Приложение N 4. Положение об управлении мотивацией участников проектов

Приложение N 4
к Методическим рекомендациям по внедрению
проектного управления в органах исполнительной власти

ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении мотивацией участников проектов

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в целях создания системы проектной мотивации в <Органе исполнительной власти> и внедрения методики оценки и расчета премий участников приоритетных проектов (далее - Методика), определяющей алгоритм оценки и расчет премий участников приоритетных проектов (далее проектов) <Органа исполнительной власти>.

2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия: <Перечень терминов или ссылка на документ/приложение>.

3. Методика распространяется на всех должностных лиц <Органа исполнительной власти>, участвующих в проектах не менее 1 календарного месяца.

4. Методика не распространяется на должностных лиц, уволенных до завершения проекта/этапа проекта.

5. Основанием применения Методики для премирования участников проекта является официальное завершение проекта/этапа проекта, зафиксированное решением <руководителя Органа исполнительной власти> (для приоритетных проектов) <профильного заместителя руководителя Органа исполнительной власти> (для внутренних проектов).

6. Методика разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами <Органа исполнительной власти>.

7. Контроль исполнения Методики осуществляет <Проектный офис>.

II. Цели и принципы системы проектной мотивации

8. Основными целями системы проектной мотивации являются:

создание мотивации для участников проекта от <Органа исполнительной власти> на качественное и своевременное выполнение контрольных событий и поручений проекта, эффективное взаимодействие между собой и высокий уровень дисциплины при выполнении контрольных событий и поручений проекта;

создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях должностных лиц <Органа исполнительной власти>;

обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов.

9. Основными принципами системы проектной мотивации являются:

использование ограниченного количества показателей оценки, являющихся ключевыми для мотивации участников проектов;

прозрачность оценки участников проектов и прогнозируемость величины премии в зависимости от эффективности должностных лиц;

своевременность оценки участников проектов и начисления премий.

III. Алгоритм оценки участников проектов

10. Система проектной мотивации использует 3 типа ключевых показателей эффективности (далее КПЭ), на основе которых рассчитываются коэффициенты премирования и размеры премии для всех участников проектов.

КПЭ проекта/этапа проекта - численный показатель, определяющий эффективность реализации проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации <Органа исполнительной власти>. Показатель един для всех участников проекта;

КПЭ блока мероприятий - численный показатель, определяющий эффективность выполнения блока мероприятий проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации <Органа исполнительной власти>. Показатель един для всех исполнителей соответствующего блока мероприятий и уникален для всех блоков мероприятий (данный уровень выделяется для наиболее крупных проектов);

Индивидуальный КПЭ - численный показатель, определяющий индивидуальную эффективность участников проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации "Органа исполнительной власти>. Показатель уникален для всех участников проектов.

Оценка КПЭ блока мероприятий и Индивидуального КПЭ, сформулированных в форме качественных результатов, осуществляется Руководителем проекта на основе предложений, представляемых участниками проекта, а также иными лицами.

11. КПЭ проекта/этапа проекта вычисляется по следующей формуле:

, где:

- КПЭ проекта/этапа проекта;

- оценка по критерию достижения результатов проекта/этапа проекта относительно запланированных результатов.

- оценка по критерию качества достигнутых результатов проекта/этапа проекта относительно утвержденных критериев успеха проекта и ожиданий оценивающего.

- оценка по критерию соблюдения сроков завершения проекта/этапа проекта относительно утвержденных сроков.

12. КПЭ блока мероприятий вычисляются по следующей формуле:

, где:

- КПЭ блока мероприятий;

- оценка по критерию качества результатов блока мероприятий относительно ожиданий оценивающего и утвержденных параметров проекта.

- оценка по критерию соблюдения сроков выполнения блока мероприятий относительно утвержденных сроков реализации.

13. Индивидуальный КПЭ вычисляются по следующей формуле:

, где:

- индивидуальный КПЭ;

- оценка по критерию качества выполненных участником проекта контрольных событий и поручений относительно ожиданий оценивающего и утвержденных параметров проекта;

- оценка по критерию соблюдения сроков выполнения участником проекта контрольных событий и поручений относительно утвержденных сроков;

- оценка по критерию эффективности взаимодействия участника проекта с другими участниками проекта;

- оценка по критерию своевременности предоставления участником проекта отчетности по проекту.

