В целях формирования единой системы регламентов холдинга "Российские железные дороги", обеспечения соблюдения единых требований к нормативным документам, определяющих последовательность операций, выполняемых в рамках управленческой деятельности подразделений аппарата управления, структурных подразделений, филиалов ОАО "РЖД", а также его дочерних (зависимых) обществ:
1. Утвердить прилагаемый Стандарт регламентов ОАО "РЖД" (далее - Стандарт), включающий Общие положения, Методические требования к регламентам ОАО "РЖД" в области управления и Положение об управлении жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД".
2. Возложить на Координационный центр по вопросам совершенствования системы управления ОАО "РЖД" ответственность за ведение Стандарта регламентов ОАО "РЖД", а также функции по контролю соблюдения требований Стандарта при разработке и корректировке регламентов ОАО "РЖД".
3. Исполняющему обязанности начальника Координационного центра по вопросам совершенствования системы управления ОАО "РЖД" Вечерову К.О. до конца 2011 года разработать и представить на утверждение установленным порядком Положение о порядке организации контроля и аудита исполнения регламентов ОАО "РЖД" и Методические требования по организации контроля и аудита исполнения регламентов ОАО "РЖД".
4. Вице-президентам, руководителям Департаментов, управлений, филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" при разработке регламентов ОАО "РЖД" обеспечить их соответствие требованиям указанного Стандарта.
5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. обеспечить обязательное согласование с Координационным центром по вопросам совершенствования системы управления ОАО "РЖД" регламентов ОАО "РЖД", представляемых на утверждение руководству ОАО "РЖД".
Первый вице-президент |
В.Н. Морозов |
Стандарт регламентов ОАО "РЖД"
Общие положения
(утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 31 октября 2011 г. N 2338р)
1. Область применения
Настоящий Стандарт регламентов ОАО "РЖД" (далее - Стандарт) разработан во исполнение решения о разработке и дальнейшем совершенствовании единой системы регламентов выполнения бизнес-процессов и взаимодействия подразделений ОАО "РЖД" и бизнес-единиц Холдинга с охватом всех уровней управления, принятых на шестом заседании Ассамблеи начальников железных дорог 2-4 сентября 2010 года (пункт 20 N ПП-89 от 23.09.2010 г.)
Настоящий Стандарт действует в отношении нормативных документов ОАО "РЖД", определяющих порядок осуществления управленческой деятельности на всех уровнях управления.
Под регламентами ОАО "РЖД" применительно к настоящему Стандарту понимаются:
регламент бизнес-процесса - документ, нормативно закрепляющий выполнение бизнес-процесса;
регламент взаимодействия - документ, содержащий описание и требования к организации всей совокупности регулярно осуществляемых процедур информационного обмена, приема-передачи технических средств, товарно-материальных ценностей, результатов оказания услуг (выполнения работ) и прочее, между двумя и более подразделениями ОАО "РЖД" и с внешними контрагентами, а также описание и требования к организации регулярно осуществляемой ими совместной деятельности, направленной на решение общих задач.
Требования Стандарта распространяются на другие нормативные документы ОАО "РЖД" или их части, содержащие описание правил, последовательности действий, направленных на получение конкретного результата, а также определяющих состав участников, их роли и порядок взаимодействия.
Требования Стандарта не распространяются на:
- конструкторскую и технологическую документацию, требования к которой определяются Единой системой конструкторской документации (ЕСКД) - комплексом государственных стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия;
- документы Корпоративной системы стандартизации, утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 17.01.2011 N 3;
- организационно-распорядительную документацию, управляемую и разрабатываемую в установленном в ОАО "РЖД" порядке;
- документацию бухгалтерского и налогового учета;
- документацию кадрового делопроизводства;
- положения о подразделениях и должностные инструкции;
- регламенты подразделений, содержащие правила организации деятельности подразделений.
Требования настоящего Стандарта являются обязательными для соблюдения всеми работниками аппарата управления, структурных подразделений и филиалов ОАО "РЖД".
Соблюдение требований Стандарта в ДЗО ОАО "РЖД" обеспечивается утверждением полномочными органами ДЗО внутренних нормативных документов, содержащих требования, аналогичные установленным настоящим Стандартом, а также соглашениями между ОАО "РЖД" и ДЗО ОАО "РЖД".
2. Нормативные ссылки
Настоящий Стандарт разработан с учетом требований следующих документов:
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО "РЖД" (утверждена приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 г. N 1).
2. Методические указания по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД" (N ИСХ-1190/ЦН от 14.10.2010 г.).
3. Глоссарий основных терминов и определений системы управления холдинга "Российские железные дороги".
4. Свод правил моделирования процессов и бизнес-архитектуры ОАО "РЖД", Глоссарий терминов и определений в области бизнес-моделирования, Шаблоны документов, формируемых в процессе моделирования, и методические указания по их составлению (распоряжение ОАО "РЖД" от 11.01.2011 г. N 8р "Об утверждении нормативных документов в области моделирования процессов и бизнес-архитектуры ОАО "РЖД").
Примечание: При пользовании настоящим Стандартом действие ссылочных документов подлежит проверке по единой информационной базе ОАО "РЖД". Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим Стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
В настоящем Стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями:
3.1. Аудит исполнения регламентов: Систематическая, независимая, документированная оценка соблюдения требований, нормативно закрепленных в регламентах, а также выдача заключения, содержащего, в том числе, рекомендации по улучшению их исполнения.
3.2. Жизненный цикл регламента: Совокупность действий в период от момента инициирования создания регламента до его вывода из использования.
3.3. Регламент: Совокупность правил, определяющих порядок работы или деятельности.
Примечание: Вид внутреннего нормативного документа, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности компании, ее должностных лиц и подразделений.
3.4. Реестр регламентов ОАО "РЖД": Перечень регламентов ОАО "РЖД", формируемый с помощью комплекса программных и технических средств, предназначенного для автоматизации процедур управления жизненным циклом регламентов.
3.5. Система регламентов холдинга "Российские железные дороги" (Система регламентов Холдинга): Система регламентов Холдинга состоит из:
- Стандарта регламентов ОАО "РЖД";
- нормативно-регламентных документов: регламентов бизнес-процессов, регламентов взаимодействия и прочих документов, содержащих требования к порядку и правилам выполнения управленческих действий;
- функционально-ролевой структуры системы регламентов Холдинга;
- классификационных признаков регламентов;
- управленческой отчетности по системе регламентов Холдинга;
- комплекса средств, обеспечивающих автоматизацию процедур управления жизненным циклом регламентов.
3.6. Стандарт регламентов ОАО "РЖД": Комплект взаимоувязанных нормативно-регламентных и методических документов ОАО "РЖД", устанавливающих единые требования к структуре и содержанию регламентов, к организации деятельности по управлению жизненным циклом регламентов.
3.7. Управление жизненным циклом регламента: Организация и проведение работ по разработке, контролю разработки, вводу в действие, учету, хранению, корректировке или прекращению действия регламента, а также контролю и аудиту исполнения регламента.
3.8. Функциональная роль: Устойчивый набор функциональных обязанностей при управлении жизненным циклом регламентов, закрепленных за подразделением, на основе которых определяется область его ответственности.
4. Порядок внесения изменений в документ
Настоящий документ считается принятым и становится обязательным для исполнения с момента его утверждения.
Организацию работ по внесению изменений в документ осуществляет подразделение аппарата управления ОАО "РЖД", назначенное на роль Администратора системы регламентов холдинга "Российские железные дороги".
Изменения, вносимые в документ, оформляются в виде дополнений или путем издания новой редакции документа.
Изменения текста, удаление какого-либо раздела/абзаца в настоящем Стандарте указываются в разделе "8. Контроль версий документа".
