Приказ Министерства экономического развития и торговли РФ от 13 октября 2006 г. N 325 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации" (утратил силу)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

Приказ Министерства экономического развития и торговли РФ от 13 октября 2006 г. N 325
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации"

Приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51 настоящий приказ признан утратившим силу

По заключению Минюста РФ от 13 декабря 2006 г. N 01/11314-АБ настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

Во исполнение пункта 11.1 постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством 3 октября 2006 года.

2. Заместителям Министра, руководителям структурных подразделений центрального аппарата, торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах и территориальных органов Министерства организовать изучение Инструкции подчиненными сотрудниками и обеспечить ее исполнение в текущей работе.

3. Директору Департамента управления делами С.К. Кузнецову привести в соответствие с Инструкцией порядок работы в Министерстве с номерными бланками с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4. Признать утратившими силу приказы Минэкономразвития России от 25 февраля 2005 года N 45 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации" и от 30 декабря 2005 г. N 354 "О внесении изменений и дополнений во Временную инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 25 февраля 2005 г. N 45".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря - заместителя Министра Шаронова А.В.

Министр

Г.О. Греф

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации
(утв. приказом Министерства экономического развития и торговли РФ от 13 октября 2006 г. N 325)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Министерство).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, приказа Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламента Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства от 14 сентября 2005 г. N 220 (далее - Регламент Министерства), настоящей Инструкции.

При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах Министерства осуществляются Департаментом управления делами (далее - ДУД).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в департаментах возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства в департаментах осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство, которые назначаются распоряжением по департаменту.

Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается директору департамента и сообщается в ДУД.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники Министерства обязаны передать через работника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководства департамента.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность работнику или работнику, ответственному за делопроизводство.

1.7. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с указанной информацией, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 и отдельными инструкциями.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке Министром, его заместителями, в том числе статс-секретарем - заместителем Министра (далее - заместители Министра), уполномоченным на это департаментом, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Министра, его заместителя, а также директора департамента.

1.9. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.1.4. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210х297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт*.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к Указу Президента

Российской Федерации

________ N ________

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

_________ N ________

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например:

2.3.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например:

1.2.2.1.

Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются на последнем листе приложения в нижней части.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 2.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера документа.

Например:

N 143

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например:

N 153-р

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении N 3.

2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства

2.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

2.4.2. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

2.4.3. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Министерства.

2.5. Бланки документов

2.5.1. Документы Министерства, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

2.5.2. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению ДУД.

2.5.3. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.5.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.5.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся директором ДУД вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.6.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2.6.2. Код Министерства

Код Министерства проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.6.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерства проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.5. Наименование и справочные данные о Министерстве

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

2.6.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.6.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2006

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

14 марта 2006 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

2.6.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.6.9. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.6.10. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации и ведомства следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:

Министерство культуры и

массовых коммуникаций

Российской Федерации

Департамент внешних связей

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Например

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Директору департамента

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Руководителю Федерального

агентства по управлению особыми

экономическими зонами

Ю.Н. Жданову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Директорам департаментов Министерства

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Открытое акционерное общество "Российские железные дороги"

Новая Басманная ул., д. 2, Москва, 107174

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Самсонову В.М.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

При направлении писем в торговые представительства Российской Федерации в иностранных государствах и специалистам Министерства в постоянных представительствах Российской Федерации при международных организациях в адресе обязательно указывается пункт назначения (город).

Например:

Торговому представителю Российской Федерации в Турции

В.И. Иванову

г. Анкара

2.6.11. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Департамента государственного

регулирования в экономике

Личная подпись

А.В. Шаров

Дата

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минэкономразвития России

от 16 июля 2006 г. N 260

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

2.6.12. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент

главного специалиста

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой).

К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.

2.6.13. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Документы, создаваемые в Министерстве, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим предоставить..., направляем в Ваш адрес);

от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым);

от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает).

2.6.14. Отметка о наличии приложений

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с красной строки:

Например:

Приложение:

1. Положение о Финансовом департаменте на 5 л. в 1 экз.

2. Приказ о назначении на должность директора Финансового департамента на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash-диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.).

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется выражение "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например

Приложение N 2

к приказу Минэкономразвития России

от 10 мая 2006 г. N 119

Допускается написание выражения "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.

2.6.15. Подпись

Документы, направляемые руководителям вышестоящих органов, федеральных органов представительной, исполнительной или судебной власти, подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра. Документы, направляемые в указанные органы, также могут подписываться директорами департаментов или их заместителями по поручению Министра или его заместителя.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи документов по вопросам индивидуального характера может также предоставляться начальникам отделов, обеспечивающих работу с кадрами, по архивному делопроизводству и с обращениями граждан.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:

Директор Департамента

управления делами

Личная подпись

С.К. Кузнецов

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Например:
	Личная подпись	Г.О. Греф

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:
И.о. директора Департамента правового обеспечения	Личная подпись	М.В. Колпаков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например
Директор института	Личная подпись	К.Н. Орлов
Главный бухгалтер	Личная подпись	Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например.
Заместитель Министра экономического развития и торговли Российской Федерации		Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись	В.Г. Савельев	Личная подпись	Т.А. Голикова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например
Председатель комиссии	Личная подпись	Р.К. Комаров
Члены комиссии	Личная подпись	О.И. Рысаков
	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.А. Борисов

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица, документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

Например
Врио директора Департамента макроэкономического прогнозирования	Личная подпись	Г.О. Куранов

2.6.16. Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник отдела правового обеспечения законопроектной деятельности	Личная подпись	А.С. Иванов
Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов Российской Федерации
Личная подпись	А.Л. Кудрин
Дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.6.17. Оттиск печати

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Министерстве.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми или иными нормативными актами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

Примерный перечень документов, на которых проставляются оттиски Гербовой печати Министерства, указан в приложении N 9.

