла) в соответствии со схемой рассадки.

3.9. Заявка на проход к месту проведения заседания Коллегии

3.9.1. Заявка на проход приглашенных лиц к месту проведения заседания Коллегии составляется секретарем Коллегии не менее чем за 1 рабочий день до начала заседания Коллегии на основе списка приглашенных лиц (в том числе представителей СМИ) и сотрудников, обеспечивающих проведение заседания Коллегии (показ слайдов, организация связи, звукоусиления, звукозаписи и др.) с указанием их должностей, фамилий, имен и отчеств.

3.9.2. В случае участия в заседании Коллегии представителей федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и организаций, также указываются марки и государственные регистрационные номера автомашин, на которых они прибудут к месту проведения заседания Коллегии.

3.9.3. Заявка на проход приглашенных лиц к месту проведения заседания Коллегии подписывается начальником Управления делами Рособоронпоставки и передается в Управление безопасности и защиты информации Рособоронпоставки для организации прохода к месту проведения заседания Коллегии.

4. Итоговые документы Коллегии

Все заседания Коллегии протоколируются. В протоколе заседания Коллегии отражаются сведения о присутствовавших лицах, формулируются обсуждавшиеся вопросы и решения, принятые по ним (Приложение N 7 к данному Регламенту).

4.1. Протокол заседания Коллегии (далее - Протокол) включает:

- порядковый номер протокола, дату и место проведения заседания Коллегии;

- должность, классный чин, инициалы и фамилию председателя заседания Коллегии;

- инициалы и фамилии присутствовавших членов Коллегии;

- должности, инициалы и фамилии участников заседания Коллегии - представителей Министерства обороны Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.*;

- инициалы и фамилии должностных лиц структурных подразделений, принимавших участие в заседании Коллегии;

- рассмотренные вопросы;

- инициалы и фамилии докладчиков и выступавших лиц;**

- решение Коллегии.

4.2. Протокол состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему. В преамбуле в сжатой форме излагается ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе заседания Коллегии, с указанием сроков и структурных подразделений, ответственных за их исполнение.

4.3. Оформление протокола осуществляется секретарем Коллегии в срок не превышающий 5 рабочих дней со дня проведения заседания Коллегии, если председателем Коллегии не установлен иной срок. Датой протокола и постановления Коллегии является дата проведения заседания Коллегии. Протоколам заседаний Коллегии присваиваются порядковые номера нарастающим итогом в пределах календарного года.

4.4. Протоколы по итогам заседаний Коллегии подписывает председательствующий на заседании Коллегии и секретарь Коллегии.

После подписания протокол заседания Коллегии доводится в течение одного рабочего дня секретарем Коллегии до членов Коллегии, а при необходимости - по указанию председателя Коллегии до должностных лиц других органов, представители которых участвовали в заседании Коллегии (в виде протоколов либо выписок из протоколов по касающемуся вопросу).

4.5. В случае необходимости для доработки проекта постановления Коллегии (проектов протокольных решений) и рассмотрения высказанных на заседании Коллегии предложений и замечаний могут образовываться рабочие группы из должностных лиц Рособоронпоставки. Должностные лица Рособоронпоставки, возглавляющие рабочие группы, организуют их работу, обеспечивают доработку проектов постановлений Коллегии в установленные сроки и, при необходимости, осуществляют оформление протоколов заседаний рабочих групп. Если сроки не были оговорены на заседании Коллегии, то срок доработки и согласования проектов постановлений Коллегии ограничивается 10 рабочими днями (для доработки проектов решений по итогам совместных заседаний Коллегии - 15 рабочими днями).

4.6. Доработанный проект постановления Коллегии представляется ответственным исполнителем секретарю Коллегии для проверки качества оформления, согласовывается с членами Коллегии и заинтересованными должностными лицами Рособоронпоставки. Секретарь Коллегии представляет постановление Коллегии председателю Коллегии на подпись.

После подписания постановление Коллегии доводится в течение одного рабочего дня секретарем Коллегии до членов Коллегии, а при необходимости - по указанию председателя Коллегии - до должностных лиц других органов исполнительной власти, представители которых участвовали в заседании Коллегии (в виде постановлений либо выписок из постановлений по касающемуся их вопросу).

