Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.503-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений" (введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст) (документ не действует)

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.503-2013
"Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений"
(введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст)

Unified system of design documentation. Rules of making modifications

Дата введения - 1 июня 2014 г.

Взамен ГОСТ 2.503-90

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2-2009 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены"

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает правила внесения изменений в конструкторские и технологические документы (далее - документы).

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности внесения изменений в конструкторские и технологические документы в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2013 Единая система конструкторской документации. Электронный документ. Общие положения

ГОСТ 2.053-2013 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения

ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.113-75 Единая система конструкторской документации. Групповые и базовые конструкторские документы

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.603-68 Единая система конструкторской документации. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

ГОСТ 2.610-2006 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов

ГОСТ 3.1102-2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1103-2011 Единая система технологической документации. Основные надписи

ГОСТ 3.1105-2011 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления документов общего назначения

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие положения и нормы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует ркуоводствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 дополнительное извещение об изменении: Документ, содержащий сведения, необходимые для изменения производственно-технических указаний в выпущенном извещении об изменении документов*.

3.1.2 дополнительное предварительное извещение об изменении: Документ, содержащий сведения, необходимые для изменения производственно-технических указаний в выпущенном предварительном извещении об изменении.

3.1.3 извещение об изменении: Документ, содержащий сведения, необходимые для внесения изменений в подлинники конструкторских (технологических) документов, их замены или аннулирования, в том числе причину и срок внесения изменений, а также указания об использовании задела изменяемого изделия*.

3.1.4

изделие: Предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению в организации. [ГОСТ 2.101-68, пункт 2]

3.1.5

копия контрольная: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации. [ГОСТ 2.501-2013, статья 3.1.2]

3.1.6 предварительное извещение об изменении: Временный документ, содержащий сведения, необходимые для внесения изменений в копии конструкторских (технологических) документов, находящихся в производстве, и действующих до погашения их извещением об изменении или до переоформления в извещение об изменении, окончания срока действия или аннулирования.

3.1.7 предложение об изменении: Документ, содержащий предлагаемые сведения, необходимые для внесения изменений в конструкторские (технологические) документы, их замены или аннулирования*.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ДИ - дополнительное извещение об изменении;

ДПИ - дополнительное предварительное извещение об изменении;

ИИ - извещение об изменении;

ЛР - лист регистрации изменений;

ПИ - предварительное извещение об изменении;

ПР - предложение об изменении;

СТД - служба технической документации;

ТУ - технические условия.

4 Основные положения

4.1 Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

4.2 Изменения в документы вносят, если они не нарушают взаимозаменяемость изделия с изделиями, изготовленными ранее.

4.3 Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

4.4 Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением.

4.5 При нарушении взаимозаменяемости изменяемого изделия с изделиями, изготовленными ранее, изменения в документы последних не вносят, а выпускают новые документы с новыми обозначениями или единичные конструкторские документы преобразуют в групповые по ГОСТ 2.113. Электронные документы в групповые документы не преобразуют.

На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается не выпускать конструкторские документы с новыми обозначениями, если их применяют не более чем в одном документе.

4.6 Изменение документов на всех стадиях жизненного цикла изделия вносят на основании ИИ.

Оформление ИИ на бумажном носителе выполняют в соответствии с приложением Б.

Информацию о факте изменения документа указывают:

- в электронных конструкторских (технологических) документах - в реквизитной части этих документов;

- в бумажных конструкторских (технологических) документах - в основной надписи этих документов и/или в листе регистрации изменений (приложение В).

В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении.

4.7 Выпускать ИИ и вносить изменения в подлинники изменяемых документов имеет право только организация-держатель подлинников этих документов.

4.8 Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.

4.9 Допускается вносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытной партии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также в технологические документы, разрабатываемые на стадиях "предварительный проект" и "опытный образец (опытная партия)", и изделий единичного и вспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение Г) при условии изготовления изделия только в одной организации. Журнал изменений для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, используют по согласованию с заказчиком** (представительством заказчика).

4.10 Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и ТУ на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (ТУ) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации.

4.11 Внесение изменений в копии эксплуатационных и ремонтных конструкторских документов, переданных заказчику или потребителю, - по ГОСТ 2.603.

4.12 Изменения, внесенные в подлинник, указывают:

- в таблице изменений основной надписи по ГОСТ 2.104 и/или в ЛР (приложение В) - для конструкторских документов;

- в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и в ЛР (приложение В) - для технологических документов.

4.13 В документах, не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах(е):

- первом (заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого;

- измененных;

- выпущенных взамен замененных;

- введенных вновь.

В документах, имеющих ЛР, заполняют его, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенных вместо замененных и добавленных вновь, при этом при автоматизированном способе внесения изменений заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют только ЛР, а при автоматизированном - ЛР и таблицу изменений (при ее наличии) на каждом листе нового подлинника.

4.14 В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104) указывают:

- в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа.

При замене подлинника новым очередной порядковый номер проставляют исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;

- в графе "Лист" на листах, выпущенных вместо замененных, - "Зам.", на листах, добавленных вновь, - "Нов".

При замене всех листов подлинника:

1) при ручном внесении изменений на первом (заглавном) листе указывают "Все";

2) при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений (при ее наличии) заполняют на каждом листе, при этом в графе "Лист" указывают "Зам".

В остальных случаях графу "Лист" прочеркивают;

- в графе "N докум." - обозначение ИИ, при этом код организации, выпустившей ИИ, допускается не проставлять;

- в графе "Подп." - подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;

- в графе "Дата" - дату внесения изменения.

Графы блока внесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103) заполняют аналогично основной надписи конструкторских документов.

4.15 Извещение об аннулировании документов выпускают после проверки возможности исключения их применяемости в других документах.

На всех аннулированных листах подлинника и контрольной копии в бумажной форме проставляют штамп "Аннулирован, заменен ... извещение ... от ... г.".

Если аннулирование осуществляют без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают.

Допускается при аннулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копий документов, сброшюрованных в альбом, штамп "Аннулирован, заменен ... извещение ... от ... г." проставлять только на титульном и первом (заглавном) листе.

4.16 Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ, следует оформлять новыми ИИ.

4.17 При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают ДИ (приложение Д).

4.18 В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании ПИ (приложение Е).

ПИ имеет право выпускать как организация - держатель подлинников, так и организация - держатель учтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:

- исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;

- проверить предлагаемые изменения в производстве;

- произвести технологическую подготовку производства.

При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.

4.19 При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают ДПИ (приложение Ж).

4.20 ПР (приложение И) оформляют в организации - держателе учтенных копий или дубликатов на формах ИИ и направляют их для дальнейшего оформления организации - держателю подлинников.

На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.

4.21 Организация-держатель подлинников по всем поступившим от других организаций ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязана направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении с указанием конкретных причин отклонения или задержки предлагаемых изменений.

4.22 Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении К.

4.23 Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении Л.

5 Внесение изменений

5.1 Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным способом.

5.2 Внесение изменений в бумажный документ осуществляют:

- зачеркиванием;

- подчисткой (смывкой);

- закрашиванием белым цветом;

- введением новых данных;

- заменой листов или всего документа;

- введением новых дополнительных листов и/или документов;

- исключением отдельных листов документа.

5.3 Внесение изменений в электронный конструкторский (технологический) документ осуществляют путем выпуска новой версии документа с внесенными изменениями (ГОСТ 2.051).

Изменения, вносимые в подлинники электронных конструкторских (технологических) документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов (ГОСТ 2.104).

Внесение изменений в интерактивный электронный документ (интерактивный эксплуатационный документ), выполненный в соответствии с ГОСТ 2.051 и ГОСТ 2.610 осуществляют заменой, исключением или добавлением модулей данных с последующим выпуском новой версии документа.

Изменения электронной структуры изделия (ГОСТ 2.053) осуществляют изменением информационных объектов, находящихся в системе управления данными об изделии с последующим выпуском новой версии документа.

5.4 Изменения в бумажные копии вносят заменой старых копий новыми, снятыми с подлинников или контрольных копий, исправленных по извещению об изменении. В случае нецелесообразности замены бумажных копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам, установленным для подлинников. В этом случае замену (перевыпуск) бумажных копий осуществляют с периодичностью, устанавливаемой организацией.

Внесение изменений в копии подчисткой не допускается. О необходимости исправления копий указывают в графе "Содержание изменения" извещения: "Копии исправить".

5.5 При добавлении нового листа в бумажный документ допускается присваивать ему номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита или через точку арабской цифры, например 3а или 3.1. При этом на первом (заглавном) листе изменяют общее количество листов. При аннулировании листа документа нумерацию его последующих листов сохраняют.

5.6 В текстовых документах, содержащих в основном сплошной текст, допускается при добавлении нового пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала присваивать им номер предыдущего пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита; при аннулировании пункта (раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала сохраняют номера последующих пунктов (раздела, подраздела, подпункта), таблиц, графических материалов.

При необходимости замены отдельных страниц копий документов, выполненных способом двухстороннего светокопирования, заменяют полностью листы.

5.7 Изменения в бумажные контрольные копии (при их наличии) вносят зачеркиванием одновременно с внесением изменений в подлинники. Допускается замена бумажных контрольных копий новыми. В случае замены контрольной копии на ней делают надпись по примеру: "Замена новой контрольной копией, изм. 2 извещение АБВГ.837-2004" и проставляют подпись ответственного лица с указанием даты замены копии. Замененную бумажную контрольную копию допускается хранить вместе с новой.

Изменения в контрольную копию электронного конструкторского (технологического) документа осуществляют методом копирования новой версии подлинника с внесением соответствующих изменений в реквизитах и атрибутах контрольной копии в соответствии с ГОСТ 2.104.

5.8 После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002), а дубликаты и копии должны соответствовать своему назначению по ГОСТ 2.102.

Если недостаточно места для внесения изменений или возможно нарушение четкого изображения при исправлении, или невозможно выполнить требования к микрофильмированию, то изготовляют новый подлинник с учетом вносимых изменений и сохраняют его прежнее обозначение.

5.9 Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк осуществляют сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.

При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же, как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: "Взамен перечеркнутого".

Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: "Вид слева", "Вид снизу".

Допускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении.

5.10 Изменения обозначают порядковыми номерами арабских цифр (1, 2, 3 и т.д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа независимо от того, на скольких листах он выполнен.

5.11 При внесении изменений рукописным способом около каждого изменения, в том числе около места, исправленного подчисткой (смывкой) или закрашиванием белым цветом, за пределами изображения или текста наносят порядковый номер изменения в окружности диаметром 6-12 мм, в квадрате со стороной 6-8 мм или в скобках и от этой окружности (квадрата, скобок) проводят сплошную тонкую линию к измененному участку.

Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения проводить несколько линий к участкам, изменение которых проведено под одним номером.

Допускается от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения линию к изменяемому участку не проводить.

При внесении изменений в текстовые документы (в текстовую часть документов) линии от окружности (квадрата, скобок) с номером изменения не проводят.

6 Извещение об изменении

6.1 ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.

При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

6.2 Каждое ИИ должно иметь обозначение.

ИИ может состоять из кода организации, отделенного точкой кода (номера) подразделения организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения организации, выпустившего ИИ.

В случае если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самой организации, выпустившей ИИ.

6.2.1 Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации.

6.2.2 Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенный знаком дефис, например, АБВГ.16-2004; К.137-2004.

Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами.

6.3 Извещения об изменении, при необходимости, оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаковый срок внесения изменений.

Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ, например АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.

6.4 ИИ выполняют на бумажном носителе в соответствии с формами 1 и 1а (см. приложение Б) или как электронный документ в соответствии с ГОСТ 2.051.

6.5 ИИ состоит из следующих блоков информации:

- блок содержательной части:

содержание изменения (18);

приложение(я) к ИИ (при наличии) (16);

- блок адресной (поисковой) информации:

наименование или код организации, выпустившей ИИ (1);

наименование подразделения, выпустившее ИИ (1а);

обозначение изменяемого документа (3);

дата выпуска ИИ (4);

- блок внесения изменения:

обозначение ИИ (2);

очередной номер изменения в документе (17);

подпись лица, внесшего изменение (23);

дата внесения изменения (24);

- блок дополнительной информации:

применяемость изменяемого документа (14);

срок внесения изменения (5);

дополнительная информация (6, 7);

указание о заделе (12);

указание о внедрении (13);

указание о рассылке ИИ (15);

- блок вспомогательной информации:

причина изменения (10);

код причины изменения (11);

порядковый номер листа ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (8);

всего листов в ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (9);

- блок участников подготовки и согласования ИИ:

выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих ИИ (19);

фамилия (20);

подпись (21);

дата подписания (22).

Примечания

1 В круглых скобках указаны номера граф ИИ на бумажном носителе.

2 Правила указания информации в соответствии с приложениями Б-Ж.

6.6 Ошибочно выпущенное ИИ должно отменяться новым ИИ.

______________________________

* Здесь и далее знаком "*" отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

** Под заказчиком подразумевают управления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработка документации и производство изделий или по заказам которого поставляются изделия.