2.6.18. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:
Верно
Ведущий специалист	Личная подпись	А.П. Петрова
Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.

2.6.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона, наименование департамента и печатается размером шрифта N 8. На документах за подписью руководства департамента указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:
Н.С. Максимова 928 88 14 Департамент торговых переговоров
или
С.С. Петрова 928 88 14 организационный отдел

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.6.20. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

Например:
Исполнено исх. от 22.05.06 г. N Д06-1877 В дело N Д06-22 31.05 2006
Директор Департамента корпоративного управления	Личная подпись	А.В. Попова
или
Документ согласован в рабочем порядке с ведущим специалистом Минюста России Петровым В.П. (тел. 556-88-11) В дело N Д01-35 01.12.2006 г.
Начальник отдела архивов	Личная подпись	С.В. Гущин

2.6.21. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Министерстве.

2.6.22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.6.23. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Регистрационный (входящий) номер документа в адрес Министерства, на имя Министра или на имя заместителя Министра имеет порядковый номер.

Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанный Министром или заместителем Министра, состоит из порядкового номера, инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, и индекса соответствующего департамента.

Например:

15214-АШ/Д01

Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.6.24. Резолюция

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210x297), А5 (148x210 мм), А6 (148x105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Резолюция также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.

В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции. При оформлении резолюции на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.6.25. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и печатают в верхнем левом углу резолюции.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.

Образец оформления проекта приказа Министерства представлен в приложении N 4.

Образец оформления проекта распоряжения Министерства представлен в приложении N 6.

Контроль соответствия проектов приказов (распоряжений) требованиям по форме, установленным в настоящей Инструкции, осуществляет ДУД.

Проекты приказов (распоряжений) подготавливают и вносят департаменты на основании поручений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на директоров департаментов, которые готовят и вносят проект.

2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, внесшим проект, директорами департаментов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также директором ДУД или его заместителем, отвечающим за организацию административного управления в Министерстве.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.

2.7.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью ДУД и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.

Оригинал приказа (распоряжение) хранится в ДУД.

2.7.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты.

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - приказ, распоряжение.

Дата и номер приказа, распоряжения. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например
	Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", напечатанными прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две и при необходимости более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел.

Приказы (распоряжения) подписывает Министр, в его отсутствие - лицо, его замещающее, а также заместители Министра в соответствии с распределением обязанностей по отдельным вопросам организации деятельности Министерства.

Приложения к приказу (распоряжению) оформляются аналогично приложениям к постановлениям (распоряжениям) Правительства Российской Федерации. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрированно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова, "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается"

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения представлен в приложении N 5.

2.7.3. Протокол

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического развития и торговли Российской Федерации	В.Г. Савельев
заместители руководителя Федерального агентства по управлению федеральным имуществом	Д.Б. Аратский
	Ю.М. Медведев
	Л.И. Приданова
	С.В. Сысоев

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с СЭДО.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, подготовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола представлен в приложении N 7.

Образец оформления протокола совещания у Министра представлен в приложении N 8.

2.7.4. Служебные письма

2.7.4.1. Служебные письма Министерства готовятся как:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

Минэкономразвития России считает (рассмотрело)...,

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.7.4.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Регламенте Министерства, в положениях о департаментах, в положениях об отделах, в должностных регламентах.

2.7.4.6. Документы за подписью Министра и его заместителей печатаются не менее чем в трех экземплярах:

адресату;

ДУД;

департаменту, готовившему документ.

В ДУД остается на хранении экземпляр документа с визами должностных лиц Министерства.

Департаменту, подготовившему документ, возвращаются третий экземпляр и поручение (основание), которые ответственный за делопроизводство подшивает в соответствующее номенклатуре департамента дело.

2.7.4.7. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Правительство

Российской Федерации

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации

А.Д. Жукову

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:
	Председателю Правительства Российской Федерации М.Е. Фрадкову
или
	Председателю Комиссии Правительства Российской Федерации по оперативным вопросам И.О. Иванову

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа, состоящего менее чем из пяти строк, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

Например:

"Министерство вносит..."

или от первого лица множественного числа.

Например:

"Просим...", "Направляем..."

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Например:

Уважаемый Петр Петрович!

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5-2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Отметка об исполнителе - фамилия, инициалы исполнителя, номер его служебного телефона, наименование департамента печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 8 через один интервал. На документах за подписью руководства департамента указывается наименование отдела, подготовившего документ.

В.В. Смирнов

200 01 01

Департамент государственного регулирования внешнеторговой деятельности и таможенного дела

Образец оформления служебного письма представлен в приложении N 10.

Образец оформления служебной записки представлен в приложении N 11.

2.7.5. Подготовка личных и вербальных нот, памятных записок и других документов, направляемых представителям иностранных государств

В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

личная нота;

вербальная нота;

памятная записка;

частное письмо полуофициального характера;

оперативное письмо.

Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Министерства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо - личным письмом и т.п.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.

На копии документа, врученного иностранному представителю на беседе, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Личное письмо является самым распространенным документом в переписке Министерства с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо.

Личное письмо печатается на тисненом бланке.

В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется документ, дата отправления.

Например:
	Москва, 25 апреля 2005 года

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Например:

Уважаемый господин Торговый советник... или

Уважаемая госпожа Буш...

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Например:

С глубоким уважением... или

С уважением...

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из фамилии и должности и печатается от правого поля. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личных писем представлен в приложении N 12.

Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.

Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.

Текст личной ноты начинается с обращения.

