Приложение. Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51

Приложение
к приказу Министерства
экономического развития РФ
от 13 февраля 2013 г. N 50

Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51

1. По тексту:

слова "отдел документационного обеспечения ДУД" в соответствующих падежах заменить словами "отдел документационного обеспечения и архива ДУД" в соответствующих падежах;

слова "отдел архивов и делопроизводства ДУД" в соответствующих падежах заменить словами "отдел документационного обеспечения и архива ДУД" в соответствующих падежах;

слова "протокольный отдел ДУД" в соответствующих падежах заменить словами "отдел обеспечения деятельности руководства Министерства" в соответствующих падежах.

2. Пункт 2.1.3 изложить в следующей редакции:

"2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:

Министра (приложение N 39);

первого заместителя Министра (приложение N 39а);

статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 40);

заместителя Министра (приложение N 41);

заместителя Министра - руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение N 41а);

Министерства (приложение N 42);

приказа Министерства (приложение N 43);

распоряжения Министра (приложение N 44);

распоряжения первого заместителя Министра (приложение N 44а);

распоряжения статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 45);

распоряжения заместителя Министра (приложение N 46);

распоряжения заместителя Министра - руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение N 46а);

протокола совещания у Министра (приложение N 47);

протокола совещания у первого заместителя Министра (приложение N 47а);

протокола совещания у статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 48);

протокола совещания у заместителя Министра (приложение N 49);

протокола совещания у заместителя Министра - руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приложение N 49а).".

3. Приложение N 39 к пункту 2.1.3 - бланк Министра - изложить в новой редакции (прилагается).

Приложение N 40 к пункту 2.1.3 - бланк статс-секретаря - заместителя Министра - изложить в новой редакции (прилагается).

Приложение N 41 к пункту 2.1.3 - бланк заместителя Министра - изложить в новой редакции (прилагается).

Приложение N 42 к пункту 2.1.3 - бланк Министерства - изложить в новой редакции (прилагается).

4. Пункт 2.1.4 изложить в следующей редакции:

"2.1.4. На бланках оформляются документы за подписью соответственно Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, заместителя Министра - руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом (руководство Министерства).".

5. Пункт 2.1.7 изложить в следующей редакции:

"2.1.7. На бланках Министерства оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности Министра, руководителей структурных подразделений, их заместителей в рамках их компетенции, а также начальника отдела документационного обеспечения и архива ДУД при подготовке ответов по запросам физических и юридических лиц.".

6. Приложение N 53 к пункту 2.1.22 - акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению, - изложить в новой редакции (прилагается).

7. Раздел 2.1 дополнить пунктом 2.1.27 следующего содержания:

"2.1.27. Электронные шаблоны бланков документов используются при подготовке распоряжений структурных подразделений Министерства - приложение N 54, и при подготовке протоколов совещаний, заседаний и др., проводимых в департаменте, - приложение N 55.".

8. Изложить абзац пятнадцатый пункта 2.2.10 в следующей редакции:

"При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки - приложение N 56.".

9. Изложить абзац четвертый пункта 2.2.13 в следующей редакции:

"Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", также должны иметь пометку "Для служебного пользования". Отметка о наличии приложений в сопроводительном письме должна содержать пометку "Для служебного пользования".

Например: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, рег. N ...., на 2 л. в 1 экз., для служебного пользования или Приложение: на 3 л. в 1 экз., для служебного пользования

10. Изложить абзац восьмой пункта 2.2.13 в следующей редакции:

"Если текст приложения к документу содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук.".

Например: Приложение: дискета - 1 шт. или Приложение: дискета N Д01-К/7ДСП*, 1 шт., для служебного пользования Приложение: компакт-диск N Д01-К/7дсп, 1 шт., для служебного пользования Приложение: флеш-накопитель N Д01-К/7дсп, 1 шт., для служебного пользования

______________________________

* Д01-К/7дсп - учетный номер электронного носителя информации, где Д01 - индекс департамента, К - первая буква фамилии руководителя (заместителя руководителя, например Кравченко В.М.) департамента, 7 - порядковый номер по журналу учета электронных носителей информации.

11. Пункт 2.2.20 дополнить абзацами следующего содержания:

"Отметка об исполнителе документа с пометкой "Для служебного пользования" проставляется на обороте последнего листа документа и печатается шрифтом размером N 8.

