Приложение. Изменения, вносимые в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы"

Приложение
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 31 октября 2013 г. N 615

Изменения, вносимые в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы"

1. В приказе:

1.1. В преамбуле:

после словесно-цифрового обозначения "N 20, ст. 2435" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314";

после словесно-цифрового обозначения "N 25, ст. 3060" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2011, N 37, ст. 5263";

после словесно-цифрового обозначения "N 40, 5072" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. 2), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575".

1.2. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.".

2. В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция):

2.1. Пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. 1), ст. 4022), федеральные законы от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293, N 49, ст. 6070; 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3626, N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, 6, N 40, ст. 4969; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4603, N 49 (ч. 1), ст. 7025, N 50, ст. 7351; 2012, N 31, ст. 4322, N 50 (ч. 5), ст. 6959; 2013, N 27, ст. 3477, N 30 (ч. 1), ст. 4071), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479), от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, 3477), указы Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109; 2005, N 29, ст. 3037, N 49, ст. 5204; 2007, N 11, ст. 1283; 2008, N 18, ст. 2009, N 43, ст. 4921, N 47, ст. 5431; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300, N 20, ст. 2435; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314), от 02.12.2005 N 1396 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 49, ст. 5204; 2011, N 35, ст. 5063), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 2), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. 3), ст. 5587), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; N 9, ст. 1251, N 29, ст. 4472, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148, N 19, ст. 2419, N 27, ст. 3739, N 38, ст. 5102, N 49, ст. 6880, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. 2), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), от 26.02.2010 N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД), приказ федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19.05.2006 N 245 "Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний" (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2006, регистрационный N 7917) с изменениями, внесенными приказами ФСИН России от 05.08.2009 N 356 (зарегистрирован Минюстом России 17.09.2009, регистрационный N 14789), от 13.10.2009 N 412 (зарегистрирован Минюстом России 20.11.2009, регистрационный N 15280).".

2.2. Пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, осужденных и лиц, содержащихся под стражей, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) и ведомственными нормативными правовыми актами.".

2.3. В пунктах 11, 20, 42, 65, 74, 75, 77, 79, 80, 81, 82, 98, 105, 109, 110, 111, 131, 135, 138, 140, 146, 158, 161, 182, 184, 191, 194, 195, 197, 247, 316, 317, 321, 322 после слов "лицом,", "лица,", "лицу,", "лицо," дополнить словом "временно".

2.4. В абзаце первом пункта 15 после слов "осуществляется по акту" дополнить словами ", который составляется в произвольной форме".

2.5. Абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

"19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в пять лет и оказывает им соответствующую практическую помощь.".

2.6. Пункт 21 дополнить абзацами следующего содержания:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования:

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

"юридическая сила документа" свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"регистрационная карточка документа" - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота.".

2.7. Пункт 33 дополнить абзацем следующего содержания:

"При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов.".

2.8. В пункте 49:

абзацы девятый, десятый подпункта е) изложить в следующей редакции; "На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2
к приказу ФСИН России
от __________________ N _____

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, Правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

Утверждено
приказом ФСИН России
от __________________ N _____";

в абзаце третьем подпункта ж) после слов "(распоряжения)" дополнить словами "на бумажном носителе";

в подпункте з):

в абзаце пятом после слов "должностное лицо," дополнить словом "временно";

в абзаце шестом слова "сокращение "И.о." заменить словами "сокращение "Врио".

2.9. В подразделе 4.5 после слова "инструкции" дополнить словом ", регламенты".

2.10. В пункте 52:

в абзаце первом после слова "инструкции" дополнить словом ", регламенты";

абзац первый дополнить предложением следующего содержания:

"Приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять 3 - 4 сантиметра.";

в абзаце третьем после слова "инструкции" дополнить словом "регламентов";

дополнить абзацем следующего содержания;

"Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности учреждений и органов УИС по реализации их полномочий и взаимодействия учреждений и органов УИС с иными органами власти.".

2.11. Подпункт 60.4 дополнить абзацами следующего содержания:

"Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.".

2.12. Пункт 62 дополнить абзацами следующего содержания:

"Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.".

2.13. В подпункте к) пункта 65:

в абзаце шестом после слова "лица," дополнить словом "временно";

в абзаце седьмом:

после слов "подписывает лицо," дополнить словом "временно";

слова "например: "И.о." заменить словами "например: "Врио".

2.14. Пункт 84 дополнить абзацами следующего содержания:

"В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.

В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:

наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);

отметка о переносе срока исполнения документа;

срок хранения документа;

наименования приложений к электронному документу;

ключевые слова и др.".

2.15. Пункт 100 изложить в следующей редакции:

"100. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.".

2.16. В пункте 155:

абзац седьмой признать утратившим силу;

дополнить абзацем следующего содержания: "После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.".

2.17. Пункт 186 дополнить абзацем следующего содержания:

"При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.".

2.18. Пункт 190 изложить в следующей редакции:

"190. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.".

2.19. Пункт 255 признать утратившим силу.

2.20. Пункт 296 дополнить абзацем следующего содержания:

"Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.".

2.21. Пункт 307 дополнить абзацем следующего содержания:

"Поступившие из учреждений и органов УИС электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.".

2.22. Пункт 312 дополнить абзацами следующего содержания:

"Документы уничтожаются на основании решения ЭК учреждений и органов УИС по актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.".

2.23. Пункт 316 дополнить абзацами следующего содержания:

"Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.".

2.24. Пункт 319 изложить в следующей редакции:

"319. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа УИС, то они должны быть уничтожены в этот же день.

После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.

Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.".