Например:

Послу - Господин Посол, Ваше Превосходительство

Посланнику - Господин Посланник, Господин Министр

Торговому Советнику - Господин Торговый советник

Временному поверенному в делах - Господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему - Господин Министр.

В обращении иногда принято добавление слова "уважаемый" (особенно в порядке взаимности).

После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами "Имею честь...".

Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.

Комплименты следующие.

Послу или Министру - Прошу Вас, господин Посол (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Посланнику - Прошу Вас, господин Посланник (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Торговому советнику - Прошу Вас, господин Торговый советник (или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении.

Временному поверенному в делах - Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении).

Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:

"С искренним уважением"

или "С глубоким уважением",

или "Искренне Ваш",

или "С уважением".

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 13.

Вербальная нота посылается в иностранное посольство в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос или в ответ на вербальную ноту.

Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.

Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

"Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или "почтение") Посольству Исландии и имеет честь ..." (далее идет текст ноты).

Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики, необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

"Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)".

Вербальная нота не подписывается, на ней ставится гербовая печать Министерства.

Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.

Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа, независимо от количества страниц.

Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 14.

Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или просьбы.

Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.

Например:

"Приходится констатировать",

"Сообщается",

"Обращается внимание"

Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок - ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА.

Частное письмо полуофициального характера посылается знакомым официальным лицам и в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения, или по вопросам официальных переговоров с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения вопроса путем использования личного влияния лица, которому направляется письмо.

Частное письмо полуофициального характера печатается на бланке Министерства. Должность и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Форма оперативного письма используется для передачи информации в возможно короткое время по вопросам урегулирования торговых споров, внешнеторговых международных обязательств. Текст оперативного письма составляется на иностранном языке в третьем лице.

В правом верхнем углу бланка Министерства указывается дата отправления (число, месяц, год), в левом верхнем углу - исходящий номер.

Адрес в письме печатается перед текстом на первой странице. В адресе указываются реквизиты Министерства и, при необходимости, фамилия и официальная должность лица, к которому обращаются.

2.7.6. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

2.7.6.1. Телеграммы

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра.

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5-2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы;

адрес получателя;

должность получателя;

ФИО получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись.

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.

Образец оформления телеграммы представлен в приложении N 15.

2.7.6.2. Электронные сообщения

Электронными сообщениями (письмами) называется информация, передаваемая электронной почтой.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронное письмо в адрес Министерства направляется на официальный электронный адрес Министерства, установленный в ДУД, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

2.7.6.3. Факсограммы

Документы, полученные на официальные номера Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства департаментов и аппаратах руководства Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в ДУД, а официальные номера департаментов - в секретариатах соответствующих департаментов.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное распоряжением директора ответственным за использование факсимильных аппаратов.

Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и директора департамента, подписавшего данный документ.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами и специально уполномоченными сотрудниками, назначенными распоряжениями директоров департаментов.

2.7.7. Договоры (контракты, соглашения)

Проекты договоров (контрактов, соглашений), заключаемые от имени Министерства, оформляются в структурных подразделениях-исполнителях, визируются их руководителями, директором Департамента правового обеспечения и представляются на подпись Министру (заместителю Министра) в установленном в настоящей Инструкции порядке. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с соответствующим заместителем Министра. Проекты договоров (контрактов, соглашения), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, визируются также директором Финансового департамента.

Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Министерства, затем оформляются, визируются и подписываются в вышеуказанном порядке.

После подписания подлинники договора (контракта, соглашения) передаются в ДУД для заверения подписи Министра (заместителя Министра) гербовой печатью Министерства и регистрации.

Регистрация оригиналов договоров (контрактов, соглашений) осуществляется отделом документационного обеспечения ДУД в СЭДО с обязательным прикреплением к регистрационной карточке электронного образа (файла) договора (контракта, соглашения), полученного в результате сканирования.

Оригиналы договоров (контрактов, соглашений) хранятся в отделе документационного обеспечения ДУД. Оригиналы договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, хранятся в Финансовом департаменте, а их копии - в отделе документационного обеспечения ДУД. Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Вся документация Министерства делится в СЭДО на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства, табелем унифицированных форм документов, положениями о департаментах, должностными регламентами.

3.1.3. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

3.3.1. Вся корреспонденция, адресованная в Министерство, поступает в отдел документационного обеспечения ДУД.

Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - соответствующими секретариатами.

Иностранная корреспонденция и обращения граждан, поступившие на имя Министра, его заместителей, в адрес Министерства или департаментов Министерства, передаются для регистрации из отдела документационного обеспечения ДУД соответственно в протокольный отдел ДУД или в отдел по работе с обращениями граждан ДУД.

Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству организациям, передается по принадлежности в экспедиции этих организаций.

Корреспонденция из торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах и аппаратов торговых советников посольств Российской Федерации поступает в отдел документационного обеспечения ДУД только через отдел защиты государственной тайны ДУД.

3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела документационного обеспечения ДУД.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций). После чего проверяется правильность вложения документов.

При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе документационного обеспечения ДУД, другой экземпляр акта вместе с документом направляются адресату.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 16.

3.3.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Документ имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;

дата документа - проставляется число, присвоенное организацией-автором документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа;

тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

состав - указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" количество листов (брошюр) приложения.

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, заполнение журнала передач.

3.3.4. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.

3.3.5. После сканирования зарегистрированный документ на имя Министра, в адрес Министерства передается отделом документационного обеспечения ДУД в организационный отдел ДУД в день его поступления для рассмотрения и подготовки проекта резолюции, который вносится в электронную регистрационную карточку документа. При необходимости в электронную регистрационную карточку документа вносится соответствующая отметка "К". На проекте резолюции отметка "К" печатается в верхнем левом углу.