4.7. В постановлении Коллегии (в протоколе) в обязательном порядке указывается должностное лицо из числа руководящего состава Рособоронпоставки, на которое возлагается контроль за реализацией данного постановления Коллегии (протокола), и должностное лицо, которое отвечает за организацию выполнения данного постановления Коллегии (протокола) и должно отчитаться за его выполнение в целом, с указанием контрольного срока (месяц и год) представления письменного отчета о ходе исполнения данного постановления Коллегии (протокола).

4.8. Ознакомление должностных лиц законодательных (представительных) и исполнительных органов власти Российской Федерации с материалами состоявшихся заседаний Коллегии, постановлениями и протоколами заседаний Коллегии, а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с личного разрешения председателя Коллегии.

4.9. Подлинники постановлений, протоколов, других материалов Коллегии (повестка дня, регламент, аналитическая справка, доклады, выступления, распечатки слайдов) формируются в отдельные дела Управления делами Рособоронпоставки в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5. Порядок подготовки и проведения заседаний Коллегии

Общий порядок работы по подготовке и проведению заседаний Коллегии и оформлении ее решений, приведен в Приложениях N 8, 9 к данному Регламенту.

5.1. Порядок подготовки заседаний Коллегии:

5.1.1. Структурное подразделение, ответственное за рассмотрение вопроса, заблаговременно оповещает лиц, предлагаемых для выступления на заседании Коллегии, о включении их выступлений в повестку дня и накануне заседания Коллегии проводит проверку на предмет возможного отсутствия лиц, заявленных для выступления. Незамедлительно письменно информирует секретаря Коллегии об изменениях в списках выступающих лиц для проведения оперативной корректировки регламента заседания Коллегии.

Приглашение на заседание Коллегии представителей федеральных органов исполнительной власти и их встреча осуществляется по указанию председателя Коллегии структурным подразделением, ответственным за рассмотрение вопроса.

Ответственный исполнитель в день проведения заседания Коллегии выделяет сотрудников структурного подразделения для встречи и сопровождения участников заседания Коллегии, не имеющих права беспрепятственного входа в административное здание Рособоронпоставки.

5.1.2. Пресс-служба Управления делами Рособоронпоставки по указанию председателя Коллегии:

- осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации (далее - СМИ) на открытые заседания Коллегии;

- предоставляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению на заседаниях Коллегии;

- организует прибытие, пропуск, сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, кино-, видео- и фотосъемок на заседаниях Коллегии;

- по окончании заседаний Коллегии организует пресс-конференции (брифинги) по рассмотренным на заседаниях Коллегии вопросам.

Видео-, аудио- и фотоматериалы по окончании заседания Коллегии в цифровом формате передаются секретарю Коллегии.

5.1.3. Регистрацию участников заседания Коллегии, в том числе приглашенных лиц и лиц, выступление которых планируется на заседании Коллегии, осуществляет Управление делами Рособоронпоставки. Регистрация участников заседания Коллегии осуществляется у входа в Конференц-зал (зал совещания) и начинается не позднее чем за 40 минут до начала заседания Коллегии и прекращается за 5 минут до его начала. Все участники заседания Коллегии обязаны пройти регистрацию. Не прошедшие регистрацию лица на заседание Коллегии не допускаются. Список зарегистрированных участников передается секретарю Коллегии и докладывается председателю Коллегии.

5.1.4. Материально-техническое обеспечение проведения заседаний Коллегии осуществляет Финансово-хозяйственное управление Рособоронпоставки, согласно поданным заявкам.

5.1.5. Техническое сопровождение проведения заседаний Коллегии (демонстрацию слайдов, работу презентационного оборудования, видеосопровождения выступлений участников заседания Коллегии и аудиозаписи) обеспечивает Управление информатизации Рособоронпоставки.

Списки сотрудников указанных структурных подразделений, согласованные с Управлением безопасности и защиты информации Рособоронпоставки представляются секретарю Коллегии не позднее чем за 2 рабочих дня до заседания Коллегии.

5.2. Порядок проведения заседания Коллегии:

5.2.2. Заседания Коллегии ведет председатель Коллегии или лицо, его замещающее.

5.2.3. Заседание Коллегии считается правомочным, есл