Приказ Федеральной миграционной службы от 9 августа 2013 г. N 345 "Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России" (не применяется)

Приказ Федеральной миграционной службы от 9 августа 2013 г. N 345
"Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России"

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России*.

2. Руководителям (начальникам) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций;

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями.

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам заполнения паспорта архива.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

Врио руководителя

Е.Ю. Егорова

______________________________

* Далее - "Методические рекомендации".

Методические рекомендации
по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России
(утв. приказом Федеральной миграционной службы от 9 августа 2013 г. N 345)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива в территориальных органах ФМС России - документа централизованного учета документов территориальных органов ФМС России.

1.2. Методические рекомендации разработаны в целях учета архивных документов, находящихся на хранении в системе Федеральной миграционной службы.

1.3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы.

1.4. Паспорт архива составляется каждым территориальным органом ФМС России ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года (приложения N 1, N 2 к Методическим рекомендациям).

1.5. Один экземпляр паспорта архива территориальные органы ФМС России представляют в отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России до 30 декабря отчетного года.

1.6. Отдел архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России представляет в Федеральное архивное агентство 1 раз в 3 года паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года.

2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива

2.1. В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кем представляется" указывается полное наименование территориального органа ФМС России.

2.2. В строке "форма собственности отчитывающейся организации" указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ - "федеральная государственная собственность".

2.3. Паспорт архива утверждается начальником (руководителем) территориального органа ФМС России и заверяется оттиском печати территориального органа ФМС России.

3. Заполнение раздела 1 "Общие сведения"

3.1. В строке 101 в графе 1 "Количество фондов" указывается количество фондов, хранящихся в архиве территориального органа ФМС России.

Если хранятся документы только одного территориального органа ФМС России, то указывается цифра 1.

3.2. В графе 2 "Площадь архивохранилища" (кв. м) указывается площадь архивохранилища территориального органа ФМС России в квадратных метрах.

Если помещений архивохранилища территориального органа ФМС России несколько, то указывается площадь каждого помещения.

При отсутствии специального помещения ставится прочерк и делается запись о месте нахождения архивных документов территориального органа ФМС России (например, в шкафах у специалистов).

3.3. В графе 3 "Загруженность архивохранилища в (%)" указывается загруженность архивохранилища территориального органа ФМС России в процентах.

Данная графа заполняется при наличии архивохранилища в территориальном органе ФМС России.

Процентный показатель определяется следующим образом: при наличии архивохранилища, оборудованного стеллажами, измеряется длина стеллажной полки и умножается на 60 (среднее количество дел, размещаемое в 2 ряда на одном погонном метре).

Полученная цифра - показатель вместимости архивохранилища.

Для определения его фактической загруженности в процентах количество дел, находящихся в хранилище, делится на показатель вместимости и умножается на 100.

4. Заполнение раздела 2 "Сведения о документах"

В раздел 2 "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения и данные о документах по личному составу.

4.1. Графа 1 "Всего" строки 201, 202

В этих графах указывается количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве территориального органа ФМС России, внесенных и не внесенных в описи.

4.2. Графа 2 "Начальная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".

В этих графах указываются самые ранние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.

4.3. Графа 3 "Конечная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".

В данных графах указываются самые поздние годы тех документов, которые хранятся в архиве территориального органа ФМС России.

4.4. Графа 4 строки 201, 202.

В этой графe указывается общее количество дел, описи на которые утверждены (согласованы) ЭПК архивного учреждения.

4.5. Графа 5 "Начальная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве территориального органа ФМС России и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК архивного учреждения.

4.6. Графа 6 "Конечная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК.

4.7. Графа 7 "Хранятся сверх установленного срока" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".

Заполняется в том случае, если в архиве территориального органа МФС России имеются дела постоянного хранения и дела по личному составу, хранящиеся после истечения срока их депозитарного хранения.

4.8. Графа 8 "Образуется в год дел" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202" По личному составу".

Заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел в соответствии с номенклатурой территориального органа ФМС России.

5. Заполнение раздела 3 "Кадры"

В разделе 3 "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива территориального органа ФМС России.

Если нет штатного работника территориального органа ФМС России, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.

В правом нижнем углу паспорта архива расположены данные об условиях хранения документов в территориальном органе ФМС России.

Они заполняются, если в территориальном органе ФМС России имеется архивохранилище.

В случае, когда документы хранятся в структурных подразделениях территориального органа ФМС России, то следует подчеркнуть: хранилище - нет.

Приложение N 1
к Методическим рекомендациям

   Кому представляется

   ________________________________________________

                           наименование и адрес

   ________________________________________________

                                получателя

   Кем представляется

   ________________________________________________

                           наименование и адрес

   ________________________________________________

                        отчитывающейся организации

   ________________________________________________

    форма собственности отчитывающейся организации

Паспорт
архива на 1 декабря 20_____ г.

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в %
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранятся сверх установленного срока	Образуется в год дел
			Начальная	Конечная	Всего	Крайние даты
						Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.

Отопление: центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация: пожарная: есть, нет;

охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

"______"__________________ 20__ г.

Начальник (руководитель) территориального органа ФМС России

       ______________________________________________

       ______________________________________________

       ______________________________________________

       ______________________________________________

                  Фамилия и телефон исполнителя

Приложение N 2
к Методическим рекомендациям

Сведения
об изменениях в составе и объеме фондов территориального органа ФМС России по состоянию на 1 декабря 20 ______г.

N п/п	Наименование (заголовок) дела	Постоянного хранения				По личному составу
		Всего дел	Внесено дел в описи	Внесено дел в описи, утвержденные ЭПК	Всего дел, хранящихся сверх срока	Всего дел	Внесено дел в описи	Внесено дел в описи, согласованные ЭПК
1	2	3	4	5	6	7	8	9