3.3.6. После подготовки проекта резолюции документ передается организационным отделом ДУД в отдел документационного обеспечения ДУД для оформления заказа на копировально-множительные работы.

Подлинный экземпляр документа (кроме законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации) из отдела документационного обеспечения ДУД направляется исполнителю, указанному в резолюции первым (ответственному), остальным исполнителям направляются копии.

За документами с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" вызываются секретари заместителей Министра и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носители. Текст копии на съемном носителе должен соответствовать тексту на бумажном носителе (оригинале).

Документы из одного департамента Министерства в другое передаются через отдел документационного обеспечения ДУД.

Документы передаются по назначению в день поступления, срочные - немедленно.

Информация о зарегистрированных документах хранится в СЭДО в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

3.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

Документы за подписями Министра и заместителей Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее именуются - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй (визовой) - остается в деле отдела документационного обеспечения ДУД, третий - передается в департамент, подготовивший документ).

Документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих секретариатах департаментов.

Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым (визовым) и третьим экземплярами исходящего документа.

Работник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресование, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Вторая и третья копии исходящего документа заверяются путем проставления оттиска штампа "Верно" и росписи работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Вторые (визовые) экземпляры документов подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

ответ на N - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

Отправку исходящих документов Министерства осуществляет отдел документационного обеспечения ДУД. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения ДУД в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки передаются в отдел документационного обеспечения ДУД полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

Документы, отправляемые Министерством, передаются почтой и с помощью технических средств связи. Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, отправляются отделом документационного обеспечения ДУД фельдъегерской связью.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения ДУД.

В отделе документационного обеспечения ДУД осуществляются конвертование, адресование, взвешивание, маркирование, заклеивание и другие операции.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, подготовленные к отправке с нарочным, передаются организациям-адресатам под расписку.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который потом возвращается в отдел документационного обеспечения ДУД с распиской работников почтового отделения связи.

Документы для направления дипломатической почтой сдаются в отдел защиты государственной тайны ДУД в сроки, установленные графиком отправки дипломатической почты.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Копии подписанных руководителями организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в департаменты, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел документационного обеспечения ДУД. В электронной регистрационной карточке документа производится отметка о соответствующей передаче.

3.6. Обработка и учет иностранной корреспонденции

Протокольный отдел ДУД подготавливает аннотацию поступивших на имя Министра документов с переводом текста с иностранного языка на русский язык.

Приглашения на приемы передаются протокольным отделом ДУД в аппараты Министра и заместителей Министра.

Документы, направляемые в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, передаются исполнителями для регистрации в протокольный отдел ДУД. Документы, направляемые в адреса посольств и миссий в Москве, а также международная корреспонденция передаются на отправку в отдел документационного обеспечения ДУД в законвертированном виде.

Экземпляр документа, подлежащий передаче иностранному представителю, должен иметь дату, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.

Передача документов иностранным представителям может производиться в порядке, установленном специальной инструкцией о порядке приема иностранных делегаций (иностранных граждан) в Министерстве.

Лицо, вручившее документ, делает отметку на визовом экземпляре о том, кому и когда вручен документ, и заверяет это своей подписью; все копии врученного документа регистрируются как исходящий документ.

Справки и консультации о порядке составления и оформления документов в иностранные посольства, миссии и иностранные представительства дает протокольный отдел ДУД.

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа, его оформление;

согласование (визирование) документа;

представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководству департаментов;

создание временной Регистрационной карточки (РК) документа;

прикрепление электронного образца (файла) к временной РК;

подготовку к пересылке адресату.

Временный номер и штрих-код проставляются на лицевой стороне визового экземпляра.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.7.3. Документы представляются на подпись Министру через ДУД, соответственно с визой работника организационного отдела ДУД, а по отдельным вопросам - директора ДУД или его заместителя.

Документы, представляемые Министру, заместителям Министра, помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с приложением N 17.

Редакционная и корректорская правки документов, представляемых Министру, осуществляются ДУД.

3.8. Копировально-множительные работы

Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Министерства, производится централизованно в ДУД.

Заказ на копировально-множительные работы, как правило, подписывается руководством соответствующего департамента, которое обязано строго подходить к определению необходимости размножения и тиража документов.

Снятие копий с входящих и исходящих документов производится только после их регистрации.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы (кроме заверенных нотариально), напечатаны четко и разборчиво.

Снятие копий без оформленного заказа не производится.

4. Поисковая система по документам

4.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

4.3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии со своими полномочиями.

4.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.5. Для осуществления поиска документа используются атрибутивные папки в СЭДО "Поиск документа" и "Поиск резолюции", где указаны основные реквизиты документа или резолюции.

4.6. В СЭДО поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), а также Регламентом Министерства.

5.2. Все документы на имя Министра, а также документы на имя заместителей Министра от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации ставятся в Министерстве на централизованный контроль организационным отделом ДУД, остальные документы ставятся на централизованный контроль в структурных подразделениях секретарями или специально назначенными работниками. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов, поставленных на централизованном контроле, осуществляет отдел контрольно-аналитической работы и приказов ДУД, а в департаментах - исполнители и специально назначенные работники.

Учет и контроль за выполнением поручений, поступивших непосредственно в аппараты заместителей Министра, осуществляются их работниками.

5.3. Категории документов, подлежащих постановке на контроль, определенные в соответствии с нормативными актами и спецификой работы Министерства, приведены в Примерном перечне документов, подлежащих контролю, с указанием типовых сроков исполнения (приложение N 18). По указанию руководства Министерства и структурных подразделений на контроль могут быть поставлены и другие документы, не включенные в указанный перечень.

5.4. Электронная контрольная картотека документов систематизируется в СЭДО по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы Министерства, решения коллегиального органа и др.).