5. Общие положения
5.1. Стандарт регламентов ОАО "РЖД" является частью системы регламентов холдинга "Российские железные дороги" и состоит из следующих документов:
5.1.1. Методические требования к регламентам ОАО "РЖД" и бизнес-единиц холдинга "Российские железные дороги". Документ устанавливает общие требования, которыми необходимо руководствоваться при разработке новых и/или корректировке действующих регламентов ОАО "РЖД".
5.1.2. Положение об управлении жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД" и бизнес-единиц холдинга "Российские железные дороги". Документ определяет модель жизненного цикла регламентов ОАО "РЖД", функции, полномочия и ответственность участников системы регламентов Холдинга на различных стадиях управления жизненным циклом регламентов, процедуры управления жизненным циклом регламентов бизнес-процессов и регламентов взаимодействия.
6. Цели и задачи Стандарта регламентов ОАО "РЖД"
6.1. Целью Стандарта регламентов ОАО "РЖД" является обеспечение единых требований к нормативным документам, определяющих последовательность операций, выполняемых в рамках управленческой деятельности подразделений аппарата управления, структурных подразделений, филиалов ОАО "РЖД" и их взаимодействия, в том числе с ДЗО ОАО "РЖД", в ходе осуществления этой деятельности.
6.2. Поставленная цель достигается решением следующих задач:
6.2.1. распределением и нормативным закреплением между подразделениями ОАО "РЖД" функций, полномочий и ответственности по управлению жизненным циклом регламентов;
6.2.2. обеспечением соблюдения единых правил и норм при разработке новых и/или корректировке действующих регламентов;
6.2.3. организацией контроля и аудита исполнения регламентов, направленных на выявление отклонений в исполнении регламентов и планирование корректирующих действий.
7. Основные участники системы регламентов Холдинга
7.1. Для унификации процессов работы с регламентами, определения технологии работы с ними, в том числе с использованием средств автоматизации, используется управление по жизненному циклу регламента.
7.2. Для гибкого управления жизненным циклом регламентов, а также для обеспечения возможности внесения изменений в состав участников без изменения самой системы регламентов Холдинга, вводятся функциональные роли в области организации управления жизненным циклом регламентов.
7.3. В Системе регламентов Холдинга действуют следующие функциональные роли:
7.3.1. Администратор: Обеспечивает развитие и функционирование системы регламентов Холдинга, включая методическую поддержку работ по подготовке регламентов подразделениями ОАО "РЖД", а также осуществляет контроль соблюдения требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД".
7.3.2. Владелец регламента: Владелец бизнес-процесса или ключевой(ые) участник(и) в процедуре взаимодействия. Владелец регламента отвечает за реализацию требований регламента в целом, осуществляет текущий контроль исполнения регламента, а также, при принятии решения по результатам аудита, обеспечивает выполнение работ по разработке нового и/или корректировке действующего регламента, прекращению действия регламента.
7.3.3. Пользователь: Руководствуется регламентом в своей деятельности.
7.3.4. Аудитор: Осуществляет экспертизу целесообразности создания новых или корректировки действующих регламентов, и проводит аудит исполнения регламентов, включая подготовку рекомендаций по улучшению их исполнения.
Стандарт регламентов ОАО "РЖД"
Методические требования к регламентам ОАО "РЖД" в области управления
(утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 31 октября 2011 г. N 2338р)
1. Общие положения
1.1. Назначение документа
Настоящий документ - "Методические требования к регламентам ОАО "РЖД" в области управления" (далее - Методические требования, Документ) входит в Стандарт регламентов ОАО "РЖД".
Методические требования устанавливают общие требования, которыми необходимо руководствоваться при разработке новых и/или корректировке действующих регламентов ОАО "РЖД".
Также требования настоящего Документа распространяются на другие нормативные документы ОАО "РЖД" или их части, содержащие описание правил, последовательности действий, направленных на получение конкретного результата, а также определяющих состав участников, их роли и порядок взаимодействия.
1.2. Нормативные ссылки
Нормативные документы, в соответствии с которыми разработаны настоящие Методические требования, приведены в Стандарте регламентов ОАО "РЖД".
1.3. Порядок внесения изменений
Настоящий документ считается принятым и становится обязательным для исполнения с момента его утверждения.
Организацию работ по внесению изменений в документ осуществляет подразделение аппарата управления ОАО "РЖД", назначенное на роль Администратора системы регламентов холдинга "Российские железные дороги".
Изменения, вносимые в документ, оформляются в виде дополнений или путем издания новой редакции документа.
Изменения текста указываются в разделе "4. Контроль версий документа".
2. Назначение регламентов
2.1. Назначение регламента бизнес-процесса
Основная задача регламента бизнес-процесса - нормативное закрепление порядка и методологии выполнения отдельных операций в рамках бизнес-процесса при осуществлении управленческой деятельности, а также ответственности исполнителей за соблюдение сроков и качества выполнения операций.
Под ответственностью понимается:
- безусловное выполнение исполнителями зафиксированных в регламенте бизнес-процесса операций в строгом соответствии с требованиями регламента бизнес-процесса - сроков выполнения операций, результатов надлежащего качества;
- обеспечение владельцем результатов бизнес-процесса, то есть выполнение всех операций бизнес-процесса в строгой последовательности, зафиксированной в регламенте.
Регламент бизнес-процесса применяется:
- работниками ОАО "РЖД" для надлежащего выполнения закрепленных за ними операций;
- руководителями для осуществления контроля и обучения вновь принятых работников.
2.2. Назначение регламента взаимодействия
Регламент взаимодействия устанавливает порядок взаимодействия подразделений, отдельных руководителей и работников при выполнении ими своих служебных обязанностей, а также устанавливает набор условий и требований, которые стороны должны строго соблюдать в каждом конкретном случае взаимодействия.
Основная задача регламента взаимодействия - определить полный перечень ситуаций и вопросов, по которым взаимодействуют участники, а также закрепить сроки и требования к действиям участников.
Регламент взаимодействия должен позволить участникам решать большинство текущих вопросов самостоятельно, на основе зафиксированных договоренностей, без привлечения третьей стороны. При решении любого вопроса, возникающего в ходе взаимодействия, участники обязаны в первую очередь руководствоваться положениями регламента взаимодействия.
Регламент взаимодействия необходим в случаях, если порядок и правила взаимодействия между его участниками не установлены (полностью или частично) регламентами бизнес-процессов.
3. Общие требования к регламентам
При разработке новых и/или корректировке действующих регламентов ОАО "РЖД" необходимо соблюдать следующие общие требования:
1. Регламент должен быть оформлен с учетом требований по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД", в части оформления регламентов.
2. Не допускается приводить в регламенте информацию, дублирующую положения других нормативных документов ОАО "РЖД".
В случаях, когда для понимания бизнес-процесса или процедуры взаимодействия должна быть использована информация, нормативно закрепленная другим документом ОАО "РЖД", в регламенте приводится ссылка на соответствующий документ.
К такой информации в частности относятся:
- полномочия руководителей ОАО "РЖД", закрепленные в соответствующих приказах и других нормативных документах ОАО "РЖД";
- задачи, функции и полномочия подразделений аппарата управления, филиалов, структурных подразделений ОАО "РЖД" (далее - подразделения ОАО "РЖД"), закрепленные в положениях о подразделениях ОАО "РЖД";
- функции, полномочия и ответственность работников подразделений ОАО "РЖД", закрепленные в должностных инструкциях работников подразделений ОАО "РЖД" и других нормативных документах ОАО "РЖД";
- обязательства, закрепленные в договорах и соглашениях, заключенных между ОАО "РЖД" и ДЗО ОАО "РЖД".
3. Регламент должен содержать исчерпывающее описание условий начала осуществления каждой операции бизнес-процесса или процедуры взаимодействия.
4. В случае необходимости, в регламенте должны быть описаны условия, при которых допускается отступление от требований регламента.
5. Перечень терминов, сокращений, определений и обозначений, используемых в регламенте, должен быть приведен в самостоятельном разделе регламента.
