Приложение. Инструкция о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)

Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 10 апреля 2014 г. N 240/14

Инструкция о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925) и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее - конфиденциальная информация), в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее - ФАС России).

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФАС России, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.5. В ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории "Для служебного пользования" (далее - категория "ДСП"). К указанной категории могут быть отнесены входящие в ФАС России документы и документы, создаваемые в ФАС России (исходящие и внутренние).

Обязательно относится к категории "ДСП" служебная информация, определенная Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.

Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.

1.7. В ФАС России относить документы к категории "ДСП" имеют право:

руководитель ФАС России;

заместители руководителя ФАС России;

начальники структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя, государственному гражданскому служащему, указанному в п. 1.7. настоящей Инструкции направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории "ДСП" оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП" и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "ДСП".

1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории "ДСП", либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.11. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию в ФАС России

2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами, в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.

2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:

проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования", "ДСП" и т.п.;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.

2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции, который подписывается начальником отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция), либо начальником отдела общей корреспонденции Управления делами и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте - государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.4. Конверты с пометкой "Для служебного пользования", адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой "лично" не вскрываются, а сразу передаются по назначению.

2.5. После вскрытия пакета, государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа, начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.

2.7. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота "Кодекс" (далее - СЭД) в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. При заполнении регистрационной карточки (далее - РК) входящего документа в атрибуте "конфиденциальность" из списка выбирается "ДСП", при этом к входящему регистрационному номеру документа автоматически присваивается индекс "ДСП". В реквизите "аннотация" также проставляется "ДСП". Электронный образ документа к РК не прикрепляется.

2.8. После регистрации входящие документы категории "ДСП" передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.

Входящие документы с грифом "Коммерческая тайна", содержащие персональные данные физических лиц - собственников основных производственных средств, нематериальных активов, владельцев ценных бумаг, после регистрации передаются для последующей работы с ними в Отдел защиты информации.

Указания руководителя ФАС России (в его отсутствие - заместителя руководителя ФАС России, временно исполняющего обязанности руководителя) по исполнению документа вносятся государственным гражданским служащим административного отдела Административного управления в РК документа путем заполнения электронной формы, а документ на бумажном носителе передается государственному гражданскому служащему отдела-канцелярии Управления делами, ответственному за регистрацию, учет и контроль прохождения документов категории "ДСП" в центральном аппарате ФАС России (далее - ответственный государственный гражданский служащий Управления делами).

2.9. Ответственный государственный гражданский служащий Управления делами вносит реквизиты документа в журнал учета входящей корреспонденции "ДСП" согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передает документ под роспись в журнале государственному гражданскому служащему управления - исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении (далее - делопроизводитель), либо иному государственному гражданскому служащему управления, определенному начальником управления (служебная записка) ответственным за работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции "ДСП".

2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.

При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.

2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории "ДСП", составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.

2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержат информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения, государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка "Для служебного пользования", в реквизит РК "конфиденциальность" вносится "ДСП", в поле реквизита "аннотация" убирается содержание и ставится "ДСП". При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс "ДСП". Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.

2.14. Если к входящему документу категории "ДСП" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита "аннотация" может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита "аннотация" содержание документа не указывается, а ставится "к ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России.

3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

Обработка и хранение электронных копий конфиденциальных документов ведется в соответствии с Положением по учету и использованию машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения конфиденциального характера, утвержденным приказом ФАС России от 30.11.2012 N 728/12.

3.3. При создании РК документа в СЭД в поле "конфиденциальность" выбирается "ДСП", в поле "аннотация" вместо заголовка документа также указывается "ДСП". Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

3.4. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории "ДСП".

Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории "ДСП", независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.

3.5. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий конфиденциальную информацию, но при этом не имеет ограничительных пометок (решение по ходатайству), то в РК документа в поле "аннотация" вместо заголовка указывается "на ДСП".

3.6. Отметка о конфиденциальности оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата распечатывания документа.

Например:

отп. 2 экз.

распеч. Феклина

исп. Белянкина

(499) 252-35-26

20.12.2013

3.7. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов "ДСП" в управлении, подготовившем документ.

Передача документа на подпись также фиксируется в данном журнале.

3.8. После подписания документ с пометкой "Для служебного пользования", с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передается (под роспись) в 3 экземплярах для регистрации и отправки ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами в отдел-канцелярию Управления делами.

При необходимости направления документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов, в РК составляется группа рассылки, а необходимое количество заверенных копий документа передается ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.

IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции

4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.

При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов "адресат", "конфиденциальность" и "аннотация", наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.

Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс "ДСП".

Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером, возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.

4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.

Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.

4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.

4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование, составление почтового реестра и передача на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.

Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка "Для служебного пользования". На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка "Для служебного пользования". В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.

4.6. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление передается исполнителю данного документа (в случае его отсутствия - делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

4.7. При возврате документа почтовым отделением ответственный государственный гражданский служащий Управления делами делает отметку в РК о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю (в случае его отсутствия - делопроизводителю управления) под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов в центральном аппарате ФАС России

5.1. Внутренние конфиденциальные документы создаются по тем же правилам, что и исходящие документы, регистрируются ответственным государственным гражд