5.5. Отдел контрольно-аналитической работы и приказов ДУД еженедельно составляет справку об исполнении находящихся на контроле документов, которая представляется Министру.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в отдел архивов ДУД Министерства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и данной Инструкцией.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

6.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями министерств-предшественников, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 19) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем структурного подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с отделом архивов и отделом делопроизводства ДУД, подписывается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр подписанной номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел архивов ДУД, второй экземпляр остается в структурном подразделении. Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел документационного обеспечения ДУД для ввода в базу данных СЭДО.

6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел архивов ДУД.

6.1.6. На основе номенклатур дел структурных подразделений ДУД составляет сводную номенклатуру дел Министерства (приложение N 20), которая один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства, затем направляется на согласование в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) и утверждается руководством Министерства.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел ДУД. Второй используется в отделе архивов ДУД в качестве рабочего. Третий направляется в ГА РФ.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Графа 1 (индекс дела).

В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

Д01-12, где Д01 - индекс Департамента управления делами, 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Графа 2 (заголовок дела).

В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, заключения, информация и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с иностранными частями комиссий по вопросам работы межправительственных комиссий по экономическому и научно-техническому сотрудничеству

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по валютно-финансовым вопросам

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается копийность документов.

Например:

Записи бесед с представителями иностранных государств. Копии.

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно. Например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов или ведомственных перечней министерств-предшественников.

Графа 3 (количество дел, томов).

В этой графе по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).

Графа 4 (срок хранения).

В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей Перечня типовых управленческих документов или ведомственных перечней министерств-предшественников или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

Графа 5 (примечание).

В этой графе указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в электронной регистрационной карточке о списании исполненного документа в дело.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архивов ДУД.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы Коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения Коллегии Министерства; документы к заседаниям Коллегии Министерства.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены в качестве самостоятельных документов, то их следует формировать в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности, приказов по личному составу и по командированию группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Годовые план и отчеты должны откладываться в документах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть отнесен к 2006 году, а отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, - к 2005 году.

Лицевые счета работников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

6.2.7. Оформлению подлежат дела Министерства при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела архивов ДУД.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 22);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 23);

подшивку или переплет дела;

пересистематизацию документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно оформляются упрощенно:

листы не нумеруются;

лист-заверитель дела не составляется;

допускается хранение дела в скоросшивателях;

пересистематизация документов в деле не производится.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты (приложение N 26):

наименование Министерства;

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов тома, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов или перечнях министерств-предшественников, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архивов ДУД черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для нумерации листов нельзя употреблять чернила, цветные карандаши, шариковые ручки.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит переподшивке и нумеруется как один лист.

Приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и др. нумеруются.

Лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов в деле, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и т.д. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы "а", "б" и т.д. соответственно каждому номеру листа, начиная со следующего, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

6.2.11. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно цифрами через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

6.2.12. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (соглашения, контракты, протоколы, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 23), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается вначале дела.

6.2.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Фотографии и другие иллюстративные материалы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в отдел архивов ДУД дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в отдел архивов ДУД.

6.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку в журнале выдачи документов. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 24). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства или Директора департамента управления делами по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве создан отдел архивов ДУД.

Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архивов ДУД включает работу сотрудников отдела делопроизводства, отдела архивов ДУД и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архивов ДУД.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством отдела архивов ДУД.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архивов ДУД; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, перечней министерств-предшественников, сводной номенклатуры дел Министерства и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 25), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 26).

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В каждом структурном подразделении Министерства ежегодно составляются описи дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством отдела архивов ДУД. По этим описям документы сдаются в отдел архивов ДУД.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел архивов ДУД и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в отдел архивов ДУД через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дату дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Например:

В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел - с N 90 по N 99. Всего в опись внесено 102 (сто два) дела - с N 1 по N 99, в том числе N 34а, 47а, 54а, 54б - литерные, N 69 - пропущен

Ведущий специалист отдела архивов

30.03.2006

Н.В. Блинова

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, рассматривается на заседании ЭК и подписывается ее председателем, затем утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах. Сотрудники отдела архивов ДУД проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, расписываются о приеме дел на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе архивов ДУД, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В отдел архивов ДУД передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел архивов ДУД не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел архивов ДУД не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в отдел архивов ДУД осуществляется по графику, составленному отделом архивов ДУД, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором ДУД.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архивов ДУД сотрудником отдела архивов ДУД предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием дел производится сотрудником отдела архивов ДУД в присутствии работника структурного подразделения. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника отдела архивов и начальника отдела архивов ДУД, принявших дела, и подпись лица, передавшего дела.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архивов ДУД, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

В.П. Козлов

3 октября 2006 г.

______________________________

* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Приложение N 1
(к п. 2.1.3)

Вносится Правительством

Российской Федерации

Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Об архивном деле в Российской Федерации

Глава 1. Общие положения...

...

Глава 8. Международное сотрудничество

Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные....

Президент
Российской Федерации

Образец оформления законопроекта

Приложение N 2
(к п. 2.2.3.)

Проект

УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О Боевом знамени Президентского полка Службы коменданта Московского Кремля Федеральной службы охраны Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемые:

Положение...................;

описание......................;

рисунки......................... .

2. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Президент
Российской Федерации

И. Фамилия

Москва, Кремль

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение N 3
(к п. 2.3.2.)

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ________________ г. N _________

МОСКВА

О дополнительных мерах по оказанию поддержки проведения федеральными органами исполнительной власти и высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации административной реформы в 2006 году

В целях содействия реализации административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Определить Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации............................... .

2. Утвердить прилагаемые Правила..... .