Перечень терминов приводится в форме нумерованного списка и располагается в алфавитном порядке. Номер каждой терминологической статьи должен быть составлен из нескольких групп цифр: номер раздела, номер термина.
Каждый термин приводится с нового абзаца, с указанием через двоеточие его значения с прописной буквы. Например: "1.2.1. регламент бизнес-процесса: Внутренний нормативный документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям".
Не допускается применять для одного и того же термина различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
Перечень сокращений и обозначений должен располагаться столбцом. Слева в алфавитном порядке приводят сокращения, условные обозначения, символы, единицы физических величин и термины, справа - их детальную расшифровку.
Если сокращения, условные обозначения, символы, единицы и термины повторяются в тексте регламента менее трех раз, отдельный список не составляется, а расшифровку дают непосредственно в тексте регламента при первом упоминании.
Не допускается применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также приведенных в Перечне условных (сокращенных) наименований должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" и других организаций, используемых в телеграфной связи ОАО "РЖД" (утвержден распоряжением ОАО "РЖД" от 22.04.2005 г. N 578р).
6. Таблицы большого формата (отчетные формы), описание методологии подготовки отчетных форм и другие материалы, дополняющие регламент, должны быть приведены в приложениях к регламенту.
3.1. Требования к регламенту бизнес-процесса
Наименование регламента бизнес-процесса необходимо формулировать в соответствии с его результатом - выходом бизнес-процесса. Например, Регламент формирования программы информатизации ОАО "РЖД".
3.1.1. Требования к структуре регламента бизнес-процесса
Регламент бизнес-процесса должен содержать следующие обязательные разделы:
1. Общие положения.
1.1. Назначение регламента.
1.2. Термины, определения и сокращения.
1.3. Ссылки на нормативные документы.
1.4. Порядок внесения изменений в регламент.
2. Порядок выполнения бизнес-процесса.
2.1. Описание бизнес-процесса.
2.2. Контроль исполнения бизнес-процесса.
3. Ответственность участников бизнес-процесса.
4. Контроль версий регламента.
5. Приложения.
Регламент бизнес-процесса может определять требования к одному или нескольким бизнес-процессам.
Если регламент бизнес-процесса содержит требования к двум и более бизнес-процессам, то описание каждого приводится в самостоятельном разделе (подразделе) регламента, и к содержанию каждого из данных разделов (подразделов) предъявляются требования, аналогичные требованиям к регламенту одного бизнес-процесса.
Например, Регламент использования фирменного стиля ОАО "РЖД" содержит в том числе разделы "Управление фирменным стилем", "Правила использования фирменного стиля".
3.1.2. Требования к содержанию разделов регламента бизнес-процесса
Раздел 1. "Общие положения" должен содержать следующую обязательную информацию:
1.1. Назначение регламента.
В данном разделе должно приводиться краткое описание области применения регламента. Область применения регламента формулируется, исходя из результата регламентируемого бизнес-процесса. Например, "Назначением регламента является определение порядка внесения изменений в классификатор, методику и регламент формирования целевых значений ключевых показателей деятельности филиалов ОАО "РЖД".
Не допускается формулировать назначение регламента с позиции улучшения. Например, "Назначением регламента является повышение качества исполнения обязанностей при выполнении работ, а также повышение эффективности решения поставленных задач".
Также в данном разделе необходимо указать всех лиц (подразделения), которые участвуют в выполнении бизнес-процесса.
В регламенте бизнес-процесса для обозначения участников могут также вводиться роли: Заказчик, Исполнитель, Организатор и т.д. В этом случае к каждой роли должны быть даны пояснения о ее назначении. Например, "Центр организации конкурсных закупок ОАО "РЖД" - организатор размещения заказов (далее - Организатор)".
1.2. Термины, определения и сокращения.
Раздел должен содержать перечень терминов и определений, используемых в регламенте бизнес-процесса, а также перечень и расшифровку используемых в нем сокращений, либо содержать ссылки на документы с информацией об используемых сокращениях и терминах (общеотраслевые справочники, ГОСТЫ, нормативные документы ОАО "РЖД" и пр.).
1.3. Ссылки на нормативные документы.
В разделе должны содержаться реквизиты нормативных документов, в соответствии с которыми разработан регламент бизнес-процесса, требования которых он выполняет или на положения которых ссылается. При этом в тексте следующих разделов регламента, при указании ссылки на другие нормативные документы, их реквизиты не приводятся, а указываются только наименования.
При числе таких нормативных документов не более трех допустимо использовать формулировку "в установленном в ОАО "РЖД" порядке" без указания наименования самого нормативного документа.
1.4. Порядок внесения изменений в регламент.
В разделе должны быть определены лица (подразделения), ответственные за ведение регламента бизнес-процесса и поддержание его в актуальном состоянии. Также должна содержаться информация о процедуре изменения (пересмотра) регламента бизнес-процесса, требования к порядку ведения версионности документа, либо дана ссылка на нормативный документ, закрепляющий процедуры управления документами*.
Раздел 2. "Порядок выполнения бизнес-процесса".
Данный раздел должен содержать описание порядка выполнения бизнес-процесса.
Наименование данного раздела и его подразделов должно быть сформулировано исходя из специфики бизнес-процесса и рассматриваемых в нем вопросов. Например, "Порядок формирования сводной потребности в ремонте локомотивов".
Раздел 2.1. "Описание бизнес-процесса".
Данный раздел должен содержать описание всех операций, осуществляемых при выполнении бизнес-процесса, в логической последовательности.
Описание каждой операции рекомендуется оформлять отдельным абзацем.
При необходимости описание отдельных операций (групп операций -подпроцессов) может быть выделено в самостоятельные разделы регламента бизнес-процесса.
Если при описании бизнес-процесса встречается операция, в ходе которой преобразуется (передается) не информация, а осуществляется техническое регулирование подвижного состава, машин, механизмов и иных устройств или преобразование материальных ресурсов, то такая операция не подлежит дальнейшему описанию, а в тексте приводится ссылка на соответствующий документ (например, технологические карты выполнения процессов, технические условия, технолого-нормировочные карты и др.).
Для каждой операции приводится следующая обязательная информация:
1. Условия начала осуществления операции.
В качестве условий могут выступать одновременно или по отдельности:
- календарные даты, характерные для процессов планирования или формирования отчетности, или сроки, в том числе с указанием времени.
В этом случае при описании условий могут использоваться следующие формулировки: "не позднее __ (число прописью) числа календарного месяца", "до __ часов следующего рабочего дня", "ежемесячно до __ (число прописью) числа месяца, следующего за отчетным" и т.д.;
- получение результатов выполнения предшествующих операций бизнес-процесса. Например, "После заключения договоров ответственное подразделение в течение 1 (одного) рабочего дня направляет копии договоров, протоколов заседаний экспертных групп дирекциям";
- получение результатов выполнения других бизнес-процессов. Например, "После утверждения плановых бюджетов по железным дорогам - филиалам ОАО "РЖД" ответственные подразделения готовят пакет документов, необходимый для проведения процедуры размещения заказа Центром организации конкурсных закупок ОАО "РЖД". Требования к составу, формам и порядку подготовки конкурсных документов определены в соответствующих нормативных документах ОАО "РЖД".
2. Исполнитель операции.
Указывается наименование подразделения (департамента, управления, службы, отдела, сектора), в котором выполняется операция или должность работника - исполнителя операции.
Допустимо применение сокращения в наименовании подразделения, установленного соответствующим нормативным документом.
3. Календарные сроки выполнения операции или дата завершения операции, либо период выполнения (от начала до завершения).
Например, "При наличии замечаний Заказчик направляет проект документа с замечаниями Исполнителю на доработку в бумажном и(или) электронном виде, которая должна быть выполнена в течение 4 (четырех) рабочих дней".
4. Требования к результату операции.
Если требования к результату описаны в других нормативных документах ОАО "РЖД", то в регламенте бизнес-процесса должны быть приведены ссылки на соответствующие документы.