Указанная пометка должна содержать следующую информацию:

количество отпечатанных экземпляров документа;

вид средства вычислительной техники, с применением которого была обработана служебная информация ограниченного распространения;

вид электронного носителя информации, на котором был создан и временно сохранен файл документа, учетный номер данного носителя (п. 2.2.13 настоящей Инструкции);

дата создания проекта документа;

отметка об уничтожении временно созданного на электронном носителе информации файла, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, подтвержденная подписью исполнителя документа;

отметка о направлении конкретных экземпляров отпечатанного документа в том числе в адрес и дела, соответствующие номенклатурам дел;

отметка об исполнителе документа, включающая его фамилию, инициалы, номер служебного телефона и наименование департамента (в случае, если созданный документ относится к категории внутренней переписки, вместо наименования департамента указывается наименование отдела, в котором работает исполнитель).".

Например (для исходящих документов за подписью руководства Министерства): Отп. 3 экз. на ПЭВМ с дискеты N Д01-К/7дсп 02.04.2012 (дата подготовки документа) файл уничтожен (подпись исполнителя) экз. N 1 - в адрес экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре ДУД) экз. N 3 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре департамента) исп. Петров А.А. 651 00 14 Наименование департамента

Например (для исходящих документов за подписью руководства департамента): Отп. 2 экз. на ПЭВМ с компакт-диска N Д01-К/7дсп 02.04.2012 (дата подготовки документа) файл уничтожен (подпись исполнителя) экз. N 1 - в адрес экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре департамента) исп. Петров А.А. 651 00 14 Наименование департамента

Например (для внутренних документов): Отп. 2 экз. на ПЭВМ с флеш-накопителя N Д01-К/7дсп 02.04.2012 (дата подготовки документа) файл уничтожен (подпись исполнителя) экз. N 1 - в адрес экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре департамента) исп. Петров А.А. 651 00 14 Наименование отдела

12. Абзац первый пункта 2.2.24 изложить в следующей редакции:

"Пометка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подпадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Минэкономразвития России, утвержденного приказом Министерства от 14 октября 2003 г. N 316-дсп".

13. В тексте раздела 2.5.2 слова "приказ (распоряжение)" в соответствующих падежах и числах заменить словами "приказ (распоряжение) Министерства" в соответствующих падежах и числах.

14. Дополнить пункт 2.5.2.1 абзацем следующего содержания:

"Образец оформления проекта распоряжения структурного подразделения представлен в приложении N 57.".

Абзацы седьмой - десятый считать соответственно восьмым - одиннадцатым.

15. Дополнить пункт 2.5.2.3 абзацем следующего содержания:

"Регистрация распоряжений структурных подразделений осуществляется в структурных подразделениях в СЭДО.".

16. Дополнить пункт 2.5.2.4 абзацем следующего содержания:

"Подлинник распоряжения структурного подразделения хранится в приемной руководства структурного подразделения.".

17. Дополнить пункт 2.5.2.5 абзацем следующего содержания:

"Распоряжение структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения, в его отсутствие - лицо, его замещающее.".

Абзацы двадцатый - тридцать восьмой считать соответственно двадцать первым - тридцать девятым.

18. Дополнить пункт 2.5.4.8 абзацем следующего содержания:

"Образец оформления протокола совещания у руководства структурного подразделения представлен в приложении N 58.".

19. Абзац третий пункта 3.4.1 изложить в следующей редакции:

"Исключение составляют запросы органов безопасности, касающиеся определения осведомленности работников центрального аппарата и загранаппарата Минэкономразвития России в сведениях, составляющих государственную тайну, и возможности их выезда из Российской Федерации, которые регистрируются в отделе защиты государственной тайны ДУД.".

20. Абзац первый пункта 3.7.2 изложить в следующей редакции:

"3.7.2. Исполнитель передает на регистрацию в отдел документационного обеспечения и архива ДУД подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Министром, заместителями Министра.".

21. Пункт 3.7.4 изложить в следующей редакции:

"Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии. Датой регистрации документа является дата его подписания с учетом представления документа на регистрацию в день подписания. Если подписанный документ представлен исполнителем на регистрацию на следующий рабочий день после подписания или в иной день, то датой регистрации является дата представления документа на регистрацию.".

22. Абзац пятый пункта 3.13.1 изложить в следующей редакции:

"учет и регистрация в СЭДО внутренних и исходящих из департамента документов, подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и их отправка, консультирование сотрудников департамента по использованию электронного согласования документов в СЭДО;".

23. Абзац девятый пункта 3.13.1 изложить в следующей редакции:

"ежегодная проверка наличия в департаменте документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", ведение журнала учета документов с пометкой "Для служебного пользования" - приложение N 59, и журнала учета электронных носителей информации - приложение N 60".

24. Пункт 3.18.9 изложить в следующей редакции:

"3.18.9. Размножение (снятие копий) документов с ограничительными пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. осуществляется по наряду-заказу, подписанному руководством департамента, либо помощниками руководства Министерства, либо начальниками отделов.

В случае, если документ с одной из указанных выше ограничительных пометок поступил из другого органа государственной власти или организации, снятие копий с него производится в соответствии с указанием руководства Министерства по исполнению документа без оформления наряда-заказа.

