Приложение N 9. Архитектура информационной системы управления проектами и перечень типовых модулей

Приложение N 9
к Методическим рекомендациям по внедрению
проектного управления в органах исполнительной власти

Архитектура информационной системы управления проектами и перечень типовых модулей

I. Перечень и описание типовых модулей информационной системы управления информационными проектами

1. Основные модули

Модуль паспортизации проектов - обеспечивает ведение и хранение электронного паспорта (карточки) каждого проекта, в котором содержатся основные сведения о проекте, включая его цели, задачи, результаты, критерии успеха, сроки реализации, предварительный укрупненный бюджет, перечень ответственных лиц и исполнителей.

Модуль управления сроками - обеспечивает формирование и отслеживание плана контрольных событий проекта, а также детальное календарное планирование проекта: формирование плана-графика проекта, определение связей между мероприятиями, контрольными событиями, указание исполнителей по мероприятиям и контрольным событиям, сохранение утвержденной версии плана-графика проекта, анализ исполнения плана-графика.

Модуль управления показателями деятельности - обеспечивает формирование показателей (индикаторов) для всех проектов, выделенной группы проектов или отдельного проекта, задание плановых значений показателей, формирование прогнозов и отслеживание фактических значений показателей.

Модуль управления персоналом - обеспечивает ведение организационной структуры <Органа исполнительной власти>, реестра пользователей ИСУП, реестра проектных ролей, позволяет осуществить сопоставление значений данных справочников с целью формирования матрицы доступа пользователей ИСУП, обеспечивает ведение контактной информации по всем участникам проектной деятельности.

Модуль позволяет формировать ключевые показатели эффективности деятельности участников проектов, в том числе индивидуальные, определять их плановые значения и выполнять расчет фактических значений, в том числе на основании показателей (индикаторов) по проектам, информации о достижении контрольных событий по проектам, показателей деятельности.

Опционально: может обеспечивать аналитический учет ресурсов по проектам, то есть формирование планов по обеспечению проекта необходимыми ресурсами, распределение ресурсов между несколькими проектами, учет плановой и фактической загруженности ресурсов на проектах и отдельных задачах.

Модуль управления финансовыми показателями проекта - обеспечивает формирование и контроль исполнения бюджета проекта (финансирование проекта и освоение выделенных финансовых средств). За счет интеграции может получать данные от внешних финансовых и бухгалтерских систем.

Модуль управления рисками, проблемами и открытыми вопросами - позволяет вести реестр актуальных рисков и/или открытых вопросов (проблем) по проекту.

Опционально: Модуль позволяет выполнять экспертную оценку вероятности возникновения и степени влияния рисков на достижение основных параметров проекта: контрольных событий, показателей.

Модуль сбора отчетности по проектам - обеспечивает поддержку процедур сбора отчетной информации по проектам от участников проектной деятельности, в том числе принятие, отклонение и редактирование отчетов от участников проекта, их сведение, формирование регламентированных периодических отчетов о состоянии реализации проектов, достижении контрольных событий проектов, статусе проектных рисков.

Опционально: модуль может обеспечивать также сбор информации о фактических трудозатратах на выполнение задач из сетевого плана-графика реализации проекта от ресурсов, прикрепленных к данным задачам плана.

Модуль формирования аналитической отчетности и контроля по проектам - обеспечивает формирование необходимой аналитической и регламентной отчетности по проектам, получая информацию из остальных модулей и компонентов ИСУП, а также из смежных информационных систем (интеграция).

Модуль также обеспечивает персонифицированное представление информации для пользователей разных категорий: индивидуальные панели контроля для Проектного комитета и его Председателя, Проектных офисов, руководителей проектов. Индивидуальные панели контроля позволяют фокусироваться только на той информации, которая важна для конкретного пользователя.

Модуль управления изменениями - обеспечивает возможность согласования изменений ключевых параметров проектов: изменения сроков реализации контрольных событий по проекту, бюджета проекта или прогнозных значений показателей проекта. Модуль позволяет формировать цепочки согласований (так называемые запросы на изменения) и автоматизировать процедуры принятия решений по изменениям, обеспечивая эскалацию вопроса на нужный уровень. Модуль обеспечивает формирование и печать документов по изменениям в проекте для их передачи на официальное согласование.

Модуль хранения проектных документов и ведения базы знаний по проектам - обеспечивает хранение в структурированном виде и возможность вывода на печать всех документов, связанных с реализацией проектов, а также архивирование результатов выполнения проектов и формирование базы знаний по проектам, содержащей шаблоны и примеры проектных документов, типовые списки контрольных событий и проектных рисков, извлеченные уроки и пр.

Опционально: может реализовывать функции совместной работы над проектными документами, поддержку версионности документов, цепочки согласования проектных документов.

2. Обеспечивающие модули

Модуль администрирования - обеспечивает функции администрирования ИСУП: создание новых пользователей в системе, разграничение прав доступа к данным и функциям системы (роли, группы пользователей), ведение и актуализацию справочников и классификаторов, просмотр журналов изменений, настройку рассылки оповещений и цепочек согласований и пр.

Модуль журналирования действий (логирования) - обеспечивает контроль и фиксацию всех изменений в ИСУП, выполняемых пользователями или автоматически ИСУП, хранение информации по изменениям и регламентированный доступ к ней.

