Письмо Федеральной налоговой службы от 20 января 2014 г. N НД-4-30/565@ "Об уточнении сведений о гражданских служащих, состоящих на учете"

В соответствии приказом Минздравсоцразвития России от 31.03.2009 N 143н Комиссия для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия) проводит уточнение сведений о гражданских служащих, состоящих на учете.

Во исполнение указанного требования территориальным подкомиссиям необходимо в январе-феврале 2014 года провести уточнение (сверку) сведений о гражданских служащих, состоящих на учете, в соответствии с прилагаемым Порядком.

При проведении сверки особое внимание обратить на следующие моменты.

1. В связи с изданием постановления Правительства Российской Федерации от 21.09.2013 N 831 в ФИР "Жилищные субсидии" в карточке сотрудника введено поле "Наличие на воспитании в семье 3 и более детей".

Данное поле активируется (помечается символом ""), если гражданский служащий воспитывает зарегистрированных по месту жительства совместно с ним 3 и более своих детей и (или) детей супруга (супруги). Такими детьми считаются:

- дети в возрасте до 18 лет;

- дети старше 18 лет, ставшие инвалидами до достижения ими возраста 18 лет;

- дети в возрасте до 23 лет, обучающиеся в образовательных организациях, осуществляющих образовательную деятельность, по очной форме обучения.

Гражданские служащие, воспитывающие в семье 3 и более детей, для заполнения указанного поля должны представить подтверждающие документы, которые подшиваются в учетные дела.

2. В ФИР "Жилищные субсидии" значения полей "Стаж государственной службы", "Стаж работы в налоговых органах" и "Дата ввода стажа" вводятся один раз и впоследствии не корректируются.

Таким образом, если указанные поля заполнены ранее, повторное заполнение их не требуется.

Стаж гражданской службы исчисляется строго в соответствии с приложением 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 27.01.2009 N 63 и по состоянию на 01.02.2014 не может составлять более 22 лет 1 месяца, т.к. исчисляется с 01.01.1992.

Обращаем внимание, что в печатной форме с двухмерным штрих-кодом стаж государственной службы, как правило, должен отличаться от значения, указанного в поле "Стаж государственной службы", так как при формировании печатной формы учитывается время, истекшее в даты ввода стажа.

3. При заполнении полей в ФИР "Жилищные субсидии" для каждого гражданского служащего необходимо:

- в полях "Номер протокола о постановке на учет", "Дата протокола о постановке на учет", "Номер приказа о постановке на учет" и "Дата приказа о постановке на учет" указать данные протокола и приказа о первоначальной постановке на учет (даже если впоследствии в приказ вносились изменения);

- в таблице "Список членов семьи" обязательно заполнить поле "Степень родства" для каждого члена семьи, учитываемого при расчете размера единовременной субсидии.

Территориальным подкомиссиям необходимо не позднее 01.03.2014:

- завершить уточнение сведений;

- при наличии изменений, указанных в п. 1 прилагаемого порядка, направить в Комиссию копии приказов и копии печатных форм;

- при наличии изменений, указанных в п. 2.4 прилагаемого порядка, направить в Комиссию копии печатных форм;

- проинформировать Комиссию о завершении проведения сверки.

На основании уточненных данных в начале марта с.г. будет сформирован рейтинг гражданских служащих, на основании которого Комиссией будут формироваться предложения о выделении единовременных субсидий в 2014 году.

Приложение: на 3 листах.

Председатель Комиссии

Д.В. Наумчев

Порядок
уточнения (сверки) сведений о гражданских служащих, состоящих на учете

В ходе сверки для каждого гражданского служащего необходимо выполнить следующие действия.

1. Необходимо проверить, изменилась ли у гражданского служащего фамилия (имя, отчество), изменилось ли количество членов семьи, выявилась ли необходимость изменения основания постановки на учет или необходимость снятия гражданского служащего с учета.