Перед размножением (снятием копий) на обороте последнего листа подлинника документа работником копировально-множительного отделения проставляется мастичный штамп с отметкой о размножении:

        /----------------------------------------\

        |Регистрационный N _______.              |

        |Дополнительно размножено __ экз. на ___ |

        |листах                                  |

        |Наряд N ____ от "___"________ 201_ г.   |

        |Подпись оператора ___________           |

        \----------------------------------------/

Регистрационным номером размножаемого документа является номер регистрации в СЭДО.

Учет размноженных документов с ограничительными пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. осуществляется поэкземплярно. Нумерация копий (дополнительно размноженных экземпляров) производится по порядку, начиная с N 1. При этом на первом листе копии документа работником копировально-множительного отделения проставляется мастичный штамп:

        /-------------------\

        |Копия N ________   |

        \-------------------/

При последующем размножении учет копий производится от последнего номера размноженной копии.

После получения размноженных материалов из копировально-множительного отделения заказчиком копировально-множительных работ информация о направлении каждого экземпляра копии документа адресату (или исполнителю) вносится в регистрационную карточку документа в СЭДО на вкладке "Журнал/Архив":

сотрудником отдела документационного обеспечения и архива ДУД - при размножении документов согласно указанию по исполнению документа;

сотрудником департамента, ответственным за делопроизводство, - при размножении документов в иных случаях.".

25. Добавить раздел 3.19 следующего содержания:

"3.19. Учет, использование, хранение и уничтожение электронных носителей информации ограниченного распространения

3.19.1. Применяемые для хранения и обработки служебной информации ограниченного распространения электронные носители информации (далее - ЭНИ) должны быть учтены в журнале учета электронных носителей информации - приложение N 60 - сотрудником департамента, ответственным за делопроизводство.

3.19.2. Учетный (инвентарный) номер включает индекс департамента, первую букву фамилии руководителя (заместителя руководителя) департамента, порядковый номер по журналу учета электронных носителей информации и пометку "ДСП".

Например: Д01-К/7дсп

3.19.3. При учете ЭНИ сотрудник департамента, ответственный за делопроизводство, наносит на него информацию с учетными данными: на дискету наклеивается ярлык, к flash-диску прикрепляется бирка, на компакт-диск информация наносится маркером. В состав указанной информации входят: наименование департамента, учетный (инвентарный) номер, пометка "ДСП", дата и подпись работника, выдавшего ЭНИ.

Например: "ДСП" Департамент управления делами N Д01-К/7дсп Дата        Подпись

3.19.4. Выдача пользователю и прием от него ЭНИ с пометкой "ДСП" осуществляются сотрудником департамента, ответственным за делопроизводство, под роспись в журнале учета ЭНИ. Ответственность за сохранность ЭНИ несет получивший его работник департамента.

3.19.5. Порядок удаления файлов с ЭНИ или уничтожения электронных носителей информации регламентируется Инструкцией о порядке обращения со сведениями, составляющими служебную тайну, в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 23 июня 2004 г. N 173-дсп.".

26. Абзац первый пункта 4.1.4 изложить в следующей редакции:

"4.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения - приложение N 26 - составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 2-х экземплярах, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется на согласование (не позднее 15 ноября текущего года) в Департамент управления делами.".

27. Пункт 4.1.5 изложить в следующей редакции:

"4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения и архива ДУД.".

28. Абзац тридцатый пункта 4.1.10 изложить в следующей редакции:

"В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).".

29. Приложение N 31 к пункту 4.2.8 - форма требования на выдачу дел и документов во временное пользование - изложить в новой редакции (прилагается).

30. Пункт 4.3.9 изложить в следующей редакции:

"4.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и по личному составу - приложение N 36, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложения N 35, 35а.".

31. Пункт 4.4.1 изложить в следующей редакции:

"4.4.1. Отбор документов Министерства за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение N 35 - производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения Министерства за этот же период.

Отбор документов департамента за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение N 35а - производится после составления описей дел департамента постоянного и временного (10 лет и выше) хранения за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Акты о выделении к уничтожению документов департамента рассматриваются и согласовываются ЭК департамента, утверждаются директором департамента и передаютсфя в отдел документационного обеспечения и архива ДУД для составления сводного акта о выделении к уничтожению документов Министерства.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.".

32. Пункт 4.5.8 изложить в следующей редакции:

"4.5.8. Выдача архивных справок производится в отделе документационного обеспечения и архива ДУД сотрудниками отдела по анкетам - заявлениям, электронным сообщениям и письменным запросам физических и юридических лиц.

Формы анкет - заявлений представлены в приложениях N 61, 61а, 61б.".

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

11 октября 2012 г.