Приложение. Положение об архиве муниципалитета внутригородского муниципального образования Марьино в г. Москве

Приложение
к распоряжению муниципалитета
внутригородского муниципального образования
Марьино в г. Москве
от 17 ноября 2010 г. N 166

Положение
об архиве муниципалитета внутригородского муниципального образования Марьино в городе Москве

1. Общие положения

1.1. Документы муниципалитета внутригородского муниципального образования Марьино в городе Москве (далее - Муниципалитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда города Москвы и подлежат постоянному хранению в Центральном архиве города Москвы (ЦАГМ) Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы).

1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, хранятся в муниципалитете.

1.3. Муниципалитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Москвы, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ЦАГМ.

1.4. Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на постоянное хранение архивных документов в ЦАГМ, производятся силами и за счет муниципалитета.

1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Москвы должностные лица муниципалитета несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6. В муниципалитете создается архив для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ЦАГМ. Муниципалитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Функции архива приказом руководителя муниципалитета возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.7. В своей работе архив муниципалитета руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства (Росархива) и Главархива Москвы, указаниями вышестоящих организаций, руководства муниципалитета, и настоящим Положением.

1.8. Архив муниципалитета работает по планам, утвержденным руководством муниципалитета, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.9. Контроль за деятельностью архива муниципалитета осуществляет руководство организации.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива муниципалитета осуществляет Главархив Москвы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

- законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения,

- документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений,

- документы временного срока хранения;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в ЦАГМ с соблюдением нормативных требований по архивному делу;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве муниципалитета;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений муниципалитета, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы и графики передачи документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение в ЦАГМ;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) муниципалитета и экспертно-проверочных органов Главархива Москвы;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников муниципалитета о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива либо во временное пользование работникам структурных подразделений муниципалитета;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях муниципалитета;

3.2.8. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) муниципалитета;

3.2.9. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел муниципалитета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации;

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства муниципалитета;

3.2.11. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в ЦАГМ документы Архивного фонда Москвы.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях муниципалитета;

4.2. Требовать от структурных подразделений муниципалитета своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.3. Запрашивать от структурных подразделений муниципалитета сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив и функций.

5. Ответственность лица, ответственного за архив

5.1. Лицо, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. Лицо, ответственное за архив, совместно с руководителем муниципалитета несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

5.3. При смене лица, ответственного за архив, проводится обязательная проверка наличия и состояния документов с оформлением акта проверки.

Согласовано:
Протокол
Экспертной комиссии
муниципалитета внутригородского
муниципального образования
Марьино в городе Москве
от 15.09.2010 N 1