Вышеуказанные изменения должны оформляться протоколом территориальной подкомиссии и утверждаться приказом налогового органа. В этом случае заполняются (изменяются) соответствующие поля ФИР "Жилищные субсидии". В полях "Номер протокола о постановке на учет", "Дата протокола о постановке на учет", "Номер приказа о постановке на учет" и "Дата приказа о постановке на учет" указываются данные протокола и приказа о первоначальной постановке на учет (даже если впоследствии в приказ вносились изменения)

Копию приказа и копию печатной формы с двухмерным штрих-кодом с внесенными изменениями необходимо направить в Комиссию центрального аппарата в электронном (отсканированном) виде с сопроводительным письмом, подписанным председателем территориальной подкомиссии и имеющим пометку "Для служебного пользования". Одновременно вносятся изменения в Книгу учета в соответствующие графы ("ФИО федерального государственного гражданского служащего", "Члены семьи, проживающие совместно с федеральным государственным гражданским служащим", "Жилищные условия" и "Дата снятия с учета") и заверяются в установленном порядке.

Рекомендуется после завершения уточнения сведений на основании нескольких протоколов территориальной подкомиссии издать один общий приказ о внесении изменений в приказы о постановке гражданских служащих на учет (в случае изменения фамилии, имени, отчества, изменения основания постановки на учет, изменения количества членов семьи) и один общий приказ о снятии гражданских служащих с учета. Образцы приказов размещены в СЭД в базе данных "Сопровождение СЭД-регион" в представлении "Информация Административно-контрольного управления" (раздел "Комиссия по субсидиям на приобретение жилого помещения").

2. В ФИР "Жилищные субсидии" необходимо:

2.1. Проверить и, при необходимости, заполнить поле "Номер учетного дела".

2.2. Уточнить код и наименование налогового органа - места работы (если гражданский служащий работает в инспекции, необходимо указывать данную инспекцию, а не управление).

2.3. Проверить поле "Страна рождения".

Данные вносятся в соответствии с паспортом, в частности для родившихся до 1992 года необходимо указывать "СССР", а не "Россия".

2.4. Проверить правильность заполнения поля "Номер ПФР". В случае выявления ошибок необходимо их исправить.

2.5. Проверить, заполнено ли поле "Дата ввода стажа".

Если поле не заполнено, необходимо заполнить поля "Стаж государственной службы" и "Стаж работы в налоговых органах" на фиксированную дату (например, 15.02.2014), а выбранную фиксированную дату указать в поле "Дата ввода стажа".

2.6. Проверить и, при необходимости, заполнить поле "Вычитаемая из норматива", значение которого при расчете субсидии используется в качестве показателя "Л" в формуле расчета размера единовременной субсидии в соответствии с приложением 3 к постановлению Правительства Российской Федерации от 27.01.2009 N 63.

В поле "Вычитаемая из норматива" должна указываться сумма общей площади жилых помещений, принадлежащих гражданскому служащему и (или) членам его семьи на праве собственности и (или) занимаемых им и (или) членами его семьи по договору социального найма, подлежащая учету при расчете размера единовременной субсидии на приобретение жилого помещения. Значение поля "Вычитаемая из норматива" корректируется только при изменении жилищных условий гражданского служащего и/или членов его семьи (как и значения полей "Общая" и "На одного члена семьи" в блоке "Жилищные условия").

2.7. В таблице "Список членов семьи" заполнить поле "Степень родства" для каждого члена семьи, учитываемого при расчете размера единовременной субсидии.

2.8. Актуализировать поле "Наличие на иждивении нетрудоспособных родителей, супругов, детей".

Поле активируется - помечается символом "" - если в составе членов семьи гражданского служащего, учитываемых при расчете размера субсидии, имеется на иждивении хотя бы один нетрудоспособный родитель, супруг (супруга), несовершеннолетний ребенок или ребенок-студент, обучающийся на дневном отделении (при наличии соответствующей справки).