Если при выполнении операции в качестве результата готовятся документы в статусе проектов, то должны быть определены требования к их полноте. Например, "После того как утверждены плановые бюджеты по железным дорогам - филиалам ОАО "РЖД" ответственные подразделения готовят пакет документов, необходимый для проведения процедуры размещения заказа Центром организации конкурсных закупок ОАО "РЖД". Требования к составу, формам и порядку подготовки конкурсных документов определены Положением о порядке размещения заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД".
Если выполнение отдельных операций регламентировано другими нормативными документами, устанавливающими методологию (технологию) их выполнения, то в регламенте бизнес-процесса должны быть приведены ссылки на данные документы.
При отсутствии для отдельных операций документов, устанавливающих методологию (технологию) их выполнения (например, в силу простоты метода и нецелесообразности формирования отдельного нормативно-методического документа), допускается определение метода выполнения операций непосредственно в регламенте (например, пояснения по заполнению форм отдельных документов, для которых не разработана отдельная инструкция по заполнению и т.д.).
Например,
"По каждому заключенному договору в отчете о заключенных договорах определены следующие основные аналитики:
- номер и дата договора, действующие по состоянию на отчетную дату;
- сумма договора (в тысячах рублях);
- дата начала работ по договору;
- дата окончания работ по договору".
5. Описание способов передачи результата операции от одного исполнителя другому с указанием получателя(ей).
Возможны следующие варианты передачи результата: лично, по телефону, факсом, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, и в любой форме - устные сообщения, бумажные или электронные документы.
В качестве получателя указывается подразделение или должностное лицо, которое должно получить результат выполняемой операции для использования в своей работе.
Раздел 2.2. "Контроль исполнения бизнес-процесса".
В данном разделе регламента бизнес-процесса должна быть описана процедура контроля исполнения отдельных операций и бизнес-процесса в целом, с указанием ответственных.
Порядок сбора, обработки, хранения информации, по которым владелец бизнес-процесса осуществляет контроль его исполнения, включая методику обработки информации, должны быть приведены в приложении к регламенту бизнес-процесса.
Допускается также приводить описание порядка сбора и обработки информации в основном тексте регламента. Например,
"х.х. Ежемесячно до 5 (пятого) числа месяца, следующего за отчетным дорожные дирекции готовят по установленной форме (Приложение N 1) и направляют Заказчику по электронной почте отчеты об исполнении договоров.
В случае допущения контрагентами в отчетном периоде нарушений условий договоров, дорожные дирекции готовят и направляют Заказчику вместе с отчетом пояснительную записку в произвольной форме о невыполнении условий договоров за подписью начальника дорожной дирекции.
х.х. Заказчик в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает поступившие отчеты и пояснительные записки, и по результатам рассмотрения выдает дорожным дирекциям предписания о принятии корректирующих мер или направляет по электронной почте запрос о подготовке комплекта документов, необходимых для расторжения договоров в установленном в ОАО "РЖД" порядке".
Контроль за выполнением бизнес-процесса может также осуществляться в оперативном режиме с использованием автоматизированных информационных систем. В этом случае в тексте раздела следует указать данную информацию.
Например,
"Функциональный заказчик ежедневно проверяет перечень проектов договоров, направленных в ЕАСД на согласование, и для принятия оперативных мер представляет руководителю подразделения Функционального заказчика информацию о договорах, сроки согласования которых истекли, с указанием фамилий исполнителей".
Раздел 3. "Ответственность участников бизнес-процесса".
В данном разделе должно быть приведено описание установления ответственности участников бизнес-процесса за:
- нарушение сроков предоставления результата(ов) операции или бизнес-процесса в целом;
- нарушение требований к форме, содержанию результата(ов) операции или бизнес-процесса в целом.
Раздел 4. "Контроль версий регламента" должен быть оформлен в табличной форме и содержать сведения об изменениях, вносимых в регламент. Форма таблицы и пояснения по ее заполнению представлены в Приложении N 1 настоящего документа.
В разделе 5. "Приложения" приводятся шаблоны отчетных форм и другая информация, на которую по тексту регламента бизнес-процесса имеются ссылки.
Схема бизнес-процесса является обязательным приложением к регламенту бизнес-процесса.
Схема должна быть разработана с соблюдением требований нормативных документов в области моделирования процессов и бизнес-архитектуры ОАО "РЖД". В качестве инструментов моделирования могут быть использованы MS Visio или ARIS.
3.2. Требования к регламенту взаимодействия
Наименование регламента взаимодействия должно быть сформулировано в соответствии с предметом и содержанием взаимодействия.
Выделяются следующие формы взаимодействия, которые подлежат закреплению в регламенте взаимодействия:
- передача и получение информации по любым каналам - лично, по телефону, факсом, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, и в любой форме - устные сообщения, бумажные или электронные документы;
- передача и получение товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) запасных частей, материалов, машин, оборудования, зданий, подвижного состава и прочее, включая предоставление указанных ТМЦ во временное пользование (в аренду или безвозмездно), их возврат из ремонта в эксплуатацию или передачу в ремонт, для технического обслуживания, на временное хранение, на экспертизу, на поверку и прочее;
- передача и получение услуг или результатов работ, выполненных одной из сторон взаимодействия;
- совместное выполнение работ (оказания услуг) как в интересах третьих лиц, так и в интересах одной или обеих сторон взаимодействия, включая работы в чрезвычайных ситуациях;
- осуществление мероприятий контрольного характера в отношении одного из участников взаимодействия (комиссии, осмотры, инвентаризации и прочее);
- совместное осуществление мероприятий организационного характера (планерки, совещания, селекторы и прочее);
- осуществление другой деятельности, предполагающей взаимодействие участников, включая совместное выполнение работ (оказание услуг).
3.2.1. Требования к структуре регламента взаимодействия
Регламент взаимодействия должен содержать следующие обязательные разделы:
1. Общие положения.
1.1. Назначение регламента.
1.2. Термины, определения и сокращения.
1.3. Ссылки на нормативные документы.
1.4. Порядок внесения изменений в регламент.
2. Порядок взаимодействия.
3. Контроль исполнения регламента.
4. Ответственность участников взаимодействия**.
5. Контроль версий регламента.
6. Приложения (типовые формы, шаблоны).
3.2.2. Требования к содержанию разделов регламента взаимодействия
Раздел 1. "Общие положения" должен содержать следующую обязательную информацию:
1.1. Назначение регламента.
В данном разделе необходимо привести краткое описание области применения регламента (в какой сфере хозяйственной и/или управленческой деятельности происходит взаимодействие).
Например, "Настоящий Регламент разработан в целях установления порядка взаимодействия исполнителей и последовательности действий при формировании потребности в ремонте локомотивов".
Не допускается формулирование назначения документа с позиции улучшения.
При необходимости в разделе указываются обстоятельства, при которых применение данного регламента взаимодействия ограничивается или отменяется.
Например, "Настоящий Регламент действует до передачи функций заказчика работ по капитальному ремонту основных средств железнодорожной автоматики и телемеханики, объектов электрификации и электроснабжения, объектов технологического и коммунального назначения, вагонного и путевого хозяйств, выполняемого подрядным способом, от Центра по реформированию инфраструктуры Центральной дирекции инфраструктуры - филиалу ОАО "РЖД".
Также в данном разделе должны быть перечислены все участники взаимодействия, упомянутые в регламенте, кратко описаны их задачи.
В регламенте взаимодействия для обозначения участников могут вводиться роли: например, Заказчик, Исполнитель, Организатор и прочие. В этом случае в данном разделе к каждой роли должны быть даны пояснения. Например, "Центр организации конкурсных закупок ОАО "РЖД" - организатор размещения заказов (далее - Организатор)".
1.2. Термины, определения и сокращения.