3. Министерству экономического развития и торговли Российской Федерации представить.................................... .

Председатель Правительства
Российской Федерации

И. Фамилия

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 4
(к п. 2.7.1.)

Проект

Герб

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ТОРГОВЛИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ)

ПРИКАЗ

Москва

"___" _____________ 200_ г.

N _______

О Регламенте Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

Во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Регламент Министерства).

2. Директорам департаментов........................ .

3. Руководителям федеральных агентств.................. .

..........

10. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на............................ .

Министр

И.О. Фамилия

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления проекта приказа Министерства

Приложение N 5
(к п. 2.7.2.)

                                                   УТВЕРЖДЕН

                                       приказом Минэкономразвития России

                                      от "___" ____________ 2006 г. N ___

РЕГЛАМЕНТ
Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации.............

(Далее текст не приводится)

                       ---------------------------

Образец оформления положения

                                                  Приложение

                                       к приказу Минэкономразвития России

                                      от "___" ____________ 2006 г. N ___

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке использования средств компьютерной техники, установленных в структурных подразделениях Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

1. Настоящее Положение определяет организацию и правила использования средств компьютерной техники, установленных в структурных подразделениях Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации.

(Далее текст не приводится)

                       ---------------------------

Образец оформления положения

Приложение N 6
(к п. 2.7.1.)

Проект

Герб

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ТОРГОВЛИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Москва

"___" ______________ 200_ г.

N ________

О распределении обязанностей между заместителями директора Департамента управления делами

В соответствии с пунктами 4, 12.11, 13 положения о Департаменте управления делами...............:

1. Утвердить прилагаемое распределение обязанностей между заместителями директора Департамента управления делами.

2. Директору Департамента управления делами Кузнецову С.К.:

2.1. Организовать........... .

2.2. Довести...................... .

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на.............. .

Статс-секретарь -
заместитель Министра

И.О. Фамилия

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления проекта распоряжения заместителя Министра

Приложение N 7
(к п. 2.7.3.)

ПРОТОКОЛ
заседания рабочей группы

-------------------------------------------------------------------------

Москва

"___" _____________ 200_ г.

N ____

Председательствующий - К.Г. Андросов

Секретарь - О.Б. Евдокимов

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...

Доклад заместителя Руководителя Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами.

2. О.................

1. СЛУШАЛИ:

Ю.Н. Жданов - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

М.В. Иванов - краткая запись выступления

Н.В. Попов - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить (поручить, представить....)

1.2.....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2.1....

Председатель

И.О. Фамилия

Секретарь

И.О. Фамилия

Образец оформления протокола заседания рабочей группы

Приложение N 8
(к п. 2.7.3.)

ПРОТОКОЛ
совещания у Министра экономического развития и торговли Российской Федерации

-------------------------------------------------------------------------

"___" _____________ 200_ г.

N _____

Председательствующий - Г.О. Греф

Секретарь - Н.Я. Сидненко

Присутствовали:

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

Наименование должности (по значимости)

И.О. Фамилия

-------------------------------------------------------------------------

I. О выполнении.......

_________________________________________________________
(инициалы, фамилии выступавших)

1. Принять к сведению...

2. Поручить....

II. О введении мер по..............

________________________________________________
(инициалы, фамилии выступавших)

1. Принять к сведению...

2. Поручить....

Министр экономического развития и
торговли Российской Федерации

Г.О. Греф

Образец оформления протокола совещания

Приложение N 9
(к п. 2.6.17.)

Перечень
документов, на которых проставляются оттиски гербовой печати Министерства

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, экспертизы и т.д.).

ВЕРБАЛЬНЫЕ НОТЫ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на ведение дел в судебных органах, на подписание контрактов и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.).

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

КОНТРАКТЫ.

ЛИЦЕНЗИИ.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, на получение инвалюты, перевод валюты, на импорт и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЕ о Министерстве.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

И т.п.

Приложение N 10
(к п. 2.7.4.)

Герб

МИНИСТЕРСТВО

ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

И ТОРГОВЛИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ)

МИНИСТР

ул. 1-я Тверская-Ямская, д. 1,3, Москва,

ГСП-3, А-47, 125993

Тел. (495) 200-03-53, Факс (495) 251-69-65

E-mail: presscenter@economy.gov.ru

http://www.economy.gov.ru

ОКПО 00083204, ОГРН 1027700575385

ИНН/КПП 7710349494/771001001

_________________ N _____________

На N _________ от _________________

О таможенно-тарифном регулировании импорта технологического оборудования

Поручение Правительства Российской Федерации от 15 декабря 2003 г. N МФ-П7-14222 (пункт 8)

Председателю Правительства Российской Федерации

М.Е. Фрадкову

Уважаемый Михаил Ефимович!

В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации Минэкономразвития России совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти рассмотрело вопросы, связанные со снижением единовременных затрат предприятий при таможенном оформлении импортируемого высокотехнологического оборудования, аналоги которого не производятся в России, и представляет проект доклада Президенту Российской Федерации по данному вопросу.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Г.О. Греф

С.С. Волков

209 22 33

Департамент управления делами

Образец оформления служебного письма

Герб

МИНИСТЕРСТВО

ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

И ТОРГОВЛИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ)

МИНИСТР

ул. 1-я Тверская-Ямская, д. 1,3, Москва,

ГСП-3, А-47, 125993

Тел. (495) 200-03-53, Факс (495) 251-69-65

E-mail: presscenter@economy.gov.ru

http://www.economy.gov.ru

ОКПО 00083204, ОГРН 1027700575385

ИНН/КПП 7710349494/771001001

_______________ N ________________

На N СН-П13-2063 от 11 мая 2006 г.

О численности работников центрального аппарата Роснедвижимости

Председателю Правительства Российской Федерации

М.Е. Фрадкову

Уважаемый Михаил Ефимович!

Во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от 11 мая 2006 г. N СН-П13-2063 Минэкономразвития России представляет согласованный с Минфином России (Т.А. Голикова) проект постановления Правительства Российской Федерации "О предельной численности и фонде оплаты труда работников центрального аппарата и территориальных органов Федерального агентства кадастра объектов недвижимости", пояснительную записку и финансово-экономическое обоснование.

Также прилагается заключение Минюста России (О.Ю. Хлупин) от 15 июня 2006 г. N 09/5065-ОХ.

Приложение: на 14 л. в 1 экз.

Г.О. Греф

В.В. Иванов

209 22 33

Департамент правового обеспечения

Образец оформления служебного письма

Приложение N 11
(к п. 2.7.4.)

Директору Департамента
управления делами

С.К. Кузнецову

Уважаемый Станислав Константинович!

В связи с ростом цен на расходные материалы для копировально-множительных аппаратов прошу дополнительно выделить 5 тыс. рублей для работы в II квартале 2006 г.

Приложения: 1. Заявка на приобретение расходных материалов на 1 л. в 1 экз.

2. Прейскурант на 11 марта 2006 г. на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела архивов

С.В. Гущин

" " апреля 2006 г.

Е.В. Барбалюк

200 00 00

отдел архивов

Образец оформления служебной записки

Приложение N 12
(к п. 2.7.5.)

Тисненый бланк

Министерства

Москва, 10 марта 2006 года

Уважаемый господин Торговый советник,

Настоящим сообщаем, что письмо, полученное нами от Министра торговли и туризма Республики Польша господина Романа Голембевски в отношении продления сроков товарных поставок в рамках выполнения межправительственного соглашения об урегулировании взаимных финансовых обязательств, направлено нами на исполнение по принадлежности в Минфин России.

Примите, господин Торговый советник, уверения в моем глубоком к Вам уважении.

И. Фамилия

Директор Департамента

Господину Я. Кравски

Торговому советнику

Посольства Республики Польша

г. Москва

Образец оформления личного письма

Приложение N 13
(к п. 2.7.5.)

Тисненый бланк

Министерства

Москва, 20 марта 2006 года

Господин Торговый советник,

В связи с Вашим письмом от 19 марта 2006 г. N _____ имею честь сообщить Вам, что ________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Прошу Вас, господин Торговый советник, принять уверения в моем почтении.

С глубоким уважением,

И. Фамилия

Директор Департамента

Господину Я. Кравски

Торговому советнику

Посольства Республики Польша

г. Москва

Образец оформления личной ноты

Приложение N 14
(к п. 2.7.5.)

Тисненый бланк

Министерства

N -Д

(пишется от руки)

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Турецкой Республики и имеет честь подтвердить получение ноты Посольства от 31 марта 2004 г. N 253 и поблагодарить за содержащуюся в ней информацию об изменениях в Правительстве Турецкой Республики.

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации пользуется настоящей возможностью, чтобы возобновить Посольству Турецкой Республики уверения в своем высоком уважении.

Москва, " " 2006 года

Место печати

Посольству Турецкой Республики

г. Москва

Образец оформления вербальной ноты

Приложение N 15
(к п. 2.7.6.)

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

127994 МОСКВА РАХМАНОВСКИЙ ПЕРЕУЛОК Д 3/25

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ ЗУРАБОВУ

УВАЖАЕМЫЙ МИХАИЛ ЮРЬЕВИЧ

МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ НЕ ИМЕЛО ЗАДОЛЖЕННОСТИ ВЫПЛАТАМ ДЕТСКИХ ПОСОБИЙ НОЯБРЯ 2005 ГОДА СВОЕВРЕМЕННО ОСУЩЕСТВЛЯЛО ИХ ТЕКУЩУЮ ВЫПЛАТУ СЧЕТ СРЕДСТВ БЮДЖЕТА МИНИСТЕРСТВА ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ

СВЯЗИ ПЕРЕХОДОМ ЯНВАРЯ 2006 ГОДА ФИНАНСИРОВАНИЕ РАСХОДОВ ДЕТСКИМ ПОСОБИЯМ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ПРИЧИНЕ ОТСУТСТВИЯ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ РЕГУЛИРУЮЩИХ ПОРЯДОК ФИНАНСИРОВАНИЯ СВОЕВРЕМЕННАЯ ВЫПЛАТА ПОСОБИЙ НАШЕМ МИНИСТЕРСТВЕ ПРЕКРАЩЕНА ЧТО СОЗДАЕТ СОЦИАЛЬНУЮ НАПРЯЖЕННОСТЬ

ЦЕЛЯХ СОХРАНЕНИЯ СТАБИЛЬНОЙ СИТУАЦИИ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОШУ ВАС РЕШИТЬ ВОПРОС МИНИСТЕРСТВОМ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФИНАНСИРОВАНИЯ ДАННЫХ РАСХОДОВ ФОНДА КОМПЕНСАЦИЙ НЕ ПОЗДНЕЕ 10 ЧИСЛА КАЖДОГО МЕСЯЦА ОБЪЕМЕ МЕСЯЧНОЙ ПОТРЕБНОСТИ РАВНЫМИ ДОЛЯМИ

ВЫРАЖАЮ НАДЕЖДУ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ N 1534-ВС/Д01 ОТ 05.01.2006

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И

ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САВЕЛЬЕВ

-------------------------------------------------------------------------

Минэкономразвития России

125993, Москва, ГСП-3, ул. 1-я Тверская-Ямская, 1,3

Заместитель Министра экономического

развития и торговли Российской Федерации

Личная подпись

В.Г. Савельев

Место печати

И.И. Иванова

901 53 88

Департамент управления делами

Образец оформления телеграммы

Приложение N 16
(к п. 3.3.2)

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Повестки дня заседаний коллегии Министерства и материалы к заседаниям.