14. Оценка по критериям КПЭ, перечисленным выше, может иметь 4 значения в зависимости от степени достижения критерия КПЭ:

Нулевой уровень (оценка 0) - уровень не достижения критерия КПЭ;

Минимальный уровень (оценка 0,7) - уровень неполного достижения критерия КПЭ;

Целевой уровень (оценка 1) - уровень полного достижения критерия КПЭ;

Максимальный уровень (оценка 1,5) - уровень достижения критерия КПЭ выше ожидаемого уровня.

15. Формулировки уровней достижения по каждому критерию КПЭ приведены в Приложении N 1 к настоящей Методике.

16. Оценка критериев КПЭ и самих КПЭ производится в Итоговом отчете по проекту/этапу проекта (далее Итоговый отчет) и Ведомости оценки участников проектов (далее Ведомость оценок), которые приведены в Приложениях N 6 к Положению об управлении проектами и N 2 к настоящей Методике соответственно.

17. Оценка критерия достижения результатов проекта/этапа проекта осуществляется Руководителем проекта путем сравнения запланированных результатов проекта/этапа проекта в Паспорте проекта и фактически полученных результатов.

18. Оценка критерия качества достигнутых результатов проекта/этапа проекта осуществляется Руководителем проекта путем оценки достижения запланированных критериев успеха проекта/этапа проекта в Паспорте проекта.

19. Оценка критерия своевременности завершения проекта/этапа проекта осуществляется Руководителем проекта путем сравнения плановой длительности проекта/этапа проекта в календарных днях, вычисляемой на основе утвержденных сроков начала и окончания проекта в Паспорте проекта, и фактической длительности проекта/этапа проекта в календарных днях, вычисляемой на основе даты завершения проекта, зафиксированной в протокольном решении органа исполнительной власти, и даты начала проекта, зафиксированной в Паспорте проекта.

20. Оценка критерия качества выполненных контрольных событий и поручений блока мероприятий осуществляется Руководителем проекта путем экспертной оценки оценивающего в соответствии с его ожиданиями.

21. Оценка критериев своевременности выполнения контрольных событий и поручений блока мероприятий/участника проекта осуществляется Руководителем проекта на основе утвержденных документов, протоколов решений и отчетов по проекту путем расчета доли выполненных в срок контрольных событий и поручений в общей доле контрольных событий и поручений блока мероприятий/участника проекта. По решению руководителя <Органа исполнительной власти> из расчета могут исключаться контрольные события и поручения, по которым в отчетах прогнозировался риск их невыполнения по внешним причинам (в отчете утверждался "красный" риск). В случае отсутствия информации в утвержденных документах, протоколах решений и отчетах допускается экспертная оценка оценивающего.

22. Оценка критерия качества выполненных контрольных событий и поручений осуществляется путем экспертной оценки оценивающего в соответствии с его ожиданиями.

23. Оценка критерия эффективности взаимодействия участника проекта с другими участниками проекта осуществляется Руководителем проекта путем экспертной оценки оценивающего в соответствии с его ожиданиями.

24. Оценка критерия своевременности предоставления отчетности участником проекта осуществляется путем сравнения сроков предоставления отчетности, утвержденных нормативными методическими документами органа исполнительной власти или Приказом по приоритетному проекту и фактических сроков предоставления отчетности участником проекта в Информационной системе управления проектами.

25. КПЭ измеряются в процентах и могут иметь значение от 0 до 150% включительно. КПЭ, равный 0%, соответствует полному не достижению всех критериев КПЭ. КПЭ, равный 150%, соответствует достижению всех критериев КПЭ выше ожидаемого уровня.

Например:

26. Выделяются 4 группы участников приоритетного проекта: Директор проекта, Руководитель проекта, Руководитель блока мероприятий и Исполнитель. Для всех групп участников проекта используется единая формула вычисления коэффициента премирования на основе КПЭ проекта/этапа проекта, КПЭ блока мероприятий и индивидуального КПЭ, но используются различные удельные веса этих КПЭ.

27. Коэффициент премирования участника проекта вычисляется на основе КПЭ по следующей формуле:

, где:

- КПЭ проекта/этапа проекта;

- КПЭ блока мероприятий;

- индивидуальный КПЭ;

- удельный вес в структуре оценки участника проекта (%);

- удельный вес в структуре оценки участника проекта (%);

- удельный вес в структуре оценки участника проекта (%).