Данный раздел должен содержать перечень терминов и определений, используемых в регламенте взаимодействия, а также перечень и расшифровку используемых в нем сокращений, либо содержать ссылки на документы с информацией об используемых сокращениях и терминах (общеотраслевые справочники, ГОСТЫ, нормативные документы ОАО "РЖД" и пр.).
1.3. Ссылки на нормативные документы.
Раздел должен содержать реквизиты нормативных документов, регулирующих взаимодействие сторон, в соответствии с которыми разработан регламент, требования которых он выполняет или на положения которых ссылается. При этом в тексте следующих разделов регламента, при указании ссылки на другие нормативные документы, их реквизиты не приводятся, а указываются только их полные наименования.
При числе таких нормативных документов не более трех допустимо использовать формулировку "в установленном в ОАО "РЖД" порядке" без указания наименования самого нормативного документа.
1.4. Порядок внесения изменений в регламент.
В разделе должна содержаться информация о процедуре изменения (пересмотра) регламента взаимодействия, требования к порядку ведения версионности документа, либо дана ссылка на нормативный документ, закрепляющий процедуры управления документами.
Раздел 2. "Порядок взаимодействия".
Наименование данного раздела должно быть сформулировано исходя из предмета и содержания взаимодействия.
Для каждого регламента в зависимости от предмета и содержания взаимодействия определяется своя структура описания.
Описание порядка взаимодействия может быть структурировано по следующим признакам:
- по каждому вопросу взаимодействия (взаимодействие при планировании и корректировке планов, оперативное взаимодействие, взаимодействие при формировании отчетности и т.д.);
- по контрагентам, с которыми осуществляется взаимодействие;
- по уровням управления (центральный, региональный, линейный уровни управления).
Например,
- для регламента взаимодействия Центра охраны окружающей среды - подразделения органа управления железной дороги - филиала ОАО "РЖД" с подразделениями ОАО "РЖД", и ДЗО ОАО "РЖД" расположенными в границах железной дороги структуру раздела "Порядок взаимодействия" целесообразно сформировать по каждому вопросу взаимодействия, выделив их в самостоятельные подразделы:
1) Формирование планов природоохранных мероприятий;
2) Лицензирование деятельности в области охраны окружающей среды;
3) Взаимодействие с федеральными и региональными органами исполнительной власти, органами контроля и надзора;
- при описании порядка взаимодействия дирекций по ремонту тягового подвижного состава - структурных подразделений Дирекции по ремонту тягового подвижного состава с железными дорогами - филиалами ОАО "РЖД" структуру раздела "Порядок взаимодействия" целесообразно сформировать по контрагентам, с которыми осуществляется взаимодействие, выделив их в самостоятельные подразделы:
1) Взаимодействие со службой технической политики;
2) Взаимодействие со специальной службой;
3) Взаимодействие с инвестиционной службой.
Описание процедур взаимодействия участников должно быть изложено в регламенте с учетом следующих требований:
1. При описании взаимодействия, связанного с информационным обменом, в регламенте приводятся следующие обязательные данные о каждой процедуре передачи (получения) информации (документа):
- когда, в какие даты, сроки или с какой периодичностью передается информация (документ);
- кто из участников взаимодействия передает информацию (документ);
- кому передается информация (документ);
- каким способом отправки (из рук в руки под роспись в первичном документе или учетном регистре, с использованием факса или электронной почты, ЕАСД, либо иным способом);
- какого рода информация (документ) передается;
- с какой целью передается информация (документ);
- требования к передаваемой информации (документу). Например, типовые формы передачи информации (документа) с пояснениями по их заполнению, или ссылки на нормативные документы, которые утверждают данные формы и порядок их заполнения.
Например,
"х.х. На основании оформленных должным образом и согласованных конкурсных документов Заказчик в течение 2 (двух) рабочих дней формирует комплект документов, представление которого необходимо для размещения заказов в соответствии с Положением о порядке размещения заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД", и направляет его Организатору.
х.х. После получения протоколов заседаний конкурсных комиссий по результатам проведения конкурсных процедур Заказчик проводит согласование договоров в установленном в ОАО "РЖД" порядке, после чего начальник Дирекции, действуя на основании доверенности, в рамках предоставленных полномочий заключает договоры от имени ОАО "РЖД".
2. При описании взаимодействия, связанного приемкой (передачей) ТМЦ, работ (услуг) в регламенте приводятся следующие обязательные данные, как о принимаемом/передаваемом объекте, так и о документации в ходе приемки (передачи) ТМЦ, работ (услуг):
- объект (что именно) принимается (передается);
- с какой целью принимается (передается) объект;
- когда, в какие сроки или даты принимается (передается) объект;
- при чьем обязательном участии (контролер, наблюдатель или исполнитель) принимается (передается) объект, если таковое предусмотрено;
- типовые формы передачи (получения) информации или документа с пояснениями по их заполнению, или ссылки на нормативные документы, которые утверждают данные формы.
3. При описании взаимодействия, связанного с проведением мероприятий организационного и контрольного характера, в регламенте приводятся следующие обязательные данные:
- кто из участников взаимодействия передает (получает) информацию;
- когда, в какие даты, сроки или с какой периодичностью передается (получается) информация;
- каким способом отправки (из рук в руки под роспись в первичном документе или учетном регистре, с использованием факса или электронной почты, ЕАСД, либо иным способом);
- кому, кем передается (получается) информация (документ);
- типовые формы передачи (получения) информации или документа с пояснениями по их заполнению, или ссылки на нормативные документы, которые утверждают данные формы.
- предписывающие действия ответственного, осуществляющего контроль.
Раздел 3. "Контроль исполнения процедур взаимодействия" должен содержать описание осуществления контроля по каждой процедуре взаимодействия.
Например,
"х.х. Контроль за выполнением плана выполнения работ, а также приемка работ осуществляется Исполнителем.
х.х. Ежемесячно до 5 (пятого) числа месяца, следующего за отчетным Исполнитель готовит по установленной форме (Приложение N 1) и направляют Заказчику отчеты об исполнении договоров в бумажном и электронном виде.
В случае допущения контрагентами в отчетном периоде нарушений условий договоров, Исполнитель готовит и направляют Заказчику вместе с отчетом пояснительную записку о невыполнении условий договоров за подписью руководителя в бумажном виде.
х.х. Заказчик в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает поступившие отчеты и пояснительные записки о заключенных договорах на выполнение работ, и по результатам рассмотрения направляет в электронном виде Исполнителю предписания о принятии корректирующих мер или запрос о подготовке комплекта документов, необходимого для расторжения договоров, по установленной форме (Приложение N 1).
х.х. Исполнитель, получив от Заказчика предписания о принятии корректирующих мер по договорам:
инициирует процедуру заключения дополнительных соглашений об изменении сроков выполнения работ в установленном в ОАО "РЖД" порядке;
или готовит в течение 5 (пяти) рабочих дней комплекты документов для организации процедуры расторжения соответствующих договоров и направляют их Заказчику в бумажном виде.
х.х. Заказчик, получив от Исполнителя комплекты документов, инициирует процедуру расторжения договоров в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
После расторжения договоров с контрагентами Заказчик в течение 1 (одного) рабочего дня направляет Исполнителю и заинтересованным подразделениям ОАО "РЖД" информацию о расторжении соответствующих договоров в электронном виде".
Раздел 4. "Ответственность участников взаимодействия".
В данном разделе должно быть приведено описание установления ответственности участников взаимодействия за:
- нарушение сроков предоставления результатов процедуры взаимодействия;
- нарушение требований к форме, содержанию результатов процедуры взаимодействия.
Если ответственность участников за нарушение требований регламента взаимодействия установлена другими нормативными документами (например, соглашениями о взаимодействии), в данном разделе необходимо указать ссылку на данные документы (например, ответственность участников взаимодействия за нарушения требований регламента установлена Соглашением о взаимодействии N 111 от 01.09.2009 г.).
