Приложение. Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51

Приложение
к приказу Министерства
экономического развития РФ
от 19 декабря 2011 г. N 739

Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51

1. По тексту:

слова "отдел документационного обеспечения и контроля ДУД" в соответствующих падежах заменить словами "отдел документационного обеспечения ДУД" в соответствующих падежах;

слова "отдел протокольных мероприятий и обращений граждан ДУД" в соответствующих падежах заменить словами "протокольный отдел ДУД" в соответствующих падежах.

2. В пункте 1.10:

абзац девятый изложить в следующей редакции:

"электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;";

дополнить абзацами двадцать седьмым-тридцатым следующего содержания:

"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе";

"сканирование документа - получение электронного образа документа";

"система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним";

"электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы".

3. Раздел 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения. При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", ГОСТом Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:

Министра (приложение N 39);

статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 40);

заместителя Министра (приложение N 41);

Министерства (приложение N 42);

приказа Министерства (приложение N 43);

распоряжения Министра (приложение N 44);

распоряжения статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 45);

распоряжения заместителя Министра (приложение N 46);

протокола совещания у Министра (приложение N 47);

протокола совещания у статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 48);

протокола совещания у заместителя Министра (приложение N 49).

2.1.4. На бланках, за исключением бланка Министерства, оформляются документы за подписью соответственно Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра (руководство Министерства).

2.1.5. На бланках приказа оформляются приказы Министерства, издаваемые Министром либо лицом, временно исполняющим его обязанности, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра в рамках предоставленных для них Министром полномочий в соответствии с распределением обязанностей.

2.1.6. На бланках распоряжения оформляются отдельные организационно-распорядительные решения руководства Министерства.

2.1.7. На бланках Министерства оформляются документы за подписью руководителей структурных подразделений, их заместителей в рамках их компетенции, а также начальника отдела архивов и делопроизводства Департамента управления делами при подготовке ответов по запросам физических и юридических лиц.

2.1.8. На бланках протокола оформляются решения, принятые на совещаниях у руководства Министерства.

2.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

2.1.10. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказу Министерства полиграфическими и штемпельнограверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.1.11. Организация работы по изготовлению и учету бланков возлагается на Департамент управления делами, который:

2.1.11.1. Разрабатывает образцы (макеты) бланков.

2.1.11.2. Оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.

2.1.11.3. Осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков.

2.1.12. Общий контроль за хранением и использованием бланков в Министерстве возлагается на Департамент управления делами.

2.1.13. Контроль за хранением и использованием бланков в секретариатах руководства Министерства, а также в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

2.1.14. Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

2.1.15. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение N 50) должностными лицами отдела хозяйственного обеспечения Департамента управления делами, ответственными за их получение, хранение и использование.

2.1.16. Бланки выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения (приложение N 51).

2.1.17. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях, выдают бланки сотрудникам под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях (приложение N 52).

2.1.18. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

2.1.19. Передача бланков другим организациям не допускается.

2.1.20. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений.

2.1.21. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях.

2.1.22. Испорченные и невостребованные бланки подлежат сдаче сотруднику, ответственному за делопроизводство, который составляет акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению (приложение N 53). Подготовленный акт согласовывается членами экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.1.23. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, вносит в журнал учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях отметку об уничтожении испорченных и невостребованных бланков.

2.1.24. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков производится в структурных подразделениях сотрудником, ответственным за делопроизводство.

2.1.25. Журналы учета выдачи гербовых бланков включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

2.1.26. Проверка наличия, использования и хранения бланков производится раз в год комиссией из числа сотрудников Департамента управления делами.".

4. В разделе 2.2:

- подпункт "в" изложить в следующей редакции:

"в) должность лица - автора документа;";

- подпункт "л" изложить в следующей редакции:

"л) наименование либо аннотация документа;".

5. Абзац восьмой пункта 2.5.2.1 изложить в следующей редакции:

"Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент управления делами на основании соответствующих представлений.".

6. В абзаце первом пункта 2.5.2.4 слова "в Департамент государственной службы и кадров," исключить.

7. Абзац второй пункта 2.5.4.3 изложить в следующей редакции:

"В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).".

8. В пункте 3.4.1:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"3.4.1. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства и департаментов Министерства, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД в день поступления.";

в абзаце седьмом слово "(аннотация)" в соответствующих падежах исключить.

9. Пункт 3.7.6 изложить в следующей редакции:

"3.7.6. Документы, подготовленные в отделе архивов и делопроизводства по запросам физических и юридических лиц, подписываются начальником отдела и регистрируются в отделе архивов и делопроизводства.".

10. В пункте 3.10.1:

слова "аннотацию" и "аннотация" заменить словами "неофициальный перевод" и "неофициального перевода" соответственно;

слова "аннотации (краткого перевода)" заменить словами "неофициального перевода".

11. В разделе 3.15 слова "20 ноября 2009 г. N 478" заменить словами "23 июня 2011 г. N 289.".

12. Раздел 3.16 изложить в следующей редакции:

"3.16. Особенности работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-Ф3 "Об электронной подписи", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.

3.16.1. В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

В Министерстве используются информационные ресурсы автоматизированных систем (СЭДО, АИС "Бюджетный учет", АИС "Кадры" и др.).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.

3.16.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве и при передаче их в другие государственные органы используются электронные подписи в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-Ф3 "Об электронной подписи".

3.16.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.16.4. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

3.16.5. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, и сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Перечень), утверждаемым приказом Министерства по согласованию с Росархивом.

3.16.6. При направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, хранении электронных документов вместе с электронными документами направляются (хранятся) их регистрационные карточки.

3.16.7. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

3.16.8. Сроки хранения электронных документов, указанные в Перечне, соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями документов, с указанием сроков хранения.

3.16.9. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством Министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.16.10. Электронные документы могут также передаваться на архивное хранение в Электронный архив Министерства (ЭАМ).".

13. Абзац двенадцатый пункта 4.2.6 изложить в следующей редакции:

"Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от других документов Министерства.".

14. Наименование раздела 3.17 изложить в следующей редакции:

"3.17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов".

15. Пункт 3.17.2 исключить.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

13 декабря 2011 г.