2. Задания и отчеты сотрудников по командировкам.

3. Поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

4. Бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов.

5. Работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения.

6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет).

7. Статистические сборники и информационные справочники.

8. Счета организаций.

9. Образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок.

10. Месячные и квартальные бухгалтерские отчеты.

11. Формы статистической отчетности.

12. Бухгалтерские документы по внутренним расчетам.

13. Графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков.

14. Извещения об отпусках и командировках.

15. Учебные планы и программы учебных заведений Министерства.

16. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

17. Заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

Приложение N 17
(к п. 3.7.3.)

Г.О. Грефу

О направлении приглашения принять

участие в расширенном заседании

Коллегии Минэкономразвития России

Вносит: Департамент управления делами

Согласовано: Шаронов А.В.

Кузнецов С.К.

Смитюшенко С.А.

Исполнитель: С.А. Смитюшенко

209 85 27

Образец оформления мягкой обложки

Приложение N 18
(к п. 5.2.)

Перечень
документов, подлежащих контролю, с указанием типовых сроков исполнения

N п/п	Вид документа	Срок исполнения
1	Законы Российской Федерации	согласно указанному в них сроку
2	Указы Президента Российской Федерации	то же
3	Поручения Президента Российской Федерации	согласно указанному в них сроку или до 1 месяца
4	Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации	согласно указанному в них сроку или до 1 месяца
5	Протоколы комиссий Правительства Российской Федерации	согласно указанному в них сроку или до 1 месяца
6	Поручения Правительства Российской Федерации, по которым Министерство выступает головным исполнителем	согласно указанному в них сроку или до 1 месяца
7	Парламентские запросы	согласно указанному в них сроку или до 15 дней
8	Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы	согласно указанному в них сроку или до 30 дней
9	Протоколы совещаний у Министра	то же
10	Приказы Министерства	то же
11	Обращения граждан	а) безотлагательно, но не более 15 дней (не требующие дополнительного изучения); б) до 1 месяца (требующие дополнительного изучения)
12	Письма Контрольного управления Президента Российской Федерации о продлении срока до определенной даты	согласно указанному в них сроку
13	Письма Аппарата Правительства Российской Федерации о продолжении работы до определенного срока	то же
14	Иные документы, если по ним дано поручение руководства Министерства с указанием срока	согласно указанному в них#

Приложение N 19
(к п. 6.1.3.)

Министерство экономического развития

и торговли Российской Федерации

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N ______

_________________

(место составления)

На ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель

структурного подразделения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела архивов	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

ответственного за делопроизводство

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы

в отдел архивов

Наименование должности

передавшего сведения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение N 20
(к п. 6.1.6.)

Министерство экономического развития

и торговли Российской Федерации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата ____________ N ______

_________________________

(место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Министра экономического развития и торговли Российской Федерации

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

На ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Директор Департамента управления делами	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Виза начальника отдела архивов

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от _______________ N ____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ГА РФ

от _______________ N ____

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году

в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела архивов	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности

передавшего сведения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел Министерства

Приложение N 21
(к п. 6.2.8.)
(к п. 6.2.9.)

Код федерального архива ______

Код Министерства ________

		Ф.И. _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

_______________________________________

    (Наименование федерального архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

__________________________

_____________________________________________________________

    (Наименование Министерства и структурного подразделения)

ДЕЛО N ___ ТОМ N ___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                (дата)

На _________ листах

Хранить ____________

Ф.И. _______________

Оп. N ______________

Д. N _______________

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Приложение N 22
(к п. 6.2.8.)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                     (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера ____________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 23
(к п. 6.2.8.)
(к п. 6.2.12.)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N __________

п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
ГАРАНТ: #	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 24
(к п. 6.3.2.)

Министерство экономического развития

и торговли Российской Федерации

Наименование структурного подразделения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело* ___________________________________________________________________

                                (N и название)

Опись ___________________________________________________________________

                                (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                                (N и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1
2

Наименование должностного лица,

выдавшего дело

Личная подпись

И.О. Фамилия

Форма карты-заместителя дела

______________________________

* В структурном подразделении указывается его название без приведения сведений об описи и фонде.

Приложение N 25
(к п. 7.1.8)
(к п. 7.1.12)

Министерство экономического развития

и торговли Российской Федерации

Наименование структурного подразделения

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель структурного подразделения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

ОПИСЬ N _____

В данную опись внесено _______________________ дел с N ______________

                        (цифрами и прописью)

по N ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела архивов

СОГЛАСОВАНО**

Протокол ЭК структурного

подразделения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Передал ______________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности

сотрудника подразделения

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Принял ________________________ дел и ____________________________

         (цифрами и прописью)            (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Начальник отдела архивов	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 26
(к п. 7.1.8)
(к п. 7.1.18)

Министерство экономического развития

и торговли Российской Федерации

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Министра экономического развития и торговли Российской Федерации

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Москва

" " ______________ 200 г.

N ________

На основании ____________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ____

_________________________________________________________________________

                          (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов)	Сроки хранения дела (тома) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________ дел за ___________________________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________

                                     (наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________ N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от __________________ N ____

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

весом _____________________ кг сданы в __________________________________

                    (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

N ______________________

Наименование должности работника,

сдавшего документы

Личная подпись

И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

отдела архивов, внесшего изменения

в учетные документы

Личная подпись

И.О. Фамилия

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Формат А4 (210х297 мм)

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

ГАРАНТ:

#

Название раздела

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.