6. Составление номенклатур и формирование дел в структурных подразделениях ФАС России

6. Составление номенклатур и формирование дел в структурных подразделениях ФАС России

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела.

6.1.2. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел управлений составляются ежегодно (в конце года) должностными лицами, осуществляющими делопроизводство в управлении, согласовываются с Архивом ФАС России, УД и утверждаются начальниками управлений. Первый экземпляр номенклатуры дел направляется в Архив ФАС России до 1 января, где хранится постоянно.

6.1.3. Номенклатура дел управления составляется по установленной форме (Приложение 11).

6.1.4. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться утвержденным положением об управлении, перечнем документальных материалов ФАС России.

Основой для составления заголовков дел в номенклатуре являются важнейшие участки и направления деятельности каждого управления ФАС России, исходя из которых формируются темы (предметы, вопросы), определяющие содержание заводимых дел.

6.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, но конкретно, отражать основное содержание документов, включенных в них, а также признаки заведения дел, разновидность документов, корреспондентов, подлинность или копийность и другие особенности документов.

6.1.6. Номенклатура дел подлежит пересоставлению на новый год лишь при изменении структуры, функций характера работы управлений. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел перепечатывается и заново оформляется.

6.1.7. Номенклатура дел для управления составляется сводная с разбивкой на части (по отделам) в соответствии с утвержденной структурой.

Внутри каждого раздела номенклатуры (секретариат управления, отделы) наименования дел располагаются по степени важности документов. В каждом отделе управления необходимо иметь экземпляр соответствующего раздела номенклатуры и руководствоваться им при направлении исполнительных документов в дело.

6.1.8. Дела, не предусмотренные номенклатурой, в случае необходимости, с разрешения начальника управления и по согласованию с Архивом могут быть включены дополнительно в номенклатуру в течение года. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет, (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса и номеров в течение всего срока, необходимого для разрешения вопросов.

6.1.9. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре делается заверительная надпись (Приложение 11), в которой указывается количество заведенных дел (отдельно - постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год). Итоговая запись заверяется сотрудником, осуществляющим делопроизводство, и ее данные сообщаются в Архив в виде справки до 31 января.

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в Архив, о переходящих делах, с выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для продолжения.

6.1.10. Номенклатура дел управления хранится до минования надобности в отдельном переходящем деле секретариата управления.

6.2. Формирование и хранение дел в управлениях

6.2.1. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

6.2.2. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.

6.2.3. В соответствии с утвержденной номенклатурой в управлениях оформляются обложки заводимых дел (Приложение 12). На обложках дел постоянного и долговременного хранения указываются:

а) полное наименование органа управления (Федеральная авиационная служба России);

б) полное наименование управления, отдела;

в) индекс дела по номенклатуре;

г) заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дела. Если заголовок по номенклатуре не отражает фактического содержания документа в деле, то в него вносятся необходимые уточнения;

д) даты начала и окончания дела (датой начала считается дата самого раннего документа, а датой окончания - дата самого позднего документа);

е) количество листов согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела);

ж) срок хранения (или "Хранить постоянно"; " До минования надобности");

з) номер тома, части.

На обложке дела временного хранения указываются те же данные, за исключением подпункта "е".

6.2.4. В процессе группировки документов проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, визы, заверительной подписи на копии, отметок "В дело ..." и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в отдельные дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.

6.2.5. Документы внутри дел располагаются в хронологической последовательности, в порядке разрешения вопросов, а по личному составу - в алфавитном порядке.

Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса, в сочетании с хронологическим принципом, при этом документ - ответ располагается после документа - запроса; запрос и ответ должны подшиваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

6.2.6. Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов.

6.2.7. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов ФАС России по основной деятельности.

6.2.8. Документы по личному составу (листки по учету, лицевые счета рабочих и служащих и прочие подобные документы) систематизируются по алфавиту фамилий.

6.2.9. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Годовые планы, сметы, анализы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления (например, годовые отчеты за 1996 год, составленные в 1997 году, подшиваются в дело 1996 года, а план работы на 1997 год, составленный в 1996 году, - в дело 1997 года, при этом на обложке дела в графе "начато" указывается дата поступления плана или отчета.

6.2.10. В деле формируется по одному экземпляру каждого документа за исключением тех случаев, когда копии или другие экземпляры имеют какие-либо служебные отметки, дополняют основной экземпляр.

6.2.11. Запрещается передавать дела или отдельные документы в другие управления без разрешения начальника и без ведома сотрудника, осуществляющего делопроизводство, который ведет учет выданных дел и документов с помощью карточки-заместителя (Приложение 13), следит за их возвращением в случае передачи дел в другое управление, информирует Архив.

Изъятие из дела каких-либо документов для работы допускается в исключительных случаях с разрешения начальника.

Вместо изъятого документа в дело вкладывается карточка-заместитель с записями о месте нахождения документа.

6.2.12. Уничтожение документов, утративших практическую ценность, производится после утверждения актов, отборочных списков Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФАС России, один экземпляр которых представляется в Архив ФАС России.

6.3. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов

6.3.1. Экспертиза ценности документов - это определение практического, научно-технического, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

6.3.2. Для ведения работы по экспертизе ценности документальных материалов, образующихся в деятельности аппарата ФАС России, осуществляет Центральная экспертная комиссия ФАС России.