В зависимости от предмета и содержания взаимодействия, ответственность участников взаимодействия допускается приводить в тексте раздела, содержащего описание порядка взаимодействия.
Раздел 5. "Контроль версий регламента" должен быть оформлен в табличной форме и содержать сведения об изменениях, вносимых в регламент. Форма таблицы и пояснения по ее заполнению представлены в Приложении N 1 настоящего документа.
В разделе 6. "Приложения" необходимо привести шаблоны отчетных форм и другую информацию, на которые по тексту регламента взаимодействия имеются ссылки.
4. Контроль версий документа
Таблица 4.1. Контроль версий документа
N |
Номера листов (страниц) |
Всего листов (стр.) в документе |
N |
Входящий N |
Подпись |
Дата |
|||
Измененных |
Замененных |
Новых |
Аннулированных |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
______________________________
* Если данная процедура отличается от определенной в Положении об управлении жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД".
** В зависимости от предмета и содержания взаимодействия, ответственность участников взаимодействия допускается приводить в разделах регламента, содержащих описание порядка взаимодействия.
Приложение N 1
Форма таблицы контроля версий регламента
Таблица 2. Контроль версий регламента
N |
Номера листов (страниц) |
Всего листов (стр.) в документе |
N |
Входящий N |
Подпись |
Дата |
|||
Измененных |
Замененных |
Новых |
Аннулированных |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица контроля версий регламента заполняется в следующей последовательности.
В графе "N" указывается порядковый номер вносимой записи, начиная с единицы.
В графе "Номера листов (страниц)":
- "измененных" указываются номера измененных листов (страниц) в регламенте при регистрации изменений текста документа или прочерк;
- "замененных" указываются номера замененных листов (страниц) при регистрации замены листов (страниц) текста документа или прочерк;
- "новых" указываются номера новых листов (страниц) при регистрации дополнения листов (страниц) текста документа или прочерк;
- "аннулированных" указываются номера аннулированных листов (страниц), если производится регистрация замены листов (страниц) текста документа, или прочерк.
В графе "Всего листов (стр.) в документе" указывается общее количество листов (страниц) в регламенте.
В графе "N документа" указываются реквизиты документа.
В графе "Входящий N сопроводительного документа" указываются реквизиты сопроводительного документа.
В графе "Подпись" указывается фамилия, имя, отчество и должность ответственного работника за внесение изменений.
В графе "Дата" указывается дата внесения изменений в регламент.
Стандарт регламентов ОАО "РЖД"
Положение об управлении жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД"
(утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 31 октября 2011 г. N 2338р)
1. Общие положения
1.1. Настоящий документ - "Положение об управлении жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД" (далее - Положение) входит в Стандарт регламентов ОАО "РЖД".
1.2. Положение разработано с целью нормативного закрепления:
- общего описания модели жизненного цикла регламентов ОАО "РЖД";
- распределения полномочий и ответственности подразделений аппарата управления, структурных подразделений, филиалов ОАО "РЖД" (далее - подразделений ОАО "РЖД") на всех стадиях управления жизненным циклом регламентов;
- процедур управления жизненным циклом регламентов бизнес-процессов и регламентов взаимодействия.
1.3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработано настоящее Положение, приведены в Стандарте регламентов ОАО "РЖД". Общие положения.
2. Цели и задачи в области управления жизненным циклом регламентов
2.1. Основной целью ОАО "РЖД" в области управления жизненным циклом регламентов является обеспечение полноты, целостности, актуальности, непротиворечивости, отсутствия дублирования в документах системы регламентов холдинга "Российские железные дороги" (далее - Холдинга).
2.2. Поставленная цель достигается решением следующих задач:
- сбалансированным распределением и нормативным закреплением полномочий и ответственности по управлению жизненным циклом регламентов между подразделениями ОАО "РЖД" - участниками системы регламентов Холдинга;
- обеспечением соблюдения требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД" за счет организации эффективного контроля на всех стадиях жизненного цикла регламентов;
- обеспечением доступа подразделений ОАО "РЖД" к документам системы регламентов Холдинга.
3. Стадии жизненного цикла регламента
3.1. Выделяются следующие стадии жизненного цикла регламента:
- создание регламента;
- использование регламента;
- прекращение действия регламента.
3.2. На стадии создания выполняются следующие работы:
- выявление и обоснование потребности в разработке нового или корректировке действующего регламента;
- планирование проведения мероприятий по разработке нового или корректировке действующего регламента, включая установление сроков разработки и назначение ответственных;
- контроль соблюдения сроков разработки нового или корректировки действующего регламента;
- составление и оформление проекта регламента в соответствии с требованиями к оформлению конкретного типа регламента*;
- согласование проекта регламента с причастными подразделениями ОАО "РЖД" по кругу ведения, в том числе согласование на предмет соблюдения требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД";
- подписание (утверждение) регламента должностным лицом ОАО "РЖД" в соответствии с компетенцией;
- регистрация (учет) регламента в установленном в ОАО "РЖД" порядке;
- рассылка регламента: доведение регламента (его копий) до конкретных подразделений ОАО "РЖД" (должностных лиц) для ознакомления и использования в своей деятельности.
3.3. На стадии использования выполняются следующие работы:
- ознакомление с регламентом;
- исполнение (использование) регламента;
- хранение оригинала регламента в процессе исполнения до момента признания его утратившим силу или до момента введения в действие (утверждения) его новой версии;
- текущий контроль исполнения требований регламента;
- формирование регулярной отчетности об исполнении регламента;
- контроль исполнения требований регламента на основе регулярных отчетов;
- аудит исполнения регламента;
- принятие решения о разработке нового и/или корректировке действующего регламента, в том числе отмене действия регламента по результатам аудита.
3.4. На стадии прекращения действия регламента, в случае признания его утратившим силу, осуществляется:
- размещение подлинника (визового экземпляра) регламента на архивное хранение до истечения установленного срока хранения;
- уничтожение регламента, срок хранения которого истек.