Модуль нотификации - обеспечивает своевременное извещение пользователей о каких-либо событиях в проектах, о необходимости подготовить отчетность о выполнении работ по проекту. Извещения могут отправляться как по электронной почте, так и передаваться пользователю через ИСУП.

Модуль интеграции со смежными информационными системами - обеспечивает интеграцию с прочими смежными информационными системами <Органа исполнительной власти>: финансовой, бухгалтерской, системой документооборота и делопроизводства, системой, автоматизирующей конкурсные процедуры, почтовой системой и пр. Кроме того, в рамках данного модуля может быть предусмотрена интеграция с системами проектного управления других органов исполнительной власти (выше- или нижестоящих, взаимодействующих по функциям).

II. Очереди разработки и внедрения ИСУП

В соответствии с принципом поэтапного наращивания сложности и функциональности ИСУП могут быть выделены несколько последовательных очередей по разработке и внедрению ИСУП:

Очередь 1 - внедрение первостепенных, базовых модулей ИСУП:

- условия для начала внедрения очереди: присутствует понимание важности внедрения ИСУП в <Органе исполнительной власти>, поддержка со стороны руководства. Разработана методология проектного управления и необходимая нормативно-регламентная база;

- результаты внедрения очереди: внедрен базовый функционал ИСУП. Подключены и обучены работе с ИСУП пользователи разного уровня. Запущены базовые процессы проектного управления с использованием ИСУП. Отлажена система регламентированной отчетности;

Очередь 2 - внедрение расширенного функционала и модулей ИСУП

- условия для начала внедрения очереди: завершено внедрение 1 очереди ИСУП. Оценены результаты. Сформировано понимание необходимости дальнейшего развития ИСУП;

- результаты внедрения очереди: внедрен расширенный функционал ИСУП, проведено дополнительное обучение. Выстроена полная цепочка работы от детального планирования и контроля выделенного проекта (сроки, финансы, ресурсы) до контроля показателей деятельности органа исполнительной власти.

Очередь 3 - внедрение опционального функционала ИСУП

- условия для начала внедрения очереди: завершено внедрение 2 очереди ИСУП. Оценены результаты. Сформировано понимание необходимости дальнейшего развития ИСУП;

- результаты внедрения очереди: внедрен опциональный функционал ИСУП, проведено дополнительное обучение. Все процессы проектного и портфельного управления, включая детальную аналитику и отчетность, анализ рисков, аналитический учет ресурсов проектов, ведутся в ИСУП

Матрица внедрения модулей ИСУП по очередям приведена в Таблице 1.

Таблица 1. Матрица внедрения модулей ИСУП по очередям

	Модули ИСУП	Очередь 1	Очередь 2	Очередь 3
Основные модули
-	Модуль паспортизации проектов	Паспортизация проектов
-	Модуль управления сроками	По контрольным событиям	Календарно-сетевое планирование
-	Модуль управления показателями деятельности	Ввод показателей, учет плановых значений	Отслеживание фактических значений показателей
-	Модуль управления персоналом	Ведение реестров пользователей, подразделений, проектных ролей и их сопоставление (матрица доступа). Контакты участников проектов	Ведение ключевых показателей эффективности должностных лиц, ввод плановых значений. Ввод/расчет фактических значений показателей эффективности должностных лиц	Аналитический учет ресурсов, формирование планов ресурсного обеспечения проектов, учет загруженности ресурсов
-	Модуль управления финансовыми показателями проекта	Ввод плановых значений фин. показателей	Фактический учет финансовых показателей	Интеграция с финансовыми и бухгалтерскими системами
-	Модуль управления рисками, проблемами и открытыми вопросами		Ведение реестра рисков, проблем, открытых вопросов по проекту.	Экспертная оценка вероятности возникновения и степени влияния рисков. Оценка влияния рисков на достижение конкретных результатов проектов, выполнение контрольных событий, достижение показателей
-	Модуль сбора отчетности по проектам	Сбор и согласование регламентированных отчетов по проектам, контрольным событиям	Сбор регламентированных отчетов по показателям. Формирование гибких отчетов (по запросу) за произвольные периоды	Сбор информации фактических трудозатратах по выполнению задач сетевого плана-графика проекта
-	Модуль формирования аналитической отчетности	Формирование регламентированных форм отчетов	Формирование дополнительных аналитических отчетов. Формирование информационных панелей контроля для различных групп пользователей	Предоставление пользователям возможности самостоятельно конструировать необходимые отчеты
-	Модуль управления изменениями		Формирование запросов на изменения, настройка цепочек согласования запросов
-	Модуль хранения проектных документов и ведения базы знаний по проектам	Хранение и печать проектных документов. Архивирование результатов проектов		Совместная работа с документами, версионность, интеграция с системой электронного документооборота
Технические и обеспечивающие модули
-	Модуль администрирования	Создание пользователей и назначение прав доступа, ведение справочников, настройка рассылок и оповещений
-	Модуль журналирования действий	Фиксация всех действий, выполняемых пользователями в ИСУП и автоматических действий ИСУП. Просмотр журнала.
-	Модуль нотификации		Формирование и рассылка извещений
-	Модуль интеграции со смежными информационными системами			Интеграция с ключевыми системами (СЭД, интранет-портал, бухгалтерия)