6.3.3. Центральная экспертная комиссия в своей работе руководствуется правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий, указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), перечнями документальных материалов с указанием сроков хранения и постоянного хранения, номенклатурами дел и настоящей Инструкцией и осуществляют следующие Функции:

- рассматривают проекты номенклатур дел управлений;

- организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив, и описи на дела временного (до 10 лет) и долговременного хранения (свыше 10 лет), выносят решения о представлении их на утверждение Центральной экспертной комиссии ФАС России;

- рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и выносят решения о представлении этих предложений на утверждение архивного учреждения.

Решения центральной экспертной комиссии утверждаются заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России.

6.3.4. Практически отбор проводится по утвержденной и согласованной с Архивом номенклатуре дел за соответствующий делопроизводственный год.

6.3.5. Оформленные описи на документальные материалы постоянного и долговременного сроков хранения в трех экземплярах направляются на рассмотрение в Архив ФАС России (Приложение 14). На отобранные к уничтожению материалы составляется отборочный список, который подписывается членами экспертной комиссии и согласовывается руководством управления (Приложение 15). Описи и отборочные списки на материалы рассматриваются и утверждаются на заседаниях ЦЭК ФАС России.

Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении докуметальных материалов постоянного хранения, включенных в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

6.3.6. Документальные материалы, выделенные к уничтожению в управлениях, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья.

6.4. Подготовка и сдача дел в Архив ФАС России

6.4.1. Дела постоянного и долговременного (25, 40, 50 и 75 лет) сроков хранения и учетно-контрольные картотеки на них, законченные делопроизводством, по истечении двух лет с момента их окончания сдаются управлениями в Архив ФАС России в сроки, предусмотренные графиком, который утверждается руководством УД ФАС России.

Документы со сроками хранения до 10 лет включительно в Архив ФАС России не принимаются, а хранятся в управлениях и по истечении установленных сроков хранения и практической надобности уничтожаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 5.3.8 настоящей Инструкции.

6.4.2. Передача дел из управлений в Архив производится один раз в год полностью за весь делопроизводственный год. Обработка документальных материалов в управлениях производится непосредственно после окончания их делопроизводством и проведения экспертизы их научной и практической ценности.

6.4.3. Документы постоянного и долговременного хранения, сгруппированные в дела, должны быть заключены в твердую обложку, прошиты прочной ниткой в три-четыре прокола или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Если текст документа слишком близко расположен от края листа и может быть задет при подшивке, к листу приклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста.

6.4.4. В конце каждого дела делается заверительная надпись (Приложение 11), в которой указываются количество листов в деле (цифрами и прописью), дата, замечания о состоянии дела (недостатки, ошибки в нумерации и др.) и подпись работника, оформляющего дело.

6.4.5. На документы постоянного хранения, подшиваемые в дело, составляется внутренняя опись (Приложение 16). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи дел постоянного хранения нумеруются отдельно, и количество указывается в заверительной надписи со знаком "+" к общему количеству листов в деле.

6.4.6. При обработке документальных материалов со сроком хранения до пяти лет включительно допускается:

а) оставлять дела на скоросшивателях без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложках;

б) не нумеровать листы;

в) не составлять заверительных надписей и внутренних описей.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.4.7. На единицы хранения, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел, составляются описи (Приложение 14).

При составлении описей дел необходимо руководствоваться следующими правилами:

а) описи составляются отдельно на документальные материалы каждого года и отдельно на материалы временного (5, 10, 15 лет) и постоянного сроков хранения, а также на материалы по личному составу (долговременного хранения 25, 40, 50, 75 лет);

б) в описи вносятся дела структурных подразделений управления согласно существующей структуре, которые располагаются по степени их важности;

в) в опись заносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.

При внесении в опись одноименных дел пишется "то же", например:

"приказы ФАС России с N 1 - N 50";

"то же с N 51 по N 98";

"то же с N 99 по N 130".

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись за отдельным номером;

г) документальные материалы, делопроизводство по которым продолжалось несколько лет (переходящие дела), вносятся в опись того года, в котором были начаты;

д) описи должны быть подписаны лицами, ответственными за ведение дел и хранение материалов, начальником управления и председателем экспертной комиссии. Никаких исправлений и оговорок, не заверенных подписью, в описях не допускается.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, принятых Архивом на хранение;

е) описи по установленной форме печатаются на машинке в четырех экземплярах.

Один экземпляр описей с распиской Архива о принятии дел хранится постоянно в отдельном деле и сдаче в Архив не подлежит.

6.4.8. В целях всестороннего использования документальных материалов Архива они выдаются сотрудникам аппарата ФАС России и подведомственных организаций для работы над ними в помещении Архива и во временное пользование вне Архива на основании письменного разрешения руководителей тех структурных подразделений ФАС России, в делопроизводстве которых отложились запрашиваемые материалы.

Работникам других организаций сведения по документальным материалам Архива выдаются по письменным запросам этих организаций с разрешения руководителей управлений ФАС России, в делопроизводстве которых отложились запрашиваемые материалы.

6.4.9. По телефонным запросам справки о содержании находящихся на хранении в Архиве постановлений и распоряжений вышестоящих органов, приказов, инструкций и других нормативно-распорядительных документов ФАС России не выдаются.

6.4.10. В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования документальных материалов, в котором фиксируются даты, существо выполненных работ и данные о характере использования документов.

Ответственность за правильное использование документальных материалов, архивных справок, копий, а также за сохранность выданных или направленных из Архива материалов несут получившие их из Архива работники и руководители соответствующих организаций.

Изъятие документов из архивных дел без разрешения управляющего делами ФАС России, а по приказам, инструкциями, положениям о структурных подразделениях ФАС России без разрешения начальника Законодательно-правового управления не допускается.

Архив имеет право контролировать состояние выданных во временное пользование материалов и порядок их хранения.