28. Удельные веса КПЭ определяются для 4 групп участников проекта в соответствии с таблицей:

N	Роль на проекте
1.	Директор проекта	100%	0%	0%
2.	Руководитель проекта	80%	20%	0%
3.	Руководитель блока работ	40%	40%	20%
4.	Исполнитель	20%	40%	40%

29. Коэффициент премирования участника проекта измеряется в процентах и может иметь значение от 0 до 150% включительно.

Например:

IV. Расчет премии участников проектов

30. Размер премии участника проекта по результатам проекта/этапа проекта рассчитывается на основании установленного ему денежного содержания за фактически отработанные календарные месяцы на проекте/этапе проекта с учетом коэффициента премирования по следующей формуле:

, где:

П - размер премии по итогам проекта/этапа проекта;

ЗП - месячное денежное содержание должностного лица;

М - количество месяцев участия на проекте;

- коэффициент премирования участника проекта.

31. Размер премии участника проекта измеряется в рублях и может иметь значение от 0 до 45% включительно от денежного содержания должностного лица.

Например, при денежном содержании должностного лица 40 тыс. рублей в месяц, при 12 месяцах работы на проекте и коэффициенте премирования 150% должностное лицо получит следующую премию:

Премия = 40 тыс. рублей * 12 месяцев * 30% * 150% = 216 тыс. рублей

32. Размер премии участника проекта может быть скорректирован относительно расчетного значения исходя из размера фонда премирования.

V. Порядок оценки участников проекта и расчета премии

33. Оценка участников проекта и расчет премии осуществляются в течение одного месяца после завершения проекта/этапа проекта. Датой завершения проекта/этапа проекта считается протокольное решение <руководителя Органа исполнительной власти> о завершении проекта/этапа проекта.

34. Руководитель проекта в течение 3 рабочих дней после завершения проекта/этапа проекта формирует Итоговый отчет в соответствии с Приложением N 6 к Положению об управлении проектами, в котором указывается соответствие плановых и фактических показателей проекта/этапа проекта и блоков мероприятий в части достижения результатов, качества достигнутых результатов и соблюдения сроков, соответствующие КПЭ проекта/этапа проекта и блоков мероприятий.

35. Руководитель проекта на основе информации из Итогового отчета формирует Ведомость оценок в соответствии с Приложением N 2 к настоящей Методике, на основании Приказа об утверждении проекта, Плана-графика проекта и отчетов о статусе проекта указывает состав участников проекта/этапа проекта, количество месяцев их участия в проекте/этапе проекта, оценки своевременности предоставления отчетности по проекту, КПЭ проекта/этапа проекта и блоков мероприятий, информацию по индивидуальным КПЭ руководителей блоков мероприятий и направляет Ведомость оценок по электронной почте руководителям блоков мероприятий для заполнения индивидуальных КПЭ исполнителей проекта.

36. Руководители блоков мероприятий в течение 6 рабочих дней после завершения проекта/этапа проекта указывают в Ведомости оценок информацию по индивидуальным КПЭ исполнителей проекта своих блоков мероприятий, и согласуют обновленную Ведомость с Руководителем проекта.

37. Руководитель проекта в течение 9 рабочих дней после завершения проекта/этапа проекта согласует Итоговый отчет и Ведомость оценок со структурным подразделением <Органа исполнительной власти>, осуществляющим контроль исполнения настоящей Методики, руководителя <Проектного офиса>, обеспечивающим построение системы управления приоритетными проектами и Директором проекта.

38. Директор проекта в течение 12 рабочих дней после завершения проекта/этапа проекта утверждает у <руководителя Органа исполнительной власти> Итоговый отчет и Ведомость либо получает замечания к ним.

39. В случае возникновения замечаний к Итоговому отчету или Ведомости оценок Руководитель проекта устраняет замечания, согласует в течение 15 рабочих дней после завершения проекта/этапа проекта новые версии документов со структурным подразделением <Органа исполнительной власти>, осуществляющим контроль исполнения настоящей Методики, <заместителем руководителя Органа исполнительной власти>, обеспечивающим построение системы управления приоритетными проектами, и Директором проекта. После чего Директор проекта утверждает Итоговый отчет и Ведомость оценок у <руководителя Органа исполнительной власти>.

40. На основе утвержденных Итогового отчета и Ведомости оценок <руководитель Органа исполнительной власти> дает поручение структурному подразделению <Органа исполнительной власти>, отвечающему за распределение и управление финансовыми потоками, подготовить предложения по фонду премирования. После принятия <руководителем Органа исполнительной власти> решения о размере фонда премирования оформляется приказ о премировании участников проекта.