4. Полномочия и ответственность участников системы регламентов Холдинга по управлению жизненным циклом регламентов
4.1. Распределение задач между участниками системы регламентов Холдинга по управлению жизненным циклом регламента:
Таблица 4.1. Распределение задач между участниками системы регламентов Холдинга по управлению жизненным циклом регламента
Стадии и процедуры жизненного цикла регламента |
Участники системы регламентов Холдинга и их задачи |
Другие участники процесса управления жизненным циклом регламента и их задачи |
||||
Администратор |
Владелец регламента |
Пользователь |
Аудитор |
Подразделение, ответственное за делопроизводство |
Прочие причастные подразделения (по кругу ведения) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Стадия создания регламента |
|
|
|
|
|
|
1. Выявление и обоснование потребности в разработке нового или корректировке действующего регламента |
|
|
|
|
|
|
1.1. Подготовка заявки на разработку или корректировку регламента |
У |
И |
|
|
|
|
1.2. Согласование заявки |
О |
|
|
И |
|
|
1.3. Подготовка заключения о целесообразности разработки нового или корректировки действующего регламента |
|
|
|
И |
|
|
1.4 Ознакомление с заключением о целесообразности разработки нового или корректировки действующего регламента |
У |
И |
|
|
|
|
2. Планирование и контроль соблюдения сроков разработки нового или корректировки действующего регламента |
|
|
|
|
|
|
2.1. Планирование проведения мероприятий по разработке нового или корректировке действующего регламента |
М У |
И |
Гп |
|
|
|
2.2. Контроль соблюдения сроков разработки нового или корректировки действующего регламента |
И |
Пр |
|
|
|
|
3. Составление и оформление проекта регламента в соответствии с требованиями к оформлению конкретного типа регламента |
М |
И |
|
|
М |
|
4. Согласование проекта регламента |
|
|
|
|
|
|
4.1. Формирование замечаний к проекту регламента |
И |
О |
|
|
И |
И |
4.2 Доработка проекта регламента в соответствии с полученными замечаниями |
М |
И |
|
|
М |
|
5. Подписание (утверждение) регламента уполномоченным лицом |
|
О |
|
|
|
|
6. Регистрация (учет) регламента |
|
О |
|
|
И |
|
7. Доведение регламента (и/или его копий) до конкретных лиц для ознакомления и использования в своей деятельности |
|
О |
|
|
И |
|
Стадия использования регламента |
|
|
|
|
|
|
8. Ознакомление с регламентом |
У |
|
И |
|
|
|
9. Исполнение регламента |
|
|
|
|
|
|
9.1. Использование регламента в своей работе |
|
|
И |
|
|
|
9.2. Текущий контроль исполнения требований регламента |
|
И |
Пр |
|
|
|
10. Хранение бумажного экземпляра регламента в процессе исполнения |
|
И |
И |
|
|
|
11. Формирование регулярной отчетности об исполнении регламента |
|
И |
Пр |
|
|
|
12. Контроль исполнения требований регламента на основе регулярных отчетов |
И |
Пр |
Пр |
|
|
|
13. Аудит исполнения регламента |
|
|
|
|
|
|
13.1. Планирование мероприятий по проведению аудита исполнения регламента |
Пр |
|
|
И |
|
|
13.2. Формирование группы проведения аудита |
|
|
|
И |
|
|
13.3. Формирование Программы аудита |
|
|
|
И |
|
|
13.4. Проведение аудита исполнения регламента |
Пр |
Пр |
Пр |
И |
|
|
13.5. Подготовка отчета по результатам аудита |
|
|
|
И |
|
|
13.6. Ознакомление с результатами проведенного аудита |
И |
И |
И |
О |
|
|
14. Принятие решения о разработке нового и/или корректировке действующего регламента, в том числе отмене действия регламента по результатам аудита |
К |
О |
|
|
|
|
Стадия прекращения действия регламента |
|
|
|
|
|
|
15. Архивное хранение регламента до истечения срока хранения |
|
И |
|
|
И |
|
16. Уничтожение регламента |
|
И |
|
|
И |
|
И - исполняет; К - контролирует; М - методически обеспечивает; У - учитывает; О - организует; Пр - предоставляет информацию; Гп - готовит предложение
4.2. За Администратором закрепляются следующие полномочия:
- запрашивать у Владельца регламента информацию о ходе исполнения планов по разработке новых и/или корректировке действующих регламентов;
- согласовывать проекты регламентов на предмет соблюдения требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД" и представлять Владельцу регламента рекомендации по их доработке;
- запрашивать у Владельца регламента отчетность об исполнении регламентов;
- принимать участие в совещаниях и мероприятиях по вопросам разработки новых и/или корректировки действующих регламентов;
- готовить предложения по совершенствованию процедур управления жизненным циклом регламентов и представлять их на утверждение руководству ОАО "РЖД" по компетенциям.
4.3. Администратор несет ответственность за:
- обеспечение соблюдения всеми подразделениями ОАО "РЖД" единых требований к процедурам управления жизненным циклом регламентов, установленных Стандартом регламентов ОАО "РЖД";
- ведение реестра регламентов ОАО "РЖД";
- обеспечение эффективного функционирования и развития системы регламентов Холдинга.
4.4. За Владельцем закрепляются следующие полномочия:
- определять сроки и перечень мероприятий, необходимые для разработки новых и/или корректировки действующих регламентов;
- готовить предложения о необходимости разработки новых и/или корректировки действующих регламентов, или прекращении действия регламентов;
- привлекать сторонних участников к разработке новых и/или корректировке действующих регламентов, а также формировать рабочие группы по разработке и/или корректировке регламентов;
- запрашивать у Пользователей, допустивших несоблюдение требований регламентов, информацию о причинах нарушений.
4.5. Владелец несет ответственность за:
- оперативное принятие мер по устранению отклонений от требований регламентов, выявленных в ходе их исполнения или аудиторских проверок;
- своевременное и в полном объеме представление Администратору информации по разработке новых и/или корректировке действующих регламентов;
- соблюдение требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД" при разработке новых и/или корректировке действующих регламентов;
- своевременное и в полном объеме представление Администратору и Аудитору отчетности об исполнении регламентов.
4.6. За Пользователем закрепляются следующие полномочия:
- готовить предложения по корректировке действующих регламентов и представлять их Владельцу регламента и Администратору;
4.7. Пользователь несет ответственность за:
- соблюдение требований регламентов, в которых за Пользователем закреплены конкретные операции;
- своевременное и в полном объеме представление Владельцу регламента и Администратору информации о причинах нарушений требований регламентов.
4.8. За Аудитором закрепляются следующие полномочия:
- согласовывать предложения о разработке новых и/или корректировке действующих регламентов, в том числе отмене действия;
- определять перечень регламентов для проведения аудита;
- запрашивать у участников системы регламентов Холдинга отчетность о результатах исполнения регламентов;
- получать разъяснения у аудируемых подразделений ОАО "РЖД", по вопросам, возникшим в ходе проверки исполнения регламентов;
- готовить предложения по совершенствованию системы контроля исполнения регламентов и приведению процедур исполнения регламентов в соответствие с закрепленными в регламентах требованиями;
- привлекать при необходимости сторонних экспертов для выполнения отдельных операций в процессе проведения аудита.
4.9. Аудитор несет ответственность за:
- соблюдение требований к порядку проведения аудиторских проверок исполнения регламентов, установленного Стандартом регламентов ОАО "РЖД";
- за отражение в отчете о проведении аудита непроверенной, необоснованной, неполной или не подтвержденной документально информации;
- предоставление аудируемым подразделениям ОАО "РЖД" разъяснений о результатах проверки.
5. Процедуры управления жизненным циклом регламентов ОАО "РЖД"
5.1. На стадии создания регламента выполняются следующие работы:
5.1.1. Инициатором работ по разработке нового или корректировке действующего регламента выступает Владелец регламента.
Владелец регламента готовит обоснование на выполнение данных работ в форме заявки и направляет его Администратору по электронной почте.
В заявке должна быть указана следующая информация:
- для нового регламента: описание объекта документирования - область применения регламента, основные участники;
- для действующего регламента: реквизиты регламента, в который планируется вносить изменения или отменять его действие, с указанием разделов (номеров страниц) регламента;
- обоснование в разработке нового или корректировке действующего регламента, в том числе отмене действия регламента (например, изменение границ бизнес-процесса, изменения организационной структуры и пр.).
5.1.2. Для проведения экспертизы целесообразности разработки нового или корректировки действующего регламента (отмене действия регламента) Администратор, на основании заявки, в течение 2 (двух) рабочих дней формирует комплект документов состоящий из:
- заявки Владельца регламента;
- информации о всех действующих регламентах, которые разработаны в соответствии с изменяемым регламентом, требования которого они выполняют или на положения которого ссылаются. Данная информация формируется Администратором с использованием данных реестра регламентов ОАО "РЖД".
Сформированный комплект документов направляется Аудитору в бумажном и/или электронном виде в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.1.3. Аудитор в течение 10 (десяти) рабочих дней проводит анализ комплекта документов, в том числе, на предмет дублирования информации, предлагаемой к внесению в регламент, нормативно закрепленной в других документах системы регламентов Холдинга.
В заключение Аудитора также должна быть указана информация о регламентах, которые потребуют пересмотра (корректировки).
Заключение о результатах экспертизы направляется Администратору для учета, который в свою очередь направляет его Владельцу регламента в течение одного рабочего дня после получения.
5.1.4. Планирование работ по разработке нового и/или корректировке действующего регламента осуществляется Владельцем регламента на основании:
- отчета о проведении аудита, в котором указана целесообразность разработки (корректировки) регламента;
- заключения о результатах экспертизы целесообразности разработки (корректировки) регламента.
