Приложение N 1. Техническое задание на право заключения государственного контракта на выполнение работ по архивной обработке, сдаче на государственное хранение документов Федерального агентства по рыболовству в 2013 году

Приложение N 1
к Аукционной документации
от "__"__________ 2013 г.
N _______________________

Техническое задание
на право заключения государственного контракта на выполнение работ по архивной обработке, сдаче на государственное хранение документов Федерального агентства по рыболовству в 2013 году

1. Цель.

1.1. Выполнение работ по архивной обработке, сдаче на государственное хранение документов Федерального агентства по рыболовству (далее "Заказчик") в 2013 году вызвано необходимостью передачи документов, находящихся в архиве Заказчика, в упорядоченном состоянии на государственное хранение.

1.2. Для упорядочения документального фонда и освобождения полезных площадей в архиве Заказчика и рабочих комнатах необходимо выделить на уничтожение и уничтожить методом шредирования документы с истекшими сроками хранения согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Н, Росархив, ВНИИДАД, 2010) (Далее - "Перечень").

2. Требования к выполнению работ в соответствии с нормативными документами действующего законодательства Российской Федерации:

- На основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" архивные документы отнесены к документам ограниченного доступа;

- В соответствии с "Перечнем сведений конфиденциального характера", утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188, персональные данные отнесены к сведениям конфиденциального характера.

- Документы, подлежащие архивной обработке, содержат сведения, составляющие персональные данные и конфиденциальную информацию.

- Административного регламента ФСТЭК России по исполнению государственной функции по лицензированию деятельности по технической защите конфиденциальной информации, утвержденного приказом ФСТЭК России от 28 августа 2007 г. N 181.

3. Задачи.

3.1. В процессе выполнения работ по упорядочению документального фонда Заказчика необходимо решить следующие задачи:

- определить хронологические рамки документов, подлежащих научно-технической обработке и выделению на уничтожение, по согласованию с Заказчиком;

- провести экспертизу ценности архивных дел и документов, в ходе которой отобрать для архивной обработки документы длительных сроков хранения по основной деятельности Заказчика и по личному составу;

- сформировать дела постоянного хранения и по личному составу длительных сроков хранения и провести техническую обработку подготовленных дел;

- подготовить научно-справочный аппарат к обработанным документам (архивные описи, историческая справка, предисловие к описям дел постоянного хранения и по личному составу) в соответствии с "Методическими рекомендациями Главархива Москвы по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (М., 2006 г.) и "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках Российской академии наук" (М., 2007 г.);

- предоставить научно-справочный аппарат к документальному фонду Заказчика на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии Росархива;

- передать подготовленные документы и сопроводительные документы (НСА) на государственное хранение;

- Исполнителю необходимо выявить в Архиве Заказчика документы временных сроков хранения по 2007 год (согласно установленным "Перечнем" и архивным требованиям) и выделить данные документы на уничтожение методом шредирования.

4. Требования к выполнению работ:

4.1. проведение полистной экспертизы ценности документов, с целью выделения документов с истекшими сроками хранения (2000 дел);

4.1.1. составление акта на уничтожение установленного образца (180 позиций).

4.2. архивная обработка дел постоянного хранения по основной деятельности и по личному составу, состоящая из:

4.2.1. формирования дел постоянного хранения и по личному составу (не более 250 листов, при толщине не более 4 см), (800 дел) включая:

- систематизацию листов в деле;

- нумерацию листов;

- оформление листов-заверителей;

- составление внутренних описей (1500 позиций);

- архивный переплет документов (800 дел);

- оформление дел (оформление титульных листов (800) и обложек дел, оформление корешков дел рукописным способом (800 корешков), уточнение названий структурных подразделений, индексов дел в соответствии с номенклатурой дел Заказчика, крайних дат дела, составление заголовков дел;

- составление архивной описи дел постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка документов к передаче на государственное хранение (составление исторической справки к фонду (одна справка), предисловий к описям (два предисловия);

- передача документов на государственное хранение (предоставление научно-справочного аппарата к фонду на рассмотрение и утверждение ЭПК государственного архива и представление интересов Заказчика при передаче документов на государственное хранение-1 представление);

- произвести уничтожение методом шредирования документов с истекшим сроком хранения.

5. Требования к условиям выполнения работ.

- Все выполняемые работы по обработке документов должны производиться в соответствии с требованиями с нормативных документов действующего законодательства Российской Федерации.

Перед началом работ Исполнитель должен представить Заказчику соглашение о конфиденциальности.

- Исполнитель обязан перед началом работ обеспечить и согласовать с Заказчиком организационные и технические меры для защиты данных от неправомерного или случайного доступа к ним третьих лиц, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения данных, а также от иных неправомерных действий.

- Исполнитель несет ответственность за несанкционированное копирование и разглашение информации (в том числе публикацию, размещение в информационно-коммуникационных сетях общего пользования и сети Интернет) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

- Для выполнения работ по обработке документов Исполнитель организовывает рабочие места на территории Заказчик (не менее 4-х мест);

- обеспечение исполнителям контактов с сотрудниками, курирующими проект, и ключевыми специалистами в случае необходимости получения разъяснений и консультаций.

6. Сроки выполнения работ.

Срок выполнения работ в полном объеме - до 15 декабря 2013 г. (не более 45 дней с момента подписания государственного контракта).

7. Ожидаемые результаты.

- Качественное выполнение работ в полном объеме и в сроки определенных настоящим техническим заданием.

- Качественная архивная обработка дел постоянного хранения и по личному составу и создание научно-справочного аппарата к ним.

- Передача документов на государственное хранение.

- Освобождение архивных площадей Заказчика и возможность перемещения дел из структурных подразделений в архив Заказчика.

- Выделение на уничтожение и уничтожение дел и документов, сроки хранения которых истекли к моменту архивной обработки.

8. Требования к гарантийным обязательствам.

- Гарантийный срок на результаты выполненных работ должен составлять не менее 12 (двенадцати) месяцев со дня подписания акта выполненных работ.

- За обнаруженные недостатки, Исполнитель несет ответственность и устраняет выявленные недостатки в течение 5 дней, с момента обнаружения.

Заказчик:                                           Исполнитель:

____________________                                ____________________

       М.п.                                                 М.п.