В случае нахождения на иждивении только одного ребенка-студента, после окончания им обучения на дневном отделении символ "" в указанном поле необходимо снять.

2.9. Заполнить поле "Наличие на воспитании в семье 3 и более детей".

Данное поле активируется (помечается символом ""), если гражданский служащий воспитывает зарегистрированных по месту жительства совместно с ним 3 и более своих детей и (или) детей супруга (супруги). Такими детьми считаются:

- дети в возрасте до 18 лет;

- дети старше 18 лет, ставшие инвалидами до достижения ими возраста 18 лет;

- дети в возрасте до 23 лет, обучающиеся в образовательных организациях, осуществляющих образовательную деятельность, по очной форме обучения.

Гражданские служащие, воспитывающие в семье 3 и более детей, для заполнения указанного поля должны представить подтверждающие документы, которые подшиваются в учетные дела.

При последующих сверках уточнять возраст детей, наличие справок об обучении детей-студентов на очном отделении и место регистрации детей. В случае отсутствия вышеперечисленных условий - символ "" в указанном поле необходимо снять.

2.10. Актуализировать поле "Наличие в семье работников налоговых органов".

Поле активируется - помечается символом "" - если в составе членов семьи гражданского служащего, учитываемых при расчете размера субсидии, имеется работник(и) налоговых органов). В дальнейшем, в случае увольнения членов семьи из налоговых органов - снять символ.

2.11. В ФИР "Жилищные субсидии" в поле "Количество ведомственных наград" необходимо указать количество ведомственных наград и знаков отличия Госналогслужбы России, МНС России, ФНС России (Почетная грамота, Благодарность, знак "Почетный работник", знак "Отличник") и Минфина России (Благодарность Министра, знак "Отличник финансовой работы"), которые оформлены приказами Министра (Руководителя Службы) и о которых имеются записи в трудовой книжке гражданского служащего.

Поле "Количество государственных наград" заполняется только при наличии у гражданского служащего государственных наград, установленных Указом Президента Российской Федерации от 07.09.2010 N 1099*.

Изменения, указанные в пункте 2, должны фиксироваться в протоколе территориальной подкомиссии без издания приказов налогового органа и информирования Комиссии. Измененные сведения допускается вынести в приложение к протоколу.

При наличии изменений, указанных в п. 2.4, необходимо сообщить об этом в Комиссию в письме о завершении сверки. К письму должны быть приложены электронные (отсканированные) копии печатных форм с двухмерным штрих-кодом исправленных карточек.

3. В ходе проведения сверки гражданский служащий должен представить в территориальную подкомиссию заверенные копии документов, подтверждающих изменение фамилии, имени, отчества, количества членов семьи, копии приказов об изменении должности и копии документов о награждении государственными и (или) ведомственными наградами, актуальные справки об обучении детей-студентов на дневном отделении, актуальные справки с места работы членов семьи - работников налоговых органов. Перечисленные документы должны быть подшиты в учетные дела.

Если не произошло изменений, не требуется повторно запрашивать выписки из домовой книги, копии финансового лицевого счета, копии свидетельства о браке, копии свидетельства о рождении детей (кроме свидетельства о рождении нового ребенка); копии паспортов (кроме паспортов детей, достигших 14-летнего возраста); копии трудовой книжки, копии документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, а также других документов, на основании которых заполняются поля в ФИР "Жилищные субсидии". В этом случае гражданский служащий должен представить в территориальную подкомиссию заявление об отсутствии изменений, составленное в произвольной форме.

4. При проведении сверки необходимо руководствоваться письмами ФНС России от 05.10.2010 N ЯК-37-30/12779@ и от 24.01.2012 N ЯК-4-30/917@.

______________________________

* Юбилейные медали Российской Федерации, учреждаемые федеральными органами государственной власти и иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, государственными наградами не являются.