Владелец регламента формирует по установленной форме (Приложение N 1) План мероприятий по разработке (корректировке) регламентов и утверждает его должностным лицом ОАО "РЖД" по компетенции в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
Утвержденный План мероприятий по разработке (корректировке) регламентов Владелец регламента направляет Администратору.
Контроль за соблюдением сроков по разработке (корректировке) регламентов осуществляет Администратор.
При несоблюдении сроков Администратор запрашивает у Владельца регламента информацию о причинах отклонений от Плана мероприятий по разработке (корректировке) регламентов и уведомляет об этом Аудитора.
5.1.5. В соответствии с утвержденным Планом мероприятий по разработке (корректировке) регламентов Владелец регламента осуществляет разработку регламента в соответствии с требованиями к оформлению конкретного типа регламента.
5.1.6. Подготовленный проект регламента Владелец регламента согласовывает в установленном в ОАО "РЖД" порядке:
- с Администратором - на предмет соблюдения требований Стандарта регламентов ОАО "РЖД";
- с Аудитором - на предмет учета замечаний и рекомендаций, подготовленных в ходе соответствующей аудиторской проверки;
- с причастными по кругу ведения.
При наличии замечаний от согласующих Владелец регламента осуществляет его доработку и при необходимости направляет проект регламента на повторное согласование в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.1.7. Согласованный проект регламента Владелец регламента направляет на утверждение (подписание) и регистрацию в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.1.8. Зарегистрированный регламент направляется адресатам согласно составленному Владельцем регламента указателю рассылки в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
В указатель рассылки в обязательном порядке включается Администратор.
Хранение подлинника (визового экземпляра) регламента осуществляется в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.2. На стадии использования регламента выполняются следующие процедуры:
5.2.1. Пользователи, получив регламент согласно указателю рассылки (п. 5.1.8.), знакомятся с положениями регламента и принимают его к исполнению.
5.2.2. Администратор, получив регламент согласно указателю рассылки (п. 5.1.8.), вносит записи о регламенте (реквизиты регламента, ответственного за его ведение) в реестре регламентов ОАО "РЖД".
Если утвержденный регламент требует пересмотра (корректировки) других нормативных документов системы регламентов Холдинга, в соответствии с заключением о результатах экспертизы целесообразности разработки (корректировки) регламентов, Администратор направляет Владельцам данных регламентов уведомление о необходимости внесения изменений в документы. К уведомлению прикладываются заключение Аудитора и реквизиты утвержденного регламента. В случае необходимости, направляется копия утвержденного регламента.
Владельцы регламентов, получив от Администратора уведомление, планируют работы по корректировке регламентов в соответствии с требованиями пункта 5.1.4 настоящего Положения.
5.2.3. В случае нарушения требований регламента, Пользователи в течение одного рабочего дня направляют Владельцу регламента и Администратору информацию с указанием причин нарушений в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
При наличии предложений по улучшению исполнения регламента Пользователи направляют данные предложения с обоснованием Владельцу регламента и Администратору по электронной почте.
5.2.4. Контроль за соблюдением требований исполнения регламента осуществляется Владельцем регламента.
Владелец регламента формирует отчет об исполнении регламента, в котором в обязательном порядке приводится информация обо всех случаях нарушения Пользователями требований регламента в отчетном периоде.
В качестве подтверждения нарушений требований регламента могут также приводиться данные из автоматизированных систем ОАО "РЖД", электронной почты и пр.
Срок формирования отчета об исполнении регламента устанавливается Администратором по согласованию с Владельцем регламента, исходя из специфики регламента, но не реже одного раза в год.
Отчет направляется Администратору в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.2.5. Администратор, получив отчеты об исполнении регламентов, проводит анализ и формирует перечень регламентов для включения в План проведения аудита.
По каждому регламенту из перечня готовится комплект документов, состоящий из:
- отчета Владельца регламента;
- регламента;
- предложений Пользователей по улучшению исполнения регламента при их наличии.
Перечень и комплект сопроводительных документов направляется Аудитору Администратором в установленном ОАО "РЖД" порядке.
5.2.6. Аудит исполнения регламентов проводится рабочей группой.
Определение состава группы и назначение ее руководителя, а также организацию работы группы осуществляет Аудитор.
5.2.7. Ежегодно до 30 ноября Аудитор формирует План проведения аудита на основании:
- перечня регламентов, сформированного Администратором;
- сведений об изменениях требований международных, национальных, государственных и отраслевых стандартов, которые потребуют внесения изменений в документы системы регламентов Холдинга;
- сведений об установлении новых требований к бизнес-процессам, процедурам взаимодействия;
- сведений об изменении системы управления ОАО "РЖД", в том числе организационной структуры и информационной поддержки процессов управления, изменении применяемых методов управления.
Сформированный План проведения аудита утверждается в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
5.2.8. На основании утвержденного Плана Аудитор разрабатывает Программу аудита, которая должна включать следующую информацию:
- наименование объекта проверки;
- сроки проведения проверки;
- Владелец регламента;
- состав участников рабочей группы по проведению аудита.
5.2.9. На основании Программы аудита Аудитор рассылает в установленном в ОАО "РЖД" порядке Владельцам регламентов информационное письмо о проведении аудита.
5.2.10. Аудит регламентов заключается в сборе, обработке и анализе информации об исполнении регламента и причинах выявленных отклонений, а также подготовке и согласовании с Владельцем регламента и Администратором отчета по результатам проведенного аудита.
Отчет по результатам проведенного аудита должен содержать рекомендации по улучшению исполнения регламента, а также, в случае необходимости, предписания о разработке нового и/или корректировке действующего (отмене действия) регламента.
Отчет составляется в двух экземплярах по одному для Владельца регламента и Аудитора.
Администратору для учета направляется копия отчета.
5.2.11. Владелец регламента, получив Отчет по результатам проведенного аудита, планирует работы в соответствии с выданными предписаниями.
Работы по разработке (корректировке) регламента осуществляются Владельцем регламента в соответствии с требованиями пункта 5.1.4 настоящего Положения.
5.2.12. Администратор, получив Отчет по результатам проведенного аудита, вносит записи о регламенте (дата проведения аудита, замечания и рекомендации Аудитора) в реестре регламентов ОАО "РЖД".
5.3. В случае принятия решения о прекращении действия регламента архивное хранение и уничтожение подлинника (визового экземпляра) регламента осуществляется в установленном в ОАО "РЖД" порядке.
6. Контроль версий документа
Таблица 6.1. Контроль версий документа
N |
Номера листов (страниц) |
Всего листов (стр.) в документе |
N |
Входящий N |
Подпись |
Дата |
|||
Измененных |
Замененных |
Новых |
Аннулированных |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
______________________________
* Стандарт регламентов ОАО "РЖД". Методические требования к регламентам ОАО "РЖД" в области управления.
Приложение N 1
Форма Плана мероприятий по разработке (корректировке) регламентов
УТВЕРЖДАЮ
_______________ /_____________________/
(подпись) (расшифровка подписи)
Плана мероприятий по разработке (корректировке) регламентов
_____________________________________ на 20__ год
(наименование подразделения ОАО "РЖД")
N |
Наименование регламента |
Статус регламента |
Сроки разработки (корректировки) |
Ответственный |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
План мероприятий по разработке (корректировке) регламентов заполняется в следующей последовательности.
В графе "N" указывается порядковый номер вносимой записи, начиная с единицы.
В графе "Наименование регламента" указывается наименование вновь разрабатываемого регламента или действующего, в который планируется вносить изменения.
В графе "Статус регламента" указывается: для нового регламента "новый", для действующего - "действующий".
В графе "Сроки разработки (корректировки)" указываются планируемые сроки окончания работы по разработке (корректировке) регламента.
В графе "Ответственный" указывается подразделение ОАО "РЖД", ответственное за разработку.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение ОАО "РЖД" от 31 октября 2011 г. N 2338р "Об утверждении Стандарта регламентов ОАО "РЖД"
Текст распоряжения официально опубликован не был