Приложение А (справочное). Комментарии к пунктам стандарта

Приложение А
(справочное)

Комментарии к пунктам стандарта

3.1.1 и 3.1.2 В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий.

3.1.4 Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника.

4.4 Термины "Электронный конструкторский документ" и "Электронный технологический документ" стандартизованы в ЕСКД и ЕСТД. Эти документы в соответствии с их определениями должны иметь не только содержательную, но и реквизитную части, в том числе и установленные подписи.

4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, так и бумажные КД и ТД. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе "Примечание" для электронных КД (ТД) указывают идентификатор файла(ов), но и по ведомости КД (ТД) (ГОСТ 2.106).

Примечание - Документооборот - это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.

4.7 Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение.

4.10 При ручной регистрации имя файла(ов) указывают в инвентарной книге в графе "Примечание". При автоматизированной регистрации имя файла(ов) заносят в соответствующий реквизит (поле данных) автоматизированной системы.

4.13 Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.

С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.

Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.

4.14 Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

6.3 Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе.