Приложение Л (рекомендуемое). Учет извещений об изменении, дополнительных извещений об изменении, предварительных извещений об изменении, дополнительных предварительных извещений об изменении и предложений об изменении

Приложение Л
(рекомендуемое)

Учет извещений об изменении, дополнительных извещений об изменении, предварительных извещений об изменении, дополнительных предварительных извещений об изменении и предложений об изменении

Л.1 Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в СТД организации.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

Л.2 При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

- наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;

- наличие всех листов этих документов;

- наличие вновь выпущенных и замененных документов;

- пригодность их для хранения и размножения.

Л.3 Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (книге регистрации), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с И.4 (см. приложение И), обозначение ПР не проставляют.

Л.4 На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп "Контрольный экземпляр".

Л.5 На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

Л.6 Ведение книги регистрации

Л.6.1 Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ее ведут в пределах организации.

Л.6.2 Книгу регистрации ведут по форме 4.

Л.6.3 Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.

Л.6.4 ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данной организацией и полученных от других организаций.

Л.6.5 В книге регистрации указывают:

- в графе "Дата" - дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД организации;

- в графе "Кем выпущен": для ИИ, ПИ и ПР данной организации - код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других организаций - номер или краткое наименование подразделения, ответственного в данной организации за изготовление и учет изделий;

- в графе "Сдано в СТД" - подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;

- в графе "Примечание" - различные отметки; например: для срочного ИИ - время принятия ИИ в СТД, для ПИ - ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИ указывают, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;

- графы "Номер изменения", "Код изменения" и "Срок изменения" заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;

- остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.

Л.7 Лист учета извещения и предварительного извещения

Л.7.1 Лист учета извещения и предварительного извещения (лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данной организации, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ в данной организации.

Л.7.2 Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.

Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении

Форма 4

Лист учета извещения и предварительного извещения

Форма 5

Л.7.3 В листе учета указывают:

- в заголовке - обозначение ИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;

- в графах "Местонахождение" и "Кол. экз." - абоненты копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом, соответственно.

Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы, заголовок листа учета и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

- в графе "" - подпись сотрудника подразделения, получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с Л.8, и дату;

- в графе "N и дата описи" - порядковые номера описей и даты их составления;

- в графе "Исправлено" - подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов в данной организации в соответствии с ИИ, и дату изменения.

Л.8 Опись извещений и предварительных извещений (опись)

Л.8.1 Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ и прилагаемым к ним копиям (или дубликатам) документов, рассылаемых другим организациям.

Л.8.2 Опись составляют по форме 6.

Опись извещений и предварительных извещений

Форма 6

Л.8.3 Заполнение всех граф описи осуществляют в соответствии с их наименованиями, указанными в форме 6.